La fin de l’année civile approche. Les collègues discutent déjà des vacances entre noël et nouvel an. Certaines personnes prévoyantes rêvent déjà de leurs destinations pour les vacances d’été 2023 alors que d’autres collègues trop zélés au bout du couloir n’ont pas le temps prendre leurs vacances. Dans cette newsletter, nous nous attarderons donc sur quelques questions qui reviennent souvent autour du thème des vacances.
Report des jours de vacances ou pas ? Qu’en est-il aujourd’hui ?
Selon la législation belge, un travailleur construit son droit aux vacances sur base de ses prestations effectuées lors de l’année calendrier précédente. L’année civile durant laquelle le travailleur prend ses vacances est appelée « l’année de vacances ». L’année civile précédente durant laquelle les jours de vacances sont construits, est appelée « l’exercice de vacances ».
La même législation prévoit qu’un travailleur doit prendre ses jours de vacances légaux avant la fin de l’année de vacances. En d’autres mots : le travailleur a l’obligation de prendre ses jours de vacances légaux qu’il a constitués durant l’année 2021, au plus tard le 31 décembre 2022.
…mais qu’en est-il du droit aux vacances pour l’année prochaine au vu de la crise de la COVID-19 ?
Les jours de chômage temporaire pour force majeure corona (« chômage corona ») en 2020 et 2021 étaient assimilés à des jours de travail pour la construction du droit aux vacances pour 2021 et 2022.
Pour l’année 2023, il n’existe encore aucune certitude concernant l’éventuelle prolongation de cette assimilation. En l’absence de toute prolongation, les jours de chômage corona ne seront pas automatiquement assimilés à des jours de travail.
Nous vous tiendrons de toutes façons au courant d’un éventuel changement. L’employeur est évidemment toujours libre d’assimiler tous les jours de chômage corona à des jours de travail.
Mon employé demande de reporter des jours de vacances à l’année prochaine. Est-ce permis ?
Le report des jours de vacances n’est pas autorisé selon la loi et l’employé perd les jours de vacances qu’il n’a pas pris. Un employé ne peut pas demander à son employeur de lui payer ces jours de vacances. Cette règle n’est pas modifiée en raison de la crise du COVID-19 : le législateur n’a procédé, ni en 2021 ni à 2022, à aucune modification de la loi qui permettrait aux travailleurs de reporter leurs vacances légales à l’année prochaine.
Pour les ouvriers c’est différent : ils reçoivent leur pécule de vacances de l’Office National des Vacances Annuelles et même s’ils ne prennent pas tous leurs jours de vacances, ils conservent ce pécule de vacances.
Dans la pratique, dans beaucoup d’entreprises belges, il est autorisé de reporter un nombre limité des jours de vacances légaux sur demande de l’employé, qui doivent être pris endéans un certain délai.
Quelles sont les conséquences possibles pour moi, en tant qu’employeur, si tous les jours de vacances ne sont pas pris ?
En tant qu’employeur, vous devez vous assurer que vos travailleurs prennent tous leurs jours de vacances. Si vous ne respectez pas cette obligation, il est possible que vous écopiez d’une amende administrative ou même pénale.
Dans la pratique, vous devez faire en sorte d’informer suffisamment vos travailleurs du fait qu’ils doivent prendre leurs jours de congé restants à temps. Si votre travailleur décide tout de même de ne pas prendre l’ensemble de ses jours de vacances, malgré vos avertissements, vous ne courez pas le risque de faire l’objet des sanctions citées ci-dessus.
Et s’il est impossible pour mon employé de prendre ses jours de vacances ?
Si le contrat de travail de votre employé est suspendu, par exemple à cause d’une maladie longue durée ou si votre employé était dans l’impossibilité de prendre ses vacances suite à une force majeure, vous devez, en tant qu’employeur, payer le solde des jours de vacances légaux qui n’ont pas été pris. Le fait que le travailleur ait été au chômage temporaire pendant une longue période n’est pas considéré comme une situation de force majeure.
Mon entreprise donne aussi des jours de vacances extra-légaux aux travailleurs. Que dit la loi à ce sujet ?
La législation ne prévoit pas de cadre légal pour ces jours de vacances extralégaux. Ceci signifie concrètement que vous pouvez, en tant qu’employeur, déterminer vous-mêmes les règles du jeu. Vous pouvez donc spécifier que ces jours extra-légaux peuvent être reportés. Nous vous conseillons de prévoir ces règles dans votre règlement de travail.
Comment puis-je garder une vue d’ensemble sur les jours de vacances restants de mes travailleurs ?
Si votre département RH n’a pas de calendrier pour garder une vue d’ensemble sur les jours de vacances restants de vos travailleurs, Pro-Pay possède un outil idéal. Your Easy Absence Planner ou plus simplement YEAP qui peut vous aider à gérer toutes les absences, y compris tous les types de vacances. Il est en effet important de signaler correctement les autres absences au regard de vos obligations légales en tant qu’employeur ainsi que pour le droit des travailleurs à certaines allocations.
Grâce à YEAP, obtenir un aperçu ou avoir à l’œil le compteur des vacances de vos travailleurs devient beaucoup plus simple.
Actions!
- Transmettez à vos travailleurs un aperçu de leurs jours de vacances légaux restants.
- Envoyez un rappel concernant les règles pour la prise et le report des jours de vacances.
- Si ce n’est pas encore fait : déterminez les règles sur la prise et le report des jours de vacances extra-légaux, de préférence dans le règlement de travail.