L’année scolaire bat à nouveau son plein. Il est donc grand temps de clarifier les principes régionaux en matière de congé éducation.

De quoi s’agit-il ?

Le congé éducation payé octroie au travailleur le droit de suivre une formation reconnue et donc de pouvoir s’absenter durant un certain temps du travail tout en maintenant sa rémunération. Toutes les formations ne donnent pas droit au congé éducation. La formation ne doit, par contre, pas forcément être en lien avec le travail que le travailleur effectue chez son employeur.

La Flandre a rebaptisé ce congé en « congé de formation ». Pour savoir quelle région est compétente pour ce type de congé, il faut que vous vérifiez le lieu où est situé le siège d’exploitation à partir duquel le travailleur est occupé comme mentionné sur la déclaration DmfA pour l’ONSS. Le lieu de résidence du travailleur ou le lieu où il/elle suit la formation ne jouent donc aucun rôle en ce qui concerne le droit au congé éducation.

Dans cette newsletter, nous vous présentons le système, les différences régionales. Nous nous limitons, dans cette newsletter, aux trois plus grandes régions à savoir la Flandre, Bruxelles et la Wallonie.

Pour quels travailleurs ?

Pour chaque travailleur du secteur privé qui travaille à temps plein. Certains travailleurs à temps partiels y ont également droit.

Cela vaut-il pour toutes les formations ?

Non, uniquement les formations reconnues entrent en ligne de compte mais ces formations ne sont pas les mêmes dans chaque région. A partir de l’année scolaire 2023-2024, plus de formations sont reconnues à Bruxelles que durant l’année scolaire précédente.

Via les liens ci-dessous, vous pouvez vérifier si une formation est reconnue au sein de la région dans laquelle votre travailleur est occupé :

• Flandre : https://www.vlaanderen.be/opleidingsdatabank
• Bruxelles : https://economie-werk.brussels/educatief-verlof-opleiding
• Wallonie : https://emploi.wallonie.be/home/formation/conge-education-paye.html

La formation doit normalement compter au moins 3 crédits ou durer au moins 32 heures.

En Flandre, le travailleur peut combiner plusieurs formations ou modules au sein de plusieurs organisateurs de formation– qui en soi n’atteignent pas 32 heures – pour arriver au minimum requis.

L’employeur peut-il refuser une demande ?

Non, il s’agit véritablement d’un droit dans le chef du travailleur de prendre un congé éducation, l’employeur ne peut pas lui refuser. Le planning des jours d’absences doit par contre bien être établi en concertation avec l’employeur.

Combien d’heures de congé le travailleur peut-il demander ?

Cela dépend de la formation spécifique que le travailleur suit.

Des maximums ont été fixés. Ces-derniers dépendent de la formation suivie et diffèrent selon les régions.

Le nombre maximum d’heures de congé éducation a été augmenté, à Bruxelles, pour certaines formations. La règlementation prévoit la possibilité de voir son nombre d’heures de congé éducation augmenter. Exemple : une formation de langue, à Bruxelles, donne droit à maximum 80 heures de congé éducation par année scolaire. Cette limite peut être augmentée à 130 heures si le travailleur choisit d’étudier l’une des langues nationales ou la langue des signes.

En Flandre le maximum nombre d’heures de congé formation est fixé à 125 heures par année scolaire. Il existe en Flandre le droit d’initiative commun. Ce droit permet au travailleur de doubler son nombre maximal d’heures de congé de formation flamand en raison du fait qu’il suive une formation proposée par l’employeur ainsi qu’une formation de sa propre initiative.

Comment le travailleur doit-il demander ce congé ?

Le travailleur doit remettre à son employeur une preuve d’inscription pour le 31 octobre au plus tard. En cas de changement d’employeur ou en cas d’inscription à une formation en cours d’année, l’attestation doit être remise endéans les 15 jours suivant l’inscription ou le changement d’employeur.

Lorsque le travailleur suit une formation à Bruxelles ou en Wallonie, il/elle doit remettre trimestriellement une attestation à son employeur dans laquelle il apparaît qu’il/elle suit assidûment les cours. En Flandre, le travailleur ne doit pas remettre d’attestation d’assiduité à l’employeur. C’est l’institution au sein de laquelle il/elle suit la formation qui enregistrera en ligne sa présence. Lorsque le travailleur ne suit pas assidûment les cours et prend donc plus de congés que ce à quoi il/elle a droit, il/elle recevra alors moins de congé de formation lors de la prochaine formation.

Quand ce congé doit-il être pris ?

En Wallonie et à Bruxelles, le travailleur doit prendre ce congé entre le début de l’année scolaire et la fin de l’année scolaire. En Flandre, le travailleur bénéficie d’un peu plus de temps : dans ce cas, les jours d’absences peuvent être pris à partir du jour qui précède le début de la formation jusqu’à deux jours suivant la date de fin de la formation, ou après le dernier examen.

Qui paie ceci ?

Le travailleur qui est absent dans le cadre d’une formation, reçoit son salaire que l’employeur continue à payer, mais ce-dernier peut le plafonner à € 3.641 brut par mois (montant pour l’année scolaire 2024 – 2025) pour les travailleurs à temps plein. Ce montant est indexé annuellement au mois de septembre.

L’employeur peut obtenir le remboursement d’une partie de ce salaire payé par les autorités wallonnes, flamandes ou bruxelloises en fonction de la région au sein de laquelle le travailleur est occupé.

En Flandre et en Wallonie, l’employeur peut être remboursé de € 21,30 par heure d’absence par l’autorité régionale.

Bruxelles a indexé ce montant à € 22,07 par heure.

Les délais dans lesquels le dossier de remboursement doit être introduit sont stricts et varient par région :

• La Région de Bruxelles Capitale : Les dossiers doivent être introduits entre le 1 septembre et le 31 décembre de l’année scolaire qui suit l’année scolaire pour laquelle le remboursement est demandé. Afin d’obtenir le remboursement pour les heures d’absences des travailleurs pour l’année scolaire 2023-2024, le dossier doit donc être introduit au plus tard le 31 décembre 2024. Afin d’obtenir le remboursement pour l’année scolaire 2024 – 2025, le dossier doit être introduit au plus tard le 31 décembre 2025.
  
• La Région wallonne : Le dossier de remboursement peut être introduit jusqu’au 31 mars de l’année scolaire qui suit l’année scolaire pour laquelle le remboursement est demandé. Cela signifie que les dossiers de l’année scolaire 2023-2024 peuvent être introduits jusqu’au 31 mars 2025.
  Les dossiers de l’année scolaire 2024 – 2025 peuvent être introduits jusqu’au 31 mars 2026.
  
• La Région flamande : Vous disposez, dans ce cas-ci, de 3 mois après le début de la formation. Si votre travailleur a commencé une formation en septembre 2024 dans le cadre du congé de formation flamand, vous devez alors introduire une demande de remboursement avant 31 décembre 2024.

Que peut faire Pro-Pay pour vous ?

Pro-Pay peut introduire pour vous les dossiers de demande en vue d’obtenir le remboursement (partiel) du salaire auprès de l’autorité compétente.

Contactez votre Payroll Business Partner pour toute information complémentaire.

Lorsqu’un travailleur utilise sa propre voiture pour effectuer des déplacements professionnels, son employeur a la possibilité lui rembourser le coût engendré par ce déplacement.

Il n’est pas nécessaire de démontrer avec exactitude ce coût. En effet, les autorités ont fixé un montant forfaitaire maximum par kilomètre parcouru, montant également accepté en tant que remboursement de frais propres à l’employeur (« indemnité kilométrique »). Cette indemnité kilométrique ne sera donc ni soumise aux cotisations sociales, ni aux impôts pour autant que le plafond maximal ne soit pas dépassé.

Le nouveau montant qui est d’application à partir du 1er juillet 2024 au 30 septembre 2024 est de 0,4297 EUR par kilomètre.

Pour rappel : le montant applicable du 1er avril 2024 jusqu’au 30 juin 2024 s’élevait à 0,4269 EUR par kilomètre. Il y a donc une augmentation en comparaison avec le montant précédent.

Cependant, il est également possible d’opter pour l’indexation annuelle de l’indemnité kilométrique. Il est désormais possible de choisir entre l’indexation trimestrielle et l’indexation annuelle, qui s’élève à 0,4415 EUR par kilomètre pour la période à partir du 1er juillet 2024 jusqu’au 30 juin 2025. Ainsi, l’indexation annuelle est également en augmentation par rapport au montant précédent (0,4280 EUR). Dans ce dernier cas, l’employeur doit donc maintenir le même montant pendant toute la période.

Nous rappelons que le nombre de kilomètres par an ne doit pas être anormalement élevé (maximum de 24.000 kilomètres par an). En cas de dépassement, un justificatif sera requis.

Ce montant indexé annuel et trimestriel correspond au maximum autorisé, mais rien n’empêche les employeurs d’accorder un montant inférieur sans avoir à le justifier. Un montant plus élevé est également envisageable mais dans ce cas, la charge de la preuve incombe aux employeurs et aux travailleurs. Ils devront donc être capables de démontrer que l’indemnité correspond avec le coût réel engendré par les déplacements.

Ces quelques jours de chaleur nout ont rappelé que les vacances d’été arrivent à grands pas. Il est donc temps de se pencher sur les principes de base du travail étudiant.

Qui entre en ligne de compte pour le travail étudiant ?

Un étudiant doit être âgé d’au moins 16 ans (15 ans si il/elle a suivi les deux premières années de l’enseignement secondaire) et doit suivre des cours dans un enseignement de plein exercice. Une personne qui suit des cours du soir n’entre donc pas en ligne de compte pour pouvoir travailler en tant qu’étudiant.

Un étudiant qui a fini ses études en juin et qui est diplômé peut encore travailler avec un contrat d’occupation étudiant jusqu’au 30 septembre de l’année de l’obtention de son diplôme.

Cependant, un étudiant qui termine ses études au cours de l’année académique n’est plus considéré comme un étudiant et ne peut donc plus conclure de contrat d’étudiant, même si elle/s’il ne reçoit pas immédiatement son diplôme.

L’étudiant peut travailler au maximum 12 mois consécutifs auprès du même employeur.

Cotisations de solidarité moins élevées pour les étudiants et contingent de 600 heures.

Le travail étudiant est, moyennant certaines conditions, exempté de cotisations sociales normales (ca. 28% pour l’employeur et 13,07% pour le travailleur). Pour autant que les conditions suivantes soient remplies, le travail étudiant n’est soumis qu’à une cotisation de solidarité beaucoup moins élevée qui est équivalente à 5,42% pour l’employeur et à 2,71 % pour l’étudiant :

• L’étudiant est occupé dans le cadre d’un contrat de travail étudiant conclu à l’avance, par écrit et qui contient des mentions légales obligatoires. Le contrat d’occupation étudiant est toujours un contrat à durée déterminée (max 12 mois).
• Nous vous avions informés dans nos newsletters du 27/01/2023 et du 16/16/2023, que les étudiants peuvent, depuis le 1er janvier 2023 travailler 600 heures par an pour bénéficier des cotisations de solidarité moins élevées (le contingent de 600 heures). Auparavant, ce plafond annuel s’élevait à 475 heures par an. Cette mesure est également en vigueur cette année. Une évaluation sera effectuée cette année pour déterminer si le contingent de 600 heures sera maintenu pour les années suivantes.

Dans le cas où l’étudiant viendrait à travailler plus de 600 heures, la cotisation de solidarité n’est plus valable à partir de la 601ème heure et l’employeur sera donc redevable des cotisations sociales normales (comme pour un employé normal).

L’étudiant peut consulter le nombre d’heures travaillées sur studentatwork.be. L’étudiant peut, via ce site, télécharger une attestation mentionnant les heures disponibles. Nous vous conseillons de demander ce document à l’avance à l’étudiant de façon à ce que vous soyez certain du nombre d’heures pendant lesquelles l’étudiant peut encore travailler chez vous et pour lesquelles vous pouvez bénéficier de la cotisation de solidarité avantageuse.

• L’étudiant peut seulement travailler durant les périodes pendant lesquelles il/elle n’est pas tenu d’être présent au sein de son établissement d’enseignement.
• L’employeur a fait, avant le début de contrat d’occupation étudiant, une déclaration Dimona spécifique pour les étudiants. Si vous souhaitez que votre Payroll Business Partner s’occupe de cette déclaration, prévenez-le donc au moins deux jours ouvrables avant le début de contrat.

Salaire et conditions de travail

Vous devez payer à votre étudiant au moins le salaire minimum fixé par le secteur (ou au niveau de l’entreprise si des règles plus avantageuses ont été convenues), comme le salaire qui est applicable pour vos autres travailleurs, à moins que le secteur prévoit lui-même une exception pour les étudiants. C’est par exemple le cas au sein de la CP 200 (commission paritaire auxiliaire pour les employés), dans laquelle des salaires minimums sont prévus pour les étudiants.

En général, les mêmes règles de droit social qui s’appliquent à un travailleur normal sont également d’application pour l’occupation des étudiants. Les étudiants doivent donc par exemple recevoir une copie du règlement de travail au moment de leur entrée en service.

Il y a néanmoins quelques exceptions à ce principe général. Par exemple, le contrat de travail étudiant contient une période d’essai de 3 jours, les étudiants peuvent travailler moins d’un tiers de la durée de travail hebdomadaire (pour une semaine de 38 heures, ceci signifie que les étudiants peuvent travailler moins de 13 heures par semaine) et dans la plupart des cas, il est interdit aux mineurs de travailler la nuit.

Preuve d’inscription

En tant qu’employeur vous devez pouvoir démontrer que la personne engagée est bien un étudiant. L’ONSS requiert donc que vous soyez en mesure de pouvoir présenter, à sa demande, une preuve d’inscription pour l’année scolaire ou académique en cours.

Pour ces raisons, nous vous conseillons fortement de demander à l’étudiant une copie de son inscription avant le début de son contrat de travail et de la conserver.

Que devez-vous faire en tant qu’employeur?

Avant l’entrée en service d’un étudiant :

• Demander la preuve d’inscription et l’attestation student@work
• Signer le contrat d’occupation étudiant
• Procéder à la déclaration Dimona à Informer Pro-Pay!

Au moment de l’entrée en service : transmettez à l’étudiant une copie du règlement de travail et demandez-lui de signer l’accusé de réception.

Force majeure médicale

Lorsqu’un travailleur est définitivement inapte au travail et ne peut plus exercer la fonction pour laquelle il/elle a été engagé(e), le contrat de travail peut être rompu pour force majeure médicale sans préavis ni indemnité. Depuis le 28 novembre 2022, il existe une nouvelle procédure de rupture du contrat de travail pour cause de force majeure médicale.

En résumé, la procédure de force majeure médicale peut être engagée après 9 mois d’incapacité de travail continue et à condition qu’il n’y ait pas de trajet de réintégration en cours avec le conseiller en prévention-médecin du travail.

A l’issue de la procédure pour force majeure médicale telle que constatée par le conseiller en prévention-médecin du travail, le contrat de travail ne pourra être rompu pour force majeure médicale que si le travailleur est effectivement dans l’incapacité définitive d’effectuer le travail convenu ET :

• Le travailleur n’a pas demandé à examiner les possibilités d’un autre travail / d’un travail adapté ;
• L’employeur ne peut proposer un autre travail / un travail adapté, ou lorsque le travailleur a refusé cette proposition.

Outplacement remplacé par le Fonds Retour au Travail

Lorsque la procédure pour force majeure médicale a pris fin, le contrat de travail doit encore être rompu par l’employeur, le travailleur ou de commun accord.

Lorsque l’employeur prenait l’initiative de mettre fin au contrat de travail, il était tenu d’effectuer une offre d’outplacement d’une valeur de 1.800 EUR au travailleur.

À partir du 1er avril 2024, cette obligation prend fin et sera remplacée par une contribution au Fonds ReaT (Fonds Retour au Travail).

À partir du 1er avril 2024, les employeurs qui invoquent la force majeure médicale doivent, dans un délai de 45 jours calendriers après la rupture du contrat de travail:

• Informer l’INAMI de la force majeure médicale. Cette notification peut se faire électroniquement (Pro-Pay peut effectuer cette déclaration électronique pour vous).

ET

• Verser une cotisation de 1.800 EUR au Fonds ReaT. L’INAMI demandera à l’employeur de payer cette contribution sur la base de la déclaration de force majeure médicale. Le non-respect de cette obligation est passible d’amendes administratives.

Le travailleur reçoit ensuite un voucher d’une valeur maximale de 1.800 EUR qu’il/elle peut utiliser pour trouver un nouvel emploi via un accompagnement et du coaching auprès d’un prestataire de services spécialisé.

Attention : cette obligation ne s’applique que lorsque la rupture du contrat de travail émane de l’employeur – et non lorsque le travailleur invoque la force majeure médicale ou lorsque les parties décident de mettre fin au contrat de travail de commun accord, pour cause de force majeure médicale.

Pour plus de renseignements à ce sujet, contactez votre gestionnaire de dossier.

Préparez-vous pour la soumission de la déclaration d’impôt sur le revenu des personnes physiques!

En tant que résident belge, domicilié et travaillant en Belgique, vous êtes tenu de déposer une déclaration fiscale d’impôt sur le revenu des personnes physiques.

Dans cette déclaration vous mentionnerez toutes vos données personnelles et vos revenus afin que les autorités fiscales belges puissent déterminer correctement vos impôts finaux.

La déclaration de revenus que vous devez déposer cette année est liée à l’année de revenus 2023. Les individus qui ont déménagé en Belgique au cours de l’année 2023 et sont donc devenus résidents fiscaux en 2023 doivent déposer leur déclaration de revenus en Belgique pour la première fois cette année.

Nous avons le plaisir de vous présenter ci-dessous un aperçu des délais applicables pour le dépôt de votre déclaration d’impôt sur le revenu des personnes physiques. Les délais diffèrent selon que des revenus spécifiques doivent être déclarés et selon le mode de dépôt (papier ou électronique). Contrairement à ce qui était en vigueur par le passé, la date limite de dépôt ne dépend plus de la personne qui dépose la déclaration (vous-même ou un conseiller fiscal).

Dépôt sur papier

Si c’est la première fois que vous déposez une déclaration fiscale en Belgique, l’administration fiscale belge vous enverra en principe un formulaire papier par courrier ordinaire au cours du mois de mai. Ce courrier est reconnaissable à sa grande enveloppe brune.

Si vous ne recevez pas spontanément cette lettre de l’administration fiscale belge, vous êtes tenu de demander le formulaire de votre propre initiative auprès de votre bureau de taxation local. Il est recommandé d’en faire la demande au début du mois de juin afin de disposer d’un délai suffisant pour déposer la déclaration d’impôt à temps.

La déclaration d’impôt sur le revenu des personnes physiques sur papier doit parvenir aux autorités fiscales belges au plus tard le 30 juin 2024.

Dépôt électronique

Il est également possible de déposer la déclaration d’impôt des personnes physiques par voie électronique via Tax-On-Web (MyMinFin). Si vous déposez la déclaration par voie électronique, la date limite de dépôt est fixée au 15 juillet 2024.

Vous pouvez facilement vous connecter via MyMinFin à l’aide de votre e-ID en utilisant l’application “itsme”.

Cas particuliers

Déclaration à l’impôt sur le revenu des personnes physiques avec des revenus spécifiques

Si votre déclaration d’impôt sur le revenu des personnes physiques contient des revenus spécifiques et que vous la déposez par voie électronique, un délai de dépôt prolongé jusqu’au 16 octobre 2024 s’applique.

La date limite de dépôt prolongée s’applique si vous vous trouvez dans l’une des situations suivantes:

– Votre déclaration contient des revenus indépendants ou des revenus professionnels étrangers
– Vous déclarez pour la première fois un ou plusieurs des éléments suivants dans votre déclaration :

• un bien étranger
• une pension alimentaire reçue d’une personne à l’étranger ou versée à une personne à l’étranger
• un prêt contracté à l’étranger
• une construction juridique
• et/ou l’application du régime spécial d’imposition pour les contribuables et chercheurs impatriés

Si vous êtes dans l’une des situations spécifiques ci-dessus mais que vous ne déclarez pas en ligne, la date limite de dépôt papier du 30 juin 2024 continuera à s’appliquer.

Proposition de déclaration simplifiée (PDS)

Il arrive régulièrement que les autorités fiscales belges envoient une proposition de déclaration simplifiée, basée sur les données dont elles disposent. Si vous recevez une telle proposition, vous ne devez en principe pas déposer de déclaration d’impôt.

Cependant, vous devez toutefois vérifier si la PDS est correcte et complète :

1) Si votre PDS est correcte et complète, vous ne devez rien faire.
2) Toutefois, si votre PDS est incorrecte et/ou incomplète, vous devez la corriger et/ou la compléter :

• Soit en ligne via MyMinFin: la date limite du 15 juillet 2024 s’applique
• Soit en utilisant le formulaire papier (dans le cas où vous avez reçu la PDS par courrier): la date limite du 30 juin 2024 s’applique

Tax-On-Web a été ouvert récemment, il est donc déjà possible de vérifier votre PDS via ce site!

Besoin d’aide!

N’hésitez pas à nous contacter à l’adresse électronique tax@propay.be si :

• Vous souhaitez recevoir plus d’informations sur les impôts sur le revenu des personnes physiques
• Vous souhaitez organiser une formation sur ce sujet pour votre personnel
• Vous souhaitez de l’aide pour la préparation et le dépôt de votre déclaration sur le revenu des personnes physiques.

Lorsqu’un travailleur utilise sa propre voiture pour effectuer des déplacements professionnels, son employeur a la possibilité lui rembourser le coût engendré par ce déplacement.

Il n’est pas nécessaire de démontrer avec exactitude ce coût. En effet, les autorités ont fixé un montant forfaitaire maximum par kilomètre parcouru, montant également accepté en tant que remboursement de frais propres à l’employeur (« indemnité kilométrique »). Cette indemnité kilométrique ne sera donc ni soumise aux cotisations sociales, ni aux impôts pour autant que le plafond maximal ne soit pas dépassé.

Le nouveau montant qui est d’application à partir du 1er avril 2024 au 30 juin 2024 est de 0,4265 EUR par kilomètre.

Pour rappel : le montant applicable du 1er janvier 2024 jusqu’au 31 mars 2024 s’élevait à 0,4269 EUR par kilomètre. Il y a donc une réduction en comparaison avec le montant précédent.

Cependant, il est également possible d’opter pour l’indexation annuelle de l’indemnité kilométrique. Il est désormais possible de choisir entre l’indexation trimestrielle et l’indexation annuelle, qui s’élève à 0,4280 EUR par kilomètre pour la période à partir du 1er juillet 2023 jusqu’au 30 juin 2024. Dans ce dernier cas, l’employeur doit donc maintenir le même montant pendant toute la période.

Nous rappelons que le nombre de kilomètres par an ne doit pas être anormalement élevé (maximum de 24.000 kilomètres par an). En cas de dépassement, un justificatif sera requis.

Ce montant indexé annuel et trimestriel correspond au maximum autorisé, mais rien n’empêche les employeurs d’accorder un montant inférieur sans avoir à le justifier. Un montant plus élevé est également envisageable mais dans ce cas, la charge de la preuve incombe aux employeurs et aux travailleurs. Ils devront donc être capables de démontrer que l’indemnité correspond avec le coût réel engendré par les déplacements.

Dans nos newsletters du 8 décembre 2022 et du 3 janvier 2024, nous vous informions déjà des nouvelles règles concernant le droit à la formation introduites dans le cadre du Deal pour l’emploi. Dans cette newsletter, nous allons revoir les principaux principes et vous rappeler les délais à venir pour ce trimestre.

Droit individuel à la formation et compte individuel de formation

De quoi s’agit-il?

Depuis le Deal pour l’emploi, les travailleurs ont un droit individuel à la formation. Le nombre de jours de formation individuels auxquels un travailleur a droit chaque année dépend de la taille de l’entreprise:

• Dans les entreprises occupant moins de 10 travailleurs, il n’y a pas de droit individuel à la formation.
• Les travailleurs à temps plein au sein des entreprises occupant entre 10 et 19 travailleurs ont droit à au moins 1 jour de formation par an.
• Dans les entreprises comptant 20 travailleurs ou plus, les travailleurs ont en principe droit à 5 jours individuels de formation par an, introduits selon le système en cascade suivant :
• Une convention collective de travail sectorielle rendue obligatoire (« C.C.T»), prévoyant entre autres, le nombre de jours de formation auxquels les travailleurs ont droit ainsi que le cadre pour la mise en œuvre pratique du droit à la formation.
• En l’absence d’une telle C.C.T sectorielle, un compte formation individuel. Ce formulaire contient le crédit de formation auquel le travailleur a droit et est conservé dans le dossier personnel du travailleur. Chaque fois qu’un travailleur participe à une formation, ce compte individuel de formation devra être mis à jour avec le nombre de jours de formation suivis.
• En l’absence d’une telle C.C.T sectorielle et d’un compte formation individuel, le travailleur à temps plein dispose d’un droit individuel à la formation de 5 jours de formation par an.

Le nombre de jours de formation des travailleurs à temps partiel et des travailleurs ayant rejoint l’entreprise au cours de l’année civile est déterminé en fonction de leur régime de travail et du nombre de mois entamés au cours desquels ils ont travaillé durant cette année civile.

Veuillez noter : vérifiez si des règles différentes en matière de formation ont été prévues au sein de votre secteur! Les secteurs sont libres d’adopter leurs propres mesures relatives à la formation pour les entreprises comptant moins de 10 et 20 travailleurs. De plus, une trajectoire de croissance ou un nombre inférieur de jours de formation peut également être prévu au niveau sectoriel pour les entreprises comptant 20 travailleurs ou plus.

Vous trouverez plus d’informations sur le droit individuel à la formation dans notre newsletter du 8 décembre 2022.

Plan de formation annuel

De quoi s’agit-il?

Les entreprises de 20 travailleurs ou plus doivent élaborer un plan de formation annuel avant le 31 mars. Votre Conseil d’entreprise, ou à défaut votre délégation syndicale, ou à défaut vos travailleurs, doit/doivent recevoir le projet le 15 mars au plus tard. Le plan de formation comprend un aperçu de toutes les formations, ainsi que du groupe cible de travailleurs pour lesquels les formations sont destinées. Le plan de formation doit au moins :

• Inclure les formations formelles et informelles ;
• Expliquer comment le plan de formation contribue aux investissements dans la formation.

Veuillez noter : Les secteurs peuvent définir les conditions minimales qu’un plan de formation doit remplir dans le cadre d’une CCT rendue obligatoire et/ou fournir un modèle.

Conservation

Le plan de formation doit être conservé au sein de l’entreprise.

De plus, la loi prévoit qu’une copie du plan de formation doit être transmise électroniquement au « fonctionnaire désigné par le Roi » dans le mois suivant l’entrée en vigueur du plan. Actuellement, il n’a pas encore été déterminé quel fonctionnaire sera compétent à cet effet. Par conséquent, le plan de formation doit être conservé uniquement au sein de l’entreprise jusqu’à ce que le fonctionnaire compétent soit connu.

Pour plus d’informations sur le plan de formation annuel, vous pouvez également consulter notre newsletter du 8 décembre 2022.

Federal Learning Account

De quoi s’agit-il?

Comme indiqué dans notre newsletter du 3 janvier 2024, le Federal Learning Account (“FLA”) est une application web numérique conçue pour faciliter l’exercice, la gestion et l’enregistrement du droit individuel à la formation ainsi que des droits sectoriels à la formation.

L’application sera développée et gérée par Sigedis et sera disponible pour les travailleurs sur mycareer.be.

Entrée en vigueur

La Loi relative à la création et la gestion du FLA prévoit que le FLA entrera en vigueur le 1er avril 2024. Actuellement, l’outil n’est pas encore disponible. Il n’est donc pas déterminé avec certitude comment les données nécessaires devront être saisies. Le lancement de la version officielle de l’outil pourrait être donc postposé.

De plus, la loi dispose que dans les six mois après l’entrée en vigueur de la loi, les employeurs devront se conformer à l’obligation d’inscription des données des travailleurs actuellement occupés et de la formation de ces travailleurs. Actuellement, aucune sanction n’est prévue par la loi en cas de non-respect de ces obligations d’inscription, mais cela pourrait changer à l’avenir.

Compte tenu de ce qui précède, nous ne nous attendons pas à ce qu’une action puisse ou doive être entreprise en avril. Nous vous tiendrons informés de tout développement ultérieur.

Si vous avez des questions sur l’un des points mentionnés ci-dessus, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse legal@pro-pay.be.

Les tarifs des trains (NMBS/SNCB) ont augmentés depuis le 1er février 2024. Dans cette newsletter, nous vous exposons les conséquences de cette augmentation pour vous en tant qu’employeur.

Tout d’abord, nous vous rappelons brièvement les règles générales qui déterminent si vous devez, en tant qu’employeur, intervenir dans les frais liés au déplacement domicile-travail de vos travailleurs :

1) Pour les travailleurs qui viennent au travail en transports en commun, l’employeur est tenu d’intervenir à partir du 1er kilomètre. Pour tous les employeurs, une intervention minimum a été fixée au niveau du Conseil National du Travail (CNT). Au sein du CNT, une convention collective de travail a été conclue. Celle-ci prévoit une intervention de l’employeur sur base de montants forfaitaires. Ces montants sont restés identiques depuis le 1er juillet 2019.

2) Pour les travailleurs qui viennent travailler à vélo, l’employeur est tenu de verser une indemnité vélo. Depuis le 1er mai 2023, les employeurs relevant d’un secteur n’ayant pas conclu de convention collective de travail à cet effet, ou les employeurs n’ayant pas conclu de convention collective d’entreprise, doivent accorder une indemnité vélo imposée par le Conseil national du travail (CNT), dont le montant de base indexé s’élève actuellement à 0,28 EUR par kilomètre. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet dans cette newsletter.

L’indemnité vélo est exonérée de cotisations sociales et d’impôts jusqu’à un certain montant. Depuis le 1er janvier 2024, le montant maximal exonéré est de 0,35 EUR par kilomètre. De plus, à partir de cette date, un plafond annuel de 2.500 EUR a été instauré. Ce plafond devrait prochainement être porté à 3.500 EUR. La partie de l’indemnité vélo annuelle dépassant ce plafond sera soumise à des cotisations sociales et à du précompte professionnel.

3) Pour les travailleurs qui se rendent au travail avec leur propre moyen de transport (par ex. en voiture), il y a lieu de vérifier si une intervention est prévue au niveau sectoriel.

Comme vous pourrez le lire ci-dessous, tous les employeurs ne sont pas automatiquement impactés par les augmentations des prix sociétés de transports en commun.

Train

La SNCB a augmenté le prix des abonnements de 5,9% à compter du 1er février 2024. La question de savoir si vous contribuez à cette augmentation en tant qu’employeur dépend de la commission paritaire (secteur) à laquelle votre entreprise appartient, ainsi que des conventions collectives qui ont été conclues au sein de cette commission paritaire.

• Votre secteur ne prévoit rien concernant l’intervention dans le trajet domicile-travail ou fait référence au régime minimum général élaboré par le CNT –> votre intervention dans les frais n’augmente pas, dans la mesure où ces montants forfaitaires demeurent inchangés.
• Votre secteur prévoit que l’intervention de l’employeur est équivalente à un pourcentage des tarifs réels de la carte train –> votre intervention augmentera.
• Vous utilisez le système de tiers-payant par lequel, en tant qu’employeur, vous payez 80% du prix réel de l’abonnement de train à la société de train et les autorités paient les 20% restants –> votre intervention augmentera.

Métro, tram, bus, navette fluviale

Votre travailleur vient au travail en métro, tram, bus ou navette fluviale ? Vérifiez d’abord si une intervention est prévue dans votre secteur pour ce remboursement.

Si votre secteur ne prévoit rien, les augmentations des prix auront alors un impact sur votre intervention dans le trajet domicile-lieu de travail et cela dépendra de la réglementation applicable :

1) Le prix du titre de transport dépend-il de la distance parcourue ? Dans ce cas, l’intervention de l’employeur est calculée sur la base du prix de la carte de train, sans pour autant excéder 75% du prix réel du transport.

2) Le prix du titre de transport est indépendant de la distance parcourue ? L’intervention de l’employeur s’élève à 71,8 % du prix réel du transport sans pouvoir excéder le montant de l’intervention pour l’utilisation d’une carte de train pour une distance de 7 km.

Transport privé

Votre travailleur se rend au travail avec sa voiture privée ou à pied ?

Une intervention obligatoire pour l’utilisation de moyen transport privé n’est pas prévue par le CNT. Il s’agit de la raison pour laquelle l’intervention de l’employeur pour le transport privé est souvent déterminée au niveau sectoriel ou au niveau de l’entreprise. Si votre secteur fait référence aux montants forfaitaires pour le transport en train, alors votre intervention en tant qu’employeur n’augmentera pas. Certains secteurs se réfèrent cependant au pourcentage du prix réel de la carte train. Dans ce cas, l’intervention de l’employeur pour le trajet domicile-lieu de travail fera l’objet d’une augmentation.

Si votre travailleur vient travailler à vélo, les augmentations de tarifs de la SNCB n’auront pas d’impact sur votre intervention pour les trajets domicile-lieu de travail.

Transports en commun combinés

Votre travailleur combine le train avec un ou plusieurs autres transports en commun ? Vérifiez d’abord ce qui est prévu au sein votre secteur.

Si rien n’est prévu et qu’une seule preuve de transport vous est remise pour l’ensemble de la distance, l’intervention de l’employeur doit alors être calculée sur base des montants forfaitaires fixés pour les transports organisés en train. Si plusieurs preuves de transports vous sont remises, il faut alors calculer l’intervention de l’employeur pour chaque moyen de transport séparément. Ces interventions doivent ensuite être additionnées.

Point d’action

Si votre intervention dans les frais liés au déplacement domicile-travail de vos travailleurs augmente, nous calculerons automatiquement l’intervention correcte pour vous. Y-a-t-il des changements concernant la manière dont votre travailleur se rend au travail ? N’oubliez pas de prévenir votre Payroll Business Partner à temps !

À partir de 2024, la procédure de déduction de l’attestation de vacances sera modifiée. La déduction du simple pécule de vacance sera désormais traitée en 2 phases.

1. Contexte de la législation belge sur les vacances et déduction du pécule de vacances

Selon la législation belge relative aux vacances, un employé acquiert des droits de vacances en fonction de ses prestations de travail au cours de l’année calendrier précédente. L’année calendrier pendant laquelle l’employé prend ses vacances est appelée année de vacances. L’année calendrier précédente, pendant laquelle le droit est acquis, est appelée exercice de vacances. Ces droits de vacances comprennent un droit à des congés payés (“simple pécule de vacances”) et le pécule de vacances supplémentaire (“double pécule de vacances”).

Par exemple, sur base de son occupation en 2023, un employé acquerra un droit aux vacances pour l’année calendrier 2024.

2. Fonctionnement jusqu’à l’année de vacances 2023

En raison du principe qui précède, lorsqu’un employé change d’employeur, il recevra un “pécule de vacances de sortie” de son ancien employeur.

Ce pécule de vacances de sortie comprend un paiement “anticipé” des vacances proméritées mais non encore prises ainsi que le double pécule de vacances acquis. Cela peut concerner l’année de vacances en cours ainsi que l’année de vacances suivante.

L’ancien employeur fournit à l’employé une attestation de vacances, détaillant les montants du pécule de vacances de sortie. L’employé remet ensuite cette attestation de vacances à son nouvel employeur. Le nouvel employeur accorde à l’employé des congés payés et un double pécule de vacances mais déduit également le pécule de vacances de sortie versé par l’ancien employeur.

Jusqu’à présent, cette déduction était effectuée en une seule fois, généralement au mois de mai ou de juin. Cela se traduisait souvent par un salaire net très bas pour l’employé lors du mois de déduction, ce qui était préjudiciable à l’employé et, dans certains cas, contraire à la loi du 12 avril 1965 concernant la protection de la rémunération.

3. Nouvelle procédure à partir de 2024

Seule la procédure de déduction du simple pécule de vacances changera.

La méthode de déduction du double pécule de vacances ne changera pas. Le calcul et la déduction du double pécule de vacances se feront toujours en une seule fois dans le mois où l’employé prend ses vacances principales (en pratique, cela se fait généralement en mai ou juin).

Ce changement n’affecte que les employés. Il n’y a pas de changement pour le paiement des vacances des ouvriers car ils reçoivent leur pécule de vacances directement de la Caisse de vacances compétent.

Pour un travailleur passant du statut d’ouvrier à celui d’employé, les nouvelles règles seront également applicables.

À partir de 2024, la déduction de l’attestation de vacances sera traitée en 2 phases.

Première phase : à chaque fois qu’un employé prend des vacances

Chaque fois qu’un employé prend des vacances auprès de son nouvel employeur, mais acquises chez son ancien employeur, l’employé recevra son salaire mensuel normal mais avec une déduction de 90 % du salaire fixe pour les vacances prises pendant le mois en question. En d’autres termes, l’employé ne recevra que 10 % de son salaire fixe pour les vacances prises ce mois-là.

Deuxième phase : décembre (ou lors de la rupture du contrat de travail)

En décembre (ou au moment du départ si l’employé quitte l’employeur en cours d’année), la régularisation finale du simple pécule de vacances sera effectué. Cette régularisation finale prendra en compte les montants du simple pécule de vacances de l’attestation de vacances mais tiendra également compte des montants déjà déduits au cours de l’année lors de laquelle l’employé a pris des vacances (c’est-à-dire une déduction de 90 %).

Le résultat de la régularisation final peut être soit un remboursement ou une déduction.

Auparavant, la déduction des montants de l’attestation de vacances était limitée au niveau du salaire actuel auprès du nouvel employeur. Cette règle est maintenue dans la nouvelle réglementation.

4. Illustration de la nouvelle procédure

Un employé travaille à temps plein chez l’employeur A du 1er janvier au 31 décembre 2023. Le 1er janvier 2024, il commence à travailler à temps plein chez l’employeur B.

Employeur A

Au cours de l’année 2023, l’employé a gagné un salaire brut annuel total de 57.200 €. Lorsqu’il a quitté l’entreprise, il a reçu le pécule de vacances de sortie suivant de l’employeur A :

• Simple pécule de vacances : 4.387,24 € (= 57.200,00 € x 7,67 %)
• Double pécule de vacances : 3.889,60 € (= 57.200,00 € x 6,8 %)
• Double pécule de vacances supplémentaire : 497,64 € (= 57.200,00 € x 0,87 %)

L’attestation de vacances reprend les montants ci-dessus et est remise à l’employé qui fournit ce document à son nouvel employeur.

Employeur B

L’employé a droit à 20 jours de vacances légales en 2024 auprès de l’employeur B sur la base de son occupation en 2023 auprès de l’employeur A.

Le salaire mensuel fixe de l’employé chez l’employeur B est de 4.800,00 €

L’employé prend les jours de vacances suivant en 2024 :

• 4 jours de vacances en mars
• 10 jours de vacances en août
• 6 jours de vacances en novembre

Première phase:

• Mars: 4 jours de vacances pris (21 jours ouvrables en mars)

L’employé percevra son salaire mensuel fixe de 4 800,00 €, mais avec une déduction de 822,86 € (= 4.800,00 € / 21 jours x 4 jours de vacances x 90 %)

• Août: 10 jours de vacances pris (22 jours ouvrables en août)

L’employé recevra son salaire mensuel fixe de 4 800,00 €, mais avec une déduction de 1.963,64 € (= 4 800,00 € / 22 jours x 10 jours de vacances x 90 %)

• Novembre: 6 jours de vacances pris (21 jours ouvrables en novembre)

L’employé recevra son salaire mensuel fixe de 4.800,00 €, mais avec une déduction de 1.234,29 € (= 4.800,00 € / 21 jours x 6 jours de vacances x 90 %)

Deuxième phase:

En décembre, l’employé recevra son salaire mensuel fixe de 4.800,00 €

Le simple pécule de vacances s’élève selon l’attestation de vacances à 4.387,24 €.

Au cours de l’année, 4.020,79 € ont déjà été déduits (822,86 € en mars, 1.963,64 € en août, 1.234,29 € en novembre).

Régularisation finale : le montant restant de 366,45 € (= 4.387,24 € moins 4.020,79 €) doit encore être déduit en décembre 2024.

5. Informer l’employé

La nouvelle législation prévoit que l’employé doit être clairement informé sur le pécule de vacances de sortie et la manière dont il sera déduit auprès de son nouvel employeur:

• Les nouvelles règles doivent être mentionnées clairement sur l’attestation de vacances;
• À la demande de l’employé, l’employeur doit lui fournir un aperçu clair du calcul de la régularisation finale;
• Via le fiche de paie mensuelle de décembre (ou du mois de départ), l’employeur doit informer l’employé du remboursement ou de la déduction effectué.

Les mentions nécessaires seront ajoutées à l’attestation de vacances et à la fiche de paie mensuelle (si nécessaire).

Points d’action

Pour nous permettre d’appliquer la nouvelle législation, nous avons besoin des attestations de vacances de l’ancien employeur pour les employés étant rentrés en service en 2023 et 2024. Votre gestionnaire de paie vous contactera pour les attestations de vacances manquantes pour les employés étant entrés en service en 2023 et 2024.

À l’avenir, lorsque qu’un nouvel employé entre en service, veuillez nous fournir une attestation de vacances dès le début de son occupation.

Dans notre newsletter datée du 26 avril 2022, nous vous informions des changements apportés au budget mobilité. Dans l’intervalle, d’autres modifications sont intervenues, que nous tenons à expliquer dans la présente newsletter.

Qu’est-ce que le budget mobilité : rappel ?

Le budget de mobilité est la possibilité offerte par l’employeur au travailleur d’échanger sa voiture de société ou son droit à une voiture de société contre un budget. Le travailleur est libre de dépenser ce budget dans 3 piliers, en tenant compte des offres proposées par l’employeur dans ces piliers.

Qu’est-ce qui change ?

1. Calcul du budget

Le principe du budget de mobilité consiste à échanger la voiture de société de tu travailleur ou le droit à une voiture de société contre un budget annuel, correspondant au coût annuel réel pour l’employeur de cette voiture de société (Total Cost of Ownership, “TCO”).

Jusqu’il y a peu, aucune disposition légale n’avait été adoptée pour déterminer le TCO. Cette situation a évolué à la suite de la publication d’un nouvel arrêté royal définissant les modalités de calcul du TCO.

À partir du 1er janvier 2024, les employeurs peuvent choisir entre deux méthodes de calcul :

• Sur la base des coûts réels. L’arrêté royal donne un aperçu des coûts que l’employeur peut inclure dans le calcul de ce coût annuel sur la base des coûts réels.
• Sur une base forfaitaire. Il existe ici deux options : une formule pour la voiture en leasing basée sur les coûts de leasing et une autre pour la voiture achetée par l’employeur basée sur la valeur catalogue.

L’employeur qui opte pour l’une de ces méthodes doit attendre 3 ans avant de pouvoir changer de méthode. Attention : si l’employeur opte pour une autre méthode, elle ne s’appliquera qu’aux travailleurs entrant dans le système à partir de cette date. Les accords existants restent valables dans le système existant. La méthode choisie doit être appliquée à tous les travailleurs de l’entreprise.

Comme auparavant, il est toujours possible d’utiliser une voiture de référence applicable à la catégorie de fonction à laquelle appartient le travailleur.

Cette clarification du calcul du TCO s’applique à la fois au calcul du budget disponible et, d’autre part, aux coûts de la voiture dans le 1erpilier. Un employeur pourrait ainsi opter pour 2 formules différentes : par exemple, la valeur forfaitaire pour le budget de mobilité et les coûts réels pour la voiture dans le 1er pilier.

2. Montant total sur le compte virtuel du travailleur

À partir du 1er janvier 2024, l’employeur met virtuellement à la disposition du travailleur l’intégralité du budget mobilité sur un compte mobilité, et ne déduit plus au préalable le montant du premier pilier (voiture respectueuse de l’environnement).

3. Autres changements

En plus du changement de calcul du TCO mentionné, plusieurs changements mineurs ont été apportés au budget mobilité.

Ci-dessous, nous les expliquons succinctement :

Le 2e pilier permet l’utilisation de différents moyens de transport durables. L’ensemble de ce pilier peut désormais être utilisé dans l’Espace économique européen (EEE). Dans l’EEE, il est non seulement possible d’utiliser les transports publics, mais aussi les taxis, les voitures de location, etc.

À partir du 1er janvier 2024, le seuil minimum de 3 000 EUR et le seuil maximum de 16 000 EUR seront indexés annuellement. En 2024, il s’agit respectivement de 3 055 EUR et 16 293 EUR.

Il était déjà possible d’inclure des frais de gestion dans le budget de mobilité. Cela ne change pas, mais alors qu’ils étaient précédemment inclus dans le 1er pilier, à partir du 1er janvier 2024, ils feront partie du 2e pilier. Par conséquent, ils bénéficieront désormais d’une exonération totale.

Point d’action: Dans le cadre d’une volonté de flexibilité des travailleurs, ainsi que d’une politique de mobilité plus respectueuse de l’environnement, le budget mobilité peut être une solution intéressante pour vous. N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations.