Categorie: Nieuws

​Werknemers die beroepsverplaatsingen maken met hun eigen wagen kunnen van hun werkgever een terugbetaling krijgen van de gemaakte kosten. Anderzijds kunnen werknemers waaraan een elektrische bedrijfswagen ter beschikking gesteld wordt door de werkgever onder bepaalde voorwaarden een terugbetaling krijgen van de kosten voor de thuis “getankte” elektriciteit. Beide types van vergoeding worden op kwartaalbasis aangepast.

1. Kilometervergoeding eigen wagen

De overheid legt een maximum forfaitair bedrag per kilometer vast dat aanvaard wordt als kost eigen aan de werkgever (“kilometervergoeding”). Deze kilometervergoeding is vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen voor zover het aantal afgelegde kilometers per jaar niet abnormaal hoog mag zijn (maximum 24.000 km per jaar). Als het aantal kilometers hoger ligt, moet hiervan bewijs geleverd worden.

Het nieuwe maximumbedrag dat van toepassing is vanaf 1 oktober 2026 tot en met 31 december 2026 is 0,4452 EUR per kilometer. Dit is hoger dan het vorige bedrag (0,4440 EUR).

Als alternatief kan u kiezen voor de jaarlijkse indexering van de kilometervergoeding. Een werkgever kan dus kiezen tussen de driemaandelijkse geïndexeerde bedragen of het jaarlijks geïndexeerd bedrag, dat 0,4761 EUR bedraagt voor de periode van 1 juli 2026 tot en met 30 juni 2027. In het laatste geval moet de werkgever dus hetzelfde bedrag behouden gedurende de hele periode.

De driemaandelijkse en jaarlijkse geïndexeerde bedragen zijn maximumbedragen. Werkgevers kunnen een lagere vergoeding per kilometer toepassen. Een hogere vergoeding per kilometer is ook mogelijk, maar dan moeten werkgever en werknemer bewijzen dat de betaalde vergoeding overeenkomt met de reële kostprijs.

2. Terugbetaling elektriciteit bedrijfswagen

Thuis “getankte” elektriciteit via een slimme laadpaal kan vrij van RSZ-bijdragen en belastingen terugbetaald worden aan de werknemer. De terugbetaling dient in regel te gebeuren op basis van het trimestrieel CREG-tarief dat geldt voor het gewest waarin de werknemer woont

Voor de periode vanaf 1 oktober 2026 tot en met 31 december 2026 zijn de tarieven als volgt:

• voor het Vlaams Gewest: 32,25 eurocent/kWh;
• voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest: 36,88 eurocent/kWh;
• voor het Waals Gewest: 37,79 eurocent/kWh.

De werkgever kan er alternatief voor kiezen om de thuis “getankte” elektriciteit terug te betalen zonder rekening te houden met de woonplaats van zijn werknemers. In dat geval is het maximaal vast tarief per kWh gelijk aan het laagste tarief dat geldt in één van de gewesten voor het betrokken kwartaal (het Vlaams Gewest voor dit kwartaal). Die keuze geldt voor het volledige kalenderjaar.

​De kosten die een werknemer oploopt wanneer deze voor beroepsdoeleinden de baan opgaat in België, kunnen op forfaitaire wijze vergoed worden door de werkgever. Vanaf 1 september 2026 zijn de door de fiscus aanvaarde forfaitaire bedragen voor binnenlandse dienstreizen verhoogd.

Dagelijkse forfaitaire vergoeding

Vanaf 1 september 2026 stijgt de fiscaal aanvaarde dagvergoeding voor binnenlandse dienstreizen van 21,64 EUR naar 22,08 EUR.

Om deze vergoeding belastingvrij toe te kennen, moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

• De verplaatsing moet minimaal zes uur duren.
• Noch de werkgever, noch een derde mag de maaltijdkosten vergoeden of op een andere manier de kost van de maaltijden van de werknemer dragen.

Maandelijkse forfaitaire vergoeding

Werknemers die regelmatig dienstreizen maken en hun taken buiten het kantoor van de werkgever uitoefenen, kunnen een maandelijkse forfaitaire vergoeding ontvangen.

Deze maandelijkse vergoeding is beperkt tot 16 keer de dagvergoeding, wat neerkomt op maximaal 353,28 EUR (16 × 22,08 EUR) voor een voltijdse werknemer. Wanneer er tijdens de maand minder dan 16 dagen dienstreizen plaatsvinden, moet de vergoeding proportioneel worden verminderd en mag zij niet hoger zijn dan het aantal effectief gereisde dagen vermenigvuldigd met de toepasselijke dagvergoeding.

In tegenstelling tot de dagvergoeding is er geen verplichting dat elke dienstreis minstens zes uur moet duren. Er mag echter geen afzonderlijke terugbetaling van maaltijdkosten worden toegekend.

Belangrijk: Wanneer maaltijdcheques worden toegekend, moet de werkgeversbijdrage in de maaltijdcheque worden afgetrokken van de dagelijkse of maandelijkse forfaitaire vergoeding voor elke dag waarop een maaltijdcheque wordt toegekend.

Belangrijk: Houd er rekening mee dat het forfaitaire bedrag dat momenteel voor sociale zekerheidsdoeleinden wordt aanvaard, 19 EUR per dag blijft. Om een forfaitaire vergoeding toe te kennen die zowel vrijgesteld is van sociale zekerheidsbijdragen als van belastingen, wordt daarom aanbevolen een dagvergoeding van maximaal 19 EUR toe te kennen.

Aanvullende vergoeding voor huisvestingskosten

Vanaf 1 september 2026 stijgt de aanvullende forfaitaire vergoeding voor huisvestingskosten van 162,35 EUR naar 165,60 EUR per nacht.

Werknemers (of bedrijfsleiders) die in het kader van hun functie verplicht zijn om in België buitenshuis te overnachten, kunnen deze vergoeding ontvangen. Om belastingvrij te blijven, mogen noch de werkgever noch een derde de huisvestingskosten vergoeden of een ander voordeel toekennen dat deze kosten dekt.

Vragen?

Heeft u vragen over deze vergoedingen of de toepassing ervan binnen uw organisatie? Neem gerust contact met ons op via tax@pro-pay.be.

Wilt u meer weten over andere fiscaal interessante verloningsmogelijkheden? Neem dan deel aan ons webinar over “Salary Optimization” op 15 oktober 2026, waarin we verschillende verlonings- en voordelenstrategieën voor werkgevers en werknemers bespreken.

​Het schooljaar trekt zich weer op gang. Hoog tijd om de regionale principes rond educatief verlof even op een rijtje te zetten.

Waarover gaat het?

Betaald educatief verlof geeft de werknemer het recht om een erkende opleiding te volgen en om daarvoor een bepaalde tijd afwezig te zijn van het werk met behoud van loon. Niet elke opleiding geeft recht op educatief verlof. De opleiding moet daarentegen niet noodzakelijk verband houden met het werk dat de werknemer uitoefent bij zijn werkgever.

Vlaanderen heeft dit verlof omgedoopt tot ‘Vlaams opleidingsverlof’. Om te weten welke regio bevoegd is voor dit type verlof dien je te kijken naar de locatie van de vestiging waar je werknemer tewerkgesteld is, zoals vermeld op de DmfA aangifte voor de RSZ. De woonplaats van de werknemer, of de plaats waar hij/zij de opleiding volgt, is dus niet bepalend voor het recht op educatief verlof/Vlaams opleidingsverlof.

! Het Vlaams opleidingsverlof werd voor het schooljaar 2026-2027 grondig hervormd waardoor er heel wat belangrijke wijzigingen zijn ten opzichte van schooljaar 2025-2026. Voor meer informatie hierover verwijzen we naar onze nieuwsbrief van 24 augustus 2026.

In deze nieuwsbrief lichten we het systeem en de regionale verschillen toe en bespreken we de belangrijkste nieuwigheden voor het schooljaar 2026 – 2027. We beperken ons in de nieuwsbrief tot de drie grootste regio’s: Vlaanderen, Brussel en Wallonië.

Voor welke werknemers?

Voor elke werknemer uit de privésector die voltijds werkt. Ook bepaalde deeltijdse werknemers hebben hier recht op.

In Vlaanderen dienen de werknemers sinds dit schooljaar minstens 50% te werken om recht te hebben op Vlaams Opleidingsverlof.

Geldt dit voor alle opleidingen?

Neen. Enkel erkende opleidingen komen in aanmerking, maar deze erkenningen zijn niet in elke regio dezelfde.

Via onderstaande linken kan je nagaan of een opleiding erkend is in de regio waarin jouw werknemer tewerkgesteld is.

• Vlaanderen: https://www.vlaanderen.be/opleidingsdatabank
• Brussel: https://economie-werk.brussels/educatief-verlof-opleiding
• Wallonië: https://emploi.wallonie.be/home/formation/conge-education-paye.html

De opleiding moet normaal gezien minstens 3 studiepunten omvatten of minstens 32 uur duren.

In Vlaanderen mag de werknemer sinds dit schooljaar enkel verschillende modules van eenzelfde opleiding – die op zich niet aan 32 uur komen – samentellen om aan deze minimumvoorwaarde te voldoen.

Vanaf september 2026 verdwijnen heel wat opleidingen uit de Vlaamse opleidingsdatabank. Het is dus belangrijk om de databank telkens te raadplegen om na te gaan of er voor een bepaalde opleiding (nog) recht op opleidingsverlof bestaat. Ook voor bedrijfsinterne opleidingen komt een extra beperkende voorwaarde: een gunstig preadvies van de Vlaamse overheid is vereist. Voor meer informatie hierover verwijzen wij naar onze nieuwsbrief van 24 augustus 2026.

Kan de werkgever de aanvraag weigeren?

Neen, het is een recht voor de werknemer om educatief verlof op te nemen en de werkgever kan dit niet weigeren. De planning van de dagen van de afwezigheden moet wel gebeuren in samenspraak met de werkgever.

Hoeveel uren verlof kan de werknemer aanvragen?

Dit hangt af van de specifieke opleiding die de werknemer volgt.

Er zijn maxima bepaald die afhangen van de opleiding die wordt gevolgd en die per gewest verschillen.

Het maximum aantal uren educatief verlof in Brussel is afhankelijk van het type opleiding. In bepaalde gevallen heeft een werknemer zelfs recht op een verhoging van het maximum aantal uren. Bijvoorbeeld: een taalopleiding geeft recht op maximaal 80 uren educatief verlof per schooljaar in Brussel. Deze grens kan opgetrokken worden naar 130 uren indien de werknemer er bijvoorbeeld voor kiest om één van de landstalen of gebarentaal te studeren.

In Wallonië varieert het maximum aantal uren betaald educatief verlof, afhankelijk van het type opleiding, tussen 80 en 120 uren per schooljaar. Voor opleidingen die voorbereiden op een knelpuntberoep, opleidingen in het secundair onderwijs en bepaalde door de Commissie erkende basisopleidingen geldt zelfs een verhoogd jaarlijks maximum van 180 uren.

In Vlaanderen is het maximum aantal uren opleidingsverlof bepaald op 125 uren per schooljaar. In Vlaanderen bestaat het gemeenschappelijk initiatiefrecht waarbij de werknemer een dubbel persoonlijk maximum van 250 uren per schooljaar heeft, omdat de werknemer een opleiding volgt op voorstel van de werkgever en ook een opleiding volgt op eigen initiatief. Vanaf 1 september 2026 is dit gemeenschappelijk initiatiefrecht verankerd in de regelgeving.

Hoe vraagt de werknemer dit verlof aan?

Voor opleidingen die per schooljaar georganiseerd worden moet de werknemer ten laatste op 31 oktober aan de werkgever een bewijs van inschrijving overhandigen om educatief verlof aan te vragen. Bij verandering van werkgever of bij een inschrijving voor een opleiding in de loop van het jaar, dient dit attest binnen de 15 dagen na inschrijving of verandering van werkgever bezorgd te worden.

Bij Vlaams opleidingsverlof moet de werknemer binnen 2,5 maanden na de start van de opleiding het inschrijvingsattest aan zijn werkgever bezorgen. Bij een verandering van werkgever, moet dit binnen 2,5 maanden na de start bij de nieuwe werkgever gebeuren.

Wanneer de werknemer een opleiding volgt in Brussel of Wallonië, dient hij/zij driemaandelijks een getuigschrift aan zijn/haar werkgever te bezorgen waaruit blijkt dat de werknemer de lessen nauwgezet volgt. In Vlaanderen dient de werknemer geen attest van nauwgezetheid meer te overhandigen aan de werkgever. Het is de instelling waar de werknemer de opleiding volgt die de aanwezigheid van de werknemer online zal registreren. Wanneer de werknemer de lessen niet nauwgezet volgt en dus meer verlof genomen heeft dan hij/zij recht heeft, dan zal hij/zij bij een volgende opleiding minder opleidingsverlof krijgen.

Vanaf 1 september 2026 verdwijnt bij Vlaams opleidingsverlof de regel dat de werkgever helemaal geen uitbetaling ontvangt wanneer de werknemer niet genoeg aanwezig was in de les. Terugbetaling voor Vlaams opleidingsverlof zal gebeuren op basis van effectieve aanwezigheid.

Wanneer moet dit verlof opgenomen worden?

In Wallonië en Brussel dient de werknemer dit verlof op te nemen tussen het begin en het einde van het schooljaar. In Vlaanderen heeft de werknemer iets meer tijd: hier kunnen de dagen afwezigheid opgenomen worden vanaf de dag voor de start van de opleiding en tot twee dagen na de einddatum van de opleiding, of na het laatste examen.

Wie betaalt dit?

De werknemer die afwezig is in het kader van de opleiding krijgt zijn/haar loon doorbetaald door de werkgever, maar deze laatste kan dat begrenzen tot 3.864 EUR bruto per maand (bedrag voor schooljaar 2026-2027) voor voltijdse werknemers. Dit bedrag wordt jaarlijks in september geïndexeerd.

De werkgever kan een deel van dit betaalde loon terugvorderen van de Waalse, Brusselse of Vlaamse overheid, afhankelijk van de regio waar de werknemer is tewerkgesteld:

• Brussel: 22,07 EUR per uur afwezigheid wegens educatief verlof.
• Wallonië: 21,30 EUR per uur afwezigheid wegens educatief verlof. [MG1]
• Vlaanderen: 24,50 EUR per uur afwezigheid wegens Vlaams opleidingsverlof. Dit is een opvallende verhoging na een tijdelijk laag bedrag van 14,91 EUR voor het schooljaar 2025-2026.

De termijnen om het dossier tot terugbetaling in te dienen zijn strikt en verschillen per regio:

• Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest: De dossiers moeten worden ingediend tussen 1 september en 31 december van het schooljaar volgend op het schooljaar waarvoor terugbetaling gevraagd wordt. Dus om de terugbetaling te verkrijgen voor de uren afwezigheid van de werknemers voor het schooljaar 2026-2027, moet het dossier ten laatste op 31 december 2027 worden ingediend.
• Het Waalse Gewest: Het dossier tot terugbetaling kan worden ingediend tot 31 maart van het schooljaar volgend op het schooljaar waarvoor terugbetaling gevraagd wordt. Dat betekent dat dossiers voor het schooljaar 2026-2027 kunnen ingediend worden tot 31 maart 2028.
• Het Vlaamse Gewest: Hier hebt u maar 3 maanden de tijd na de start van de opleiding. Indien uw werknemer op 1 september 2026 zijn opleiding begonnen is in het kader van het Vlaams opleidingsverlof, dan dient u bijgevolg de terugvordering in te dienen vóór december 2026.

Wat kan Pro-Pay voor u doen?

Pro-Pay kan de aanvraagdossiers om een (gedeeltelijke) terugbetaling van het loon te bekomen voor u indienen bij de bevoegde overheid. Contacteer uw Payroll Business Partner voor meer informatie.

​In onze vorige nieuwsbrieven van 3 april 2025 en 13 maart 2026 hebben we meer uitleg gegeven over de verplichtingen in het kader van de Wet Private Opsporing (kortweg “WPO”).

In een uitspraak van de arbeidsrechtbank te Kortrijk werd opnieuw onderzocht in welke mate een werkgever de verplichtingen uit de WPO had nageleefd tijdens een onderzoek naar een ontslag om dringende reden. In steeds meer rechtspraak wordt dus rekening gehouden met de verplichtingen in de WPO. Een belangrijke deadline die nu snel dichterbij komt, is die voor het opstellen van het reglement rond private opsporing.

Wat moet er in het reglement rond private opsporing staan?

Via dit reglement moeten werknemers geïnformeerd worden dat de werkgever activiteiten van private opsporing kan uitvoeren en geven zij hun toestemming hiervoor. Daarnaast moet het reglement de regels voor het uitvoeren van private onderzoeken op de werkvloer vastleggen, zoals:

• wie het onderzoek uitvoert;
• welke feiten aanleiding kunnen geven tot een privaat onderzoek. Denk bijvoorbeeld aan een onderzoek door een personeelsdienst in het kader van een ontslag om dringende reden naar een mogelijke diefstal door een werknemer;
• hoe het onderzoek praktisch verloopt.

Wie moet dit reglement opstellen?

Elke werkgever die private onderzoeken wil uitvoeren op de werkvloer, ongeacht de grootte van de onderneming.

Vorm?

De wet schrijft enkel voor dat er een reglement moet opgesteld worden. Dit kan bijvoorbeeld via een cao of via een bijlage bij het arbeidsreglement. Wij raden echter aan om het reglement op te nemen in een policy.

Deadline?

Het reglement moet voor 16 december 2026 opgesteld zijn.

Wat zijn de gevolgen indien deze verplichting niet nageleefd wordt?

De bevindingen uit een privaat onderzoek dat na 16 december 2026 uitgevoerd wordt zonder reglement, zullen als nietig beschouwd worden. In een gerechtelijke procedure, zoals een procedure rond een ontslag om dringende reden, kan de rechtbank deze bevindingen buiten beschouwing laten.

Met welke verplichtingen uit de WPO moet een werkgever nog rekening houden?

• Indien een personeelsdienst structureel activiteiten van private opsporing uitvoert kwalificeert deze als een “interne dienst voor private opsporing” die over een vergunning en een identificatiekaart moet beschikken.
• Bij occasionele private onderzoeken door de personeelsdienst is dit niet vereist, maar de overige verplichtingen van de WPO blijven dan wel van toepassing.
• Wanneer een werkgever effectief een privaat onderzoek start naar een werknemer, zijn bijkomende documenten vereist. Welke dat precies zijn, hangt af van wie het onderzoek uitvoert en welke onderzoekshandelingen (confrontatie, interview, observatie etc.) gesteld worden.

Wat kan Pro-Pay voor u doen?

We helpen u graag verder met het opstellen van de nodige documenten of bezorgen u templates. Uiteraard kunt u altijd bij ons terecht met uw vragen over de WPO via legal@pro-pay.be.

​Werknemers die structureel en regelmatig thuiswerken kunnen daarvoor een forfaitaire kostenvergoeding ontvangen van hun werkgever. Het maximumbedrag van deze kostenvergoeding werd op 1 september 2026 verhoogd van 160,99 EUR per maand naar 164,21 EUR per maand.

Verhoging bureauvergoeding

Aangezien de kosten verbonden aan het thuiswerk relatief klein en moeilijk bewijsbaar zijn, aanvaarden de RSZ en de fiscus dat men deze kosten forfaitair raamt. De forfaitaire bureauvergoeding is onder andere bedoeld om kosten voor verwarming, elektriciteit, water, verzekeringen, kantoorbenodigdheden en versnaperingen te dekken.

De RSZ heeft in haar tussentijdse administratieve instructies meegedeeld dat de bureauvergoeding opnieuw geïndexeerd werd. Het maximumbedrag van 160,99 EUR per maand werd met ingang van 01.09.2026 verhoogd naar 164,21 EUR per maand.

De fiscus volgt het bedrag van de bureauvergoeding zoals vastgesteld door de RSZ, alsook de evolutie van dit bedrag. Het bedrag van 164,21 EUR is dus vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen.

Het bedrag van 164,21 EUR per maand is een maximumbedrag. Het is dus niet verplicht om dit maximumbedrag toe te kennen, maar het staat u vrij om het bedrag te verhogen tot 164,21 EUR per maand vanaf 1 september 2026.

We willen u er ook aan herinneren dat er voor thuiswerkers een schriftelijke overeenkomst dient opgesteld te worden, in principe ten laatste op het moment dat de werknemer begint met het thuiswerk. In dit geschrift moeten bepaalde verplichte vermeldingen worden opgenomen, zoals de plaats waar de werknemer zal telewerken, de manier waarop de kosten zullen worden vergoed, etc.

Andere kostenvergoedingen voor thuiswerk

Bovenop de bureauvergoeding kan de werkgever ook nog de volgende zaken forfaitair vergoeden:

• 20 EUR per maand indien de werknemer zijn/haar privé-internetverbinding gebruikt voor professionele doeleinden.
• 20 EUR per maand indien de werknemer zijn/haar eigen pc gebruikt voor professionele doeleinden.
  OF 10 EUR per maand (5 EUR per item) voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm en printer/scanner (en dit gedurende een maximale termijn van 3 jaar). Let wel op, deze vergoeding kan niet gecumuleerd worden met de het forfait van 20 EUR per maand voor het gebruik van de eigen pc.

Deze vergoedingen werden niet verhoogd: de maximumbedragen blijven dus hetzelfde.

Uiteraard kunnen de forfaitaire bedragen enkel worden toegekend indien de bureau- en internetkosten niet reeds op een andere manier vergoed worden aan de werknemer.

Actiepunt

Informeer uw Payroll Business Partner indien u de forfaitaire bureauvergoeding wenst te verhogen. De verhoging is niet verplicht.

Het Vlaams opleidingsverlof ondergaat vanaf 1 september 2026 een grondige hervorming. Met deze wijzigingen wil de Vlaamse regering het systeem sterker richten op opleidingen die de inzetbaarheid van werknemers verhogen en inspelen op de behoeften van de arbeidsmarkt. Zo wijzigen de voorwaarden voor opleidingen die recht geven op Vlaams opleidingsverlof, worden bepaalde opleidingen uitgesloten, veranderen de regels rond het aantal uren opleidingsverlof en wordt de terugbetalingsregeling voor werkgevers aangepast. In deze nieuwsbrief zetten we de belangrijkste wijzigingen op een rij.

Focus op arbeidsmarktgerichte opleidingen

De Vlaamse regering legt met deze hervorming een sterkere nadruk op arbeidsmarktgerichte opleidingen. Enkel opleidingen die aan een aantal voorwaarden voldoen, kunnen nog recht geven op Vlaams opleidingsverlof (hierna: VOV). Zo moet de opleiding behoren tot een afgebakende categorie, een minimale omvang hebben van minstens 32 contacturen per jaar of 3 studiepunten, georganiseerd worden door een geregistreerde dienstverlener en geregistreerd zijn bij het departement. Om aan de minimumvoorwaarde van 32 contacturen te voldoen, kunnen voortaan enkel nog modules die tot dezelfde opleiding behoren worden samengevoegd.

De focus verschuift daarbij duidelijk naar opleidingen die de inzetbaarheid van werknemers verhogen. Zo blijven onder meer bepaalde taalopleidingen, STEM-opleidingen en trajecten die leiden tot een eerste diploma secundair onderwijs in aanmerking komen voor VOV.

De nieuwe inhoudelijke criteria voor arbeidsmarktgerichte opleidingen zijn reeds op 1 juli 2026 in werking getreden, zodat de opleidingsdatabank tijdig kon worden aangepast voor het schooljaar 2026-2027. De andere wijzigingen treden pas in werking op 1 september 2026.

Voor bedrijfsinterne opleidingen zal vanaf 1 september 2026 een gunstig preadvies van het Departement Werk vereist zijn. De werkgever moet dit preadvies aanvragen via een elektronisch formulier. Een opleiding wordt beschouwd als een bedrijfsinterne opleiding wanneer zij uitsluitend toegankelijk is voor werknemers of uitzendkrachten met een bepaald functieprofiel en/of uitsluitend gericht is op de huidige functie, en/of wordt gegeven door een instructeur, opleider of begeleider die werkzaam is binnen dezelfde onderneming.

Daarnaast wordt werkplekleren voortaan expliciet opgenomen in de regelgeving. Het gaat om een opleidingsvorm waarbij de arbeidssituatie zelf de leeromgeving vormt. Om in aanmerking te komen voor VOV moet onder meer vooraf een opleidingsplan worden opgesteld en een werkplekbegeleider worden aangesteld die instaat voor de begeleiding en opvolging van de werknemer tijdens het leertraject.

Tegelijk verduidelijkt de hervorming welke opleidingen niet langer recht geven op VOV. Zo zijn opleidingen uitgesloten die de werkgever op grond van wettelijke of sectorale verplichtingen moet aanbieden om de werknemer zijn functie te laten uitoefenen, evenals noodzakelijke aanpassingsopleidingen voor de huidige functie. Ook bepaalde leeractiviteiten komen niet langer in aanmerking, zoals de begeleiding van een startende collega, een online aanbod van opleidingsvideo’s en lunch-and-learnsessies.

Meer mogelijkheden, maar ook nieuwe beperkingen voor werknemers

Werknemers krijgen vanaf 1 september 2026 opnieuw ruimere mogelijkheden om gebruik te maken van het VOV. Daarnaast worden enkele bestaande maatregelen definitief verankerd in de regelgeving. Zo wordt het recht op maximaal 250 uur VOV per opleidingsjaar structureel verankerd wanneer zowel de werknemer als de werkgever het initiatief nemen voor een opleiding. Concreet gaat het om maximaal 125 uur op initiatief van de werknemer en 125 uur op initiatief van de werkgever.

Voor schooljaar 2025-2026 geldt als voorwaarde dat de werknemer minstens 80% tewerkgesteld is en gemiddeld 28 uur per week werkt. Vanaf 1 september 2026 volstaat opnieuw een tewerkstelling van minstens 50% van een voltijdse betrekking om in aanmerking te komen voor VOV.

Ook de regels rond nauwgezetheid worden aangepast. Een werknemer volgt een opleiding nauwgezet wanneer hij de vereiste aanwezigheidsvoorwaarden naleeft en, indien voorzien, deelneemt aan de eindbeoordeling. Voor opleidingen in het volwassenenonderwijs, EVC-trajecten (Erkennen van Verworven Competenties) en de examencommissie wordt voortaan rekening gehouden met de werkelijke aanwezigheid van de werknemer. Daarnaast geeft het afleggen van examens voor de examencommissie secundair onderwijs en basisonderwijs voortaan recht op 16 uur VOV in plaats van 8 uur. Voor opleidingen waarvoor geen regelmatige aanwezigheid vereist is, blijft de bestaande regeling ongewijzigd.

Een versoepeling geldt niet voor het bestaande cumulverbod met de Vlaamse aanmoedigingspremie waarvoor werknemers in aanmerking kunnen komen wanneer zij tijdskrediet opnemen met het motief ‘het volgen van een erkende opleiding’. Dit cumulverbod blijft behouden en wordt bovendien uitgebreid naar bepaalde maatregelen die de loonkosten van de werknemer of diens vervanger volledig financieren.

Een werknemer kan eenzelfde opleiding voortaan ook nog slechts één keer volgen met behoud van het recht op Vlaams opleidingsverlof. Enkel wanneer het certificaat niet werd behaald omwille van overmacht, kan hierop een uitzondering worden gemaakt.

Strengere controle op opleidingsverstrekkers

De Vlaamse regering voert een strenger toezicht in op opleidingsverstrekkers. De registratie van opleidingen wordt voortaan pas goedgekeurd nadat het departement een controle heeft uitgevoerd.

Opleidingsverstrekkers moeten bovendien hun verplichtingen inzake attestering en registratie nauwgezet naleven. Bij niet-naleving kan eerst een aanmaning volgen. Indien daaraan geen gevolg wordt gegeven, kan het departement de registratie van opleidingen intrekken.

Wanneer een opleidingsverstrekker minstens twee keer zijn administratieve verplichtingen niet naleeft, kan de minister beslissen om de betrokken opleidingen in het volgende schooljaar uit de opleidingsdatabank te schrappen en verbieden dat nieuwe opleidingen van diezelfde verstrekker worden geregistreerd.

Wijzigingen inzake de terugbetaling voor werkgevers

Hoewel er niets wijzigt aan de bestaande aanvraagprocedure voor terugbetaling, brengt de hervorming wel enkele belangrijke wijzigingen mee voor werkgever:

• Voor bedrijfsinterne opleidingen moet voortaan het preadvies mee worden geregistreerd.
  
• Voor de terugbetaling aan de werkgever wordt de voorwaarde van nauwgezetheid niet langer in rekening gebracht. Voortaan wordt de terugbetaling berekend op basis van de uren aanwezigheid in de opleiding of deelname aan de eindbeoordeling waarvoor de werknemer recht heeft op VOV.
  
• Voor halftijdse werknemers met een vast uurrooster moeten de opleidingsuren samenvallen met de arbeidsuren volgens het dienstrooster. Deze regeling wordt vanaf 1 september 2026 ook toegepast op werknemers die uitsluitend in het weekend werken.
  
• Het forfaitaire terugbetalingsbedrag wordt aanzienlijk verhoogd. Vanaf schooljaar 2026-2027 bedraagt het forfait 24,50 EUR per uur VOV, tegenover 14,91 EUR per uur in schooljaar 2025-2026.
  

Aangezien deze wijzigingen vanaf 1 september 2026 in werking treden, doen werkgevers er goed aan zich tijdig voor te bereiden en de impact ervan op hun opleidingsbeleid in kaart te brengen.

Wat kan Pro-Pay voor u doen?

Pro-Pay kan u helpen bij het beoordelen van uw opleidingsaanbod, het toetsen van opleidingen aan de nieuwe voorwaarden en u begeleiden bij aanvraagdossiers om een (gedeeltelijke) terugbetaling van het loon in het kader van VOV te bekomen. Aarzel niet om ons te contacteren voor meer informatie via legal@pro-pay.be.

Gelet op de toename van het telewerk volgend op de Covid-19 pandemie, hebben de EU Lidstaten, Liechtenstein, Noorwegen en Zwitserland in juni 2023 een kaderakkoord gecreëerd. Dit kaderakkoord heeft tot doel te voorkomen dat een werknemer van socialezekerheidsstelsel moet veranderen wanneer het land van verblijf van waaruit hij telewerkt verschilt van het land waar de werkgever is gevestigd. Dit Kaderakkoord is op 1 juli 2023 in werking getreden (voor meer informatie hierover verwijzen we naar onze nieuwsbrief van 12 oktober 2023).

1. Principes

Volgens de regels van de Europese Verordening 883/2004 met betrekking tot gelijktijdige tewerkstelling in meerdere Lidstaten, leidt substantieel telewerk (minstens 25% van de arbeidstijd) in de Lidstaat waar de werknemer woont ertoe dat de werknemer onderworpen is aan het sociale zekerheidsstelsel van zijn woonstaat. Daardoor moet de werkgever die gevestigd is in een andere Lidstaat dan de woonstaat van de werknemer een voor hem “vreemd” sociaal zekerheidstelsel toepassen.

Om dit te vermijden, voorziet het Kaderakkoord in de mogelijkheid om het sociaal zekerheidsstelsel toe te passen van de Lidstaat waar de werkgever is gevestigd, onder meer op voorwaarde dat:

• de werknemer minimum 25% en maximum 49,99% van zijn arbeidstijd telewerkt in zijn woonstaat;
• de werknemer niet gewoonlijk (meer dan 5% van zijn arbeidstijd) werkt in een andere Lidstaat dan zijn woonstaat of de Lidstaat waar de werkgever gevestigd is;
• werkgever en werknemer akkoord gaan om deze afwijkende optie toe te passen;
• de twee betrokken Lidstaten het kaderakkoord hebben ondertekend.

2. Impact van professionele activiteiten in derde landen op het 49,99% plafond

Tot voor kort verdedigden de Belgische sociale zekerheidsinstellingen (“RSZ”) het standpunt dat professionele activiteiten uitgevoerd in derde landen niet in aanmerking moesten worden genomen bij het berekenen van het 49,99% plafond onder het Kaderakkoord.

Bijvoorbeeld: het Kaderakkoord kon toegepast worden indien een in België wonende werknemer 40% telewerkte in België, 50% werkte in Nederland voor zijn Nederlandse werkgever en 10% zakenreizen ondernam naar de Verenigde Staten van Amerika. Omdat het Amerikaans deel niet in aanmerking werd genomen door de Belgische RSZ, werkte de werknemer enkel in België en Nederland en bedroeg het herberekende Belgische telewerk deel 44,4%. Daardoor was het basis van het Kaderakkoord mogelijk om het Nederlandse sociale zekerheidsstelsel toe te passen.

De RSZ heeft dit standpunt evenwel moeten herzien naar aanleiding van het Moguntia arrest van het Europees Hof van Justitie in december 2025. In dit arrest oordeelde het Hof van Justitie dat beroepsactiviteiten die gewoonlijk (meer dan 5% van de arbeidstijd) verricht worden in derde landen én die verband houden met de activiteiten in de EU, ook meegeteld moeten worden.

Toegepast op het bovenstaande voorbeeld: het Kaderakkoord kan niet langer toegepast worden omdat de werknemer gewoonlijk werkt in de Verenigde staten van Amerika, een ander land dan de Lidstaat waar de werknemer woont of de Lidstaat waar de werkgever is gevestigd. Bijgevolg moet met onmiddellijke ingang het Belgische sociale zekerheidsstelsel worden toegepast in dergelijke situatie.

3. Conclusie

Het Moguntia arrest beperkt het toepassingsgebied van het Kaderakkoord, dat niet langer toegepast kan worden zodra beroepsactiviteiten die meer dan 5% van de totale arbeidstijd vertegenwoordigen (met inbegrip van frequente zakenreizen), worden verricht in derde landen.

Het is dus aangewezen om het arbeidspatroon van uw grensoverschrijdende (tele-)werkers te analyseren en na te gaan of het Moguntia arrest impact heeft op het toepasselijke sociaal zekerheidsstelsel.

Aarzel niet om contact met ons op te nemen via legal@pro-pay.be indien u meer informatie wenst.

Een werkgever die werknemer met een nationaliteit van buiten de Europese Economische Ruimte of Zwitserland gedurende meer dan 90 dagen op Belgisch grondgebied in dienst wil nemen, moet in principe vóór de indiensttreding een gecombineerde vergunning (single permit) aanvragen.

De toekenning van een dergelijke gecombineerde vergunning valt onder de bevoegdheid van de gewesten en elk gewest heeft zijn eigen voorwaarden voor de toekenning ervan vastgesteld. Hoewel deze voorwaarden reeds verschillen wat betreft de loonvoorwaarden, is Vlaanderen nu nog een stap verder gegaan door een nieuwe retributie van 180 EUR in te voeren (onder voorbehoud van jaarlijkse indexering).

Vanaf 1 september zal een werkgever die in Vlaanderen een gecombineerde vergunning aanvraagt (een eerste aanvraag of een verlenging van een bestaande gecombineerde vergunning), deze retributie moeten betalen op het moment dat de aanvraag wordt ingediend. Deze retributie is bedoeld om de administratieve kosten van het Vlaamse Gewest te dekken en moet het mogelijk maken de aanvraagdossiers sneller te behandelen.

Gelieve er rekening mee te houden dat deze retributie bovenop de retributie komt die verschuldigd is aan de Dienst Vreemdelingenzaken. Deze retributie is geen vervanging van administratieve kosten van de Dienst Vreemdelingenzaken.

Vlaanderen is momenteel het enige gewest dat een dergelijke retributie heeft ingevoerd. Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en het Waalse Gewest hebben deze stap voorlopig nog niet gezet. Wij zullen u uiteraard op de hoogte houden indien zij beslissen om een gelijkaardige maatregel in te voeren.

Pro-Pay kan u ondersteunen bij al uw immigratievragen met betrekking tot de tewerkstelling van buitenlandse werknemers en kan namens uw onderneming de aanvragen voor individuele vergunningen indienen. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met legal@pro-pay.be.

Het jaar 2026 werd gekenmerkt door bijzonder veel wetgevende en reglementaire ontwikkelingen op het vlak van sociaal recht en arbeidsrecht. De geleidelijke uitvoering van het regeerakkoord dat in 2025 werd gesloten, heeft geleid tot de invoering van talrijke maatregelen, waarvan de belangrijkste in de loop van de maanden regelmatig werden belicht in onze nieuwsbrieven.

Naast deze hervormingen werd het jaar ook gekenmerkt door verschillende sectorale akkoorden voor de periode 2025-2026, evenals door de opkomst van nieuwe hervormingsprojecten die momenteel in het Parlement worden besproken.

We maken gebruik van deze meestal rustigere zomerperiode om u een overzicht te geven van de belangrijkste ontwikkelingen sinds het begin van het jaar. Dit overzicht is bedoeld om u te helpen nagaan of u voldoet aan de nieuwe verplichtingen die al van kracht zijn, maar ook om u in staat te stellen te anticiperen op toekomstige veranderingen waarvan de details nog moeten worden uitgewerkt.

1. Op federaal niveau

• Het maximale bedrag per dag werd verhoogd tot 10 EUR per dag, met een maximale werkgeversbijdrage van 8,91 EUR.
• Enkel verplicht indien voorzien in een sectorale cao.
• De aftrekbaarheid is verhoogd tot 4 EUR wanneer de werkgeversbijdrage 8,91 EUR bedraagt.

20 november 2025

19 januari 2026 ✔︎ Nagaan op sectorniveau of er een verplichting bestaat om maaltijdcheques toe te kennen of het bedrag ervan te verhogen.
✔︎ Een addendum ondertekenen indien u maaltijdcheques invoert of het bedrag verhoogt en uw dossierbeheerder hiervan op de hoogte brengen.
Wet versterkt terug naar werk-beleid

• Verplichte procedure voor contactopname op te nemen in het arbeidsreglement.
• RSZ-solidariteitsbijdrage.
• Afwezigheid zonder medisch attest beperkt tot 2 dagen per jaar.
• Periode herval verlengd tot 8 weken.
• Medische overmacht mogelijk na 6 maanden ononderbroken arbeidsongeschiktheid.
• Verplichte analyse van het arbeidspotentieel vanaf 8 weken arbeidsongeschiktheid, met een verplicht re-integratietraject onder bepaalde voorwaarden

9 februari 2026
✔︎ Het arbeidsreglement bijwerken (contactprocedure, hervalperiode, afwezigheid zonder medisch attest).
✔︎ Een gestructureerde opvolging van langdurige afwezigheden organiseren en vanaf 8 weken arbeidsongeschiktheid een evaluatie van het arbeidspotentieel aanvragen.
FLA / ILA

• De FLA-verplichting werd afgeschaft vanaf 2026.
• Vervanging door de ILA voorzien in 2027.

19 februari 2026 ✔︎ De interne registratie van gevolgde opleidingen bijhouden.
✔︎ Voor ondernemingen met 20 of meer werknemers: het jaarlijkse opleidingsplan voorbereiden.
Vrijwillige overuren

• Nieuwe uniforme regeling : tot 360 vrijwillige uren per jaar, waarvan 240 netto-uren zonder toeslag.

19 januari 2026

3 april 2026
✔︎ Een schriftelijke overeenkomst sluiten alvorens het systeem te gebruiken (maximale duur van 1 jaar, stilzwijgend verlengbaar). Wet diverse arbeidsbepalingen

• Mogelijkheid om een algemeen kader voor uurroosters op te nemen in het arbeidsreglement.
• Minimale duur van een deeltijdse tewerkstelling naar 1/10e van een voltijdse tewerkstelling.
• Afschaffing van het verbod op nachtarbeid.
• Opzeggingstermijn beperkt tot 52 weken voor arbeidsovereenkomsten die aanvangen vanaf 1 juni 2026.

26 mei 2026
✔︎ Aanpassen van het arbeidsreglement als u een algemeen kader voor uurroosters invoert.
✔︎ Een addendum voorzien voor elke wijziging van de arbeidsduur van bestaande deeltijdse werknemers.
Centenindex

• Beperking van de indexering voor refertelonen boven 4.000 EUR in 2026 en 2028.
• Patronale loonmatigingsbijdrage.

5 juni 2026 N.v.t. (wordt automatisch toegepast in de loonadministratie)
Verkorte opzeggingstermijn– eerste 6 maanden

• Opzeggingstermijn van één week voor arbeidsovereenkomsten die ingaan vanaf 1 augustus 2026.

30 juni 2026 / Flexi jobs

• Uitbreiding van flexi-jobs naar alle sectoren (sectorale uitsluitingen of beperkingen mogelijk).
• Vereenvoudigde toegang tot flexi-jobs voor gepensioneerde werknemers.
• Versoepeling van de maximale verloning.

14 juli 2026 Als u gebruik wilt maken van flexi-jobs:
✔︎ Nagaan of in uw sector een opt-out of beperkingen gelden.
✔︎ Het flexi-loon en andere formaliteiten controleren (raamovereenkomst, flexi-jobovereenkomst, dimona flexi).

Indien u uw kennis over het versterkte terug naar werk-beleid wilt verdiepen, nodigen wij u uit om deel te nemen aan ons webinar in september. U kunt zich via deze pagina inschrijven.

2. Op sectoraal niveau

Hieronder vindt u een lijst van de paritaire comités (sectoren) die van toepassing zijn op klanten van Pro-Pay waarbij een sectoraal akkoord is aangenomen:

Naar aanleiding van de sectorakkoorden werd hierover ofwel een nieuwsbrief gepubliceerd, ofwel ontving u rechtstreeks een communicatie.

3. Aangekondigde maatregelen in afwachting van definitieve goedkeuring

Hieronder vindt u een overzicht van de belangrijkste maatregelen die momenteel worden uitgewerkt en waarvan de inwerkingtreding afhankelijk is van de goedkeuring van een definitieve wetstekst:

• Verplichte invoering van een mobiliteitsbudget vanaf 2027 voor bedrijven met minstens 50 werknemers en vanaf 2028 voor bedrijven met minstens 15 werknemers;
  
• Invoering van het Individual Learning Account (ILA) als instrument voor de registratie van de door werknemers gevolgde opleidingen;
  
• Annualisering van de arbeidstijd, waarbij de gemiddelde arbeidsduur wordt berekend over een referteperiode van één jaar;
  
• Verlenging van de solidariteitsbijdrage verschuldigd door werkgevers die gemiddeld ten minste 50 werknemers tewerkstellen, voor werknemers van 18 tot 54 jaar die langer dan 30 dagen arbeidsongeschikt zijn (cf. bovenstaande tabel). De bijdrage zal worden uitgebreid tot de vierde en vijfde maand van arbeidsongeschiktheid;
  
• Invoering van 5 bijkomende verlofdagen per kind en per gezin, bovenop de bestaande stelsels van moederschapsverlof en geboorteverlof. Het recht zou prioritair worden toegekend aan de vader of meeouder.
  

Deze lijst kan nog evolueren naarmate de wetgevingsprocedure vordert.

Zijn uw ondernemingsgegevens in België up-to-date?

De zomer is vaak de perfecte tijd om even een stapje terug te doen en ervoor te zorgen dat de gegevens van uw onderneming up-to-date zijn.

Of u nu een Belgische onderneming bent, een buitenlandse onderneming die actief is in België, of een buitenlandse onderneming die via een Belgisch bijkantoor werkt, het is essentieel om ervoor te zorgen dat de informatie die bij de Belgische autoriteiten is geregistreerd juist en actueel is.

Buiten de actualiseringsverplichtingen zoals vastgelegd in het Belgische Wetboek van Economisch Recht, kunnen onnauwkeurige of verouderde gegevens leiden tot praktische problemen en administratieve vertragingen.

Waarom zou u een zomercheck uitvoeren?

• Voldoen aan wettelijke verplichtingen

De bij de KBO geregistreerde informatie moet correct zijn en up-to-date worden gehouden in overeenstemming met de vereisten van Boek III van het Belgische Wetboek van Economisch Recht.

• Voorkomen van administratieve bottlenecks

Verouderde informatie kan problemen opleveren bij de toegang tot Belgische overheidsplatformen, het omgaan met financiële instellingen en de interactie met overheidsinstanties.

• Faciliteren van financiële en juridische transacties

Het up-to-date houden van je gegevens voorkomt problemen bij herstructureringen, financieringstransacties, overnames, due diligence-oefeningen, enzovoort.

Onze aanbevelingen: wat na te kijken:

Voor Belgische ondernemingen

• Samenstelling van de raad van bestuur;
• Vertegenwoordigings- en ondertekeningsbevoegdheden;
• Adres van de maatschappelijke zetel;
• Activiteiten geregistreerd bij de KBO;
• Contactgegevens.

Voor buitenlandse ondernemingen

• Informatie over de buitenlandse entiteit (adres van de buitenlandse maatschappelijke zetel, bedrijfsnaam, enz.);
• Geautoriseerde vertegenwoordigers in België;
• Correspondentieadres en contactgegevens;
• Activiteiten die in België worden uitgevoerd.
• Registratie van een vestigingseenheid als een kantoor of co-workingruimte wordt gehuurd voor werknemers

Voor buitenlandse ondernemingen met een Belgisch bijkantoor

• Vertegenwoordiger van het bijkantoor;
• Vertegenwoordigingsbevoegdheden;
• Adres van het bijkantoor;
• Informatie geregistreerd bij de KBO (adres van de buitenlandse maatschappelijke zetel, naam van de onderneming, enz.);
• Registratie van een vestigingseenheid als een kantoor of co-workingruimte wordt gehuurd voor werknemers;
• Consistentie tussen de Belgische gegevens en het buitenlandse handelsregister.

Wist u dat?

Het niet ongewoon is dat de Belgische KBO nog verwijst naar:

• Een voormalig bestuurder;
• Een verouderd adres;
• Vertegenwoordigingsbevoegdheden die niet langer de werkelijke situatie weergeven.

Deze afwijkingen kunnen jaren onopgemerkt blijven totdat er een dringende zakelijke of administratieve actie moet worden ondernomen.

Actiepunt

Voor de zomervakantie voorbij is, neem een moment de tijd om te controleren of de gegevens van uw onderneming (of die van uw Belgisch(e) bijkantoor of vestiging) zoals geregistreerd in de Belgische Kruispuntbank van Ondernemingen actueel zijn en nauwkeurig uw huidige ondernemingsstructuur weergeven.

Pro-Pay kan u ondersteunen met advies op maat, eventuele noodzakelijke wijzigingen identificeren en de vereiste aanpassingen voor u in orde brengen. U kunt ons contacteren via legal@propay.be.

Een eenvoudige check vandaag voorkomt onverwachte problemen morgen.