Algemene voorwaarden
Voorwerp van de overeenkomst
De Klant, of elke verbonden onderneming of andere entiteit van de groep waartoe de organisatie die deze offerte (“de Offerte”) ondertekent behoort, voor wie Pro-Pay de Diensten binnen het kader van de Overeenkomst zal verrichten, wenst bepaalde diensten binnen haar organisatie aan Pro-Pay toe te vertrouwen, die deze opdracht aanvaardt. Een beschrijving van de diensten en erelonen is opgenomen in de Offerte, indien die er is, en zij worden beheerst door de wettelijke bepalingen inzake aanneming van werk en diensten.
Duur van de overeenkomst (mandaat en diensten)
Afhankelijk van de overeengekomen Diensten wordt de Overeenkomst aangegaan ofwel (i) voor de uitvoering van een welomschreven opdracht, in welk geval zij automatisch eindigt bij de voltooiing van die opdracht, ofwel (ii) voor een initiële periode van één (1) jaar en vervolgens voor onbepaalde duur. In dat laatste geval kan elke Partij de Overeenkomst tijdens de periode van onbepaalde duur beëindigen bij aangetekende brief, met inachtneming van een opzegtermijn van zes (6) maanden, die ingaat op de eerste dag van het kwartaal volgend op het kwartaal waarin de opzegging werd gegeven. Deze opzegtermijn geldt zowel voor payroll- als voor legal services.
Pro-Pay heeft het recht om haar diensten eenzijdig te schorsen of de Overeenkomst te beëindigen, met inbegrip van het mandaat voor het bijhouden van de sociale documenten (indien van toepassing), zonder opzegtermijn of verbrekingsvergoeding, indien de Klant de bedragen die aan Pro-Pay of aan de sociale of fiscale overheden verschuldigd zijn niet op de vervaldag betaalt.
Erelonen en betaling
Pro-Pay factureert de erelonen voor de geleverde diensten, in voorkomend geval verhoogd met btw, omzetbelasting, bronbelasting of het equivalent daarvan, maandelijks aan de Klant.
Facturen zijn betaalbaar binnen dertig (30) kalenderdagen na factuurdatum. Facturen worden gedateerd op hun werkelijke datum.
Betwistingen betreffende facturen moeten binnen dertig (30) dagen na factuurdatum schriftelijk aan Pro-Pay worden gemeld, bij gebreke waarvan de facturen als aanvaard worden beschouwd. Betwistingen wegens verborgen gebreken moeten binnen acht dagen na de ontdekking ervan schriftelijk aan Pro-Pay worden gemeld. Betwistingen, in voorkomend geval, schorsen de betalingsverplichting van de Klant niet.
Alle erelonen zijn vast tot 31 december van het jaar waarin deze algemene voorwaarden in werking treden. Daarna worden de erelonen jaarlijks en automatisch aangepast op 1 januari overeenkomstig het indexmechanisme van het Aanvullend Paritair Comité voor de bedienden (PC 200).
De erelonen en de betaling aan Pro-Pay gebeuren in euro, tenzij anders bepaald in de Offerte, indien die er is. Alle betalingskosten of bankkosten zijn ten laste van de Klant.
De facturen zijn betaalbaar op de maatschappelijke zetel van Pro-Pay. Bij niet-betaling binnen 15 dagen na een aanmaning van Pro-Pay is van rechtswege verwijlinterest verschuldigd ten belope van één procent (1%) per maand, berekend op het bedrag van de achterstallige erelonen, verhoogd met een forfaitaire schadevergoeding van tien procent (10%) van het bedrag van de betrokken factuur (met een minimum van vijfhonderd (500) euro).
Bescherming van persoonsgegevens
De verzameling, verwerking en het gebruik van persoonsgegevens van de Klant hebben tot doel de in de Overeenkomst beschreven diensten te leveren. Daartoe zal Pro-Pay persoonsgegevens die van de Klant afkomstig zijn verzamelen, ordenen, structureren, opslaan, aanpassen of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, ter beschikking stellen, samenbrengen of combineren, beperken, wissen of vernietigen, en dit voor alle categorieën van personen waarvoor de Klant Pro-Pay belast met de personeelsadministratie.
De volgende categorieën van persoonsgegevens kunnen door Pro-Pay worden verwerkt:
· Identificatiegegevens
· Financiële bijzonderheden
· Persoonlijke kenmerken
· Leefgewoonten
· Samenstelling van het gezin
· Gegevens betreffende de gezondheid, voor zover dit wettelijk verplicht is
· Opleiding en vorming
· Beroep en betrekking
· Rijksregisternummer
· Religieuze overtuiging, voor zover dit wettelijk verplicht is
· Elke andere categorie van persoonsgegevens die tussen partijen is overeengekomen in enig ander document van de Overeenkomst.
Persoonsgegevens worden door Pro-Pay als verwerker verwerkt met het oog op de uitvoering van de diensten onder de Overeenkomst, met inbegrip van de volgende doeleinden:
· Loonberekening en beheer van de voordelen van werknemers
· Naleving van de sociale en fiscale wetten
· Naleving van de wetgeving inzake gegevensbescherming, van de vereisten inzake informatiebeveiliging en van de service level agreements
· Beheer van vorderingen met en tussen de Klant, Pro-Pay, de betrokkene(n) en/of derden, ook na beëindiging van de Overeenkomst om welke reden dan ook
· Elk ander doel van verwerking van persoonsgegevens dat tussen partijen is overeengekomen in enig ander document van de Overeenkomst.
Voor zover Pro-Pay in het kader van deze Overeenkomst persoonsgegevens verwerkt, treedt zij op als verwerker van persoonsgegevens in de zin van de toepasselijke bepalingen inzake gegevensbescherming, en dit voor rekening van de Klant, die optreedt als verwerkingsverantwoordelijke.
De Partijen zullen, elk in hun respectieve hoedanigheid, de persoonsgegevens verwerken overeenkomstig de toepasselijke bepalingen inzake gegevensbescherming waaraan de Klant en/of Pro-Pay zijn onderworpen. Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, is Pro-Pay evenwel niet verantwoordelijk voor de naleving van enige wetgeving die van toepassing is op de Klant of de sector van de Klant en die niet op Pro-Pay van toepassing is. Indien de naleving daarvan bijkomende handelingen inzake gegevensbescherming van Pro-Pay vereist bovenop de verplichtingen bepaald in deze verwerkersovereenkomst, worden dergelijke handelingen enkel gesteld na wederzijds akkoord tussen de Partijen.
Pro-Pay verwerkt persoonsgegevens uitsluitend onder het gezag van de Klant en op basis van gedocumenteerde instructies van de Klant, ook wat betreft de doorgifte van persoonsgegevens aan een derde land of een internationale organisatie, tenzij zij daartoe verplicht is op grond van de toepasselijke wetgeving waaraan Pro-Pay is onderworpen; in dat geval stelt Pro-Pay de Klant vóór de verwerking in kennis van dat wettelijke voorschrift, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
Voorts verbindt Pro-Pay er zich toe om:
· ervoor te zorgen dat de personen die gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken zich tot vertrouwelijkheid hebben verbonden of onderworpen zijn aan een passende wettelijke geheimhoudingsplicht;
· op eigen kosten alle passende organisatorische en technische maatregelen te nemen, rekening houdend met de stand van de techniek, de kosten van de tenuitvoerlegging van de maatregelen en de aard van de te beschermen gegevens en de mogelijke risico’s, die noodzakelijk zijn voor de bescherming van persoonsgegevens tegen toevallige of onrechtmatige vernietiging, toevallig verlies, wijziging van of toegang tot en enige andere niet-toegelaten verwerking van persoonsgegevens;
· geen andere (sub)verwerker in te schakelen zonder voorafgaande specifieke of algemene schriftelijke toestemming van de Klant. Door middel van de Overeenkomst geeft de Klant aan Pro-Pay een algemene schriftelijke toestemming om een andere verwerker in te schakelen. Pro-Pay licht de Klant evenwel in over elke voorgenomen wijziging inzake de toevoeging of vervanging van andere verwerkers, waarbij de Klant de mogelijkheid krijgt om zich tegen dergelijke wijzigingen te verzetten. Indien de Klant zich verzet tegen een dergelijke nieuwe subverwerker, zal Pro-Pay redelijke inspanningen leveren om de betrokken diensten te wijzigen of om een commercieel redelijke wijziging aan het gebruik van de betrokken diensten door de Klant aan te bevelen teneinde de verwerking van persoonsgegevens door de betrokken subverwerker te vermijden. Indien Pro-Pay een dergelijke wijziging niet binnen zestig (60) kalenderdagen ter beschikking kan stellen of kan voorstellen, kan de Klant het relevante deel van de Overeenkomst met betrekking tot die Diensten die Pro-Pay niet kan leveren zonder gebruik te maken van de betrokken subverwerker, door middel van een Kennisgeving beëindigen overeenkomstig de bepalingen van de Overeenkomst.
· in geval van dergelijke subverwerking, een schriftelijke overeenkomst te sluiten met de andere verwerker waarin aan die andere verwerker dezelfde verplichtingen worden opgelegd als die welke krachtens deze Overeenkomst aan Pro-Pay worden opgelegd;
· rekening houdend met de aard van de verwerking en enkel voor zover de relevante informatie of middelen niet anderszins ter beschikking van de Klant staan, de Klant door middel van passende technische en organisatorische maatregelen, voor zover mogelijk, bij te staan bij de nakoming van diens plicht om te antwoorden op verzoeken tot uitoefening van de rechten van de betrokkene zoals bepaald in Hoofdstuk III van de AVG;
· een betrokkene door te verwijzen naar de Klant indien die betrokkene Pro-Pay rechtstreeks heeft gecontacteerd om een van die rechten uit te oefenen. Pro-Pay mag de basiscontactgegevens van de Klant en/of diens contactpersonen aan die betrokkene verstrekken;
· in geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens en ongeacht de oorzaak ervan, de Klant zonder onredelijke vertraging in kennis te stellen nadat zij kennis heeft gekregen van die inbreuk, waarbij, voor zover gekend of gemakkelijk te identificeren, wordt gespecificeerd:
· a) de aard van de inbreuk in verband met persoonsgegevens;
· b) de categorieën en het benaderende aantal betrokkenen en persoonsgegevensbestanden in kwestie;
· c) in voorkomend geval, de genomen of voorgestelde maatregelen om de inbreuk aan te pakken, de gevolgen ervan te beperken en herhaling te voorkomen;
· d) de identiteit en contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming of een andere contactpersoon bij wie meer informatie kan worden verkregen;
· e) de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk in verband met persoonsgegevens.
· De Partij die verantwoordelijk is voor de inbreuk in verband met persoonsgegevens zal de inbreuk zonder onredelijke vertraging verder onderzoeken, de andere Partij op de hoogte houden van de voortgang van het onderzoek en redelijke stappen ondernemen om de impact verder te beperken. Beide Partijen komen overeen om volledig mee te werken aan een dergelijk onderzoek en elkaar bij te staan bij de naleving van de vereisten en procedures inzake melding en mededeling overeenkomstig de wetgeving inzake gegevensbescherming.
· De verplichting van een Partij om een inbreuk in verband met persoonsgegevens te melden of erop te reageren, wordt niet en zal niet worden opgevat als een erkenning door die Partij van enige fout of aansprakelijkheid met betrekking tot de inbreuk.
· geen persoonsgegevens aan een derde bekend te maken, behalve (1) zoals de Klant instrueert, (2) zoals bepaald in de Overeenkomst, (3) zoals vereist voor verwerking door goedgekeurde subverwerkers, of (4) zoals wettelijk vereist. Indien de Klant Pro-Pay instrueert om persoonsgegevens over te dragen aan een derde stakeholder, is en blijft de Klant als enige verantwoordelijk om met die derde stakeholder schriftelijke overeenkomsten te sluiten inzake de bescherming van die persoonsgegevens, en zal de Klant Pro-Pay vrijwaren, verdedigen en schadeloos stellen tegen alle verliezen die voortvloeien uit een doorgifte van persoonsgegevens tussen Pro-Pay en die derde stakeholder, tenzij en voor zover die verliezen toe te schrijven zijn aan bewezen tekortkomingen van Pro-Pay. Pro-Pay bepaalt de formaten waarin persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven;
· op verzoek van de Klant een overzicht te bezorgen van alle genomen technische en organisatorische maatregelen;
· naar keuze van de Klant alle persoonsgegevens aan de Klant te wissen of terug te bezorgen na het einde van de dienstverlening met betrekking tot de verwerking, en bestaande kopieën te wissen, tenzij de toepasselijke wetgeving de bewaring van de persoonsgegevens vereist;
· de naleving te verzekeren van haar verplichtingen krachtens artikel 32 van de AVG, rekening houdend met de aard van de verwerking en de aan Pro-Pay beschikbare informatie;
· de Klant alle informatie te verstrekken die nodig is om de naleving van haar verplichtingen krachtens deze verwerkersovereenkomst en de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming aan te tonen. Pro-Pay zal audits toelaten en eraan meewerken, die enkel kunnen worden uitgevoerd door de auditor die belast is met de audit van het ISAE 3402-rapport van Pro-Pay, en dit maximaal éénmaal per jaar. Op het ogenblik van de ondertekening van deze overeenkomst is die auditor KPMG Belgium. Noch de Klant zelf, noch enige andere entiteit dan de auditor die belast is met de audit van het ISAE 3402-rapport, mag deze audit uitvoeren. Een dergelijke audit kan enkel plaatsvinden indien de Klant gegronde redenen heeft om een dergelijke audit te vragen en indien deze redenen schriftelijk aan Pro-Pay worden meegedeeld en aangetoond. De aangestelde auditor zal de vertrouwelijkheidsovereenkomsten die Pro-Pay met derden kan hebben, eerbiedigen en zal enkel die gegevens, processen en systemen inspecteren die relevant zijn voor de audit van de naleving van de AVG. De Klant neemt alle passende maatregelen om eventuele belemmeringen van de dagelijkse werking van Pro-Pay of van de door Pro-Pay geleverde diensten door de audit tot een minimum te beperken. Vóór de aanvang van dergelijke audithandelingen komen de Klant en Pro-Pay onderling de reikwijdte, de timing en de duur van de audit overeen.
· “Gegronde redenen” betekent een sterk vermoeden van een gegevenslek in de zin van artikel 4 AVG, vernietiging van vertrouwelijke persoonsgegevens, of een wezenlijke tekortkoming aan een van de verplichtingen van Pro-Pay inzake de bescherming van persoonsgegevens. In een dergelijk geval en op schriftelijk verzoek van de Klant verleent Pro-Pay aan een onafhankelijke derde, gecertificeerde auditor, aangesteld door de Klant of de bevoegde toezichthoudende autoriteit, toegang tot de relevante delen van de administratie van Pro-Pay en tot alle locaties en informatie van belang van Pro-Pay (en die van haar aangestelden, dochterondernemingen en onderaannemers) om de naleving door Pro-Pay van de vereisten opgelegd door de gegevensbeschermingswetgeving en de bepalingen van deze Overeenkomst vast te stellen.
· De audit moet zestig (60) werkdagen vooraf aan Pro-Pay worden aangekondigd.
· Alle kosten, met inbegrip van de uren die het personeel van Pro-Pay in het kader van de audit presteert, zijn ten laste van de Klant.
· de Klant onmiddellijk in te lichten indien een instructie naar haar oordeel een inbreuk vormt op de toepasselijke bepalingen inzake gegevensbescherming.
De Klant geeft Pro-Pay de instructie om de persoonsgegevens na het einde van de Diensten nog zeven jaar namens hem te bewaren, zodat de wettelijke bewaartermijnen voor payrollgegevens gedekt zijn (actieve bewaring). De Klant erkent en aanvaardt dat Pro-Pay de persoonsgegevens met bewijswaarde daarna in een afgescheiden archief bewaart tot het einde van het tiende jaar na het einde van de Diensten, uitsluitend voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen in verband met de Diensten (passieve bewaring). Voor deze passieve bewaring treedt Pro-Pay op als verwerkingsverantwoordelijke op grond van haar gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, f) en artikel 9, lid 2, f) AVG) en is de toegang voorbehouden aan een beperkt aantal gemachtigde personen. De Data Retention Policy van Pro-Pay is van toepassing.
De Klant verbindt er zich toe om zijn werknemers te informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens door Pro-Pay, met inbegrip van de hierboven bepaalde bewaring, en de mogelijke transfer van deze persoonsgegevens naar dienstverleners in het kader van de opdracht zoals beschreven in deze Overeenkomst en indien van toepassing, ook naar dienstverleners die buiten de Europees Economische Ruimte gevestigd zijn. De Klant garandeert dat zulke transfer naar derde landen toegelaten is.
Aansprakelijkheid
Pro-Pay gaat ten aanzien van de Klant een middelenverbintenis aan en geen resultaatsverbintenis, en voert de vertegenwoordiging van de Klant en de overeengekomen werkzaamheden uit op basis van de informatie die de Klant aan Pro-Pay verstrekt en binnen de grenzen van de door de Klant gegeven instructies. De verantwoordelijkheid voor het doorgeven van de juiste informatie, de volledigheid en de tijdigheid ervan ligt uitsluitend bij de Klant.
De Klant erkent dat Pro-Pay geen verantwoordelijkheid draagt voor het bepalen van het bevoegde Paritair Comité. Pro-Pay kan hierin op basis van de beschikbare gegevens enkel een adviserende rol spelen; het advies is louter indicatief. Dit geldt eveneens voor de toepassing van loonschalen, indexaanpassingen en andere elementen die verband houden met de vaststelling en de opvolging van het loon. Pro-Pay heeft hierin geen controle- of auditverplichting.
Pro-Pay is enkel aansprakelijk indien en voor zover haar foutieve handelwijze met betrekking tot de uitvoering van haar diensten schade aan de Klant heeft veroorzaakt, zoals door de Klant naar behoren bewezen en gedocumenteerd.
In elk geval is elke schadevergoeding beperkt, in totaal, tot 6 maanden erelonen op basis van de erelonen die Pro-Pay aan de Klant heeft gefactureerd voor de 6 maanden voorafgaand aan het feit dat aanleiding gaf tot de vordering.
De Klant heeft geen recht op enige schadevergoeding indien Pro-Pay ervoor kiest de betrokken schade op eigen kosten te herstellen.
Pro-Pay is in geen geval aansprakelijk voor enige:
· indirecte,
· gevolg-,
· incidentele of
· onvoorzienbare schade (zoals, maar niet beperkt tot: verlies van goodwill, bedrijfswinst, gederfde inkomsten of verlies van gegevens, reputatieschade, verlies van cliënteel of verlies van verwachte besparingen) in verband met deze Overeenkomst of de diensten;
Pro-Pay is niet aansprakelijk voor de genoemde schade die verband houdt met computerdefecten of technische problemen ten gevolge van de installatie en/of het gebruik van software.
Pro-Pay is evenmin aansprakelijk voor enige onjuiste, onvolledige of laattijdige informatie verstrekt door de Klant of de overheden.
De Klant is verantwoordelijk voor de nodige veiligheidsmaatregelen, back-up en het algemene beheer van zijn IT-systeem. Wanneer de Klant een beroep doet op Pro-Pay als dienstverlener om betalingen te verrichten als volmachthouder op de bankrekening van de Klant, stelt de Klant de gevraagde middelen tijdig ter beschikking op de relevante bankrekeningen zoals gevraagd in het betreffende betalingsverzoek van Pro-Pay.
Pro-Pay geeft de nodige (giraal) betalingsopdrachten door aan de bankinstelling; de Klant blijft als Klant aansprakelijk ten aanzien van de bank. Indien de Klant de nodige financiële middelen niet tijdig heeft verstrekt en er daardoor geen stortingen aan de sociale en fiscale overheden en/of derden kunnen gebeuren, is de Klant verantwoordelijk voor de laattijdige betaling van de bedragen. Pro-Pay dient hiervoor geen bijzondere aanmaningen of herinneringen te versturen.
Indien een Klant zijn recht op schadevergoeding wenst uit te oefenen, moet hij dit doen bij aangetekende brief binnen 6 maanden na het optreden van de vermeende fout. In elk geval vervalt elke vordering tegen Pro-Pay, en is Pro-Pay ontslagen van elke aansprakelijkheid, bij het verstrijken van twee (2) jaar na de uitvoering van de Dienst waarop de vordering betrekking heeft, ongeacht de datum waarop de vermeende fout werd of kon worden ontdekt.
Noch de Klant, noch zijn principaal of enige partij in de contractuele keten boven de principaal van de Klant kan een buitencontractuele vordering instellen tegen Pro-Pay of (een aangestelde van) een aangestelde van Pro-Pay voor schade veroorzaakt door een fout in de uitvoering van deze raamovereenkomst alsook van enige uitvoeringsovereenkomst (SoW) tussen Pro-Pay en de Klant. Voor dergelijke schade is enkel een contractuele vordering van de Klant tegen Pro-Pay mogelijk, in voorkomend geval.
De Klant bevestigt dat hij zijn principaal onverwijld op de hoogte heeft gebracht of zal brengen, wat louter voor de volledigheid geldt en geen afbreuk doet aan het feit dat Pro-Pay deze clausule steeds kan inroepen tegen de Klant of enige partij in de contractuele keten boven de principaal van de Klant, ongeacht of de voormelde kennisgeving is gebeurd en ongeacht enige reactie daarop van de principaal van de Klant.
Niettegenstaande het voorgaande zal de Klant, indien Pro-Pay wordt geconfronteerd met een buitencontractuele vordering van de principaal van de Klant of van enige partij in de contractuele keten boven de principaal van de Klant, Pro-Pay in elk geval en op eerste verzoek volledig vrijwaren daarvoor.
Overmacht
Pro-Pay heeft het recht om de uitvoering van haar verplichtingen te schorsen indien zij door overmacht tijdelijk verhinderd is om haar verplichtingen ten aanzien van de Klant na te komen.
Overmacht omvat onder meer: weersomstandigheden, natuurrampen, brand, stroomonderbreking, uitval van telecommunicatie, terrorisme, diefstal of verlies van werktuigen of materialen, wegblokkades, stakingen of werkonderbrekingen, invoer- of handelsbeperkingen, epidemieën, pandemieën of de uitbraak van een nieuw of gemuteerd virus en de daarmee verband houdende overheidsmaatregelen, en cybercriminaliteit. Een epidemie, pandemie of virusuitbraak geldt als overmacht ongeacht of de ziekte of variant reeds gekend was op het ogenblik van het sluiten van de Overeenkomst, op voorwaarde dat de concrete verhindering van de uitvoering op dat ogenblik niet redelijkerwijs voorzienbaar was.
Pro-Pay heeft niet langer het recht om de uitvoering van de werkzaamheden te schorsen indien de tijdelijke onmogelijkheid daartoe langer dan drie maanden heeft geduurd. Na het verstrijken van deze periode kan elke partij de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen.
Indien er sprake is van overmacht en de uitvoering van de diensten blijvend onmogelijk is of wordt, heeft elke partij het recht om de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen.
De partijen hebben geen recht op vergoeding van geleden of te lijden schade als gevolg van de schorsing of beëindiging in de zin van dit artikel. De verplichting van de Klant om te betalen voor reeds geleverde Diensten kan in geen geval worden geschorst of tenietgedaan op grond van overmacht.
Niet-afwerving
De Klant verbindt er zich toe om, tijdens de duur van de Overeenkomst en gedurende één (1) jaar na de beëindiging van de Overeenkomst met Pro-Pay, geen werknemers, rechtstreeks of onrechtstreeks, in dienst te nemen die door Pro-Pay, al dan niet in dienstverband, met opdrachten bij de Klant waren belast, noch voormalige werknemers die hun samenwerking met Pro-Pay minder dan zes (6) maanden geleden hebben beëindigd.
In geval van inbreuk is de Klant aan Pro-Pay een vergoeding verschuldigd gelijk aan het bedrag van één (1) jaar brutoloon (met inbegrip van de krachtens de overeenkomst verworven voordelen) of consultancy-erelonen zoals door Pro-Pay betaald aan de betrokken werknemer op het ogenblik van de aanwerving of de beëindiging van de arbeids- of consultancyovereenkomst.
Elektronische terbeschikkingstelling van documenten
Indien de Klant ervoor kiest om bepaalde sociale documenten (zoals loonfiches, de individuele rekening en fiscale fiches) door Pro-Pay elektronisch ter beschikking te laten stellen aan de Klant en/of diens werknemers in plaats van op papier, verricht Pro-Pay uitsluitend de materiële handeling van elektronische terbeschikkingstelling. De Klant, in zijn hoedanigheid van werkgever, blijft als enige verantwoordelijk voor de naleving van alle toepasselijke wettelijke verplichtingen met betrekking tot die documenten, met inbegrip van de tijdige en correcte terbeschikkingstelling van elk document aan de betrokken werknemer, het bekomen van de voor elektronische aflevering en archivering vereiste toestemming van de werknemer, de toepasselijke bewaartermijnen, de bewijslast dat een document effectief werd afgeleverd, en elke aansprakelijkheid of sanctie die voortvloeit uit niet-naleving.
Audits
Pro-Pay staat geen bijkomende audits of pentests op haar systemen of in haar kantoren door Klanten of netwerken toe, aangezien zij over het ISAE 3402 type II-rapport beschikt. Dergelijke rapporten worden enkel op verzoek en op kosten van de Klant verstrekt.
Gebruik van naam en logo
Aangezien Pro-Pay een professionele payrolldienstverlener is die zich richt op een internationaal cliënteel, is het vanzelfsprekend dat Pro-Pay er trots op is de Klant op haar lijst van gewaardeerde klanten te hebben.
De Klant machtigt Pro-Pay hierbij om zijn naam en logo voor marketingdoeleinden te gebruiken; dit omvat onder meer: de publicatie van zijn naam en logo op de webpagina van Pro-Pay.
Klanten mogen de naam van Pro-Pay niet gebruiken.
Vertrouwelijkheid
Beide partijen verbinden er zich toe de vertrouwelijkheid van informatie, gegevens en documenten te eerbiedigen en deze niet aan derden bekend te maken zonder het akkoord van de andere partij.
De vertrouwelijkheidsverplichtingen van de partijen blijven na het einde van deze Overeenkomst van kracht gedurende een periode van tien (10) jaar en zolang de vertrouwelijkheid van de informatie niet is verdwenen, tenzij dergelijke vertrouwelijke informatie wordt opgevraagd door overheids- of politieautoriteiten. Deze vertrouwelijkheidsverplichting is niet van toepassing op informatie die publiek beschikbaar is of wordt anders dan door een inbreuk op deze Overeenkomst.
Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken
De Offerte, indien die er is, wordt beschouwd als “de Overeenkomst” tussen Pro-Pay en de Klant wanneer de Klant de offerte voor akkoord ondertekent, of wanneer Pro-Pay de aangeboden diensten op verzoek van de Klant uitvoert, waarbij het duidelijk is dat er een stilzwijgende of impliciete aanvaarding bestaat van de bepalingen van deze Offerte, indien die er is. In geval van tegenstrijdigheid tussen deze algemene voorwaarden en een schriftelijke overeenkomst of schriftelijke afspraak tussen Pro-Pay en de Klant, heeft de schriftelijke overeenkomst of schriftelijke afspraak voorrang.
Deze Overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht. Elk geschil met betrekking tot de geldigheid, de uitvoering of de interpretatie van de Overeenkomst, met inbegrip van de Offerte, indien die er is, en deze algemene voorwaarden, wordt uitsluitend voorgelegd aan de Nederlandstalige rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel.