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Les travailleurs qui utilisent leur voiture personnelle pour effectuer des déplacements professionnels, peuvent obtenir de leurs employeurs, le remboursement des frais engendrés par ce déplacement. Par ailleurs, les travailleurs auxquels une voiture de société électrique est mise à disposition par leur employeur peuvent, sous certaines conditions, bénéficier d’un remboursement des frais d’électricité « rechargée » à domicile. Les deux types d’indemnités sont adaptés trimestriellement.

1. Indemnité kilométrique pour la voiture personnelle du travailleur

Les autorités ont fixé un montant forfaitaire maximum par kilomètre parcouru, accepté comme remboursement de frais propres à l’employeur (« indemnité kilométrique »). Cette indemnité kilométrique ne sera donc ni soumise aux cotisations sociales, ni aux impôts pour autant que le nombre de kilomètres parcourus par an ne soit pas anormalement élevé (maximum 24 000 km par an). En cas de dépassement du nombre maximum de kilomètres/an parcourus, une justification doit être fournie.

Le nouveau montant maximum d’application à partir du 1er octobre 2026 au 31 décembre 2026 est de 0,4452 EUR par kilomètre. Ce montant est supérieur au montant précédent (0,4440 EUR).

Alternativement, il est possible d’opter pour l’indexation annuelle de l’indemnité kilométrique. Un employeur peut donc choisir entre les montants indexés trimestriellement ou le montant indexé annuellement, qui s’élève à 0,4761 EUR pour la période du 1er juillet 2026 au 30 juin 2027 inclus. Dans ce dernier cas, l’employeur doit donc maintenir le même montant pendant toute la période.

Les montants indexés trimestriels et annuels correspondent au maximum autorisé. Les employeurs peuvent accorder un montant inférieur sans avoir à le justifier. Un montant plus élevé est également envisageable, mais dans ce cas, les employeurs et les travailleurs devront être en mesure de démontrer que l’indemnité correspond aux frais réels générés par les déplacements.

2. Remboursement des frais d’électricité des voitures de société

L’électricité « rechargée » depuis le domicile via une borne intelligente peut être remboursée au travailleur sans cotisations sociales ni impôts. Le remboursement doit en principe se baser sur le tarif CREG trimestriel applicable dans la région où réside le travailleur.

Pour la période du 1er octobre 2026 au 31 décembre 2026, les tarifs sont les suivants :

• Région flamande : 32,25 centimes d’euro/kWh
• Région de Bruxelles-Capitale : 36,88 centimes d’euro/kWh
• Région wallonne : 37,79 centimes d’euro/kWh

L’employeur peut également choisir de rembourser l’électricité « rechargée » à domicile sans tenir compte du lieu de résidence des travailleurs. Dans ce cas, le tarif maximal par kWh correspond au tarif le plus bas applicable dans l’une des régions pour le trimestre concerné (en l’occurrence, la Région flamande pour ce trimestre). Ce choix vaut pour toute l’année civile.

Les frais qu’un travailleur engage lorsqu’il se déplace pour des raisons professionnelles en Belgique peuvent, sous certaines conditions, être remboursés par l’employeur sur une base forfaitaire. À compter du 1er septembre 2026, les montants forfaitaires admis par l’administration fiscale pour les déplacements professionnels nationaux ont été augmentés.

Indemnité forfaitaire journalière

À partir du 1er septembre 2026, l’indemnité forfaitaire journalière fiscalement admise pour les déplacements professionnels en Belgique passe de 21,64 EUR à 22,08 EUR.

Afin que cette indemnité puisse bénéficier d’une exonération d’impôt, les conditions suivantes doivent être remplies :

• Le déplacement professionnel doit avoir une durée minimale de six heures ;
• Les frais de repas du travailleur ne peuvent être ni remboursés ni pris en charge, directement ou indirectement, par l’employeur ou par un tiers.

Indemnité forfaitaire mensuelle

Les travailleurs effectuant régulièrement des déplacements professionnels et exerçant leurs fonctions en dehors des locaux de l’employeur peuvent bénéficier d’une indemnité forfaitaire mensuelle.

Le montant de cette indemnité est plafonné à 16 fois l’indemnité forfaitaire journalière, soit un maximum de 353,28 EUR (16 × 22,08 EUR) pour un travailleur occupé à temps plein. Lorsque le nombre de jours de déplacement professionnel au cours du mois est inférieur à 16, l’indemnité doit être réduite proportionnellement. Elle ne peut, en aucun cas, dépasser le nombre de jours de déplacement effectivement prestés multiplié par l’indemnité journalière applicable.

Contrairement à l’indemnité journalière forfaitaire, il n’est pas requis que chaque déplacement professionnel ait une durée minimale de six heures. En revanche, aucun remboursement distinct des frais de repas ne peut être accordé.

Point d’attention : lorsque des chèques-repas sont octroyés, la contribution patronale au chèque-repas doit être déduite de l’indemnité forfaitaire journalière ou mensuelle pour chaque jour au cours duquel un chèque-repas est attribué.

Point d’attention : Il convient de noter que le montant forfaitaire actuellement accepté sur le plan de la sécurité sociale demeure fixé à 19 EUR par jour. Dès lors, afin de pouvoir octroyer une indemnité forfaitaire exonérée à la fois de cotisations de sécurité sociale et d’impôt, il est recommandé de limiter l’indemnité journalière à un maximum de 19 EUR par jour.

Indemnité forfaitaire complémentaire pour frais de logement

À compter du 1er septembre 2026, le montant de l’indemnité forfaitaire complémentaire destinée à couvrir les frais de logement passe de 162,35 EUR à 165,60 EUR par nuitée.

Cette indemnité peut être octroyée aux travailleurs (ainsi qu’aux dirigeants d’entreprise) qui, dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions, sont contraints de séjourner hors de leur lieu de résidence en Belgique.

Afin de bénéficier de l’exonération fiscale, les frais de logement ne peuvent être ni remboursés directement par l’employeur ou par un tiers, ni faire l’objet d’une quelconque autre intervention couvrant ces dépenses.

Des questions ?

Pour toute question relative à ces indemnités ou à leur mise en œuvre au sein de votre organisation, n’hésitez pas à contacter notre équipe à l’adresse tax@pro-pay.be.

Vous souhaitez explorer davantage de possibilités d’optimisation de la rémunération sur le plan fiscal? Nous vous invitons à participer à notre webinaire consacré à l’optimisation salariale, qui se tiendra le 15 octobre 2026 au cours duquel nous aborderons différentes stratégies de rémunération et les avantages pour les employeurs et les travailleurs.

L’année scolaire redémarre. C’est le moment idéal pour faire le point sur les principes régionaux applicables en matière de congé-éducation.

De quoi s’agit-il ?

Le congé-éducation payé permet au travailleur de suivre une formation reconnue et de pouvoir, dans ce cadre, s’absenter du travail pendant un certain temps tout en conservant sa rémunération. Toutes les formations n’ouvrent pas le droit au congé-éducation. En revanche, la formation ne doit pas nécessairement être liée à la fonction exercée par le travailleur auprès de son employeur.

En Flandre, ce congé a été rebaptisé « congé de formation flamand » (Vlaams opleidingsverlof). Pour déterminer la région compétente pour ce type de congé, il y a lieu de vérifier le lieu de l’unité d’établissement à partir duquel le travailleur est occupé et ce tel qu’indiqué dans la déclaration DmfA à l’ONSS. Le domicile du travailleur ou le lieu où il/elle suit sa formation ne constitue donc pas un élément déterminant pour le droit au congé-éducation payé ou au congé de formation flamand.

! Le congé de formation flamand a fait l’objet d’une réforme approfondie pour l’année scolaire 2026-2027, entraînant de nombreuses modifications importantes par rapport à l’année scolaire 2025-2026. Pour plus d’informations à ce sujet, nous renvoyons à notre newsletter du 24 août 2026.

Dans cette newsletter, nous expliquons le système ainsi que les différences régionales et présentons les principales nouveautés pour l’année scolaire 2026-2027. Nous limitons notre analyse aux trois régions principales : la Flandre, Bruxelles et la Wallonie.

Quels sont les travailleurs éligibles ?

Tout travailleur ressortant du secteur privé et qui travaille à temps plein peut prétendre au congé éducation. Certains travailleurs à temps partiel y ont également droit.

En Flandre, les travailleurs doivent, depuis cette année scolaire, être au moins occupés à 50% pour pouvoir avoir droit au congé de formation flamand.

Les formations concernées sont-elles toutes éligibles ?

Non. Seules les formations reconnues entrent en ligne de compte. Toutefois, les conditions d’agrément peuvent varier selon la région concernée.

Vous pouvez, via les liens suivants, vérifier si une formation est reconnue dans la région où votre travailleur est occupé:

• Flandre : https://www.vlaanderen.be/opleidingsdatabank
• Bruxelles : https://economie-emploi.brussels/conge-education-formation
• Wallonie : https://emploi.wallonie.be/home/formation/conge-education-paye.html

En principe, la formation doit représenter au moins 3 crédits ou comporter au minimum 32 heures de cours.

En Flandre le travailleur ne peut, depuis cette année scolaire, additionner que différents modules d’une même formation, qui n’atteint pas les 32 heures, afin de satisfaire à cette condition minimale.

À partir de septembre 2026, de nombreuses formations disparaissent de la base de données des formations flamande. Il est donc important de consulter systématiquement cette base de données afin de vérifier si une formation ouvre (encore) le droit au congé de formation. Une condition supplémentaire est également introduite pour les formations organisées en interne par l’entreprise : un avis favorable préalable des autorités flamandes est désormais requis. Pour plus d’informations à ce sujet, nous vous renvoyons à notre newsletter du 24 août 2026.

L’employeur peut-il refuser la demande ?

Non. Le congé-éducation payé constitue un droit dans le chef du travailleur et l’employeur ne peut donc pas refuser la demande. La planification des absences doit toutefois être organisée en concertation avec l’employeur.

Combien d’heures de congé le travailleur peut-il demander ?

Cela dépend de la formation suivie par le travailleur.

Des plafonds ont été fixés en fonction du type de formation et qui varient selon la région.

À Bruxelles, le nombre maximal d’heures de congé-éducation dépend du type de formation. Dans certains cas, le travailleur peut même bénéficier d’un plafond majoré. Par exemple, une formation linguistique ouvre droit à un maximum de 80 heures de congé-éducation par année scolaire. Cette limite peut être portée à 130 heures lorsque le travailleur choisit par exemple d’apprendre l’une des langues nationales ou la langue des signes.

En Wallonie, le nombre maximal d’heures de congé-éducation payé varie entre 80 et 120 heures par année scolaire, selon le type de formation. Pour les formations préparant à un métier en pénurie, les formations de l’enseignement secondaire et certaines formations de base reconnues par la Commission, le plafond annuel est porté à 180 heures.

En Flandre, le nombre maximal d’heures de congé de formation est fixé à 125 heures par année scolaire. Il existe également un droit d’initiative commun, en vertu duquel le travailleur peut bénéficier d’un double plafond personnel de 250 heures par année scolaire, lorsqu’il suit à la fois une formation proposée par l’employeur et une formation suivie à son initiative personnelle. Depuis le 1er septembre 2026, ce droit d’initiative commun est désormais établi dans la législation.

Comment le travailleur peut-il demander ce congé ?

Pour les formations organisées par année scolaire, le travailleur doit remettre à son employeur une preuve d’inscription au plus tard le 31 octobre afin de demander le congé-éducation payé. En cas de changement d’employeur ou d’inscription à une formation en cours d’année, cette attestation doit être transmise endéans les 15 jours qui suivent l’inscription ou le changement d’employeur.

Dans le cadre du congé de formation flamand (Vlaams opleidingsverlof), le travailleur doit fournir à son employeur l’attestation d’inscription endéans les 2,5 mois qui suivent le début de la formation. En cas de changement d’employeur, ce délai de 2,5 mois commence à courir à partir de l’entrée en fonction auprès du nouvel employeur.

Lorsque le travailleur suit une formation à Bruxelles ou en Wallonie, il/elle doit remettre à son employeur chaque trimestre, une attestation démontrant qu’il suit les cours avec assiduité. En Flandre, le travailleur ne doit plus fournir d’attestation d’assiduité à son employeur. C’est l’établissement de formation qui enregistre en ligne la présence du travailleur. Si celui-ci ne suit pas les cours avec suffisamment d’assiduité et a bénéficié de plus d’heures de congé que celles auxquelles il avait droit, il recevra alors moins d’heures de congé de formation lors d’une prochaine formation.

À partir du 1er septembre 2026, la règle selon laquelle l’employeur ne percevait aucun remboursement lorsque le travailleur n’était pas suffisamment présent aux cours disparaît. Le remboursement dans le cadre du VOV sera désormais calculé sur base de la présence effective.

Quand ce congé doit-il être pris ?

En Wallonie et à Bruxelles, le travailleur doit prendre ce congé entre le début et la fin de l’année scolaire.

En Flandre, le travailleur dispose d’une plus grande flexibilité : les jours d’absence peuvent être pris à partir de la veille du début de la formation et jusqu’à deux jours après la date de fin de celle-ci ou après le dernier examen.

Qui finance ce congé ?

Le travailleur qui s’absente afin de suivre une formation continue de percevoir sa rémunération, versée par l’employeur. Celui-dernier peut toutefois plafonner cette rémunération à 3.864 EUR brut par mois (montant applicable pour l’année scolaire 2026-2027) pour les travailleurs à temps plein. Ce plafond est indexé chaque année en septembre.

L’employeur peut ensuite se voir rembourser d’ une partie de cette rémunération auprès des autorités régionales compétentes, en fonction de la région où le travailleur est employé :

• Bruxelles : 22,07 EUR par heure d’absence à titre de congé-éducation payé.
• Wallonie : 21,30 EUR par heure d’absence à titre de congé-éducation payé.
• Flandre : 24,50 EUR par heure d’absence dans le cadre du VOV. Il s’agit d’une augmentation notable après le montant temporairement bas de 14,91 EUR pour l’année scolaire 2025-2026.

Les délais d’introduction des demandes de remboursement sont stricts et varient selon la région :

• Région de Bruxelles-Capitale : les dossiers doivent être introduits entre le 1er septembre et le 31 décembre de l’année scolaire qui suit celle pour laquelle le remboursement est demandé. Ainsi, pour obtenir le remboursement des heures d’absence de l’année scolaire 2026-2027, le dossier doit être introduit au plus tard le 31 décembre 2027.
• Région wallonne : la demande de remboursement peut être introduite jusqu’au 31 mars de l’année scolaire qui suit celle pour laquelle le remboursement est sollicité. Les dossiers relatifs à l’année scolaire 2026-2027 peuvent donc être introduits jusqu’au 31 mars 2028.
• Région flamande : L’employeur dispose seulement d’un délai de de trois mois à compter du début de la formation. Ainsi, si votre travailleur entame, dans le cadre du VOV, sa formation le 1er septembre 2026, vous devez, par conséquent, introduire la demande de remboursement avant décembre 2026.

Que peut faire Pro-Pay pour vous ?

Pro-Pay peut s’occuper de l’introduction des dossiers de demande de remboursement, total ou partiel, des rémunérations versées dans le cadre du congé-éducation payé ou du congé de formation flamand. Pour plus d’informations, n’hésitez pas à contacter votre Payroll Business Partner.

Dans nos précédentes newsletters des 3 avril 2025 et 13 mars 2026, nous avons donné davantage d’explications quant aux obligations découlant de la Loi réglementant la recherche privée (« LRP » en abrégé).

Dans un jugement du tribunal du travail de Courtrai, il a de nouveau été examiné dans quelle mesure un employeur avait respecté les obligations découlant de la LRP (loi sur la recherche privée) dans le cadre d’une enquête relative à un licenciement pour motif grave. La jurisprudence tient ainsi de plus en plus compte des obligations imposées par la LRP. Une échéance importante qui approche rapidement concerne l’élaboration du règlement relatif aux enquêtes privées.

Que doit contenir le règlement sur la recherche privée ?

Par le biais de ce règlement, les travailleurs doivent être informés de la possibilité, dans le chef de l’employeur, de mener des activités de recherche privée. Les travailleurs doivent également y consentir.

En outre, le règlement doit définir les règles applicables à la réalisation d’enquêtes privées sur le lieu de travail, notamment :

• la personne qui réalise l’enquête ;
• les faits qui peuvent donner lieu à une enquête privée. Pensez par exemple, à une enquête menée par le service des ressources humaines dans le cadre d’un licenciement pour motif grave suite à un soupçon de vol commis par un travailleur ;
• la manière dont l’enquête est menée en pratique.

Qui est tenu de rédiger ce règlement ?

Tout employeur souhaitant recourir à des activités de recherche privée sur le lieu de travail, indépendamment de la taille de l’entreprise.

Sous quelle forme ?

La loi prévoit uniquement que ce règlement doit être rédigé. Cela peut par exemple se faire au moyen d’une convention collective de travail ou d’une annexe au règlement de travail.

Nous recommandons toutefois d’intégrer ce règlement au sein d’une politique interne.

Quelle est le deadline ?

Le règlement doit être rédigé avant le 16 décembre 2026.

Quelles sont les conséquences en cas de non-respect de cette obligation ?

Les conclusions issues d’une enquête privée réalisée après le 16 décembre 2026 sans règlement seront considérées comme nulles et non avenues. Dans le cadre d’une procédure judiciaire, notamment lors d’un litige relatif à un licenciement pour motif grave, le juge pourra écarter ces constatations.

Quelles autres obligations découlant de la LRP l’employeur doit-il prendre en compte ?

• Si un service du personnel effectue de manière structurelle des activités de recherche privée, ce-dernier sera qualifié de « service interne de recherche privée », qui doit disposer d’une licence et d’une carte d’identification. Si le service du personnel ne réalise des recherches privées que ponctuellement, cela n’est pas requis. Cependant, les autres obligations de la LRP restent applicables.
• Lorsqu’un employeur entame, de manière effective, une enquête privée concernant un travailleur, des documents complémentaires sont requis. Les documents dont il s’agit dépendent de la personne qui mène l’enquête de recherche ainsi que des opérations de recherches réalisées (confrontation, audition, observation, etc.).

Qu’est-ce que Pro-Pay peut faire pour vous ?

Nous nous tenons à votre entière disposition pour vous accompagner dans la rédaction des documents requis ou pour mettre à votre disposition les modèles appropriés. En outre, pour toute question relative à l’application de la LRP, nous vous invitons à contacter notre service juridique à l’adresse suivante : legal@pro-pay.be.

Les travailleurs qui télétravaillent de manière structurelle et régulière peuvent se voir octroyer une indemnité de la part de leur employeur. Cette indemnité a été augmentée de 160,99 EUR à 164,21 par mois le 1er septembre 2026.

Augmentation de l’indemnité de bureau

Etant donné que les coûts liés au télétravail sont relativement faibles et difficiles à prouver, l’ONSS et le fisc acceptent que ces frais soient octroyés sous forme forfaitaire. L’indemnité de bureau a, entre autres, pour but de couvrir les frais de chauffage, d’électricité, d’eau, d’assurance, de fournitures de bureau ainsi que les frais de rafraîchissements.

A partir du 1er septembre 2026, le montant maximum de 160,99 EUR par mois a été augmenté à 164,21 EUR par mois.

Le fisc suit le montant de l’indemnité de bureau tel que fixé par l’ONSS ainsi que l’évolution de ce montant. Le montant de 164,21 EUR est donc exempté de cotisations sociales ainsi que d’impôts.

Le montant de 164,21 EUR par mois est un montant maximum. Il n’est donc pas obligatoire d’octroyer ce montant maximum, mais vous êtes libre de porter le montant à 164,21 EUR par mois à partir du 1er septembre 2026.

Nous souhaitons également en profiter pour vous rappeler qu’une convention écrite doit être rédigée pour les télétravailleurs et ce, en principe, au plus tard au moment où le travailleur commence à télétravailler. Certaines mentions obligatoires doivent être reprises dans ce document telles que le lieu à partir duquel le travailleur télétravaillera, la manière dont les frais seront indemnisés, etc.

Autres indemnités pour le télétravail

Outre l’indemnité de bureau l’employeur peut également indemniser les éléments suivants sous forme de forfait :

• 20 EUR par mois dans le cas où le travailleur utilise sa connexion internet privée à des fins professionnelles.
• 20 EUR par mois dans le cas où le travailleur utilise son propre pc à des fins professionnelles.
  OU 10 EUR maximum par mois (5 EUR par élément) pour l’utilisation professionnelle de son propre deuxième écran et d’une imprimante/scanner (ceci durant une période maximum de 3 ans). Attention, cette indemnité ne peut pas être cumulée avec le forfait de 20 EUR par mois pour l’utilisation de son propre pc.

Ces indemnités n’ont pas été augmentées : les montants maximaux restent donc les mêmes.

Il est évident que l’ensemble des montants forfaitaires ne peut être accordé uniquement si les frais de bureau et d’internet ne sont pas déjà indemnisés d’une autre manière au travailleur.

Point d’action

Veuillez informer votre Payroll Business Partner si vous souhaitez augmenter l’indemnité forfaitaire de bureau. L’augmentation n’est pas obligatoire.

Le congé de formation flamand fera l’objet d’une réforme en profondeur à partir du 1er septembre 2026. Par ces modifications, le gouvernement flamand souhaite davantage orienter le système vers des formations qui renforcent l’employabilité des travailleurs et répondent aux besoins du marché du travail. Ainsi, les conditions auxquelles les formations doivent satisfaire pour ouvrir le droit au congé de formation flamand seront modifiées, certaines formations seront exclues, les règles relatives au nombre d’heures de congé de formation évolueront et le régime de remboursement destiné aux employeurs sera adapté. Dans cette newsletter, nous passons en revue les principales modifications.

Accent mis sur les formations axées sur le marché du travail

Par cette réforme, le gouvernement flamand met davantage l’accent sur les formations axées sur le marché du travail. Seules les formations répondant à un certain nombre de conditions pourront encore ouvrir le droit au congé de formation flamand (ci-après : VOV).

Ainsi, la formation devra appartenir à une catégorie définie, avoir une durée minimale de 32 heures de cours par an ou représenter 3 crédits d’études, être organisée par un prestataire de services enregistré et être enregistrée auprès du département compétent.

Pour satisfaire à la condition minimale des 32 heures de cours, seules les unités d’enseignement (modules) appartenant à une même formation pourront désormais être regroupées.

L’accent est donc clairement mis sur les formations renforçant l’employabilité des travailleurs. À ce titre, certaines formations linguistiques, les formations STEM (sciences, technologie, ingénierie et mathématiques) ainsi que les parcours menant à l’obtention d’un premier diplôme de l’enseignement secondaire continueront notamment à donner droit au VOV.

! Les nouveaux critères de contenu applicables aux formations axées sur le marché du travail sont déjà entrés en vigueur le 1er juillet 2026, afin que la base de données des formations puisse être adaptée à temps pour l’année scolaire 2026-2027. Les autres modifications n’entreront en vigueur que le 1er septembre 2026.

À partir du 1er septembre 2026, les formations internes à l’entreprise devront faire l’objet d’un avis préalable favorable du Département de l’Emploi. L’employeur devra demander cet avis via un formulaire électronique. Une formation est considérée comme interne à l’entreprise lorsqu’elle est exclusivement accessible aux travailleurs ou aux intérimaires ayant un profil de fonction spécifique, et/ou qu’elle est uniquement axée sur la fonction actuelle, et/ou qu’elle est dispensée par un instructeur, un formateur ou un accompagnateur travaillant au sein de la même entreprise.

En outre, l’apprentissage sur le lieu de travail est désormais explicitement intégré dans la réglementation. Il s’agit d’une forme de formation dans laquelle la situation de travail constitue elle-même l’environnement d’apprentissage. Pour pouvoir bénéficier du VOV, un plan de formation devra notamment être établi au préalable et un tuteur en entreprise devra être désigné pour assurer l’accompagnement et le suivi du travailleur tout au long de son parcours d’apprentissage.

Parallèlement, la réforme précise quelles formations n’ouvrent plus le droit au VOV. Sont ainsi exclues les formations que l’employeur est tenu de proposer en vertu d’obligations légales ou sectorielles afin de permettre au travailleur d’exercer sa fonction, ainsi que les formations d’adaptation nécessaires à l’exercice de sa fonction actuelle. Certaines activités d’apprentissage ne seront plus non plus prises en considération, telles que l’accompagnement d’un collègue débutant, les plateformes en ligne proposant des vidéos de formation et les sessions de type lunch & learn.

Davantage de possibilités, mais aussi de nouvelles restrictions pour les travailleurs

À partir du 1er septembre 2026, les travailleurs bénéficieront à nouveau de possibilités plus larges pour faire usage du congé de formation flamand (VOV). Certaines mesures existantes seront également définitivement intégrées dans la réglementation.

Ainsi, le droit à un maximum de 250 heures de VOV par an de formation sera inscrit de manière structurelle lorsque tant le travailleur que l’employeur prennent l’initiative d’une formation. Concrètement, cela représente 125 heures maximum à l’initiative du travailleur et 125 heures maximum à l’initiative de l’employeur.

Pour l’année scolaire 2025-2026, le travailleur doit être occupé au moins à 80 % et travailler en moyenne 28 heures par semaine. À partir du 1er septembre 2026, une occupation d’au moins 50% d’un emploi à temps plein suffira à nouveau pour pouvoir bénéficier du VOV.

Les règles relatives à l’assiduité sont également adaptées. Un travailleur est considéré comme suivant une formation de manière assidue lorsqu’il respecte les conditions de présence requises et, le cas échéant, participe à l’évaluation finale. Pour les formations de l’enseignement pour adultes, les parcours EVC (Reconnaissance des Compétences Acquises) et les examens organisés par le jury central, il sera désormais tenu compte de la présence effective du travailleur.

Par ailleurs, le fait de présenter des examens auprès du jury central de l’enseignement secondaire et de l’enseignement fondamental ouvrira désormais le droit à 16 heures de VOV au lieu de 8 heures. Pour les formations ne nécessitant pas de présence régulière, le régime actuel reste inchangé.

En revanche, aucun assouplissement n’est prévu concernant l’interdiction de cumul avec la prime d’encouragement flamande, à laquelle les travailleurs peuvent prétendre lorsqu’ils prennent un crédit-temps pour suivre une formation agréée. Cette interdiction de cumul est maintenue et étendue à certaines mesures qui financent intégralement les coûts salariaux du travailleur ou de son remplaçant.

Enfin, un travailleur ne pourra désormais suivre une même formation qu’une seule fois tout en conservant son droit au congé de formation flamand. Une exception ne sera possible que si le certificat n’a pas été obtenu en raison d’un cas de force majeure.

Contrôle plus strict des organismes de formation

Le gouvernement flamand met en place un contrôle plus rigoureux des organismes de formation. Désormais, l’enregistrement des formations ne sera approuvé qu’après que le département compétant aura effectué un contrôle.

Les organismes de formation devront également respecter scrupuleusement leurs obligations en matière de certification et d’enregistrement. En cas de non-respect, un avertissement pourra d’abord être adressé. Si aucune suite n’y est donnée, le département pourra retirer l’enregistrement des formations concernées.

Lorsqu’un organisme de formation ne respecte pas ses obligations administratives à au moins deux reprises, le ministre pourra décider de supprimer les formations concernées de la base de données des formations pour l’année scolaire suivante et d’interdire l’enregistrement de nouvelles formations de ce même organisme.

Modifications concernant le remboursement aux employeurs

Bien que la procédure de demande de remboursement reste inchangée, la réforme apporte plusieurs modifications importantes pour les employeurs :

• Pour les formations internes à l’entreprise, l’avis préalable devra désormais être enregistré lors de la demande.
• Pour le remboursement à l’employeur, la condition d’assiduité ne sera plus prise en compte. Dorénavant, le remboursement sera calculé sur la base des heures de présence effectives à la formation ou de la participation à l’évaluation finale donnant droit au VOV.
• Pour les travailleurs à temps partiel disposant d’un horaire fixe, les heures de formation devront coïncider avec les heures de travail prévues au planning. À partir du 1er septembre 2026, cette règle sera également appliquée aux travailleurs qui travaillent exclusivement le week-end.
• Le montant forfaitaire du remboursement sera fortement augmenté. À partir de l’année scolaire 2026-2027, le forfait s’élèvera à 24,50 EUR par heure de VOV, contre 14,91 EUR par heure au cours de l’année scolaire 2025-2026.

Étant donné que ces modifications entreront en vigueur le 1er septembre 2026, les employeurs ont tout intérêt à s’y préparer à temps et à en évaluer l’impact sur leur politique de formation.

Que peut faire Pro-Pay pour vous ?

Pro-Pay peut vous accompagner dans l’évaluation de votre offre de formation, dans la vérification de la conformité des formations aux nouvelles conditions et dans le suivi des dossiers de demande afin d’obtenir un remboursement total ou partiel des coûts salariaux dans le cadre du congé de formation flamand…

N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations à l’adresse legal@pro-pay.be.

Face à l’essor du télétravail observé suite à la pandémie de Covid-19, les États membres de l’UE, ainsi que le Liechtenstein, la Norvège et la Suisse, ont conclu en juin 2023 un accord-cadre. Cet accord vise à éviter un switch de système de sécurité sociale dans le cas où le pays de résidence à partir duquel le travailleur télétravaille et le lieu où l’employeur est établi sont différents. Cet accord-cadre est entré en vigueur le 1er juillet 2023 (pour plus d’informations, nous vous renvoyons à notre newsletter du 12 octobre 2023).

1. Principes

Les principes énoncés dans le Règlement européen (CE) n° 883/2004 concernant l’exercice simultané d’une activité dans plusieurs États membres implique que lorsqu’un travailleur télétravaille de manière substantielle (au moins 25 % du temps de travail) dans son État membre de résidence , le régime de sécurité sociale de cet État de résidence s’applique. Il en résulte qu’un employeur établi dans un autre État membre peut être amené à se conformer aux règles d’un régime de sécurité sociale qui lui est peu familier.

Afin de remédier à cette situation, l’Accord-cadre prévoit qu’il est possible de maintenir l’affiliation au régime de sécurité sociale de l’État membre dans lequel l’employeur est établi, pour autant notamment que :

• le travailleur exerce son télétravail depuis son État de résidence à hauteur d’au moins 25 % et d’au maximum 49,99 % de son temps de travail;
• le travailleur ne travaille pas habituellement (plus de 5 % de son temps de travail) dans un autre État que son État de résidence ou que l’État membre dans lequel son employeur est établi ;
• l’employeur et le travailleur conviennent d’opter pour ce régime particulier ;
• les deux États membres concernés sont parties à l’Accord-cadre.

2. Impact des activités professionnelles exercées dans des pays tiers sur le seuil de 49,99 %

Jusqu’à récemment, les autorités belges de sécurité sociale (l’ONSS) considéraient que les activités professionnelles exercées dans des pays tiers ne devaient pas être prises en compte pour le calcul du plafond de 49,99 % prévu par l’Accord-cadre.

À titre d’exemple, l’Accord-cadre pouvait être appliqué à un travailleur résidant en Belgique et exerçant 40 % de son activité en télétravail en Belgique, 50 % aux Pays-Bas pour son employeur néerlandais et 10 % de son temps de travail aux États-Unis dans le cadre de voyages d’affaires. Comme la part d’activité exercée aux États-Unis était ignorée par l’ONSS, le travailleur était considéré comme travaillant uniquement en Belgique et aux Pays-Bas. La part de télétravail effectuée en Belgique était alors recalculée à 44,4 %. Dans ce contexte, le maintien de l’affiliation à la sécurité sociale néerlandaise sur la base de l’Accord-cadre était possible.

L’ONSS a toutefois dû revoir cette position à la suite de l’arrêt Moguntia, rendu par la Cour de justice de l’Union européenne en décembre 2025. Dans cet arrêt, la Cour a jugé que les activités professionnelles habituellement exercées (plus de 5 % du temps de travail) dans des pays tiers et liées aux activités exercées au sein de l’Union européenne doivent également être prises en considération.

Appliqué à l’exemple ci-dessus, cela signifie que l’Accord-cadre ne peut plus être appliqué, puisque le travailleur exerce habituellement une activité aux États-Unis, c’est-à-dire dans un État autre que son État de résidence et que l’État dans lequel son employeur est établi. Par conséquent, le régime belge de sécurité sociale doit désormais être appliqué dans une telle situation, avec effet immédiat.

3. Conclusion

L’arrêt Moguntia restreint le champ d’application de l’Accord-cadre. Celui-ci ne peut désormais plus être appliqué dès lors que des activités professionnelles représentant plus de 5 % du temps de travail total (y compris des voyages d’affaires fréquents) sont exercées dans des pays tiers.

Il est dès lors vivement recommandé de vérifier les rythmes de travail de vos travailleurs transfrontaliers (télétravailleurs ou non) afin d’évaluer l’impact de l’arrêt Moguntia sur le régime de sécurité sociale applicable.

N’hésitez pas à nous contacter à l’adresse legal@pro-pay.be si vous souhaitez obtenir de plus amples informations.

Un employeur qui souhaite engager, sur le territoire belge pour plus de 90 jours, un travailleur dont la une nationalité ne ressort pas de l’Espace Economique Européen ou de la Suisse se voit, en principe, dans l’obligation, de demander un permis unique (single permit) préalablement à l’occupation.

L’attribution d’un tel permis unique constitue une compétence qui revient aux régions. Chaque région fixe ses propres conditions en ce qui concerne son octroi. Alors que ces dernières se différencient déjà par rapport aux conditions salariales exigées, la Flandre vient s’émanciper un peu plus en introduisant une rétribution de 180 EUR (soumise à indexation annuelle).

A partir du 1er septembre 2026, un employeur qui procède à une demande de permis unique (pour une première fois ou pour un renouvellement) auprès de la Région flamande devra payer cette rétribution. Cette contribution vise à couvrir les frais administratifs encourus par la Région flamande et lui permet également de traiter les dossiers dans des meilleurs délais.

Il est important également de garder à l’esprit que cette rétribution s’ajoute à celle exigée par l’Office des étrangers. En effet, il ne s’agit en aucun cas de remplacer cette dernière.

La Flandre est la seule région à avoir introduit une telle rétribution. La Région de Bruxelles Capitale ainsi que la Région wallonne ne l’ont pas encore suivie. Nous vous tiendrions évidemment au courant si elles venaient à adopter une mesure similaire.

Pro-Pay se tient à votre disposition pour les questions d’immigration relatives à l’occupation des travailleurs étrangers et peut s’occuper des demandes de permis uniques en votre nom. Pour plus d’informations, vous pouvez nous contacter par e-mail à l’adresse legal@propay.be.

L’année 2026 a été particulièrement riche en évolutions législatives et réglementaires en matière de droit social et de droit du travail. La mise en œuvre progressive de l’accord de gouvernement conclu en 2025 a donné lieu à l’adoption de nombreuses mesures, dont les principales ont été régulièrement mises en lumière dans nos newsletters au fil des mois.

Au-delà de ces réformes, l’année a également été marquée par la conclusion de plusieurs accords sectoriels pour la période 2025-2026, ainsi que par l’émergence de nouveaux projets de réforme actuellement en discussion au sein du Parlement.

Profitant de cette période estivale, souvent plus calme, nous vous proposons un tour d’horizon des principales évolutions intervenues depuis le début de l’année. Cette rétrospective a pour objectif de vous aider à vérifier votre conformité aux nouvelles obligations déjà en vigueur, tout en vous permettant d’anticiper les changements qui sont à venir et dont les contours restent encore à préciser.

1. Niveau fédéral

• Montant journalier maximal porté à 10 EUR par jour, contribution maximale de l’employeur à 8,91 EUR.
• Obligation uniquement si CCT sectorielle.
• Déductibilité portée à 4 EUR lorsque la contribution employeur atteint 8,91 EUR.

20 novembre 2025

19 janvier 2026 ✔︎ Vérifier au niveau sectoriel s’il existe une obligation d’octroyer ou d’augmenter les chèques‑repas.
✔︎ Signer un avenant si vous introduisez les chèques repas ou augmentez le montant et informer votre gestionnaire de dossier.
Loi retour au travail

• Procédure de prise de contact obligatoire dans le règlement de travail.
• Cotisation de solidarité ONSS.
• Absence sans certificat médical limitée à 2 jours par an.
• Période de rechute portée à 8 semaines.
• Force majeure médicale possible après 6 mois d’incapacité ininterrompue.
• Analyse du potentiel de travail obligatoire dès 8 semaines d’incapacité avec trajet de réintégration obligatoire, sous conditions.

9 février 2026
✔︎ Mettre à jour le règlement de travail (procédure de contact, période de rechute, absence sans certificat).
✔︎ Organiser un suivi structuré des absences de longue durée et demander l’évaluation du potentiel de travail dès 8 semaines d’incapacité.
FLA / ILA

• Obligation FLA supprimée depuis 2026.
• Remplacement prévu par l’ILA en 2027.

19 février 2026 ✔︎ Maintenir l’enregistrement interne des formations suivies.
✔︎ Pour entreprises de 20 travailleurs et plus : préparer le plan de formation annuel.
Heures supplémentaires volontaires

• Nouveau régime unique : jusqu’à 360 heures volontaires par an, dont 240 heures nettes sans sursalaire.

19 janvier 2026

3 avril 2026
✔︎ Conclure un accord écrit avant d’utiliser le système (durée max. 1 an, renouvelable tacitement). Loi dispositions diverses

• Possibilité d’intégrer un cadre général des horaires dans le règlement de travail.
• Durée minimale du temps partiel ramenée à 1/10 d’un temps plein.
• Abolition de l’interdiction du travail de nuit.
• Préavis limité à 52 semaines pour les contrats débutant à partir du 1er juin 2026.

26 mai 2026
✔︎ Adapter le règlement de travail si vous introduisez un cadre général des horaires.
✔︎ Prévoir un avenant pour toute modification de la durée de travail des temps partiels existants.
Indexation en centimes

• Limitation de l’indexation pour les salaires de référence au‑dessus de 4.000 EUR en 2026 et 2028.
• Cotisation patronale de modération salariale.

5 June 2026 N/A (appliquée automatiquement dans la paie)
Préavis réduit – 6 premiers mois

• Délai de préavis d’une semaine pour les contrats débutant à partir du 1er août 2026.

30 juin 2026 / Flexi jobs

• Extension des flexi‑jobs à tous les secteurs (exclusion ou restriction sectorielle possibles).
• Accès simplifié aux flexi‑jobs pour les travailleurs pensionnés.
• Assouplissement du salaire maximum.

14 juillet 2026 Si vous souhaitez utiliser des flexi jobs :
✔︎ Vérifier si votre secteur applique un opt‑out ou des restrictions.
✔︎ Contrôler le flexi-salaire et autres formalités (contrat cadre, contrat flexi, dimona flexi)

Si vous souhaitez approfondir vos connaissances sur la loi relative au renforcement du retour au travail, nous vous invitons à participer à notre webinaire de septembre. N’hésitez pas à vous enregistrer.

2. Niveau sectoriel

Voici une liste des commission paritaires (secteurs) applicables aux clients de Pro-Pay pour lesquels un accord sectoriel a été adopté :

À l’occasion de l’adoption des accords sectoriels, soit une newsletter a été diffusée, soit une communication vous a été envoyée directement.

3. Mesures annoncées en attente d’approbation définitive

Vous trouverez ci-dessous les principales mesures actuellement en cours d’élaboration et dont l’entrée en vigueur reste subordonnée à l’adoption d’un texte législatif définitif :

• Introduction obligatoire d’un budget mobilité à partir de 2027 pour les entreprises occupant au moins 50 travailleurs et à partir de 2028 pour les entreprises occupant au moins 15 travailleurs;
  
• Mise en place de l’Individual learning account (« ILA ») comme outil d’enregistrement des formations suivies par les travailleurs ;
  
• Annualisation du temps de travail, consistant à calculer la durée de travail moyenne sur une période de référence d’un an ;
  
• Prolongation de la cotisation de solidarité due par les employeurs comptant en moyenne au moins 50 travailleurs pour les travailleurs de 18 à 54 ans en incapacité de travail pendant plus de 30 jours (cfr. tableau ci-dessus). Elle sera étendue au 4ième et 5ième mois d’incapacité ;
  
• Introduction de 5 jours de congé supplémentaires par enfant et par famille, en complément des régimes existants de congé de maternité et de congé de naissance. Le droit serait attribué en priorité au père ou coparent.
  

Cette liste est susceptible d’évoluer au fur et à mesure de l’avancement des travaux législatifs.

Les données de votre entreprise en Belgique sont-elles à jour ?

L’été est souvent le moment idéal pour prendre un peu de recul et vérifier que les données de votre entreprise sont à jour.

Que vous ayez une société belge, une société étrangère active en Belgique ou une société étrangère opérant par le biais d’une succursale belge, il est essentiel de s’assurer que les informations enregistrées auprès des autorités belges soient correctes et à jour.

Outre les obligations de mise à jour instaurées par le Code belge de droit économique, des informations inexactes ou obsolètes peuvent entrainer des difficultés pratiques et des retards administratifs.

Pourquoi effectuer cette vérification pendant l’été ?

• Assurer une conformité légale

Les informations enregistrées auprès de la Banque Carrefour des Entreprises (BCE) doivent être correctes et régulièrement mises à jour conformément aux exigences du Livre III du code belge de droit économique.

• Eviter les blocages administratifs

Des informations obsolètes peuvent compliquer l’accès aux plateformes des autorités belges, les démarches auprès des établissements financiers ainsi que les échanges avec les administrations publiques.

• Faciliter les opérations de l’enterprise

La mise à jour régulière de vos données peut contribuer à éviter des difficultés dans le cadre de restructurations, d’opérations de financement, d’acquisitions, de procédures de due diligence, etc.

Les éléments que nous vous recommandons de vérifier :

Pour les sociétés belges

• La composition du conseil administration ;
• Les pouvoirs de représentation et de signature ;
• L’adresse du siège social ;
• Les activités enregistrées auprès de la BCE ;
• Les coordonnées de contact.

Pour les sociétés étrangères

• Les informations relatives à l’entité étrangère (l’adresse du siège à l’étranger, la dénomination sociale, etc.) ;
• Les représentants habilités en Belgique ;
• L’adresse de correspondance et les coordonnées de contact ;
• Les activités exercées en Belgique ;
• L’enregistrement d’une unité d’établissement lorsque des bureaux ou un espace de coworking sont loués pour les collaborateurs.

Pour les sociétés étrangères disposant d’une succursale belge

• Le(s) représentant(s) de la succursale ;
• Les pouvoirs de représentation ;
• L’adresse de la succursale;
• Les informations enregistrées auprès de la BCE (adresse du siège social à l’étranger, nom de dénomination sociale, etc.) ;
• L’enregistrement d’une unité d’établissement lorsque des bureaux ou un espace de coworking sont loués pour les collaborateurs ;
• La cohérence entre les données enregistrées en Belgique et celles figurant dans le registre du commerce du pays d’origine.

Le saviez-vous?

Il n’est pas rare que les registres belges réfèrent à:

• Un ancien administrateur ;
• Une adresse qui n’est plus d’actualité ;
• Des pouvoirs de représentation qui ne reflètent plus la réalité.

Ces incohérences peuvent passer inaperçues pendant plusieurs années, jusqu’au moment où une démarche urgente, de nature juridique ou administrative, doit être effectuée.

Point d’action

Avant que l’été ne touche à sa fin, prenez quelques minutes pour vérifier que les données de votre société (ou celles de votre succursale belge) enregistrées auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises sont à jour et reflètent fidèlement votre structure actuelle.

Pro-Pay peut vous offrir un accompagnement sur mesure, identifier les modifications nécessaires et gérer pour votre compte les démarches de mise à jour.

Vous pouvez nous contacter via legal@propay.be.

Une simple vérification aujourd’hui peut vous aider à éviter des complications demain.