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La fin de l’année civile approche. Dans les couloirs, il est déjà question entre les collègues, des vacances entre noël et nouvel an. Certains travailleurs prévoyants rêvent déjà de leur destination pour les vacances d’été 2026 alors que d’autres collègues, faisant de l’excès de zèle à l’autre bout du couloir n’ont pas le temps prendre leurs vacances. Il est donc grand temps de répondre à certaines questions fréquemment posées concernant les vacances.

Report des jours de vacances ou pas ? Qu’en est-il aujourd’hui ?

D’après la législation belge, un travailleur construit son droit aux vacances sur base de ses prestations effectuées lors de l’année calendrier précédente. L’année civile durant laquelle le travailleur prend ses vacances est appelée « l’année de vacances ». L’année civile précédente durant laquelle les jours de vacances sont construits, est appelée « l’exercice de vacances ».

La même législation prévoit qu’un travailleur doit prendre ses jours de vacances légaux avant la fin de l’année de vacances. En d’autres mots : le travailleur a l’obligation de prendre ses jours de vacances légaux qu’il a constitués durant l’année 2024, au plus tard le 31 décembre 2025.

Mon employé demande de reporter des jours de vacances à l’année prochaine. Est-ce permis ?

Le report de jours de congé n’est pas autorisé par la loi. Par conséquent, l’employé qui ne prend pas tous ces jours de congés les perd et ne peut pas demander à son employeur de les lui payer.

Pour les ouvriers la situation est différente : ils reçoivent leur pécule de vacances de l’Office National des Vacances Annuelles (ONVA) et même s’ils ne prennent pas tous leurs jours de vacances, ce pécule de vacances reste acquis.

Dans la pratique, dans beaucoup d’entreprises belges, il est autorisé de reporter un nombre limité de jours de vacances légaux sur demande de l’employé, qui doivent être pris endéans un certain délai.

Pour rappel, depuis l’année de vacances 2024, les jours de congé légaux peuvent être reportés en cas d’absence prolongée due à un accident (de travail), une maladie professionnelle, une incapacité de travail, un congé de maternité, un congé de naissance, un congé prophylactique, un congé d’adoption, un congé pour soins ou un congé parental d’accueil.

! Il doit s’agir d’une véritable force majeure, où le travailleur est dans l’impossibilité de prendre ses jours de vacances en 2025. Par exemple, il ne s’agit pas du cas où l’employeur refuse, à la fin de l’année, de permettre à un travailleur qui a été malade pendant six mois au cours de l’année de prendre ses jours de vacances. Cependant, lorsqu’un travailleur est par exemple en incapacité de travail du 3 novembre 2025 au 17 janvier 2026, il est dans l’impossibilité de prendre l’ensemble de ses jours de vacances légaux en 2025.

Dans ces cas de suspensions, les vacances doivent être prises dans les 24 mois suivant la fin de l’année de vacances.

Le pécule de vacances pour les jours non pris sera versé au plus tard et anticipativement le 31 décembre de l’année de vacances concernée pour les employés. Les ouvriers conservent leur pécule de vacances octroyés par l’ONVA.

Quelles sont les conséquences possibles pour moi, en tant qu’employeur, si tous les jours de vacances ne sont pas pris ?

En tant qu’employeur, vous devez vous assurer que vos travailleurs prennent tous leurs jours de vacances. Le non-respect de cette obligation peut entrainer des amendes administratives ou même pénales.

Dans la pratique, vous devez veiller à informer suffisamment vos travailleurs du fait qu’ils doivent prendre leurs jours de congé restants à temps. Si votre travailleur décide tout de même de ne pas prendre l’ensemble de ses jours de vacances, malgré vos avertissements, vous ne courez pas le risque de faire l’objet des sanctions citées ci-dessus.

Mon entreprise accorde à ses travailleurs, en plus de leurs vacances légales, des jours de vacances extralégaux. Que dit la législation à ce sujet ?

La législation ne prévoit pas de cadre légal pour les jours de vacances extralégaux. Cela signifie concrètement qu’en tant qu’employeur, vous définissez vous-même les règles à ce sujet et pouvez donc prévoir que les jours de vacances extralégaux peuvent être transférés. Ces règles doivent idéalement figurer dans le règlement de travail.

Régularisation de fin d’année – déduction du pécule de vacances en décembre depuis décembre 2024 applicable aux nouveaux employés

Comme expliqué dans notre newsletter, la procédure de déduction du simple pécule de vacances pour les nouveaux employés a été modifiée en 2024. Depuis lors, cette déduction se fait en deux phases avec une régularisation en décembre, tenant compte des montants mentionnés sur l’attestation de vacances, diminués des montants déjà déduits au cours de l’année.

Le résultat de cette déduction finale peut donner lieu soit à un remboursement soit à une déduction supplémentaire. Ceci sera clairement indiqué sur la fiche de paie du mois de décembre.

Comment puis-je garder une vue d’ensemble sur les jours de vacances restants de mes travailleurs ?

Si votre département RH n’a pas de calendrier pour garder une vue d’ensemble sur les jours de vacances restants de vos travailleurs, Pro-Pay possède un outil idéal. Your Easy Absence Planner ou plus simplement YEAP, peut vous aider à gérer toutes les absences, y compris tous les types de vacances. Il est en effet important de signaler correctement les autres absences au regard de vos obligations légales en tant qu’employeur ainsi que pour le droit des travailleurs à certaines allocations.

Grâce à YEAP, obtenir un aperçu ou avoir à l’œil le compteur des vacances de vos travailleurs devient beaucoup plus simple.

Actions!

• Transmettez à vos travailleurs un aperçu de leurs jours de vacances légaux restants.
• Envoyez un rappel concernant les règles pour la prise et le report des jours de vacances.
• Si ce n’est pas encore fait : déterminez les règles sur la prise et le report des jours de vacances extra-légaux, de préférence dans le règlement de travail.

L’année 2025 touche à sa fin. À l’approche de la nouvelle année, certains commencent déjà à planifier leurs congés pour 2026. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des jours fériés légaux en 2026, ainsi qu’un bref rappel des règles applicables en matière de jours de remplacement.

Jours fériés 2025

Règlementation

En principe, les travailleurs du secteur privé ne peuvent exercer leurs activités professionnelles pendant les jours fériés légaux.

Lorsqu’un jour férié coïncide avec un dimanche ou un jour habituel d’inactivité dans l’entreprise (habituellement le samedi), celui-ci doit être remplacé par un autre jour d’activité de l’entreprise. L’employeur est tenu pour sa part de rémunérer ces jours fériés. Les jours fériés qui coïncident avec un jour d’inactivité de 2026 sont indiqués en gras dans la liste ci-dessus. En 2026, le travailleur a droit à deux jours de remplacement, notamment pour Assomption (15 août) et Toussaint (1er novembre).

La loi du 4 janvier 1974, prévoit la façon par laquelle les jours de remplacement devraient être déterminés. La Commission Paritaire compétente pour chaque secteur, est chargée de déterminer les jours de remplacement, mais la pratique nous montre que ce n’est généralement pas le cas. Si la Commission Paritaire n’a pas pris sa décision avant le 1er octobre 2025, c’est à chaque entreprise de déterminer les jours de remplacement pour 2026. Cela peut se faire selon les quatre manières suivantes :

• Par le Conseil d’Entreprise ;
• S’il n’y a pas de Conseil d’Entreprise au sein de l’entreprise, par accord entre la délégation syndicale et l’employeur ;
• S’il n’y a pas de délégation syndicale au sein de l’entreprise, par accord entre tous les travailleurs et l’employeur ;
• Si aucun accord ne peut être conclu pour toute l’entreprise, différents accords peuvent être élaborés entre l’employeur et chaque travailleur.

A défaut de fixation au niveau de l’entreprise ou d’accord entre l’employeur et le travailleur, le jour férié est remplacé d’office par le premier jour habituel d’activité qui, dans l’entreprise, suit le jour férié (habituellement le lundi).

L’employeur est obligé d’informer ses travailleurs des jours de remplacement pour 2026, par notification datée et signée, affichée dans les locaux de l’entreprise et ce avant le 15 décembre 2025. Un exemple de document type pouvant vous être envoyé sur simple demande à votre gestionnaire Pro-Pay.

Chaque année, au mois de janvier, les salaires des employés de la commission paritaire 200 (CP 200) sont adaptés au coût de la vie. En Belgique, cela s’appelle l’indexation des salaires.

Cette indexation signifie que les salaires sont couplés à l’évolution de l’indice de santé lissé. En d’autres termes, le salaire mensuel est augmenté d’un certain pourcentage basé sur l’inflation de l’année calendrier précédente. Le système d’indexation, tel que prévu dans la CP 200, est applicable à tous les travailleurs faisant partie de cette commission paritaire.

Sur base des prévisions actuelles, le pourcentage d’indexation pour janvier 2026 s’élèvera approximativement à 2,13 %.

Au plus tard début janvier 2026, nous vous informerons du pourcentage d’indexation définitif.

Lorsqu’un travailleur utilise sa propre voiture pour effectuer des déplacements professionnels, son employeur a la possibilité lui rembourser le coût engendré par ce déplacement.

Il n’est pas nécessaire de démontrer avec exactitude ce coût. En effet, les autorités ont fixé un montant forfaitaire maximum par kilomètre parcouru, montant également accepté en tant que remboursement de frais propres à l’employeur (« indemnité kilométrique »). Cette indemnité kilométrique ne sera donc ni soumise aux cotisations sociales, ni aux impôts pour autant que le plafond maximal ne soit pas dépassé.

Le nouveau montant qui est d’application à partir du 1er octobre 2025 au 31 décembre 2025 est de 0,4312 EUR par kilomètre.

Pour rappel : le montant applicable du 1er juillet 2025 jusqu’au 30 septembre 2025 s’élevait à 0,4309 EUR par kilomètre. Il y a donc une légère augmentation en comparaison avec le montant précédent.

Cependant, il est également possible d’opter pour l’indexation annuelle de l’indemnité kilométrique. Il est désormais possible de choisir entre les montants indexés trimestriels et le montant indexé annuel, qui s’élève à 0,4449 EUR par kilomètre pour la période à partir du 1er juillet 2025 jusqu’au 30 juin 2026. Dans ce dernier cas, l’employeur doit donc maintenir le même montant pendant toute la période.

Nous rappelons que le nombre de kilomètres par an ne doit pas être anormalement élevé (maximum de 24.000 kilomètres par an). En cas de dépassement, un justificatif sera requis.

Ce montant indexé annuel et trimestriel correspond au maximum autorisé, mais rien n’empêche les employeurs d’accorder un montant inférieur sans avoir à le justifier. Un montant plus élevé est également envisageable mais dans ce cas, la charge de la preuve incombe aux employeurs et aux travailleurs. Ils devront donc être capables de démontrer que l’indemnité correspond avec le coût réel engendré par les déplacements.

Depuis le 4 mars 2022, l’Union européenne offre une protection temporaire aux ressortissants ukrainiens qui résidaient en Ukraine avant le 24 février 2022.
Chaque année, la durée de cette protection temporaire est prolongée, et en juillet 2025, elle a été étendue jusqu’au 4 mars 2027.

Grâce à cette protection temporaire, les ressortissants de pays tiers séjournant en Belgique sur base de cette protection, peuvent désormais travailler pour des employeurs en Belgique sans permis de travail. Cela constitue un avantage pour les employeurs, car ils ne sont plus tenus de demander un permis unique préalablement à l’engagement d’un travailleur bénéficiant de cette protection temporaire.

Cependant, si ces travailleurs envisagent de s’installer sur le long terme en Belgique, il peut être intéressant, en tant qu’employeur, de tout de même demander un permis unique pour ces travailleurs. En effet, lorsque ce régime de protection temporaire prendra fin, ces travailleurs devront soit retourner dans leur pays d’origine, soit l’employeur devra, à ce moment-là, introduire une demande de permis unique.

La demande d’un permis unique modifie le statut du travailleur : il passe de “protégé temporaire” à “travailleur migrant”. Ce statut de “travailleur migrant” a pour avantage que les années travaillées en Belgique sous ce statut comptent pour l’obtention d’un droit de séjour à durée indéterminée en Belgique. Avec un tel droit de séjour à durée indéterminée, le travailleur est exempté de carte de travail/single permit. Ce droit de séjour offre également la possibilité de demander la nationalité belge.

Le passage au statut de “travailleur migrant” n’entraîne aucun risque pour le travailleur. Si les conditions de ce statut ne sont plus remplies, en cas de chômage par exemple, le ressortissant ukrainien peut à nouveau faire jouer le statut de protection temporaire qu’il ou elle détenait précédemment (tant que cette protection est en vigueur).

Pro-Pay is at your disposal for all your immigration questions related to the employment of foreign workers and can handle the single permit applications for your company. For more info, you can contact legal@Pro-Pay.be

Un employeur qui souhaite engager un travailleur étranger dont la une nationalité est hors UE doit, en principe, demander un permis unique (single permit) préalablement à l’occupation.

En revanche, dans l’hypothèse où le candidat étranger, habite et travaille déjà en Belgique, l’employeur devra d’abord s’assurer que le candidat soit exempté de single permit. Dans ce cas, le candidat peut tout de suite être embauché.

Dans le cas où un single permit doit être demandé, la demande se déroule en deux étapes : d’abord auprès de la région dans laquelle le travailleur sera occupé, ensuite par le service des Etrangers du Ministères des Affaires intérieures.

Une fois que le permis unique est délivré et, après avoir reçu un visa D dans le cas d’un travailleur qui n’habite pas en Belgique, le candidat étranger peut être embauché. Si le candidat habite et travaille en Belgique, cela est possible dès que la région a délivré l’autorisation de travail.

Cela étant dit, le permis unique demandé par l’employeur entraîne, dans son chef, un certain nombre d’obligations qui, parfois, peuvent être négligées.

L’employeur doit :

• Demander une nouvelle autorisation de travail dans le cas où le lieu de travail est modifié ;
  
• Faire en sorte que le salaire qui est payé corresponde aux barèmes qui valent pour le secteur et le niveau de fonction ou au salaire minimum qui s’applique dans la catégorie pour laquelle le single permit est demandé ;
  
• Tenir l’autorité compétente au courant en cas de rupture du contrat de travail ou, de modification significative des conditions de travail qui ont des conséquences sur la validité de l’autorisation de travail.
  Après que l’employeur ait informé l’autorité compétente de la rupture du contrat de travail, le permis unique sera retiré par la région via une décision motivée. L’ancien employeur sera mis au courant de ce retrait par la commune dans laquelle il habite.
  A partir de ce moment, le détenteur du permis unique peut encore, en principe, rester habiter en Belgique durant trois mois de façon à ce qu’il/elle ait la possibilité de trouver un nouvel employeur. En cas de licenciement, il/elle peut encore, à certaines conditions, demander une indemnité de chômage. Si l’employeur ne mets pas l’autorité régionale au courant de la rupture du contrat de travail, cette dernière ne retirera pas l’autorisation de travail. Par conséquent, l’ancien travailleur reste en possession de son permis unique jusqu’au moment où il expire. L’autorisation de travail n’expire donc pas par le simple fait qu’il y ait été mis fin au contrat de travail.
  

Des droits et des obligations existent aussi dans le chef du travailleur :

• Le travailleur a le droit, avec son permis unique, de travailler pour l’employeur qui a demandé le permis unique pour lui ou elle. Après quelques années, le travailleur peut demander un permis unique pour une durée illimitée ;
  
• Si cette demande est approuvée, le travailleur reçoit une carte de résidence A sous forme électronique sur laquelle il est mentionné « marché du travail : illimité ». Le droit au séjour du travailleur reste limité et conditionnel mais il n’est plus nécessaire de demander un nouveau permis unique dans le cas où le travailleur change d’employeur. C’est pratique pour le travailleur et pour un employeur qui souhaite engager un détenteur d’un single permit pour une durée indéterminée. Pour l’employeur qui a demandé un single permit pour un travailleur, cela peut avoir des conséquences négatives au niveau de la rétention du travailleur.
  Les conditions pour obtenir un permis unique à durée illimitée varient par région.
  
• En cas de déménagement en Belgique, le travailleur doit en informer sa commune de sa nouvelle adresse et ainsi adapter sa carte de séjour. En cas de départ définitif de la Belgique, le travailleur doit se désinscrire de la commune
  

Pro-Pay se tient à votre disposition pour les questions d’immigration relatives à l’occupation des travailleurs étrangers et peut s’occuper des demandes de permis uniques. Pour plus d’informations, vous pouvez nous contacter par e-mail à l’adresse legal@propay.be.

Les frais exposés par un travailleur lors d’un voyage d’affaires à l’étranger peuvent être remboursés par l’employeur sur base forfaitaire. Les montants forfaitaires acceptés dans la « liste des pays » ont été mis à jour le 14 juillet 2025 et sont d’application à partir du 1er août 2025. Nous abordons les modalités d’octroi de ces indemnités pour les voyages d’affaires à l’étranger dans la présente newsletter.

Que sont les voyages d’affaires à l’étranger ?

Il existe deux catégories de voyages d’affaires à l’étranger :

• Catégorie 1 « courts voyages d’affaires à l’étranger » : un travailleur séjourne à l’étranger à la demande de l’employeur pour une période de minimum 10 heures et de maximum 30 jours calendrier ;
• Catégorie 2 « longs voyages d’affaires à l’étranger » : un travailleur séjourne à l’étranger à la demande de l’employeur pour une période de plus de 30 jours calendrier consécutifs

! Les travailleurs concernés doivent exercer une activité professionnelle principalement sédentaire et le salaire perçu pour ces jours doit être soumis à l’impôt en Belgique.

Quelles sont les indemnités existantes et quels frais couvrent-elles ?

Les indemnités forfaitaires de séjour sont destinées à rembourser les petites dépenses que le travailleur pourrait engager au cours de son voyage d’affaires. Il s’agit notamment des frais de repas (midi et soir), des frais de petite restauration et de boisson, des frais de transport local et des frais de communication téléphonique. Le travailleur ne doit pas fournir de preuve (écrite) à son employeur. Le montant est fixé de manière forfaitaire.

Les frais d’hôtel (en ce compris le petit déjeuner), de voyage et de carburant ne sont pas couverts par cette indemnité de séjour. Ces frais peuvent bien sûr être remboursés sur présentation de preuves écrites, notamment sous forme de tickets et de bons. Pour les frais de logement, il est également possible d’opter pour un montant forfaitaire, mais cela est moins fréquent dans la pratique.

Il existe deux types de forfaits acceptés :

• Une indemnité forfaitaire égale à 37,18 EUR/jour, quelle que soit la destination du voyage d’affaires et quelle que soit la durée (catégorie 1 en 2).
• Une indemnité forfaitaire selon une liste de pays. La liste des pays reprend les forfaits acceptés par pays et par catégorie. Les montants sur la liste des pays sont généralement plus élevés que le montant fixe de 37,18 EUR/jour.

Il est en principe prévu que cette liste de pays soit adaptée chaque année, mais la dernière adaptation datait de 2023. Vous pouvez consulter les nouveaux montants ajustés à travers ce link.

Conditions

Les frais ne peuvent être accordés sous la forme d’une indemnité forfaitaire que s’ils ne sont pas déjà remboursés par le biais d’une note de frais et pour autant que le travailleur ne déclare pas ces frais comme des dépenses professionnelles dans sa déclaration d’impôts.

En outre, les conditions suivantes s’appliquent :

• Les montants peuvent être utilisés pour chaque jour complet d’absence (= un jour entre les nuitées pendant les voyages d’affaires) et pour les voyages d’affaires où le travailleur revient le même jour mais a été absent plus de 10 heures.
  
• Pour les voyages de plus de 24 heures, le montant pour les jours de départ et de retour doit être réduit de 50 %.
  
• Si les frais de repas sont déjà pris en charge par l’employeur, l’indemnité journalière est réduite de 35 % pour le repas du midi et de 45 % pour le repas du soir.
  
• Si des petites dépenses (p.ex. petite restauration, frais de parking, pourboires, etc.) sont remboursées séparément par l’employeur, l’indemnité journalière doit être réduite de 20%.
  
• Si l’employé reçoit des chèque-repas, l’intervention patronale dans le chèque-repas doit être déduite de l’indemnité journalière.
  

Les indemnités journalières forfaitaires constituent des frais propres à l’employeur dans les conditions reprises ci-dessus. Aussi bien l’ONSS que le fisc admettent donc que ces indemnités soient exonérées de cotisations de sécurité sociale, resp. d’impôt.

Pro-Pay a développé un tool qui vous permet de calculer facilement les indemnités forfaitaires de séjour sur base des principes énoncés ci-avant. Contactez-nous via tax@pro-pay.be si vous souhaitez recevoir une proposition de prix.

! Les montants forfaitaires sont des montants maximaux. Vous êtes libre d’attribuer un montant forfaitaire inférieur ou de rembourser ces frais sur base de pièces justificatives. ! Les montants forfaitaires sont à reprendre sur la fiche fiscale 281.10. Vous pourrez trouver de plus amples renseignements sur les obligations relatives aux fiches fiscales dans notre newsletter.

L’année scolaire bat à nouveau son plein. Il est donc opportun de clarifier les principes régionaux relatifs au congé éducation.

De quoi s’agit-il ?

Le congé éducation payé octroie au travailleur le droit de suivre une formation reconnue, tout en s’absentant du travail durant un certain temps, et sans qu’il perte de rémunération. Toutes les formations ne donnent pas droit au congé éducation. Il n’est pas nécessaire que la formation soit en lien avec l’activité professionnelle que le travailleur effectue chez son employeur pour bénéficier de ce droit.

La Flandre a rebaptisé ce congé éducation en « congé de formation ». Pour déterminer quelle région est compétente pour ce type de congé, il convient de se référer au lieu où se situe le siège d’exploitation à partir duquel le travailleur est occupé, tel que mentionné sur la déclaration DmfA pour l’ONSS. Le lieu de résidence du travailleur ou le lieu où il/elle suit la formation n’a donc aucune incidence sur son droit au congé éducation.

Dans cette newsletter, nous vous présentons le système, les différences régionales et abordons les nouveautés pour cette année scolaire 2025-2026. Nous nous limitons, dans cette newsletter, aux trois plus grandes régions, à savoir la Flandre, Bruxelles et la Wallonie.

À qui s’adresse ce congé éducation ?

Ce droit au congé éducation concerne chaque travailleur du secteur privé occupé à temps plein. Cependant, certains travailleurs à temps partiel y ont également droit.

En Flandre, depuis cette année scolaire, les travailleurs doivent travailler au moins 80% de leur temps et prester au moins 28 heures en moyenne par semaine pour prétendre au droit au congé de formation.

Quelles formations sont éligibles?

Seules les formations reconnues entrent en ligne de compte, mais celles-ci varient en fonction de chaque région.

Vous pouvez vérifier si une formation est reconnue au sein de la région dans laquelle votre travailleur est occupé, via les liens repris ci-dessous:

• Flandre: https://www.vlaanderen.be/opleidingsdatabank
• Bruxelles: https://economie-werk.brussels/educatief-verlof-opleiding
• Wallonie: https://emploi.wallonie.be/home/formation/conge-education-paye.html

La formation doit normalement compter au moins 3 crédits ou durer au moins 32 heures.

En Flandre, le travailleur peut combiner plusieurs formations ou modules au sein du même organisateur de formation pour arriver au minimum d’heures requises.

L’employeur peut-il refuser une demande de congé éducation ?

Non, le congé éducation constitue un véritable droit pour le travailleur, l’employeur ne peut pas le lui refuser. Le planning des jours d’absence doit par contre être bien établi en concertation avec l’employeur.

Combien d’heures de congé peuvent être octroyées au travailleur?

Le nombre d’heures octroyées dépend de la formation suivie par le travailleur, et diffère en fonction de la région. Des maxima ont été fixés.

Le nombre maximum d’heures de congé éducation a été augmenté à Bruxelles pour certaines formations. Exemple : une formation de langue, à Bruxelles, donne droit à un maximum de 80 heures de congé éducation par année scolaire. Cette limite peut être augmentée à 130 heures si le travailleur choisit d’étudier l’une des langues nationales ou la langue des signes.

En Flandre, le nombre maximum d’heures de congé de formation est fixé à 125 heures par année scolaire. Il existe en Flandre un droit d’initiative commun permettant au travailleur de doubler son nombre maximal d’heures , s’il suit une formation proposée par l’employeur ainsi qu’une formation de sa propre initiative.

Comment le travailleur doit-il introduire une demande de congé éducation?

Le travailleur doit remettre à son employeur une preuve d’inscription au plus tard le 31 octobre. En cas de changement d’employeur ou en cas d’inscription à une formation en cours d’année, l’attestation doit être remise dans les 15 jours suivant l’inscription ou le changement d’employeur.

Lorsque le travailleur suit une formation à Bruxelles ou en Wallonie, il/elle doit remettre trimestriellement une attestation à son employeur dans laquelle il apparaît qu’il/elle suit assidûment les cours. En Flandre, le travailleur ne doit pas remettre d’attestation à l’employeur. C’est l’institution au sein de laquelle il/elle suit la formation qui enregistrera sa présence en ligne. Lorsque le travailleur ne suit pas assidûment les cours et prend donc plus de congés que ce à quoi il/elle a droit, il/elle recevra alors moins de congé éducation lors de la prochaine formation.

Quand ce congé doit-il être pris ?

En Wallonie et à Bruxelles, le travailleur doit prendre ce congé entre le début et la fin de l’année scolaire. En Flandre, le travailleur bénéficie d’un peu plus de temps : dans ce cas, les jours d’absence peuvent être pris à partir du jour qui précède le début de la formation, jusqu’à deux jours suivant la date de fin de la formation, ou après le dernier examen.

Qui prend en charge la rémunération ?

Le travailleur qui est absent dans le cadre d’une formation, reçoit son salaire que l’employeur continue à payer. Ce dernier peut le plafonner à 3714 EUR brut par mois (montant pour l’année scolaire 2025 – 2026) pour les travailleurs à temps plein. Ce montant est indexé annuellement au mois de septembre.

L’employeur peut obtenir le remboursement d’une partie de ce salaire payé par les autorités wallonnes, flamandes ou bruxelloises en fonction de la région où le travailleur est occupé.

• En Wallonie, l’employeur peut être remboursé jusqu’à 21,30 EUR par heure d’absence par l’autorité régionale.
• A Bruxelles l’employeur peut être remboursé jusqu’à 22,07 EUR par heure,
• En Flandre ce montant est plafonné à 14,91 EUR par heure.

Les délais pour introduire un dossier de remboursement sont stricts et varient selon la région :

• La Région de Bruxelles Capitale : Les dossiers doivent être introduits entre le 1er septembre et le 31 décembre de l’année scolaire qui suit l’année scolaire pour laquelle le remboursement est demandé.
  Afin d’obtenir le remboursement pour l’année scolaire 2025 – 2026, le dossier doit être introduit au plus tard le 31 décembre 2026.
  
• La Région wallonne : Le dossier de remboursement peut être introduit jusqu’au 31 mars de l’année scolaire qui suit l’année scolaire pour laquelle le remboursement est demandé. Cela signifie que les dossiers de l’année scolaire 2025-2026 peuvent être introduits jusqu’au 31 mars 2027.
  Les dossiers concernant l’année scolaire 2024 – 2025 peuvent être introduits jusqu’au 31 mars 2026.
  
• La Région flamande : vous disposez, de trois mois après le début de la formation. Si votre travailleur a commencé une formation en septembre 2025 dans le cadre du congé de formation flamand, vous devez alors introduire une demande de remboursement avant le 31 décembre 2025.
  

Comment Pro-Pay peut-il vous assister?

Pro-Pay peut se charger d’introduire pour vous les dossiers de demande en vue d’obtenir le remboursement (partiel) du salaire auprès de l’autorité compétente.

Pour toute information complémentaire, n’hésitez pas à contacter votre Payroll Business Partner.

Dans notre flash info d’avril, nous vous informions du dernier report de la date limite relative à l’obligation d’enregistrement des formations dans le Federal Learning Account (ci-après « FLA ») au 1er septembre 2025 . Une nouvelle loi a été publiée qui reporte cette échéance au 1er janvier 2026.

Pour rappel : avant ce dernier report, tout employeur devait, au plus tard le 1er septembre 2025, enregistrer dans le FLA toutes les formations suivies par les travailleurs depuis le 1ᵉʳ janvier 2024.

Report du FLA et obligations de l’employeurs

L’enregistrement dans le FLA est donc reporté au 1ᵉʳ janvier 2026. Jusqu’à cette date, les employeurs ont le choix entre :

• Continuer à enregistrer les formations suivies depuis le 1ᵉʳ janvier 2024 dans le FLA;

ou

• Garder ces formations dans un compte individuel de formation. Il s’agit d’un formulaire papier ou électronique dans lequel est enregistré le crédit de formation du travailleur.

Pour plus d’informations sur le compte individuel de formation et les formalités à respecter lors de son élaboration, nous vous renvoyons à notre newsletter.

Vers un remplacement du FLA ?

Le gouvernement fédéral a annoncé sa volonté de remplacer le FLA par « un système administratif plus simple ». À l’heure actuelle, nous ne savons pas encore à quoi ressemblera cet outil, nous suivons ça de près et vous tiendrons informés.

Attention : l’éventuel remplacement du FLA n’impactera pas le droit individuel à la formation et ne dispensera pas les employeurs concernés de leur obligation d’établir un plan de formation annuel. Pour plus d’informations à ce sujet, nous vous renvoyons à nos newsletters du 12 mars 2024 et du 21 octobre 2024.

Si vous avez des questions sur vos obligations liés au FLA, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse legal@pro-pay.be

En 2025, à la suite des élections fédérales de 2024 et de la note du formateur, un accord de gouvernement a été conclu le 31 janvier 2025. Ce document fixait la feuille de route politique et prévoyait plusieurs réformes importantes en matière d’emploi et d’organisation du marché du travail.

Le 21 juillet 2025, avant la pause estivale, le gouvernement De Wever a franchi une nouvelle étape en concluant un « accord d’été ». Cet ensemble de mesures vient préciser et compléter les engagements de l’accord de gouvernement. Certaines dispositions ont été confirmées dans une loi-programme déjà adoptée, tandis que d’autres devront encore être traduites en textes de loi, débattues et/ou votées au Parlement :

Les mesures suivantes sont officiellement entrées en vigueur suite à la publication de la loi-programme au Moniteur Belge :

• Plafonnement des cotisations patronales sur les hauts salaires : comme nous vous l’annoncions dans notre dernière newsletter, la loi-programme prévoit désormais que les cotisations patronales de sécurité sociale seront plafonnées à partir du 1er juillet 2025. Au-delà d’un salaire de 85.000 EUR par trimestre (montant sujet à indexation), l’employeur ne devra plus payer de cotisations patronales. En d’autres termes, les cotisations patronales ne seront dues que pour la partie du salaire inférieure à 85.000 EUR par trimestre.
  
• Prolongation des heures de relance et dispense de versement du précompte professionnel pour les heures supplémentaires jusque fin 2025 en attendant une augmentation structurelle de qui doit encore être mise en œuvre. Vous trouverez plus de détails dans notre dernière newsletter à ce sujet.
  
• Droit au chômage en cas de démission : Les travailleurs démissionnaires étaient auparavant d’office exclus des allocations de chômage. La loi-programme permet, que les travailleurs qui démissionneront à partir du 1er mars 2026, puissent – sous certaines conditions, notamment de jours de travail – avoir droit à des allocations de chômage, une fois par carrière et ce pour une période de maximum 6 mois.
  

Les mesures suivantes, bien qu’elles aient été annoncées, n’ont pas encore été officiellement adoptées. Rien ne change donc à ce stade :

• Chèques-repas : augmentation facultative et progressive de la valeur maximale de 8 EUR à 10 EUR par jour à partir du 1er janvier 2026. Aucun texte n’a été déposé ou établi à ce sujet.
  
• Suppression progressive des éco-chèques : cette mesure initialement annoncée dans l’accord de Gouvernement de janvier 2025 n’a pas fait l’objet de nouveaux développements depuis.
  
• Assouplissement du régime fiscal pour les contribuables et chercheurs.
  
• Mesures en matière d’incapacité de travail, telles que la possibilité de démarrer un trajet de réintégration dès le premier jour d’incapacité de travail et de rompre le contrat de travail pour force majeure médicale après 6 mois au lieu de 9 mois d’incapacité de travail continue, l’obligation de mettre en place une politique active en matière d’absentéisme, etc.
  
• Budget mobilité obligatoire : A partir du 1er janvier 2026, l’employeur qui met des véhicules de société à disposition de ses travailleurs, devra obligatoirement leur proposer un budget mobilité comme alternative. Cela ne concernerait cependant pas les voitures de société mis à disposition dans le cadre d’un plan cafétéria ou d’un salary sacrifice.
  L’Accord de Gouvernement prévoit également, à long terme, un budget mobilité « général » pour chaque travailleur, sans qu’il soit requis qu’une voiture de société soit mise à disposition.
  Ces deux mesures n’ont pas fait l’objet de développements concrets depuis l’Accord de Gouvernement.
  

Nous ne manquerons pas de vous tenir informés dès que les textes officiels seront publiés et les dates d’entrée en vigueur précisées.