Auteur: ibizz

Naar aanleiding van de coronacrisis heeft de regering beslist om sommige uren die je als student gewerkt hebt, niet mee te tellen in het jaarlijkse contingent van 475 uur. Welke uren zijn dit en wat betekent dit? En wat zijn de voorwaarden voor studentenarbeid?

Hoog tijd om de basisprincipes van studentenarbeid even op een rijtje te zetten voor de aanvang van de zomer.

Wie komt er in aanmerking voor studentenarbeid?

Een student moet minstens 16 jaar oud zijn (15 jaar indien hij/zij de eerste twee jaar van het secundair onderwijs heeft gevolgd) en onderwijs met een voltijds leerplan volgen. Iemand die een avondcursus volgt komt dus niet in aanmerking voor studentenwerk.

Een student die zijn/haar studies beëindigt in juni en zijn/haar diploma behaalt, kan nog tot en met 30 september van dat jaar werken met een studentenovereenkomst.

De student mag maximum 12 ononderbroken maanden werken.

Lagere solidariteitsbijdrage voor studenten en contingent van 475 uur

Studentenarbeid is onder bepaalde voorwaarden vrijgesteld van gewone sociale zekerheidsbijdragen (ca. 28% voor de werkgever en 13,07% voor de werknemer). Indien aan de volgende voorwaarden voldaan is, is de studentenarbeid louter aan een veel lagere solidariteitsbijdrage (5,42% voor de werkgever en 2,71% voor de student) onderworpen:

• De student is tewerkgesteld in het kader van een voorafgaandelijk gesloten schriftelijke studentenovereenkomst die de wettelijk verplichte vermeldingen bevat. De studentenovereenkomst is steeds een overeenkomst van bepaalde duur (maximum 12 maanden).
• De student werkt maximum 475 uur tijdens het kalenderjaar (het contingent van 475 uur). Indien de student méér werkt dan 475 uur, is vanaf het 476ste uur de solidariteitsbijdrage niet langer van toepassing, maar zullen gewone sociale zekerheidsbijdragen (zoals voor een gewone werknemer) verschuldigd zijn.

De student kan zijn/haar aantal gewerkte uren opzoeken op Student@work. Daar kan de student een attest met het aantal beschikbare uren downloaden. Wij raden aan om dit vooraf bij de student op te vragen zodat u zeker weet hoeveel uur de student nog aan de voordelige solidariteitsbijdrage bij u kan werken.

• De student mag alleen werken tijdens periodes waarin hij/zij niet verplicht aanwezig moet zijn in de onderwijsinstelling.
• De werkgever heeft vóór aanvang van de studentenarbeid een bijzondere Dimona-aangifte voor studenten gedaan. Indien u wenst dat uw Payroll Business Partner deze aangifte doet, licht hem of haar dan minstens twee werkdagen voor de aanvang van de overeenkomst in.

Loon en arbeidsvoorwaarden

U moet minstens het minimumloon, zoals dat voor uw andere werknemers vastgesteld en van toepassing is in de sector (of op het niveau van de onderneming indien er gunstiger regels werden overeengekomen), betalen aan de student, tenzij de sector zelf in een uitzondering voorziet voor studenten. Dat laatste is bijvoorbeeld het geval in PC 200 (aanvullend paritair comité voor bedienden), waar specifieke minimumlonen voor studenten bestaan.

Op de tewerkstelling van studenten zijn in algemene zin dezelfde arbeidsrechtelijke regels van toepassing als op de tewerkstelling van een gewone werknemer. Zo moeten studenten bijvoorbeeld ook een kopie van het arbeidsreglement ontvangen bij hun indiensttreding. Toch zijn er enkele uitzonderingen op dit algemeen principe. Zo bevat de arbeidsovereenkomst van studenten een proefperiode van 3 dagen; mogen studenten minder dan 1/3 van de wekelijkse arbeidsduur werken (bij een 38 uren week, betekent dit dat studenten minder mogen werken dan 13 uur per week) en is nachtarbeid in de meeste gevallen verboden voor minderjarigen.

Inschrijvingsbewijs

Als werkgever moet u kunnen aantonen dat de tewerkgestelde persoon wel degelijk student is. De RSZ vereist dan ook dat u een inschrijvingsbewijs voor het lopende school- of academiejaar kan voorleggen op hun verzoek.

Om die reden raden wij dan ook ten sterkste aan om aan de student een kopie van zijn inschrijvingsbewijs te vragen vóór de start van zijn overeenkomst en dit te bewaren.

Uitbreiding contingent 475 uur in Q1 en Q2 2022 naar aanleiding van de coronacrisis

Zoals hierboven aangegeven kan een student maximum 475 uur per kalenderjaar aan de lage solidariteitsbijdrage werken. Om het mogelijk te maken jobstudenten in te zetten om de verhoogde werkdruk wegens het tekort aan arbeidskrachten door coronabesmettingen aan te pakken, heeft de regering beslist om de uren die een student presteert tijdens Q1 en/of Q2 van 2022 (dus van 1 januari 2021 tot 30 juni 2021) niet (volledig) mee te laten tellen voor het contingent van 475 uur per jaar. De regeling verschilt naargelang het gaat om studentenarbeid in de zorg- en onderwijssector, of in andere sectoren.

In kalenderjaar 2022 wordt er voorzien in een volledige neutralisatie van de uren die een student presteert in Q1 en Q2 in de zorgsector en/of in het onderwijs. Deze regel geldt ook voor studenten die via een uitzendkantoor in de zorg of het onderwijs werken. Opgelet: de maatregel omtrent de volledige neutralisatie in Q2 moet nog in een officiële tekst worden gegoten!

In alle overige sectoren wordt de eerste 45 uur die een student presteert tijdens Q1 van kalenderjaar 2022 niet meegeteld voor het contingent van 475 uur.

Op jaarbasis zullen sommige studenten dus meer dan 475 uur kunnen werken aan de lage solidariteitsbijdrage. De overige bovenstaande principes blijven geldig (Dimona, schriftelijke studentenovereenkomst, etc).

Wat moet u doen als werkgever?

Vóór de indiensttreding van een student:

• Opvragen inschrijvingsbewijs en attest Student@work
• Studentenovereenkomst ondertekenen
• Dimona-aangifte doen – informeer Pro-Pay!

Bij indiensttreding: de student een afschrift van het arbeidsreglement bezorgen en hem/haar vragen hem om een ontvangstbewijs te ondertekenen.

Kosten eigen aan de werkgever “onkostenvergoedingen” worden ofwel terugbetaald op basis van werkelijke kosten (via bewijsstukken) ofwel op basis van een (maandelijkse) forfaitaire som. Tot en met inkomstenjaar 2021, moesten deze vergoedingen vermeld worden op de fiscale fiche, maar in de meeste gevallen zonder vermelding van de corresponderende bedragen.

Vanaf inkomstenjaar 2022, moeten de bedragen van alle kosten aangegeven worden op de fiscale fiche 281.10. Dit is dus een goed moment om de onkostenvergoedingen in uw onderneming onder de loep te nemen.

In deze nieuwsbrief bespreken we de belangrijkste aandachtspunten van deze uitgebreide ficheverplichting.

Ruimere verplichting vanaf inkomstenjaar 2022

Er zijn twee types van terugbetaling van een kost eigen aan de werkgever :

1. Terugbetaling op basis van een forfaitaire onkostenvergoeding, d.w.z. een vast bedrag per maand. De forfaitaire onkostenvergoeding wordt opgesplitst naargelang deze is gebaseerd op:

“ernstige normen”, d.w.z. forfaitaire bedragen die :

• de overheid zelf aan haar ambtenaren toekent en daarom door de fiscus aanvaard worden indien aan bepaalde voorwaarden voldaan is (bijvoorbeeld: de forfaitaire kilometervergoeding voor professionele verplaatsingen, dagvergoedingen voor binnenlandse en buitenlandse dienstreizen, de thuiswerkvergoeding gelijk aan 134,71 €/maand in geval van structureel telewerk); ofwel
• door de werkgever zijn bepaald op basis van een voldoende onderbouwd dossier. De werkgever heeft gedurende een voldoende lange periode onkosten bijgehouden om op basis van het gemiddelde daarvan een maandelijks forfait te bepalen. Idealiter herhaalt de werkgever deze stap regelmatig zodat het forfait verantwoord blijft. Het is echter aangeraden om het bedrag van dit type onkosten voorafgaand voor te leggen aan de fiscus zodat de werkgever een ruling kan verkrijgen. Op die manier heeft de werkgever zekerheid dat het bedrag van de forfaitaire onkostenvergoeding aanvaardbaar is voor de fiscus.

“niet-ernstige normen”: hieronder vallen de onkostenvergoedingen die niet volgens ernstige normen zijn vastgesteld. Bijvoorbeeld: een representatievergoeding zonder achterliggend dossier dat de bedragen staaft.

! De fiscus en de RSZ zitten niet altijd op dezelfde lijn, dus er moet geverifieerd worden of de RSZ de bedragen eveneens aanvaardt. Zo zal de fiscus eventueel een representatievergoeding aanvaarden zonder ruling met een goed onderbouwd dossier, maar de RSZ heeft recent haar standpunt gewijzigd en aanvaardt momenteel niet langer een representatievergoeding zonder ruling.

2. Terugbetaling werkelijke kosten op basis van bewijsstukken “expense notes”, bijvoorbeeld: terugbetaling door de werkgever aan de werknemer van de kosten van een zakenlunch of een hotel voor een zakenreis.

Tot en met inkomstenjaar 2021, moesten alleen bedragen voor forfaitaire onkostenvergoedingen niet gebaseerd op ernstige normen vermeld worden op het belastingformulier 281.10. Voor alle types onkostenvergoedingen, zagen de verplichtingen er zo uit :

Vanaf inkomstenjaar 2022, moet het bedrag van de werkelijke onkostenvergoedingen en alle forfaitaire onkostenvergoedingen aangegeven worden via de fiscale fiche 281.10.

Bovenstaande tabel wijzigt als volgt vanaf inkomstenjaar 2022 :

Over welke onkostenvergoedingen gaat het?

Vanaf inkomstenjaar 2022 moeten alle bedragen van kosten eigen aan de werkgever op de fiscale fiche 281.10 opgenomen worden (kosten voor zakenlunch, kosten voor zakenreis, thuiswerkvergoeding etc…), ongeacht het gaat over forfaitaire kosten of werkelijke kosten.

Gevolgen

De onkostenvergoedingen waarvan wij op de hoogte zijn, moeten nog gekwalificeerd worden onder één van bovenstaande categorieën. Uw payroll business partner zal u eerstdaags contacteren en u een overzicht bezorgen van de onkostenvergoedingen waarvan wij op de hoogte zijn, zodat u ons kan informeren of de kosten beschouwd dienen te worden als werkelijke kosten of vastgesteld zijn op basis van (niet-)ernstige normen.

Wat betreft het opstellen van de fiches voor 2022 :

• Indien alle kosten eigen aan de werkgever al verwerkt worden via de payroll, zijn wij op de hoogte van deze bedragen en kunnen we deze automatisch meenemen voor de fiscale fiche volgend jaar. U hoeft niets te doen behalve ons voorafgaand meedelen onder welke categorie deze onkosten vallen (zie hierboven).
• Indien u geen onkosten of alleen forfaitaire onkosten via de payroll doorgeeft, moet u aan Pro-Pay apart de bedragen van de (werkelijke) onkosten doorgeven alsook de kwalificatie van deze kosten als werkelijke kost of als forfaitaire kost volgens ernstige of niet-ernstige normen. Het volstaat dat u deze informatie bezorgt aan uw Payroll Business Partner wanneer wij de nodige informatie opvragen voor het opstellen voor de fiscale fiches van 2022.
  Aangezien bovenstaande verplichting ingaat vanaf inkomstenjaar 2022, zullen wij de gegevens over de ons onbekende onkosten voor het eerst moeten ontvangen begin 2023. Wij zullen u hierover tijdig contacteren.
  

! Op deze manier zal de fiscus algemeen een beter beeld krijgen over welke onkosten u binnen de onderneming terugbetaalt. Dit kan leiden tot meer gerichte controles van de fiscus, dus maak van deze gelegenheid gebruik om te verifiëren of u de terugbetaling van alle onkosten (forfaitaire én werkelijke) die u toekent, kan rechtvaardigen.

Sancties in geval van niet-naleving

Indien de bedragen niet vermeld worden op de fiscale fiche 281.10, hangen de sancties af van het type kosten :

• “Vaste” forfaitaire onkostenvergoeding: fiscus kan weigeren dat de kosten worden afgetrokken worden als professionele kost en/of de toeslag geheime commissielonen van 309 % toepassen.
• “Variabele” werkelijke kosten: de fiscus kan een administratieve boete opleggen. De aftrekbaarheid zal echter niet geweigerd worden, noch kan de toeslag geheime commissielonen toegepast worden.

! Actiepunten

• Bezorg uw Payroll Business Partner in antwoord op het overzicht dat u zal ontvangen, de correcte kwalificatie van de toegekende onkostenvergoeding(en) die wij via payroll voor u verwerken.
• Indien u bepaalde onkostenvergoedingen toekent buiten de payroll, moet u deze bedragen goed bijhouden zodat u ons begin 2023 de nodige gegevens kan bezorgen.
• Maak een analyse binnen uw onderneming of de (forfaitaire) terugbetaling van onkosten gerechtvaardigd is.

In onze newsletter van 10 april 2019 informeerden wij u over de mogelijkheid om een mobiliteitsbudget toe te kennen aan uw werknemers. Het mobiliteitsbudget is de mogelijkheid die de werkgever aan de werknemer biedt om zijn bedrijfswagen of zijn recht op een bedrijfswagen in te ruilen voor een budget. De werknemer mag dat budget vrij besteden in 3 pijlers, rekening houdend met het aanbod dat de werkgever voorziet in die pijlers.

In het Belgisch Staatsblad van 3 december 2021 verscheen een wet die enkele wijzigingen aanbrengt aan dit mobiliteitsbudget. Bovendien publiceerde de fiscus enkele circulaires die deze wijzigingen bespreken. Wij vatten in deze nieuwbrief de voornaamste wijzigingen voor u samen.

Toepassingsgebied

De principes blijven hetzelfde: de werkgever kiest om het mobiliteitsbudget al dan niet aan te bieden aan de werknemer en de werknemer is vrij om al dan niet op het aanbod van de werkgever in te gaan.

Nieuw: Vanaf 1 januari 2022 dient de werknemer geen wachttijd meer te doorlopen. Voordien diende de werknemer op het moment van de aanvraag minimum 3 maanden en in de 36 maanden voorafgaand aan de aanvraag, minimum 12 maanden over een bedrijfswagen te beschikken of ervoor in aanmerking komen. Of een werknemer al dan niet in aanmerking komt voor een bedrijfswagen moet afgeleid worden uit het bedrijfswagenbeleid van de werkgever (bv een policy over de bedrijfswagens).

De werkgever moet wel nog gedurende 36 maanden voorafgaand aan het budget ononderbroken bedrijfswagens hebben aangeboden. Voor startende werkgevers geldt deze voorwaarde niet. Wel moeten zij op het ogenblik van de invoering van het mobiliteitsbudget minstens één bedrijfswagen ter beschikking stellen van minstens één werknemer.

Hoe wordt dit budget bepaald?

De invoering van een mobiliteitsbudget mag geen extra kosten opleveren voor de werkgever.

Het budget dat beschikbaar zal zijn voor de werknemer komt overeen met de reële jaarlijkse werkgeverskost van de bedrijfswagen die men inruilt. Dit is niet alleen de jaarlijkse bruto kostprijs van de ingeleverde bedrijfswagen of de bedrijfswagen waarvoor de werknemer in aanmerking komt, maar omvat ook de fiscale en parafiscale lasten, de brandstofkosten, de solidariteitsbijdrage, verzekeringen, …, met andere woorden de “Total Cost of Ownership (TCO)”. Het budget zal dus voor iedere werknemer anders zijn, in functie van de wagen die wordt ingeruild en het brandstofverbruik van de werknemer.

Nieuw: Vanaf 1 januari 2022 dient het mobiliteitsbudget minimum € 3.000 en maximum € 16.000 per jaar te bedragen. Maximum 1/5 van het totale brutoloon van de werknemer mag worden begroot als mobiliteitsbudget.

Wat kan de werknemer met dit budget allemaal doen?

De werknemer kan zijn bedrijfswagen inruilen voor :

• Pijler 1 : een milieuvriendelijkere wagen.

Nieuw: Vanaf 1 januari 2026 mag dit enkel nog een bedrijfswagen zonder CO2-uitstoot zijn. Deze wagen ondergaat dezelfde fiscale en sociale behandeling als een klassieke bedrijfswagen.

• Pijler 2 : duurzame vervoersmiddelen en diensten zoals (elektrische) fietsen, steps, abonnementen en tickets voor openbaar vervoer, collectief vervoer of een deeloplossing, …

Nieuw: Sinds 1 januari 2022 is de werkgever verplicht om minstens een aanbod te doen in deze pijler!

Nieuw: De mogelijkheden in deze pijler werden sinds 1 januari 2022 uitgebreid en omvatten nu ook de mogelijkheid om dit budget te besteden aan:

• financieringskosten voor o.m. fietsleningen, stallingskosten voor de fiets, elektrische motorfiets en uitrusting ter verhoging van de zichtbaarheid;
• abonnementen en tickets voor alle verplaatsingen met het openbaar vervoer voor zowel de werknemer als zijn inwonende gezinsleden;
• parkeerkosten die de werknemer maakt om van openbaar vervoer gebruik te maken;
• een voetgangerspremie aan de werknemer die te voet of met een step, skateboard,.. naar het werk komt. Het maximum toe te kennen bedrag is gelijk aan de maximum fietsvergoeding (momenteel 0,25 €/km). Deze voetgangerspremie kan enkel worden toegekend in het kader van het mobiliteitsbudget.

De mogelijkheid om huurgelden en intresten van hypothecaire leningen te betalen met dit budget bestond reeds voor werknemers wiens woonplaats gelegen is op maximum 5 km van de normale plaats van tewerkstelling. Dit wordt nu uitgebreid naar 10 kilometer en ook kapitaalsaflossingen van hypothecaire leningen komen nu in aanmerking.

Deze pijler is vrijgesteld van sociale en fiscale lasten. De werkgever bepaalt welke diensten en vervoersmiddelen hij in deze pijler onderbrengt.

• Pijler 3 : restsaldo in cash. Wanneer er op het einde van het jaar nog geld over is, wordt dat in één keer uitbetaald, ten laatste samen met het loon van januari van het daaropvolgende jaar. Het is dus niet mogelijk om in de loop van het jaar voorschotten uit te betalen. Dit bedrag is onderworpen aan een bijzondere werknemersbijdrage van 38,07%. De werkgever betaalt geen sociale zekerheidsbijdrage op dit saldo.

Actiepunt: in het kader van de wens naar flexibiliteit van de werknemers alsook een meer milieuvriendelijk mobiliteitsbeleid, kan het uitgebreide mobiliteitsbudget een interessante oplossing zijn voor u. Aarzel niet met ons contact op te nemen voor meer informatie.

Telewerk niet langer verplicht, noch aanbevolen

In onze nieuwsbrief van 17.02.2022 deelden we u mee dat telewerk vanaf 18.02.2022 niet langer verplicht was in België, maar wel nog aanbevolen. Ondertussen werd in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd dat telewerk niet langer aanbevolen is sinds 07.03.2022.

Tijdelijke werkloosheid wegens overmacht: verlenging tot en met 30.06.2022 en nieuwe vorm van tijdelijke werkloosheid in het kader van de oorlog in Oekraïne

De regering heeft beslist om de vereenvoudigde procedure voor de tijdelijke werkloosheid “Corona”(“coronawerkloosheid”) te verlengen tot en met 30.06.2022. Dit werd ondertussen bevestigd door de RVA.

Meer informatie over de voorwaarden voor werkgevers die gebruik wensen te maken van coronawerkloosheid vindt u terug in onze nieuwsbrief van 09.11.2020.

Daarnaast heeft de regering beslist dat bedrijven die gevolgen ondervinden van de economische sancties in het kader van de oorlog in Oekraïne, vanaf 01.04.2022 tot en met 30.06.2022 gebruik kunnen maken van dezelfde vereenvoudigde procedure als voor coronawerkloosheid. Redenen om van dit type tijdelijke werkloosheid wegens overmacht gebruik te maken, zijn onder andere: het gebrek aan grondstoffen, het wegvallen van een deel van de afzetmarkt, het moeten beperken van de productie wegens dure energieprijzen, etc. Net zoals bij de coronawerkloosheid kan het hier gaan om een volledige of een gedeeltelijke schorsing van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst.

Voor het stelsel van tijdelijke werkloosheid wegens overmacht door de oorlog in Oekraïne gelden dezelfde modaliteiten als voor het stelsel van coronawerkloosheid. We herinneren u eraan dat u als werkgever de volgende stappen dient te ondernemen indien u beroep doet op één van deze vormen van tijdelijke werkloosheid:

Informeer uw werknemers schriftelijk voor de aanvang van de tijdelijke werkloosheid over:

• de periode van de werkloosheid;
• het aantal dagen waarop de werknemer tijdelijk werkloos is en in geval van gedeeltelijke werkloosheid, ook het aantal dagen waarop de werknemer wel arbeidsprestaties levert.

​Laat uw Payroll Business Partner weten op welk type tijdelijke werkloosheid (“Corona” of “Oekraïne”) u beroep doet alsook welke dagen de werknemers zullen werken en welke dagen ze werkloos zijn.

Pro-Pay zorgt voor de nodige elektronische aangiftes van deze werkloosheidsdagen zodat de RVA weet op welke uitkering de werknemer recht heeft.

Tot nu toe konden nieuwe werkgevers in België die een eerste werknemer in dienst namen, voor deze werknemer genieten van een quasi volledige vrijstelling van de sociale zekerheidsbijdragen gedurende de volledige periode van de tewerkstelling van die eerste werknemer. Dit wordt de ‘doelgroepvermindering eerste aanwerving’ genoemd.

Het doel van de doelgroepvermindering eerste aanwerving was om startende ondernemingen te ondersteunen en om meer jobs te creëren. Uit onderzoeken blijkt dat deze steunmaatregel weinig effect had. Daarom werd er een nieuwe wet gepubliceerd die de doelgroepvermindering eerste aanwerving grondig wijzigt.

Veranderingen

Plafond

De werkgeversbijdrage voor de sociale zekerheid bedraagt voor een bediende ongeveer 25% van het brutoloon. Werkgevers waren tot nu toe deze bijdrage niet verschuldigd voor een eerst aangeworven werknemer. Vanaf 01.01.2022 zal het bedrag van de vermindering voor de eerste aanwerving echter geplafonneerd worden op € 4.000 per kwartaal. Deze doelgroepvermindering mag wel nog onbeperkt in de tijd worden toegepast.

Opgelet, er is geen overgangsperiode voorzien voor de nieuwe regeling. Lopende verminderingen voor eerste aanwervingen die tot nu toe quasi de volledige vrijstelling genoten, gaan vanaf 01.01.2022 over naar het forfait.

In de praktijk heeft de nieuwe regeling enkel gevolgen voor bruto maandlonen van minstens € 5.333 per maand. Voor een bediende die maximum 5.333 € bruto per maand verdient, zal de werkgever geen sociale zekerheidsbijdragen moeten betalen. Voor bedienden met een hoger bruto maandloon zal de werkgever wel sociale bijdragen moeten betalen op het deel boven de vrijstelling van € 4.000. Dit wordt duidelijk op basis van het volgend voorbeeld.

Voorbeeld: Een bediende verdient € 5.333 bruto per maand. Dit is € 16.000 per kwartaal. We nemen vervolgens 25% van 16.000. Dit is € 4.000. De eerste € 4.000 is vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen.

Indien u een werknemer heeft met een doelgroepvermindering eerste aanwerving, hoeft u zelf geen actie te ondernemen. Wij zullen het plafond automatisch voor u berekenen. Indien het salaris van de werknemer, waarvoor u op dit moment de doelgroepvermindering geniet, het loonplafond van € 5.333 overschrijdt, houd er dan rekening mee dat uw loonkost zal stijgen.

Begrippen

De nieuwe wet definieert ook het begrip ‘nieuwe werkgever’. Een nieuwe werkgever is een werkgever die nog nooit, of ten minste 12 opeenvolgende maanden voorafgaand aan de indienstneming van de eerste werknemer, niet onderworpen is geweest aan de Belgische sociale zekerheid. De onderneming mag bovendien niet met een andere onderneming behoren tot eenzelfde zogenaamde ‘technische bedrijfseenheid’.

Ook het begrip ‘technische bedrijfseenheid’ wordt vanaf nu expliciet gedefinieerd. Twee of meerdere ondernemingen vormen samen een technische bedrijfseenheid wanneer er een aantoonbare sociale band is (minstens 1 gemeenschappelijk persoon in de ondernemingen) én wanneer er een socio-economische verwevenheid is (dit wordt beoordeeld op basis van activiteiten, plaats, cliënteel, materiaal, personeelsbeheer, etc.).

Tweede tot en met zesde aanwerving

Werkgevers hebben recht op een doelgroepvermindering voor de eerste 6 werknemers die in dienst worden genomen. De doelgroepverminderingen voor de tweede tot en met de zesde aanwerving blijven ongewijzigd. Voor deze werknemers genieten de werkgevers van een forfaitaire vermindering die geldt voor bepaalde duur.

Overzicht

Tot slot geven we nog een kort overzicht van de doelgroepverminderingen vanaf 01.01.2022. De volgende bedragen zijn vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen aan werkgeverszijde.

Het Overlegcomité heeft beslist dat telewerk vanaf 18.02.2022 niet langer verplicht is in België. Dit in tegenstelling tot de eerdere beslissing van de Belgische overheid om de telewerkverplichting van 4 dagen per week te verlengen tot en met 27.04.2022.

Werknemers mogen dus vanaf 18.02.2022 elke dag naar kantoor gaan, hoewel het Overlegcomité heeft benadrukt dat telewerk nog steeds wordt aanbevolen indien mogelijk. Op de werkvloer moeten de regels omtrent social distancing wel nog gerespecteerd worden.

Wij gaan ervan uit dat de verplichte telewerkaangifte via de portaalsite van de RSZ niet langer zal gelden. Indien de regering hier toch anders over zou beslissen, brengen wij u hiervan op de hoogte.

Op 1 februari 2022 zijn de tarieven van de trein (NMBS/SNCB) verhoogd. We delen in deze nieuwsbrief graag mee wat deze tariefverhogingen voor u als werkgever betekenen.

We herhalen in een notendop de algemene regels die bepalen of u als werkgever verplicht dient tussen te komen in de kosten verbonden aan de woon-werkverplaatsing van uw werknemers:

1. Voor werknemers die met het openbaar vervoer naar het werk komen is de werkgever verplicht om een bijdrage te betalen. Vóór 1 juli 2020 diende de werkgever enkel tussen te komen wanneer de werknemer meer dan 5 kilometer aflegde naar het werk met de bus, tram, metro of waterbus. Sinds 1 juli 2020 geldt deze tussenkomst vanaf de 1e kilometer.
2. Voor alle werkgevers geldt een minimum tussenkomst die werd vastgelegd op het niveau van de Nationale Arbeidsraad (NAR). Binnen de NAR werd een collectieve arbeidsovereenkomst afgesloten die voorziet in een tussenkomst door de werkgever op basis van forfaitaire bedragen. Deze bedragen zijn ongewijzigd gebleven sinds 1 juli 2019.
3. Voor werknemers die naar het werk komen met een eigen vervoersmiddel (auto, fiets,…) dient nagekeken te worden of er op sectorvlak een tussenkomst voorzien is.

Zoals u hieronder kan lezen hebben de tariefverhogingen van de openbare vervoersmaatschappijen niet op elke werkgever een impact.

Trein

De NMBS verhoogde met ingang van 1 februari de kostprijs van woon-werkabonnementen met 2,14%. Of u deze prijsstijging mee betaalt als werkgever, hangt af van het paritair comité (sector) waaronder uw onderneming valt en de collectieve arbeidsovereenkomsten die werden afgesloten in dit paritair comité:

1. Uw sector bepaalt niets over de tussenkomst in het woon-werkverkeer of verwijst naar de algemene minimumregeling die werd uitgewerkt door de NAR: uw tussenkomst in de kosten stijgt niet, aangezien de forfaitaire tarieven ongewijzigd bleven.
2. Uw sector voorziet dat de tussenkomst van de werkgever gelijk is aan een percentage van de werkelijke treintarieven: uw tussenkomst zal stijgen.
3. U maakt gebruik van een derdebetalersregeling waarbij u als werkgever 80% van de werkelijke prijs van het treinabonnement aan de treinmaatschappij betaalt en de overheid de overige 20% betaalt: uw tussenkomst zal stijgen.

Metro, tram, bus, waterbus

Komt uw werknemer met de metro, tram, bus of waterbus naar het werk? Kijk eerst en vooral of uw sector iets heeft bepaald voor deze terugbetaling.

Als uw sector niets bepaalt, dan zullen de prijsstijgingen een impact hebben op uw tussenkomst in het woon-werkverkeer, en dit afhankelijk van welke onderstaande regeling van toepassing is:

1. Is de prijs van het vervoersbewijs afhankelijk van de afstand? Dan wordt de werkgeversbijdrage berekend op basis van de forfaitaire vastgestelde bedragen van het door de trein georganiseerde vervoer, maar de bijdrage is begrensd tot 75% van de werkelijke vervoerprijs.
2. Staat de prijs van het vervoersbewijs los van de afstand? De bijdrage van de werkgever bedraagt 71,80% van de werkelijke vervoerprijs, met als maximum de forfaitaire bijdrage voorzien voor de trein voor een afstand tot 7 kilometer.

Privévervoer

Komt uw werknemer met de eigen wagen, eigen fiets of te voet naar het werk?

Een verplichte tussenkomst in het privévervoer is niet voorzien door de NAR. Daarom is de tussenkomst van de werkgever voor privévervoer vaak sectoraal of op ondernemingsniveau geregeld. Als uw sector verwijst naar de forfaitaire bedragen van het door de trein georganiseerde vervoer, dan zal uw werkgeversbijdrage niet verhogen. Sommige sectoren verwijzen echter naar een percentage van de werkelijke kostprijs van de treintarieven. In dit geval zal de tussenkomst van de werkgever in het woon-werkverkeer wel stijgen.

Gecombineerd gemeenschappelijk openbaar vervoer

Uw werknemer combineert de trein met één of meerdere andere vormen van openbaar vervoer? Controleer eerst en vooral de regelingen in uw sector.

Als uw sector niets bepaalt en als er slechts één vervoerbewijs afgeleverd is voor de hele afstand, dan wordt de bijdrage van de werkgever berekend op basis van de vastgestelde forfaitaire bedragen van het door de trein georganiseerde vervoer. Indien er meerdere vervoerbewijzen worden afgeleverd, moet voor elk vorm van openbaar vervoer afzonderlijk de werkgeversbijdrage berekend worden. Deze werkgeversbijdragen moeten worden samengeteld.

Conclusie

De stijging van de tarieven van het openbaar vervoer betekenen niet noodzakelijk een kostenverhoging voor u als werkgever. Veel hangt af van de regels die gelden in uw sector.

Indien uw bijdrage voor het woon-werkverkeer van uw werknemers stijgt, zullen wij automatisch voor u de correcte bijdrage berekenen.

Zijn er wijzigingen in de wijze waarop uw werknemer naar het werk komt? Vergeet je Payroll Business Partner niet tijdig te informeren!

Werknemers die structureel en regelmatig thuiswerken kunnen daarvoor een kostenvergoeding ontvangen van hun werkgever. Het bedrag van deze kostenvergoeding werd onlangs retroactief verhoogd van € 129,48 naar maximum € 132,07 per maand. Vanaf 01.02.2022 zal deze bureauvergoeding opnieuw stijgen naar maximum € 134,71 per maand.

Bureauvergoeding

Aangezien de kosten verbonden aan het thuiswerk relatief klein en moeilijk bewijsbaar zijn, aanvaarden de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) en de fiscus dat men deze kosten forfaitair raamt.

De RSZ heeft tijdens de maand januari 2022 in haar administratieve tussentijdse instructies meegedeeld dat de bureauvergoeding retroactief geïndexeerd wordt vanaf 01.10.2021 tot maximum € 132,07 per maand. Daarnaast heeft de RSZ meegedeeld dat de bureauvergoeding vanaf 01.02.2022 opnieuw zal stijgen naar € 134,71 per maand.

De fiscus had in zijn circulaire van 26.02.2021 reeds aangegeven dat hij het bedrag van de bureauvergoeding, zoals vastgesteld door de RSZ, zal volgen, alsook de evolutie van dit bedrag. De bedragen van € 132,07 en € 134,71 zijn dus vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen. De bureauvergoeding is onder andere bedoeld om kosten voor verwarming, elektriciteit, water, verzekeringen, kantoorbenodigdheden en versnaperingen te dekken.

De bedragen van € 132,07 en € 134,71 zijn maximum bedragen. Op basis van een objectieve verantwoording (functiecategorie of feitelijke omstandigheden), kan de werkgever verschillende bedragen geven aan verschillende werknemers.

We willen we u er ook nog aan herinneren dat er voor telewerkers een schriftelijke overeenkomst dient opgesteld te worden, in principe ten laatste op het moment dat de werknemer begint met het telewerk. In dit geschrift moeten bepaalde verplichte vermeldingen worden opgenomen, zoals de frequentie van het telewerk, de plaats waar de werknemer zal telewerken, de manier waarop de kosten zullen worden vergoed, etc.

Andere kostenvergoedingen voor thuiswerk

Bovenop de bureauvergoeding kan de werkgever ook nog de volgende zaken forfaitair vergoeden. Deze vergoedingen werden niet geïndexeerd en zijn dus nog hetzelfde gebleven.

• € 20 per maand indien de werknemer zijn/haar privé-internetverbinding gebruikt voor professionele doeleinden.
• € 20 per maand indien de werknemer zijn/haar eigen pc gebruikt voor professionele doeleinden.

OF € 10 per maand (€ 10 per item) voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm en printer/scanner (en dit gedurende een maximale termijn van 3 jaar). Let wel op, deze vergoeding kan niet gecumuleerd worden met de het forfait van € 20 per maand voor het gebruik van de eigen pc.

Uiteraard kunnen al de forfaitaire bedragen enkel worden toegekend indien de bureau- en internetkosten niet reeds op een andere manier vergoed worden aan de werknemer.

We informeerden u over de loonnorm die bepaalt dat de lonen in 2021-2022 met maximaal 0,4 % mogen stijgen. Niet alle loonelementen tellen echter mee. Met deze nieuwsbrief vestigen we graag nog eens de aandacht op de niet-recurrente resultaatsgebonden bonussen en de winstpremie. Beide soorten premies worden niet in rekening gebracht op de loonnorm. U kan deze premies dus toekennen, ook al mag in uw onderneming de loonkost niet meer stijgen.

De niet-recurrente resultaatsgebonden bonus

De Belgische wetgeving voorziet in een collectief bonussysteem verbonden aan de resultaten van de onderneming dat op fiscaal vlak een gunstige behandeling geniet. De wettelijke basis voor deze bonus is collectieve arbeidsovereenkomst nr 90.

Welk voordeel biedt deze premie?

De cao 90 premie is niet onderworpen aan bedrijfsvoorheffing, is fiscaal aftrekbaar als bedrijfskost en komt niet in aanmerking voor bv. de berekening van de opzeggingsvergoeding en het vakantiegeld. De premie is wel onderworpen aan een bijzondere werkgeversbijdrage voor de sociale zekerheid van 33 % en een solidariteitsbijdrage van 13,07 % aan werknemerszijde.

Is er een maximumbedrag voorzien?

Ja, het voordeel mag niet groter zijn dan een bepaald jaarlijks geïndexeerd grensbedrag:

• Sociale maximumgrens = € 3.558 (bedrag 2022) per werknemer per kalenderjaar. Op dit bedrag wordt een solidariteitsbijdrage van 13,07 % ingehouden aan werknemerszijde.
• Fiscale maximumgrens = € 3.094 (bedrag 2022) die wordt vrijgesteld van belastingen.

Welke voorwaarden moeten vervuld zijn om deze premie toe te kennen?

• Het is een collectief voordeel, onderworpen aan de vervulling van vooraf bepaalde collectieve resultaten of doelstellingen;
• De resultaten of doelstellingen moeten gelden voor een onderneming, voor een groep van ondernemingen of voor een welomschreven groep van werknemers;
• De resultaten of doelstellingen zijn duidelijk aflijnbaar, transparant, definieerbaar/meetbaar en verifieerbaar. Voorbeelden van doelstellingen zijn: het behalen van een concreet omzetcijfer gedurende de referteperiode, het doen dalen van de foutenmarge, de vermindering van klantenklachten, het verkrijgen van een ISO-norm of andere vergunning, ….
• Het behalen van de resultaten of doelstellingen moet onzeker zijn op het ogenblik van het invoeren van het bonusplan;
• Het bonusplan moet voldoen aan bepaalde formaliteiten zoals het opmaken van een toetredingsakte of het afsluiten van een cao. Er dient hiervoor een verplicht modelformulier gebruikt worden!

De winstpremie

Deze premie maakt het mogelijk om een deel of het geheel van de winst toe te kennen aan de werknemers en geniet op fiscaal vlak en op het vlak van sociale zekerheid een gunstige behandeling. Net zoals de niet-recurrente resultaatsgebonden premie heeft ook deze premie een collectief karakter.

Welk voordeel biedt deze premie?

Deze premie is niet onderworpen aan werkgeversbijdragen voor de sociale zekerheid.
De werknemer zal wel 13,07 % solidariteitsbijdrage betalen en bedrijfsvoorheffing aan een vast percentage van 7 %.

Is er een maximumbedrag voorzien?

Er is geen maximumbedrag voorzien, maar het totaal uit te keren bedrag mag niet hoger zijn dan 30 % van de totale bruto loonmassa van het boekjaar. Noteer ook dat de winstpremie niet aftrekbaar is als beroepskost in de vennootschapsbelasting.

Welke voorwaarden moeten vervuld zijn om deze premie toe te kennen?

• De onderneming is onderworpen aan de Belgische vennootschapsbelasting of aan de belasting voor niet-inwoners;
• Toekenning enkel op basis van (een deel van) de winst;
• Indien de werkgever een identiek bedrag of een identiek percentage toekent aan alle werknemers, volstaat een beslissing van de Algemene Vergadering en een schriftelijke mededeling door de werkgever;
• Indien de werkgever verschillende winstpremies wenst toe te kennen aan verschillende categorieën van werknemers, zal ook een toetredingsakte of ondernemings-cao nodig zijn;
• De werkgever kan bepalen dat werknemers die werden ontslagen om dringende redenen en/of werknemers die zelf ontslag gegeven hebben en de onderneming hebben verlaten tijdens het boekjaar, worden uitgesloten van deze premie;
• De werkgever kan ook rekening houden met het tewerkstellingsregime van de werknemers en kan ervoor kiezen om bepaalde inactiviteitsperiodes van de werknemers tijdens het boekjaar niet mee te tellen bij de bepaling van de premie.

Welke premie toekennen aan uw werknemers?

Welke premie u het beste toekent aan uw werknemers hangt af van wat u juist wenst te belonen.

Wilt u deze premie koppelen aan het behalen van bepaalde doelstellingen of liever niet? Wilt u alle werknemers belonen of enkel een bepaalde categorie? Of wenst u misschien beide premies te combineren? Ook dat is mogelijk.

Indien uw onderneming in België niet onderworpen is aan de vennootschapsbelasting of belasting voor niet-inwoners, dan is de toekenning van de winstpremie niet mogelijk. Het invoeren van een niet-recurrente resultaatsgebonden bonus kan wel.

Aarzel niet om ons te contacteren voor meer informatie en begeleiding via legal@propay.be.

Naar aanleiding van de COVID-19 crisis voert de regering nieuwe steunmaatregelen in. Eerder had de regering al bijkomende goedkope overuren zonder overloontoeslag ingevoerd voor essentiële sectoren, genaamd “relance-uren”. Voor het jaar 2022 zullen deze goedkopere overuren uitgebreid worden naar alle sectoren. Daarnaast heeft de regering besloten om het aantal overuren mét overloontoeslag waarvoor een gedeeltelijke vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing bestaat, opnieuw op te trekken. Wij bespreken de voorwaarden en modaliteiten van deze voordelige overuren in deze nieuwsbrief.

Bijkomende vrijwillige overuren of relance-uren

“Gewone vrijwillige overuren” versus “bijkomende vrijwillige overuren”

Ter herinnering: er is sprake van overuren wanneer de grens van 40u/week (of lager indien dat zo bepaald is op sectorniveau) of 9u/dag overschreden wordt.

Voor het presteren van overuren moet er een wettelijke grond zijn zoals: onvoorziene noodzakelijkheid, een buitengewone vermeerdering van werk etc… Aan deze rechtsgrond zijn bovendien formaliteiten en informatieverplichtingen verbonden, waardoor er veel formaliteiten moeten nageleefd worden om correct overuren te presteren.

De vrijwillige overuren, die werden ingevoerd in het kader van de Wet Werkbaar en Wendbaar Werk van 2017, betekenden een grote vereenvoudiging. Sindsdien kunnen er per kalenderjaar 120 vrijwillige overuren gepresteerd worden (In sommige sectoren zoals de horeca, werd het aantal maximum vrijwillige overuren opgetrokken op basis van een sector-cao), louter op basis van vrijwilligheid bij de werknemer. Deze vrijwilligheid moet bevestigd worden in een schriftelijk akkoord van de werknemer, dat 6 maanden geldig is (hernieuwbaar). Dat is de enige vormvoorwaarde. Voor die vrijwillige overuren is geen inhaalrust verschuldigd maar wel een overloontoeslag (50 % of 100 % indien overuren op zon-of feestdagen).

Bovenop die bestaande vrijwillige overuren, die evenwel beperkt worden tot 100 uren, worden er in 2022 nog 120 bijkomende vrijwillige overuren toegestaan. Deze bijkomende vrijwillige overuren of “relance-uren” zijn bovendien extra voordelig want, in tegenstelling tot voor de gewone vrijwillige overuren, is hiervoor geen overloontoeslag verschuldigd.

Tijdelijke toepassing

Deze 120 vrijwillige “relance-uren” kunnen in 2022 gepresteerd worden, bovenop het bestaande krediet van 100 vrijwillige overuren.

Voorwaarden

Aangezien het gaat om een vrijwillige overuren moet er allereerst een schriftelijk akkoord zijn van de werknemer. Dit akkoord is 6 maanden geldig en moet hernieuwd worden wanneer deze periode verstreken is.

Er moet géén overloontoeslag betaald worden op deze overuren en er wordt evenmin inhaalrust voor toegekend.

De gewone vrijwillige overuren moeten niet eerst zijn opgebruikt: werkgever en werknemer kunnen onmiddellijk voor de relance-uren kiezen.

Vrijstelling bedrijfsvoorheffing en sociale zekerheidsbijdragen

De relance-uren worden vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing en sociale zekerheidsbijdragen.

Fiscaal gunstregime voor gedeeltelijke vrijstelling van bedrijfsvoorheffing voor 180 overuren

Voor overuren die niet onder bovenstaand system vallen (zoals bijvoorbeeld de gewone vrijwillige overuren), is er in principe wél een overloontoeslag verplicht. Voor dit type van overuren is er dan wel een gedeeltelijke vrijstelling van bedrijfsvoorheffing voor 130 overuren per kalenderjaar:

Voor de werkgever: vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing van 41,25 % van het brutoloon dat als basis dient voor de berekening van het overloon en waarop een toeslag van 50 of 100% verschuldigd is.

Voor de werknemer: vrijstelling van bedrijfsvoorheffing van 57,75 % van het brutoloon dat als basis dient voor de berekening van het overloon en waarop een toeslag van 50 of 100% verschuldigd is.

Voor 2019 en 2020 werd dit aantal overuren tijdelijk opgetrokken naar 180 overuren per kalenderjaar. Daarna zou men normaal gezien terugvallen op 130 overuren, maar de wetgever heeft nu beslist dat de gedeeltelijke vrijstelling opnieuw zal opgetrokken worden naar 180 overuren per kalenderjaar vanaf 1 juli 2021 tot en met 30 juni 2023.

Uw Payroll Business Partner past dit automatisch toe indien van toepassing.