Conditions générales
Objet de la convention
Le Client, ou chaque entreprise liée ou autre entité du groupe auquel appartient l’organisation signant cette offre (« l’Offre »), pour lequel Pro-Pay fournira les Services dans le cadre de la Convention, souhaite confier certains services au sein de son organisation à Pro-Pay, qui accepte cette mission. Une description des services et des honoraires figure dans l’Offre, le cas échéant, et ils sont régis par les dispositions légales relatives au contrat d’entreprise et de services.
Durée de la convention (mandat et services)
Selon les Services convenus, la Convention est conclue soit (i) pour l’exécution d’une mission déterminée, auquel cas elle prend fin automatiquement à l’achèvement de cette mission, soit (ii) pour une période initiale d’un (1) an, puis pour une durée indéterminée. Dans ce dernier cas, chaque Partie peut résilier la Convention pendant la période à durée indéterminée par lettre recommandée, moyennant un préavis de six (6) mois, qui prend cours le premier jour du trimestre suivant le trimestre au cours duquel le préavis a été donné. Ce préavis s’applique tant aux services de payroll qu’aux services juridiques.
Pro-Pay est en droit de suspendre unilatéralement ses services ou de résilier la Convention, en ce compris le mandat relatif à la tenue des documents sociaux (le cas échéant), sans préavis ni indemnité de rupture, si le Client ne paie pas à l’échéance les montants dus à Pro-Pay ou aux autorités sociales ou fiscales.
Honoraires et paiement
Pro-Pay facture mensuellement au Client les honoraires pour les services fournis, le cas échéant majorés de la TVA, de la taxe sur les ventes, du précompte ou de leur équivalent.
Les factures sont payables dans les trente (30) jours calendrier à compter de la date de facture. Les factures portent leur date réelle.
Les contestations relatives aux factures doivent être notifiées par écrit à Pro-Pay dans les trente (30) jours de la date de facture, à défaut de quoi les factures sont réputées acceptées. Les contestations relatives à des vices cachés doivent être notifiées par écrit à Pro-Pay dans les huit jours de leur découverte. Les contestations, le cas échéant, ne suspendent pas l’obligation de paiement du Client.
Tous les honoraires sont fixes jusqu’au 31 décembre de l’année au cours de laquelle les présentes conditions générales entrent en vigueur. Par la suite, les honoraires sont adaptés annuellement et automatiquement au 1er janvier conformément au mécanisme d’indexation de la Commission paritaire auxiliaire pour employés (CP 200).
Les honoraires et le paiement à Pro-Pay s’effectuent en euros, sauf stipulation contraire dans l’Offre, le cas échéant. Tous les frais de paiement ou frais bancaires sont à charge du Client.
Les factures sont payables au siège social de Pro-Pay. En cas de non-paiement dans les 15 jours d’une mise en demeure adressée par Pro-Pay, un intérêt de retard est dû de plein droit à raison d’un pour cent (1%) par mois, calculé sur le montant des honoraires échus, majoré d’une indemnité forfaitaire de dix pour cent (10%) du montant de la facture concernée (avec un minimum de cinq cents (500) euros).
Protection des données à caractère personnel
La collecte, le traitement et l’utilisation des données à caractère personnel du Client ont pour finalité de fournir les services décrits dans la Convention. À cette fin, Pro-Pay collectera, organisera, structurera, conservera, adaptera ou modifiera, extraira, consultera, utilisera, communiquera, mettra à disposition, rapprochera ou combinera, limitera, effacera ou détruira les données à caractère personnel provenant du Client concernant toutes les catégories de personnes pour lesquelles le Client charge Pro-Pay de l’administration du personnel.
Les catégories suivantes de données à caractère personnel peuvent être traitées par Pro-Pay :
· Données d’identification
· Données financières
· Caractéristiques personnelles
· Habitudes de vie
· Composition du ménage
· Données relatives à la santé dans la mesure où la loi l’impose
· Formation et éducation
· Profession et emploi
· Numéro de registre national
· Convictions religieuses dans la mesure où la loi l’impose
· Toute autre catégorie de données à caractère personnel convenue entre les parties dans tout autre document de la Convention.
Les données à caractère personnel sont traitées par Pro-Pay en qualité de sous-traitant en vue de l’exécution des services prévus par la Convention, en ce compris les finalités suivantes :
· Calcul des salaires et gestion des avantages des travailleurs
· Respect des lois sociales et fiscales
· Respect de la législation en matière de protection des données, des exigences de sécurité de l’information et des service level agreements
· Gestion des réclamations avec et entre le Client, Pro-Pay, la ou les personnes concernées et/ou des tiers, y compris au-delà de la fin de la Convention pour quelque raison que ce soit
· Toute autre finalité de traitement des données à caractère personnel convenue entre les parties dans tout autre document de la Convention.
Dans la mesure où Pro-Pay traite des données à caractère personnel dans le cadre de la présente Convention, elle agit en qualité de sous-traitant des données à caractère personnel au sens des dispositions applicables en matière de protection des données, et ce pour le compte du Client, qui agit en qualité de responsable du traitement.
Les Parties traiteront, chacune en sa qualité respective, les données à caractère personnel conformément aux dispositions applicables en matière de protection des données auxquelles le Client et/ou Pro-Pay sont soumis. Toutefois, sauf convention contraire expresse, Pro-Pay n’est pas responsable du respect de toute législation applicable au Client ou au secteur du Client et qui n’est pas applicable à Pro-Pay. Si le respect de celle-ci requiert de la part de Pro-Pay des actions en matière de protection des données s’ajoutant aux obligations prévues par la présente convention de sous-traitance, de telles actions ne seront entreprises que de commun accord entre les Parties.
Pro-Pay ne traite les données à caractère personnel que sous l’autorité du Client et sur la base d’instructions documentées du Client, y compris en ce qui concerne les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou une organisation internationale, sauf obligation en vertu du droit applicable auquel Pro-Pay est soumise ; dans ce cas, Pro-Pay informe le Client de cette exigence légale avant le traitement, sauf si ce droit interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public.
En outre, Pro-Pay s’engage à :
· veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel se soient engagées à la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ;
· prendre à ses frais toutes les mesures organisationnelles et techniques appropriées, compte tenu de l’état de la technique, des coûts de mise en œuvre des mesures, de la nature des données à protéger et des risques potentiels, qui sont nécessaires à la protection des données à caractère personnel contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l’altération, l’accès non autorisé et tout autre traitement non autorisé des données à caractère personnel ;
· ne pas recourir à un autre (sous-)traitant sans autorisation écrite préalable, spécifique ou générale, du Client. Par la Convention, le Client donne à Pro-Pay une autorisation écrite générale de recourir à un autre sous-traitant. Pro-Pay informe toutefois le Client de tout changement prévu concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants, donnant ainsi au Client la possibilité de s’opposer à de tels changements. Si le Client s’oppose à un tel nouveau sous-traitant, Pro-Pay met en œuvre des efforts raisonnables pour modifier les services concernés ou recommander une modification commercialement raisonnable de l’utilisation par le Client des services concernés afin d’éviter le traitement des données à caractère personnel par le sous-traitant concerné. Si Pro-Pay n’est pas en mesure de mettre à disposition ou de proposer une telle modification dans les soixante (60) jours calendrier, le Client peut résilier par Notification la partie concernée de la Convention relative aux Services que Pro-Pay ne peut fournir sans recourir au sous-traitant concerné, conformément aux dispositions de la Convention ;
· en cas de telle sous-traitance, conclure une convention écrite avec l’autre sous-traitant imposant à celui-ci les mêmes obligations que celles imposées à Pro-Pay en vertu de la présente Convention ;
· compte tenu de la nature du traitement et uniquement dans la mesure où les informations ou moyens pertinents ne sont pas autrement à la disposition du Client, aider le Client par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, dans la mesure du possible, à s’acquitter de son obligation de répondre aux demandes d’exercice des droits de la personne concernée prévus au Chapitre III du RGPD ;
· renvoyer une personne concernée vers le Client si cette personne a contacté directement Pro-Pay en vue d’exercer l’un de ces droits. Pro-Pay peut communiquer à cette personne les coordonnées de base du Client et/ou de ses personnes de contact ;
· en cas de violation de données à caractère personnel et quelle qu’en soit la cause, notifier au Client sans retard injustifié après en avoir pris connaissance, en précisant, lorsqu’ils sont connus ou aisément identifiables :
· a) la nature de la violation de données à caractère personnel ;
· b) les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées et d’enregistrements de données concernés ;
· c) le cas échéant, les mesures correctrices prises ou proposées pour remédier à la violation, en atténuer les effets et en prévenir la récurrence ;
· d) l’identité et les coordonnées du délégué à la protection des données ou d’une autre personne de contact auprès de laquelle de plus amples informations peuvent être obtenues ;
· e) les conséquences probables de la violation de données à caractère personnel.
· La Partie responsable de la violation de données à caractère personnel poursuit sans retard injustifié l’examen de la violation, tient l’autre Partie informée de l’état d’avancement de l’enquête et prend des mesures raisonnables pour en limiter davantage l’impact. Les deux Parties s’engagent à coopérer pleinement à une telle enquête et à s’aider mutuellement à respecter les exigences et procédures de notification et de communication prévues par la législation en matière de protection des données.
· L’obligation d’une Partie de signaler une violation de données à caractère personnel ou d’y réagir ne constitue pas et ne sera pas interprétée comme une reconnaissance par cette Partie d’une quelconque faute ou responsabilité relative à la violation.
· ne pas divulguer de données à caractère personnel à un tiers, sauf (1) sur instruction du Client, (2) comme stipulé dans la Convention, (3) comme requis pour le traitement par des sous-traitants approuvés, ou (4) comme requis par la loi. Si le Client charge Pro-Pay de transférer des données à caractère personnel à un tiers, le Client est et demeure seul responsable de la conclusion de conventions écrites avec ce tiers concernant la protection de ces données, et le Client garantira, défendra et tiendra Pro-Pay indemne contre toutes les pertes résultant d’un transfert de données à caractère personnel entre Pro-Pay et ce tiers, sauf et dans la mesure où ces pertes sont imputables à des manquements prouvés de Pro-Pay. Pro-Pay détermine le ou les formats dans lesquels les données à caractère personnel peuvent être transférées ;
· fournir, à la demande du Client, un aperçu de toutes les mesures techniques et organisationnelles prises ;
· au choix du Client, effacer ou restituer au Client toutes les données à caractère personnel après la fin de la fourniture des services relatifs au traitement, et effacer les copies existantes, sauf si le droit applicable exige la conservation des données à caractère personnel ;
· assurer le respect de ses obligations en vertu de l’article 32 du RGPD, compte tenu de la nature du traitement et des informations à la disposition de Pro-Pay ;
· fournir au Client toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations en vertu de la présente convention de sous-traitance et de la législation applicable en matière de protection des données. Pro-Pay autorise et participe aux audits, qui ne peuvent être réalisés que par l’auditeur chargé de l’audit du rapport ISAE 3402 de Pro-Pay, et ce au maximum une fois par an. Au moment de la signature de la présente convention, cet auditeur est KPMG Belgium. Ni le Client lui-même, ni aucune entité autre que l’auditeur chargé de l’audit du rapport ISAE 3402 ne peut réaliser cet audit. Un tel audit ne peut avoir lieu que si le Client a des motifs justifiés de demander un tel audit et si ces motifs sont communiqués et démontrés par écrit à Pro-Pay. L’auditeur désigné respectera les accords de confidentialité que Pro-Pay pourrait avoir avec des tiers et n’inspectera que les données, processus et systèmes pertinents pour l’audit du respect du RGPD. Le Client prend toutes les mesures appropriées pour réduire au minimum les entraves à l’activité quotidienne de Pro-Pay ou aux services fournis par Pro-Pay causées par l’audit. Avant le début de telles opérations d’audit, le Client et Pro-Pay conviennent d’un commun accord de l’étendue, du calendrier et de la durée de l’audit.
· On entend par « motifs justifiés » une forte présomption de fuite de données au sens de l’article 4 du RGPD, la destruction de données à caractère personnel confidentielles, ou un manquement substantiel à l’une des obligations de Pro-Pay relatives à la protection des données à caractère personnel. Dans un tel cas et sur demande écrite du Client, Pro-Pay accorde à un tiers indépendant, auditeur certifié, désigné par le Client ou l’autorité de contrôle compétente, l’accès aux parties pertinentes des dossiers de Pro-Pay ainsi qu’à tous les lieux et informations d’intérêt de Pro-Pay (et à ceux de ses préposés, filiales et sous-traitants) afin de déterminer le respect par Pro-Pay des exigences imposées par le droit de la protection des données et des dispositions de la présente Convention.
L’audit doit être annoncé à Pro-Pay soixante (60) jours ouvrables à l’avance.
Tous les frais, y compris les heures prestées par le personnel de Pro-Pay dans le cadre de l’audit, sont à charge du Client.
· informer immédiatement le Client si, à son avis, une instruction constitue une violation des dispositions applicables en matière de protection des données.
Le Client donne instruction à Pro-Pay de conserver les données à caractère personnel pour son compte pendant sept ans après la fin des Prestations de Services, afin de couvrir les délais légaux de conservation applicables aux données de paie (conservation active). Le Client reconnaît et accepte que Pro-Pay conserve ensuite les données à caractère personnel ayant une valeur probante dans une archive séparée jusqu’à la fin de la dixième année suivant la fin des Prestations de Services, uniquement aux fins de la constatation, de l’exercice ou de la défense de droits en justice en lien avec les Prestations de Services (conservation passive). Pour cette conservation passive, Pro-Pay agit en qualité de responsable du traitement sur la base de son intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f), et article 9, paragraphe 2, point f), du RGPD) et l’accès est réservé à un nombre limité de personnes autorisées. La Data Retention Policy de Pro-Pay s’applique.
Le Client s’engage à informer ses employés concernant le traitement de leurs données à caractère personnel par Pro-Pay, y compris la conservation visée ci-dessus, ainsi que le transfert possible de ces données à caractère personnel aux services intermédiaires dans le cadre de la mission décrite dans cette convention. Si cela est d’application, le Client s’engage à informer ses travailleurs en cas de transfert aux services intermédiaires en dehors de l’Espace Economique Européen. Le Client garantit qu’un tel transfert vers des pays tiers (hors Espace Economique Européen) est autorisé.
Responsabilité
Pro-Pay souscrit à l’égard du Client une obligation de moyens et non une obligation de résultat, et exécute la représentation du Client et les travaux convenus sur la base des informations que le Client fournit à Pro-Pay et dans les limites des instructions données par le Client. La responsabilité de la transmission des informations correctes, de leur exhaustivité et de leur communication en temps utile incombe exclusivement au Client.
Le Client reconnaît que Pro-Pay n’a aucune responsabilité dans la détermination de la Commission paritaire compétente. Pro-Pay ne peut à cet égard jouer qu’un rôle consultatif sur la base des données disponibles ; l’avis est purement indicatif. Il en va de même pour l’application des barèmes salariaux, des adaptations à l’index et des autres éléments liés à la détermination et au suivi du salaire. Pro-Pay n’a à cet égard aucune obligation de contrôle ni d’audit.
Pro-Pay n’est responsable que si et dans la mesure où son comportement fautif relatif à l’exécution de ses services a causé un dommage au Client, dûment prouvé et documenté par le Client.
En tout état de cause, toute indemnisation est limitée, au total, à 6 mois d’honoraires sur la base des honoraires facturés par Pro-Pay au Client pour les 6 mois précédant le fait générateur de la demande.
Le Client n’a droit à aucune indemnisation si Pro-Pay choisit de réparer le dommage concerné à ses propres frais.
Pro-Pay n’est en aucun cas responsable de tout dommage :
· indirect,
· consécutif,
· accessoire ou
· imprévisible (tel que, mais sans s’y limiter : perte de goodwill, de bénéfices d’exploitation, de revenus ou de données, atteinte à la réputation, perte de clientèle ou perte d’économies escomptées) lié à la présente Convention ou aux services ;
Pro-Pay n’est pas responsable desdits dommages liés à une défaillance informatique ou à des problèmes techniques dus à l’installation et/ou à l’utilisation de logiciels.
Pro-Pay n’est pas non plus responsable de toute information inexacte, incomplète ou tardive fournie par le Client ou les autorités.
Le Client est responsable des mesures de sécurité nécessaires, de la sauvegarde et de la gestion générale de son système informatique. Lorsque le Client fait appel à Pro-Pay en qualité de prestataire de services pour effectuer des paiements en tant que mandataire sur le compte bancaire du Client, le Client met les fonds demandés à disposition en temps utile sur les comptes bancaires concernés, comme demandé dans la demande de paiement correspondante de Pro-Pay.
Pro-Pay transmet les ordres de paiement (scripturaux) nécessaires à l’établissement bancaire ; le Client demeure responsable en tant que Client à l’égard de la banque. Si le Client n’a pas fourni à temps les moyens financiers nécessaires et qu’aucun versement ne peut dès lors être effectué aux autorités sociales et fiscales et/ou à des tiers, le Client est responsable du paiement tardif des montants. Pro-Pay ne doit à cet effet envoyer aucun rappel particulier.
Si un Client souhaite exercer son droit à indemnisation, il doit le faire par lettre recommandée dans les 6 mois suivant la survenance de l’erreur alléguée. En tout état de cause, toute demande à l’encontre de Pro-Pay est frappée de déchéance, et Pro-Pay est déchargée de toute responsabilité, à l’expiration de deux (2) ans suivant l’exécution du Service auquel la demande se rapporte, indépendamment de la date à laquelle l’erreur alléguée a été ou aurait pu être découverte.
Ni le Client, ni son commettant, ni aucune partie de la chaîne contractuelle située au-dessus du commettant du Client ne peut introduire une demande extracontractuelle à l’encontre de Pro-Pay ou (d’un préposé) d’un préposé de Pro-Pay pour un dommage causé par une erreur dans l’exécution de la présente convention-cadre ainsi que de toute convention d’exécution (SoW) entre Pro-Pay et le Client. Seule une demande contractuelle du Client à l’encontre de Pro-Pay est possible pour de tels dommages, le cas échéant.
Le Client confirme qu’il a informé ou informera son commettant sans délai, ce qui vaut uniquement par souci d’exhaustivité et sans préjudice du fait que Pro-Pay peut toujours invoquer la présente clause à l’encontre du Client ou de toute partie de la chaîne contractuelle située au-dessus du commettant du Client, indépendamment du fait que la notification précitée ait été donnée et indépendamment de toute réaction à celle-ci du commettant du Client.
Nonobstant ce qui précède, si Pro-Pay est confrontée à une demande extracontractuelle du commettant du Client ou de toute partie de la chaîne contractuelle située au-dessus du commettant du Client, le Client garantira en tout état de cause et à première demande Pro-Pay de manière intégrale à cet égard.
Force majeure
Pro-Pay est en droit de suspendre l’exécution de ses obligations si elle est temporairement empêchée de remplir ses obligations envers le Client en raison d’un cas de force majeure.
La force majeure comprend notamment : les conditions météorologiques, les catastrophes naturelles, l’incendie, les pannes de courant, les pannes de télécommunications, le terrorisme, le vol ou la perte d’outils ou de matériaux, les barrages routiers, les grèves ou interruptions de travail, les restrictions à l’importation ou au commerce, les épidémies, les pandémies ou l’apparition d’un virus nouveau ou muté et les mesures gouvernementales y afférentes, ainsi que la cybercriminalité. Une épidémie, une pandémie ou l’apparition d’un virus constitue un cas de force majeure, que la maladie ou le variant ait ou non déjà été connu au moment de la conclusion de la Convention, pour autant que l’empêchement concret à l’exécution n’ait pas été raisonnablement prévisible à ce moment.
Pro-Pay n’est plus en droit de suspendre l’exécution des activités si l’impossibilité temporaire de le faire a duré plus de trois mois. Chaque partie peut résilier la convention avec effet immédiat après l’expiration de cette période.
En cas de force majeure et si l’exécution des services est ou devient définitivement impossible, chaque partie est en droit de résilier la convention avec effet immédiat.
Les parties n’ont droit à aucune indemnisation du dommage subi ou à subir du fait de la suspension ou de la résiliation au sens du présent article. L’obligation du Client de payer les Services déjà fournis ne peut en aucun cas être suspendue ni éteinte pour cause de force majeure.
Non-sollicitation
Le Client s’engage, pendant la durée de la Convention et durant un (1) an après la fin de la Convention avec Pro-Pay, à ne pas engager, directement ou indirectement, de travailleurs qui avaient été chargés par Pro-Pay, salariés ou non, de missions auprès du Client, ni d’anciens travailleurs ayant mis fin à leur collaboration avec Pro-Pay depuis moins de six (6) mois.
En cas de manquement, le Client est redevable à Pro-Pay d’une indemnité égale au montant d’un (1) an de salaire brut (en ce compris les avantages acquis en vertu de la convention) ou d’honoraires de consultance tels que payés par Pro-Pay au travailleur concerné au moment de l’engagement ou de la fin du contrat de travail ou de consultance.
Mise à disposition électronique de documents
Si le Client choisit de faire mettre à disposition par Pro-Pay certains documents sociaux (tels que les fiches de paie, le compte individuel et les fiches fiscales) sous forme électronique au Client et/ou à ses travailleurs plutôt que sur papier, Pro-Pay n’effectue que l’acte matériel de mise à disposition électronique. Le Client, en sa qualité d’employeur, reste seul responsable du respect de toutes les obligations légales applicables relatives à ces documents, en ce compris la mise à disposition en temps utile et correcte de chaque document au travailleur concerné, l’obtention du consentement du travailleur requis pour la remise et l’archivage électroniques, les délais de conservation applicables, la charge de la preuve de la remise effective d’un document, ainsi que toute responsabilité ou sanction résultant d’un manquement.
Audits
Pro-Pay n’autorise pas d’audits supplémentaires ni de tests d’intrusion sur ses systèmes ou dans ses bureaux par des Clients ou des réseaux, dès lors qu’elle dispose du rapport ISAE 3402 type II. De tels rapports ne sont fournis que sur demande et aux frais du Client.
Utilisation du nom et du logo
Étant donné que Pro-Pay est un prestataire de services de payroll professionnel s’adressant à une clientèle internationale, il va de soi que Pro-Pay est fière de compter le Client parmi ses clients distingués.
Le Client autorise par la présente Pro-Pay à utiliser son nom et son logo à des fins de marketing ; cela comprend notamment : la publication de son nom et de son logo sur la page web de Pro-Pay.
Les Clients ne peuvent pas utiliser le nom de Pro-Pay.
Confidentialité
Les deux parties s’engagent à respecter la confidentialité des informations, données et documents et à ne pas les divulguer à des tiers sans l’accord de l’autre partie.
Les obligations de confidentialité des parties restent en vigueur après la fin de la présente Convention pendant une période de dix (10) ans et aussi longtemps que la confidentialité des informations n’a pas disparu, sauf si ces informations confidentielles sont demandées par des autorités gouvernementales ou policières. Cette obligation de confidentialité ne s’applique pas aux informations qui sont ou deviennent publiquement disponibles autrement que par une violation de la présente Convention.
Droit applicable et tribunaux compétents
L’Offre, le cas échéant, sera considérée comme « la Convention » entre Pro-Pay et le Client lorsque le Client signe l’offre pour accord, ou lorsque Pro-Pay exécute les services offerts à la demande du Client, auquel cas il est manifeste qu’il existe une acceptation tacite ou implicite des dispositions de cette Offre, le cas échéant. En cas de contradiction entre les présentes conditions générales et une convention écrite ou un accord écrit entre Pro-Pay et le Client, la convention écrite ou l’accord écrit prévaut.
La présente Convention est régie par le droit belge. Tout litige relatif à la validité, à l’exécution ou à l’interprétation de la Convention, en ce compris l’Offre, le cas échéant, et les présentes conditions générales, sera soumis exclusivement aux tribunaux néerlandophones de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles.