Auteur: ibizz

De afgelopen maanden is een groot aantal werkgelegenheidsmaatregelen genomen met het oog op de modernisering en flexibilisering van de Belgische arbeidsmarkt alsook in het kader van de omzetting van Europese richtlijnen.

De betrokken maatregelen, die gedeeltelijk zijn gepubliceerd, zijn vastgelegd in verschillende wettelijke instrumenten, waaronder de “arbeidsdeal”.

Deze nieuwe bepalingen zullen belangrijke gevolgen hebben op vele gebieden, zowel voor werkgevers als voor werknemers.

Gezien het grote aantal aangenomen maatregelen zullen wij onze volgende nieuwsbrieven wijden aan de belangrijkste vernieuwingen, gegroepeerd per thema. We bespreken deze kort hieronder.

Recht op deconnectie

Er wordt een recht op deconnectie voor werknemers ingevoerd. Dit recht op deconnectie laat toe dat werknemers een beter evenwicht tussen werk en privé vinden doordat ze tijdens hun rustperiodes volledig gedeconnecteerd kunnen zijn van het werk.

Arbeidsongeschiktheid en terugkeer naar het werk

Het reïntegratietraject voor langdurig arbeidsongeschikte werknemers stelt hen in staat weer aan het werk te gaan en zich opnieuw in de arbeidsmarkt te integreren. Ook dit reïntegratietraject heeft belangrijke wijzigingen ondergaan (“reïntegratietraject 2.0”).

De regels over het medisch getuigschrift zijn eveneens aangepast.

Flexibiliteit en arbeidsduur

Deze nieuwe maatregelen beogen een grotere flexibiliteit en een beter evenwicht tussen werk en privéleven. De volgende wettelijke bepalingen betreffende de arbeidsduur worden gewijzigd:

• Een 4-dagenweek wordt mogelijk met behoud van dezelfde wekelijkse arbeidsduur.
• Werknemers zullen hun werkgevers mogen verzoeken om te werken volgens een alternerend uurrooster. Door in week X meer te werken, kunnen zij in week Y minder werken.
• De werkgever zal zijn werknemers, tewerkgesteld met een variabel deeltijds uurrooster, 7 werkdagen op voorhand in kennis moeten stellen van dit uurrooster, tegenover 5 werkdagen voorheen.

Daarnaast zorgt de omzetting van een nieuwe Europese richtlijn ervoor dat de werknemer het recht zal hebben om meer flexibiliteit in zijn arbeidsvoorwaarden te vragen.

Transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden

Hier bekijken we de omzetting van een tweede Europese richtlijn naar Belgisch recht. Deze richtlijn heeft tot doel de arbeidsvoorwaarden van werknemers te verbeteren door het bevorderen van een transparantere en meer voorspelbare tewerkstelling.

In dit kader zullen werkgevers hun werknemers tijdig bepaalde informatie moeten verstrekken over belangrijke aspecten van de arbeidsverhouding.

Activering van ontslagen werknemers: bevordering van de inzetbaarheid en transitietraject

Er zullen ook nieuwe regels gelden voor ontslagen. Er worden ten eerste maatregelen genomen ter bevordering van de inzetbaarheid. Een werknemer die wordt ontslagen met een opzeggingstermijn zal tijdens deze opzeggingstermijn vrij kunnen nemen om een opleiding of coaching te volgen. Werknemers die worden ontslagen met een verbrekingsvergoeding zullen zich beschikbaar moeten stellen om inzetbaarheidsbevorderende maatregelen te volgen.

Ten tweede wordt de mogelijkheid ingevoerd voor de werknemer om tijdens de opzeggingstermijn een “transitietraject” te starten bij een nieuwe werkgever, met het oog op een snellere terugkeer naar de arbeidsmarkt.

Opleiding van werknemers

Werknemers hebben recht op opleiding, in de vorm van een aantal door de werkgever georganiseerde opleidingsdagen per jaar, alsook op gratis opleiding indien dit voor de uitoefening van het werk noodzakelijk is.

Werkgevers zullen in sommige gevallen ook een opleidingsplan op niveau van de onderneming moeten opstellen.

Wij zullen elk van de bovenstaande punten de komende weken in detail toelichten.

Aangezien 2022 stilaan ten einde loopt, willen wij u een overzicht van de wettelijke feestdagen voor 2023 bezorgen, alsook een opfrissing van de regelgeving omtrent vervangingsdagen.

Wettelijke feestdagen in 2023

Nieuwjaar zondag 1 januari 2023

Paasmaandag maandag 10 april 2023

Dag van de Arbeid maandag 1 mei 2023

OH Hemelvaart donderdag 18 mei 2023

Pinkstermaandag maandag 29 mei 2023

Nationale Feestdag vrijdag 21 juli 2023

OLV Hemelvaart dinsdag 15 augustus 2023

Allerheiligen woensdag 1 november 2023

Wapenstilstand zaterdag 11 november 2023

Kerstdag maandag 25 december 2023

Wetgeving

Werknemers in de privésector mogen in principe niet werken op een feestdag.

Als een feestdag samenvalt met een zondag of met een gewoonlijke inactiviteitsdag in de onderneming (meestal een zaterdag), moet deze feestdag vervangen worden door een andere dag die samenvalt met een gewone werkdag. De werkgever moet echter voor die feestdagen wel loon betalen.
De feestdagen die in de loop van 2023 samenvallen met een inactiviteitsdag zijn in de hierboven vermelde lijst in het vet aangeduid. De werknemer heeft in 2023 recht op twee vervangingsdagen, met name voor Nieuwjaar (1 januari) en Wapenstilstand (11 november).

De wet van 4 januari 1974 bepaalt de regels voor het vastleggen van de vervangingsdagen. In theorie is het Paritair Comité bevoegd voor het bepalen van deze vervangingsdagen, maar in de praktijk gebeurt het zelden dat het PC deze beslissing neemt. Indien het Paritair Comité geen beslissing heeft genomen vóór 1 oktober 2022, dan is het aan de onderneming om deze dagen vast te leggen voor 2023. De onderneming kan dat doen op één van de volgende 4 manieren:

• Via de ondernemingsraad;
• Indien er geen ondernemingsraad is in het bedrijf, via een akkoord met de vakbondsafgevaardigden;
• Indien er noch een ondernemingsraad noch een syndicale afvaardiging is, via een onderling akkoord tussen de werkgever en alle werknemers;
• Indien er geen akkoord kan bekomen worden voor het hele bedrijf, kan er een individuele overeenkomst tussen werkgever en elke werknemer opgemaakt worden.

Indien er geen vervangingsdag kan vastgelegd worden op één van de hierboven vermelde wijzen, dan valt de vervangingsdag automatisch op de eerstvolgende werkdag na de feestdag (meestal een maandag).

De werkgever moet zijn werknemers informeren over de vervangingsdagen voor 2023 via aanplakking van een gedateerd en ondertekend bericht in de lokalen van de onderneming, en dit vóór 15 december 2022. U kan een voorbeeld van zo’n document bekomen bij uw Payroll Business Partner bij Pro-Pay.

Het einde van het kalenderjaar lonkt en collega’s maken afspraken over de vakantie tussen kerst en nieuw. Sommige collega’s dromen intussen al van hun bestemming voor de zomervakantie in 2023, maar de overijverige collega’s aan het einde van de gang hebben geen tijd om hun vakantie op te nemen… De hoogste tijd dus om enkele veel gestelde vragen rond vakantie te beantwoorden.

Vakantiedagen opbouwen en opnemen. Hoe zit het nu weer?

Volgens de Belgische vakantiewetgeving bouwt een werknemer vakantierechten op op basis van zijn prestaties in het voorgaande kalenderjaar. Het kalenderjaar waarin de werknemer zijn vakantie opneemt wordt het vakantiejaar genoemd. Het voorafgaande kalenderjaar, waarin de vakantierechten worden opgebouwd, is het vakantiedienstjaar.

Diezelfde wetgeving bepaalt dat een werknemer zijn wettelijke vakantiedagen dient op te nemen voor het einde van het vakantiejaar. Met andere woorden: de werknemer heeft de verplichting om tegen 31 december 2022 alle wettelijke vakantie op te nemen die hij in 2021 heeft opgebouwd.

… maar wat dan met de vakantierechten voor volgend jaar rekening houdend met de COVID-19 crisis?

De dagen tijdelijke werkloosheid wegens overmacht corona (“coronawerkloosheid”) in 2020 en 2021 werden gelijkgesteld met gewerkte dagen voor de opbouw van vakantie voor vakantiejaar 2021 en 2022.

Voor het jaar 2023 bestaat er nog geen zekerheid over een eventuele verlenging van deze gelijkstelling. Indien deze gelijkstelling niet verlengd wordt, worden dagen van coronawerkloosheid niet automatisch gelijkgesteld met gewerkte dagen.

Indien hieromtrent een beslissing valt, houden wij u zeker op de hoogte. Het staat de werkgever natuurlijk steeds vrij om alle dagen van coronawerkloosheid als werkdagen te beschouwen.

Mijn werknemer vraagt of hij vakantiedagen kan overdragen naar volgend jaar. Mag dat?

Vakantiedagen overdragen is volgens de letter van de wet niet toegestaan en een werknemer die niet al zijn vakantiedagen opneemt is deze bijgevolg kwijt. Een bediende kan zijn werkgever dus niet vragen om de niet-opgenomen vakantiedagen uit te betalen. Deze regel is niet veranderd naar aanleiding van de COVID-19 crisis: de wetgever heeft noch in 2021, noch in 2022 een wetswijziging doorgevoerd die werknemers zou toelaten om hun wettelijke vakantie over te dragen naar het volgend jaar.

Voor arbeiders liggen de zaken anders: zij ontvangen hun vakantiegeld van de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie en dit vakantiegeld blijft verworven, ook als ze niet al hun vakantiedagen opnemen.

In de praktijk wordt er in veel Belgische ondernemingen toegestaan dat op vraag van de werknemer, een beperkt aantal wettelijke vakantiedagen kan worden overgedragen, die dan binnen een bepaalde termijn opgenomen moeten worden.

Wat zijn de mogelijke gevolgen voor mij als werkgever indien niet alle vakantiedagen werden opgenomen?

Als werkgever heb je de plicht om ervoor te zorgen dat je werknemers hun vakantie opnemen. Het niet nakomen van deze verplichting kan gesanctioneerd worden met administratieve en zelfs strafrechtelijke geldboetes.

In de praktijk dien je ervoor te zorgen dat je je werknemers voldoende informeert over het feit dat ze tijdig hun openstaande vakantiedagen dienen op te nemen. Indien je werknemer, ondanks jouw waarschuwingen, toch beslist om niet al zijn dagen op te nemen, dan loop je geen risico op de hierboven vermelde sancties.

Wat als het voor mijn werknemer niet mogelijk is om zijn vakantie op te nemen?

Indien de arbeidsovereenkomst van je werknemer geschorst was, bv. door een langdurige ziekte of indien je werknemer door een overmachtssituatie zijn vakantie niet kón opnemen, dan moet je als werkgever het saldo van de niet-opgenomen wettelijke vakantiedagen uitbetalen. Het feit dat de werknemer langdurig tijdelijk werkloos is geweest, wordt niet beschouwd als een overmachtssituatie.

Mijn onderneming kent de werknemers bovenop hun wettelijke vakantie ook extralegale vakantiedagen toe. Wat zegt de wetgeving dáárover?

De wetgeving voorziet niet in een wettelijk kader voor extralegale vakantiedagen. Dat betekent concreet dat je als werkgever zelf de spelregels hierover bepaalt en bijgevolg kan vastleggen dat bovenwettelijke vakantiedagen overgedragen kunnen worden. Deze spelregels worden best in het arbeidsreglement vastgelegd.

Hoe kan ik het overzicht bewaren over de resterende vakantiedagen van mijn werknemers?

Indien je HR-afdeling geen eigen kalender heeft om de vakantierechten van werknemers bij te houden, dan kan Pro-Pay je helpen met een handige tool. Your Easy Absence Planner (YEAP) kan je helpen bij het beheer van alle afwezigheden, inclusief alle soorten vakantie. Het is immers belangrijk om ook andere afwezigheden correct te rapporteren met het oog op jouw wettelijke verplichtingen als werkgever en het recht van de werknemer op bepaalde uitkeringen.

Met YEAP wordt het overzicht krijgen of houden op de vakantietellers van je werknemers heel eenvoudig.

Actie!

• Bezorg je werknemers een overzicht van hun openstaande wettelijke vakantiedagen.
• Herinner hen nog eens aan de regels in verband met de opname en overdracht van vakantiedagen.
• Indien dat nog niet gebeurd is: bepaal de regels rond de opname en overdracht van extralegale vakantiedagen, bij voorkeur in het arbeidsreglement.

Elk jaar in januari worden de lonen van de werknemers die onder paritair comité 200 (PC 200) vallen aangepast aan de levensduurte. In België wordt dit de indexering van de lonen genoemd.

Deze indexering is het systeem waarbij de lonen gekoppeld zijn aan de evolutie van het afgevlakte gezondheidsindexcijfer. Het maandelijkse loon wordt verhoogd met een percentage op basis van de inflatie van het voorbije kalenderjaar. Het indexatiesysteem van PC 200 is van toepassing op alle werknemers die onder dit paritair comité vallen.

Met deze nieuwsbrief willen wij u graag informeren dat de hoge inflatie van de voorbije maanden zal leiden tot een historisch hoge indexering in januari 2023. Door de automatische loonindexering zal de loonkost voor de werkgever sterk stijgen.

Op basis van de huidige vooruitzichten zal het indexpercentage voor januari 2023 ongeveer 10,53% bedragen.

In november zullen wij u een laatste keer een indexprognose meegeven. Ten laatste begin januari 2023 delen we u het definitieve indexpercentage mee.

Naar aanleiding van het herfst “booster” vaccin heeft de Belgische overheid beslist om het recht op klein verlet voor vaccinatie tegen COVID-19 opnieuw in te voeren vanaf 1 oktober 2022 tot en met 31 december 2022.

Dit recht op klein verlet bestond reeds eerder dit jaar tot en met 30 juni 2022. Ondanks het feit dat verschillende mensen de voorbije weken reeds hun boostervaccinatie hebben gekregen, wordt het klein verlet pas heringevoerd vanaf 1 oktober 2022.

Het vaccinatieverlof wordt beschouwd als een type van klein verlet. Werknemers krijgen dus het recht om van hun werk afwezig te zijn gedurende de tijd die nodig is voor de vaccinatie en voor de verplaatsing van en naar het vaccinatiecentrum, met behoud van het normaal loon. “De tijd die nodig is” voor de vaccinatie betekent dat de werknemers niet automatisch recht hebben op een halve of een hele dag betaalde afwezigheid.

Om gerechtigd te zijn op het loon moet de werknemer de werkgever vooraf verwittigen en zo spoedig mogelijk op de hoogte brengen van het tijdstip van zijn/haar vaccinatie, zodra de werknemer dit tijdstip kent. De werkgever mag de werknemer vragen het bewijs van de bevestiging van de afspraak voor te leggen. Enkel indien de bevestiging niet het tijdstip van de afspraak zou vermelden, mag de werkgever vragen om de uitnodiging voor de afspraak zelf voor te leggen.

De werkgever mag het bewijs van de bevestiging van de afspraak of van de uitnodiging voor de afspraak enkel gebruiken voor de goede organisatie van het werk en voor de correcte loonadministratie. De werkgever mag enkel het tijdstip van de afspraak noteren en de afwezigheid van de werknemer registeren als klein verlet, zonder daarbij te preciseren dat het om klein verlet in het kader van de vaccinatie gaat. Dat betekent concreet dat de werkgever geen kopie mag maken van het bewijs van de bevestiging van de afspraak of van de uitnodiging voor de afspraak! De informatie die hierop staat, mag ook niet manueel overgeschreven worden.

Ten slotte willen we meegeven dat dit recht op vaccinatieverlof nog moet geformaliseerd worden in een wet. Dit zal binnenkort gebeuren, maar in de tussentijd raden wij u aan om uw werknemers nu reeds vaccinatieverlof toe te kennen.

Het schooljaar is weer volop aan de gang. Hoog tijd om de regionale principes rond educatief verlof even op een rijtje te zetten.

Waarover gaat het?

Betaald educatief verlof geeft de werknemer het recht om een erkende opleiding te volgen en om daarvoor een bepaalde tijd afwezig te zijn van het werk met behoud van loon. Niet elke opleiding geeft recht op educatief verlof. De opleiding moet daarentegen niet noodzakelijk verband houden met het werk dat de werknemer uitoefent bij zijn werkgever.

Vlaanderen heeft dit verlof omgedoopt tot ‘opleidingsverlof’. Om te weten welke regio bevoegd is voor dit type verlof dien je te kijken waar de vestiging gelegen is waar je werknemer tewerkgesteld is, zoals het vermeld wordt op de DmfA aangifte voor de RSZ. De woonplaats van de werknemer, of de plaats waar hij/zij de opleiding volgt zijn dus niet bepalend voor het recht op educatief verlof.

In deze nieuwsbrief lichten we het systeem en de regionale verschillen toe en bespreken we de nieuwigheden voor dit schooljaar. We beperken ons in de nieuwsbrief tot de drie grootste regio’s.

Voor welke werknemers?

Voor elke werknemer uit de privésector die voltijds werkt. Ook bepaalde deeltijdse werknemers hebben hier recht op.

Geldt dit voor alle opleidingen?

Neen. Enkel erkende opleidingen komen in aanmerking, maar deze erkenningen zijn niet in elke regio dezelfde.

Via onderstaande linken kan je nagaan of een opleiding erkend is in de regio waarin jouw werknemer tewerkgesteld is.

Vlaanderen
Brussel
Wallonië
Duitstalige gemeenschap

De opleiding moet normaal gezien minstens 32 uur duren.

In Vlaanderen mag de werknemer voor het schooljaar 2022-2023 verschillende opleidingen of modules bij verschillende opleidingsverstrekkers – die op zich niet aan 32 uur komen – samentellen om aan deze minimumvoorwaarde te voldoen.

Kan de werkgever de aanvraag weigeren?

Neen, het is een recht voor de werknemer om educatief verlof op te nemen en de werkgever kan dit niet weigeren. De planning van de dagen van de afwezigheden moet wel gebeuren in samenspraak met de werkgever.

Hoeveel uur verlof kan de werknemer aanvragen?

Dit hangt af van de specifieke opleiding die de werknemer volgt.

Er zijn maxima bepaald die afhangen van de opleiding die wordt gevolgd en die per gewest verschillen.

In Vlaanderen is het maximum aantal uren opleidingsverlof bepaald op 125 uren per schooljaar.

Voor het schooljaar 2021-2022 werd het gemeenschappelijk initiatiefrecht ingevoerd. Deze maatregel wordt verlengd voor het schooljaar 2022-2023. Als de werknemer een opleiding volgt op voorstel van de werkgever en als de werknemer ook een opleiding volgt op eigen initiatief, wordt het opleidingsverlof in Vlaanderen opgetrokken tot 250 uur. Maximaal 125 uur wordt toegekend voor een opleiding die de werknemer op eigen initiatief volgt en maximaal 125 uur wordt toegekend voor een opleiding op voorstel van de werkgever.

Hoe vraagt de werknemer dit verlof aan?

De werknemer moet ten laatste op 31 oktober aan de werkgever een bewijs van inschrijving overhandigen. Bij verandering van werkgever of bij een inschrijving voor een opleiding in de loop van het jaar, dient dit attest binnen de 15 dagen na inschrijving of verandering van werkgever bezorgd te worden.

Wanneer de werknemer een opleiding volgt in Brussel of Wallonië, dient hij/zij driemaandelijks een getuigschrift aan zijn/haar werkgever te bezorgen waaruit blijkt dat de werknemer de lessen nauwgezet volgt. In Vlaanderen dient de werknemer geen attest van nauwgezetheid meer te overhandigen aan de werkgever. Het is de instelling waar de werknemer de opleiding volgt die de aanwezigheid van de werknemer online zal registreren. Wanneer de werknemer de lessen niet nauwgezet volgt en dus meer verlof genomen heeft dan hij/zij recht heeft, dan zal hij/zij bij een volgende opleiding minder opleidingsverlof krijgen.

Wanneer moet dit verlof opgenomen worden?

In Wallonië en Brussel dient de werknemer dit verlof op te nemen tussen het begin en het einde van het schooljaar. In Vlaanderen heeft de werknemer iets meer tijd: hier kunnen de dagen afwezigheid opgenomen worden vanaf de dag voor de start van de opleiding en tot twee dagen na de einddatum van de opleiding, of na het laatste examen.

Wie betaalt dit?

De werknemer die afwezig is in het kader van de opleiding krijgt zijn/haar loon doorbetaald door de werkgever, maar deze laatste kan dat begrenzen tot 3.170 € bruto per maand voor voltijdse werknemers. Dit is het cijfer voor schooljaar 2022-2023.

De werkgever kan een deel van dit betaalde loon terugvorderen van de Waalse, Brusselse of Vlaamse overheid, afhankelijk van de regio waar de werknemer is tewerkgesteld. De werkgever kan per uur afwezigheid 21,30 € terugbetaald krijgen door de betrokken regionale overheid. Dit bedrag is al enkele jaren ongewijzigd, en wij verwachten niet dat dit zal veranderen voor 2022-2023.

De termijnen om het dossier tot terugbetaling in te dienen zijn strikt en verschillen per regio:

• Het Brusselse gewest: De dossiers moeten worden ingediend tussen 1 september en 31 december van het schooljaar volgend op het schooljaar waarvoor terugbetaling gevraagd wordt. Dus om de terugbetaling te verkrijgen voor de uren afwezigheid van de werknemers voor het schooljaar 2022-2023, moet het dossier ten laatste op 31 december 2023 worden ingediend.
• Het Waalse gewest: Het dossier tot terugbetaling kan worden ingediend tot 31 maart van het schooljaar volgend op het schooljaar waarvoor terugbetaling gevraagd wordt. Dat betekent dat dossiers voor het schooljaar 2022-2023 kunnen ingediend worden tot 31 maart 2024.
• Het Vlaamse gewest: Hier hebt u maar 3 maanden de tijd na de start van de opleiding. Indien uw werknemer in september 2022 zijn opleiding begonnen is in het kader van het Vlaams opleidingsverlof, dan dient u bijgevolg de terugvordering in te dienen vóór december 2022.

Wat kan Pro-Pay voor u doen?

Pro-Pay kan de aanvraagdossiers om een (gedeeltelijke) terugbetaling van het loon te bekomen voor u indienen bij de bevoegde overheid.

Contacteer uw Payroll Business Partner voor meer informatie.

Elk jaar in januari worden de lonen van de werknemers die onder paritair comité 200 (PC 200) vallen aangepast aan de levensduurte. In België wordt dit de indexering van de lonen genoemd.

Deze indexering is het systeem waarbij de lonen gekoppeld zijn aan de evolutie van het afgevlakte gezondheidsindexcijfer. Het maandelijkse loon wordt verhoogd met een percentage op basis van de inflatie van het voorbije kalenderjaar. Het indexatiesysteem van PC 200 is van toepassing op alle werknemers die onder dit paritair comité vallen.

Met deze nieuwsbrief willen wij u graag informeren dat de hoge inflatie van de voorbije maanden zal leiden tot een historisch hoge indexering in januari 2023. Door de automatische loonindexering zal de loonkost voor de werkgever sterk stijgen.

Op basis van de huidige vooruitzichten zal het indexpercentage voor de maand januari 2023 ongeveer 10,47% bedragen.

In oktober en november zullen wij u nogmaals een indexprognose meegeven. Ten laatste begin januari 2023 delen we u het definitieve indexpercentage mee.

Werknemers die structureel en regelmatig thuiswerken kunnen daarvoor een forfaitaire kostenvergoeding ontvangen van hun werkgever. Het maximumbedrag van deze kostenvergoeding werd op 01.09.2022 verhoogd van 140,15 EUR per maand naar 142,95 EUR per maand.

Verhoging bureauvergoeding

Aangezien de kosten verbonden aan het thuiswerk relatief klein en moeilijk bewijsbaar zijn, aanvaarden de RSZ en de fiscus dat men deze kosten forfaitair raamt. De forfaitaire bureauvergoeding is onder andere bedoeld om kosten voor verwarming, elektriciteit, water, verzekeringen, kantoorbenodigdheden en versnaperingen te dekken.

De RSZ heeft in haar tussentijdse administratieve instructies meegedeeld dat de bureauvergoeding opnieuw geïndexeerd werd. Het maximumbedrag van 140,15 EUR per maand dat van toepassing was van 01.06.2022 tot en met 31.08.2022 werd met ingang van 01.09.2022 verhoogd naar 142,95 EUR per maand.

De fiscus had in zijn circulaire van 26.02.2021 reeds aangegeven dat hij het bedrag van de bureauvergoeding zoals vastgesteld door de RSZ zal volgen, alsook de evolutie van dit bedrag. Het bedrag van 142,95 EUR is dus vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen.

Het bedrag van 142,95 EUR per maand is een maximumbedrag. Het is dus niet verplicht om dit maximumbedrag toe te kennen, maar het staat u vrij om het bedrag te verhogen tot 142,95 EUR per maand vanaf 01.09.2022.

We willen u er ook aan herinneren dat er voor thuiswerkers een schriftelijke overeenkomst dient opgesteld te worden, in principe ten laatste op het moment dat de werknemer begint met het thuiswerk. In dit geschrift moeten bepaalde verplichte vermeldingen worden opgenomen, zoals de plaats waar de werknemer zal telewerken, de manier waarop de kosten zullen worden vergoed, etc.

Andere kostenvergoedingen voor thuiswerk

Bovenop de bureauvergoeding kan de werkgever ook nog de volgende zaken forfaitair vergoeden:

• 20 EUR per maand indien de werknemer zijn/haar privé-internetverbinding gebruikt voor professionele doeleinden.
• 20 EUR per maand indien de werknemer zijn/haar eigen pc gebruikt voor professionele doeleinden.
  OF 10 EUR per maand (5 EUR per item) voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm en printer/scanner (en dit gedurende een maximale termijn van 3 jaar). Let wel op, deze vergoeding kan niet gecumuleerd worden met de het forfait van 20 EUR per maand voor het gebruik van de eigen pc.

Deze vergoedingen werden niet verhoogd: de maximumbedragen blijven dus hetzelfde.

Uiteraard kunnen de forfaitaire bedragen enkel worden toegekend indien de bureau- en internetkosten niet reeds op een andere manier vergoed worden aan de werknemer.

Actiepunt

Informeer uw Payroll Business Partner indien u de forfaitaire bureauvergoeding wenst te verhogen.

Werknemers die beroepsverplaatsingen maken met hun eigen wagen kunnen van hun werkgever een terugbetaling krijgen van de gemaakte kosten.

Het is niet nodig om het juiste bedrag van deze kosten te bewijzen, aangezien de overheid een maximum forfaitair bedrag per kilometer heeft vastgelegd dat aanvaard wordt als kost eigen aan de werkgever. De terugbetaling van kosten is vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen indien het maximumbedrag per kilometer niet wordt overschreden.

Dit bedrag wordt jaarlijks aangepast.

Het nieuwe bedrag dat van toepassing is van 1 juli 2022 tot en met 30 juni 2023 bedraagt € 0,4170 per kilometer.

Ter herinnering: het bedrag dat van toepassing was van 1 juli 2021 tot en met 30 juni 2022 bedroeg € 0,3707 per kilometer. Er is dus sprake van een stijging tegenover het vorige bedrag.

Een bijkomende voorwaarde is dat het aantal afgelegde kilometers per jaar niet abnormaal hoog mag zijn (maximum 24.000 km per jaar). Als het aantal kilometers hoger ligt, moet hiervan bewijs geleverd worden.

Dit bedrag is een maximumbedrag. Werkgevers kunnen zonder problemen een lagere vergoeding per kilometer toepassen. Een hogere vergoeding per kilometer is ook mogelijk, maar dan ligt de bewijslast bij de werkgever en de werknemer. Zij moeten bewijzen dat de betaalde vergoeding overeenkomt met de reële kostprijs.

Werknemers die structureel en regelmatig thuiswerken kunnen daarvoor een forfaitaire kostenvergoeding ontvangen van hun werkgever. Het maximumbedrag van deze kostenvergoeding is op 01.06.2022 verhoogd van € 137,40 naar € 140,15 per maand.

Tot nu toe accepteerde de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) dat thuiswerkers onder bepaalde voorwaarden een bedrag kregen gelijk aan 10% van het brutoloon als kostenvergoeding voor het thuiswerk. Vanaf 01.06.2022 dooft deze regeling uit.

Verhoging bureauvergoeding

Aangezien de kosten verbonden aan het thuiswerk relatief klein en moeilijk bewijsbaar zijn, aanvaarden de RSZ en de fiscus dat men deze kosten forfaitair raamt. De forfaitaire bureauvergoeding is onder andere bedoeld om kosten voor verwarming, elektriciteit, water, verzekeringen, kantoorbenodigdheden en versnaperingen te dekken.

De RSZ heeft in haar tussentijdse administratieve instructies meegedeeld dat de bureauvergoeding opnieuw geïndexeerd wordt. Het maximumbedrag van € 137,40 per maand dat van toepassing was van 01.04.2022 tot en met 31.05.2022 werd met ingang van 01.06.2022 verhoogd naar € 140,15 per maand.

De fiscus had in zijn circulaire van 26.02.2021 reeds aangegeven dat hij het bedrag van de bureauvergoeding zoals vastgesteld door de RSZ zal volgen, alsook de evolutie van dit bedrag. Het bedrag van € 140,15 is dus vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen.

Het bedrag van € 140,15 per maand is een maximumbedrag. Het is dus niet verplicht om dit maximumbedrag toe te kennen, maar het staat u vrij om het bedrag te verhogen tot € 140,15 per maand vanaf 01.06.2022.

We willen u er ook aan herinneren dat er voor thuiswerkers een schriftelijke overeenkomst dient opgesteld te worden, in principe ten laatste op het moment dat de werknemer begint met het thuiswerk. In dit geschrift moeten bepaalde verplichte vermeldingen worden opgenomen, zoals de plaats waar de werknemer zal telewerken, de manier waarop de kosten zullen worden vergoed, etc.

Andere kostenvergoedingen voor thuiswerk

Bovenop de bureauvergoeding kan de werkgever ook nog de volgende zaken forfaitair vergoeden:

• € 20 per maand indien de werknemer zijn/haar privé-internetverbinding gebruikt voor professionele doeleinden.
• € 20 per maand indien de werknemer zijn/haar eigen pc gebruikt voor professionele doeleinden. OF € 10 per maand (€ 5 per item) voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm en printer/scanner (en dit gedurende een maximale termijn van 3 jaar). Let wel op, deze vergoeding kan niet gecumuleerd worden met de het forfait van € 20 per maand voor het gebruik van de eigen pc.

Deze vergoedingen werden niet verhoogd: de maximumbedragen blijven dus hetzelfde.

Uiteraard kunnen de forfaitaire bedragen enkel worden toegekend indien de bureau- en internetkosten niet reeds op een andere manier vergoed worden aan de werknemer.

Wijziging standpunt RSZ 10%-regeling voor thuiswerkers

Als alternatief voor de forfaitaire burauvergoeding, was het voor werkgevers mogelijk om onder bepaalde voorwaarden gebruik te maken van de zogenaamde “10%-regeling”. In het kader van de “10%-regeling” aanvaardde de RSZ dat thuiswerkers een forfaitaire bureauvergoeding gelijk aan 10% van het brutoloon kregen, weliswaar beperkt tot het deel dat betrekking had tot het thuiswerk.

De RSZ heeft in haar laatste administratieve instructies haar standpunt gewijzigd: vanaf 01.06.2022 kan deze 10%-regeling enkel nog verder toegekend worden aan thuiswerkers die reeds vóór deze datum deze 10%-regeling genoten, én voor zover het gedeelte thuiswerk niet verandert (“uitdoofscenario”). Voor de situaties die niet voldoen aan deze voorwaarden, kan de 10%-regeling niet toegepast worden vanaf 01.06.2022.

Actiepunt

Informeer uw Payroll Business Partner indien u de forfaitaire bureauvergoeding wenst te verhogen.