Auteur: ibizz

Het indienen van de belastingaangifte staat weer voor de deur! Sinds 28 april 2026 is Tax-on-Web (MyMinFin) officieel geopend, waardoor u uw aangifte elektronisch kan indienen.

Als rijksinwoner van België, woonachtig en werkende in België, bent u verplicht een aangifte in de personenbelasting in te dienen bij de Belgische belastingdiensten. In deze aangifte vermeldt u uw persoonlijke gegevens en inkomsten, zodat de Belgische fiscale overheid uw definitieve belasting kan berekenen.

De aangifte die u dit jaar indient, heeft betrekking op inkomstenjaar 2025. Personen die in de loop van 2025 naar België zijn verhuisd en daardoor rijksinwoner zijn geworden, dienen dit jaar voor het eerst een Belgische aangifte in.

Hieronder vindt u een overzicht van de toepasselijke indieningstermijnen. Deze verschillen naargelang:

• de wijze van indiening (papier of elektronisch), en
• het al dan niet opnemen van specifieke inkomsten.

In tegenstelling tot vroeger, hangt de indieningstermijn niet langer af van wie de aangifte indient (uzelf of een belastingadviseur).

Papieren indiening

Indien u voor het eerst een aangifte indient in België, sturen de Belgische belastingdiensten u in principe een papieren formulier per post in de loop van de maand mei. U herkent dit aan de bruine enveloppe.

Ontvangt u geen formulier? Dan bent u verplicht dit zelf aan te vragen bij uw lokaal belastingkantoor. Wij raden aan dit begin juni te doen, zodat u voldoende tijd heeft om uw aangifte tijdig in te dienen.

De uiterste indieningsdatum voor een papieren aangifte is 30 juni 2026.

Elektronische indiening (Tax-on-Web)

U kan uw aangifte ook elektronisch indienen via Tax-On-Web (MyMinFin). Zoals hierboven vermeld, is deze toepassing geopend sinds 28 april 2026.

Bij elektronische indiening geldt een uiterste indieningsdatum van 15 juli 2026.

Aanmelden kan eenvoudig via MyMinFin met uw e-ID of via de itsme-app.

Specifieke situaties – verlengde indieningstermijn

Indien uw aangifte specifieke inkomsten bevat en u deze elektronisch indient, geldt een verlengde indieningstermijn tot 16 oktober 2026.

Dit is het geval wanneer:

• uw aangifte zelfstandig inkomen of buitenlands professioneel inkomen bevat;
• u voor het eerst melding maakt van één of meerdere van de volgende elementen:
• buitenlands onroerend goed
• onderhoudsuitkering ontvangen van of betaald aan een persoon in het buitenland
• een in het buitenland afgesloten lening
• een juridische constructie
• de toepassing van het bijzonder belastingstelsel der ingekomen belastingplichtigen of onderzoekers

Let op: indien u zich in één van deze situaties bevindt maar uw aangifte op papier indient, blijft de deadline van 30 juni 2026 van toepassing.

Voorstel van Vereenvoudigde Aangifte (VVA)

De Belgische belastingautoriteiten sturen steeds vaker een voorstel van vereenvoudigde aangifte (VVA), gebaseerd op de beschikbare gegevens.

Indien u een VVA ontvangt:

• Correct en volledig? Dan hoeft u niets te doen.
• Niet correct of onvolledig? Dan moet u dit aanpassen:
• online via MyMinFin: uiterlijk 15 juli 2026
• via papier (indien per post ontvangen): uiterlijk 30 juni 2026

Assistentie gewenst?

Neem gerust contact op via tax@propay.be indien u:

• meer informatie wenst over uw persoonlijke situatie;
• een opleiding voor uw medewerkers wenst te organiseren;
• assistentie wenst bij de voorbereiding en indiening van uw aangifte.

Wat is het EES?

Op 10 april is het Entry -Exit Systeem (EES) volledig in werking getreden in de 29 landen van de Schengenzone. Dit nieuwe systeem vervangt de klassieke paspoortstempels voor derdelanders (reizigers die geen EU onderdaan zijn) die voor een kort verblijf naar het Schengengebied reizen. Kort verblijf betekent een verblijf van maximum 90 dagen binnen een periode van 180 dagen.

Het systeem berekent zelf hoeveel dagen kort verblijf nog overblijven. Heeft iemand een C-visum (kort verblijf), met een kortere geldigheid, dan volgt het EES die specifieke limiet.

Wanneer een reiziger langer blijft dan toegestaan, genereert het systeem automatisch een ‘overstay melding’ voor de bevoegde autoriteiten. Dit kan leiden tot een boete of zelfs een inreisverbod.

Het doel: snellere grenscontroles, betere veiligheid en het voorkomen van illegale immigratie.

Hoe werkt het?

Onderdanen van niet-EU-landen die na de invoering van het EES voor het eerst een Schengengrens oversteken, moeten hun persoonsgegevens verstrekken. De douane zal hun vingerafdrukken scannen en/of een foto van hun gezicht maken. Deze informatie wordt opgeslagen in een digitaal bestand.

Bij tweede binnenkomst in de Schengenzone worden enkel de vingerafdrukken en foto nog door de douane gecontroleerd. Derdelanders die houder zijn van een biometrisch paspoort kunnen nu ook gebruikmaken van de zelfscanpoortjes.

De grensautoriteiten, visumautoriteiten, immigratieautoriteiten en politiediensten van de deelnemende landen hebben toegang tot het EES. Voorlopig hebben reizigers zelf geen directe toegang tot hun eigen EES‑gegevens. In de toekomst komt er een online tool waarmee zij hun in- en uitreizen kunnen raadplegen.

Voor wie geldt het EES?

Het EES is van toepassing op alle derdelanders die voor kort verblijf naar de Schengenzone reizen, ongeacht of deze in het bezit moeten zijn van een C-visum.

Het EES is niet van toepassing op derdelanders met een D‑visum (lang verblijf) of personen met een verblijfskaart van een Schengenland.

Welke bijkomende administratieve verplichtingen bij kort verblijf in België?

Naast de EES‑registratie geldt in België een extra meldingsplicht voor wie niet in een hotel verblijft. Deze melding, die moet worden gedaan bij de gemeente, werd op 10 april 2026 vereenvoudigd.

Derdelanders

• Moeten hun verblijf binnen 3 dagen na aankomst melden bij de gemeente.
• Sinds 10 april 2026 kan dit ook digitaal via de website Mijn Adres in België. De reiziger ontvangt dan een bevestiging per e‑mail.
• Derdelanders die verblijven op basis van een visum of verblijfstitel van een andere Schengenlidstaat kunnen geen gebruik maken van de digitale melding en moeten persoonlijk naar de gemeente voor een aankomstverklaring.

EU Burgers (en hun derdelanders-familieleden)

• Worden niet geregistreerd in EES.
• Moeten hun verblijf in België binnen 10 dagen melden.
• Kunnen dit ook digitaal doen via Mijn Adres in België.

Ook nog verwacht eind 2026: ETIAS

Eind 2026 wordt naast het EES ook ETIAS (European Travel Information and Autorisation System) ingevoerd in de 29 Schengenlanden en Cyprus.

ETIAS is een reisautorisatie die vooraf moet worden aangevraagd door niet‑visumplichtige derdelanders die voor korte duur naar Europa reizen. Met een geldige ETIAS-reisautorisatie kunnen derdelanders meerdere keren voor een kort verblijf naar de bovenvermelde landen reizen.

ETIAS is te vergelijken met de digitale reisautorisatiesystemen in de Verenigde Staten (ESTA) en het Verenigd Koninkrijk (ETA).

De autorisatie wordt gekoppeld aan het paspoort. Ze is maximaal drie jaar geldig, of korter wanneer het paspoort eerder vervalt.

Pro-Pay staat tot uw beschikking voor al uw vragen met betrekking tot tewerkstelling van buitenlandse werknemers en kan de single permitaanvragen of arbeidskaartaanvragen voor uw onderneming verzorgen. Voor meer info, kunt u contact opnemen met legal@propay.be.

Op 12 maart 2026 velde het Hof van Justitie van de Europese Unie (‘HvJ’) een arrest waarin het oordeelde dat de opcentiemen van 7% die verschuldigd zijn door niet-inwoners die belastbaar zijn in België op hun inkomsten van Belgische oorsprong strijdig zijn met het vrij verkeer van personen.

Bij wege van achtergrondinformatie, de belastingschuld van een Belgisch rijksinwoner wordt verhoogd met gemeentelijke opcentiemen die variëren tussen 0% en 9% afhankelijk van de Belgische gemeente waar een belastingplichtige woont. Aangezien niet-inwoners niet verbonden zijn aan een Belgische gemeente, wordt voorzien in equivalente opcentiemen die uniform vastgesteld zijn op 7%. Dit laatste percentage is soms hoger dan het percentage van de gemeentelijke opcentiemen verschuldigd door een Belgisch rijksinwoner, wat impliceert dat een niet-inwoner geconfronteerd kan worden met een hogere belastingschuld dan een Belgisch rijksinwoner in een vergelijkbare situatie. Er werd geoordeeld dat dit strijdig is met de EU regelgeving.

Een vereenvoudigd voorbeeld kan dit verduidelijken. Veronderstel een belastingplichtige met een belastbaar loon van EUR 70.000 en een belastingschuld van EUR 23.297,51, wat leidt tot het volgende:

• Niet-inwoner die 7% opcentiemen verschuldigd is
  
• EUR 23.297,51 x 7% = EUR 1.630,83
  

• Belgisch rijksinwoner onderhevig aan 4,6% gemeentelijke opcentiemen
  
• EUR 23.297,51 x 4,6% = (EUR 1.071,69)
  

• Surplus verschuldigd door de niet-inwoner EUR 559,14

Terwijl de Belgische overheid nog steeds de impact van dit arrest van het Hof van Justitie beoordeelt, impliceert het arrest dat de Belgische belastingadministratie (of de Belgische belastingrechtbanken) geen uniform vastgestelde toeslag van 7% meer kan opleggen aan niet-inwoners. Bij gebrek aan een juridisch geldig alternatief kan geargumenteerd worden dat deze toeslag in de praktijk dient te worden herleid tot 0% voor niet-inwoners, totdat nieuwe wetgeving wordt ingevoerd. Dit creëert tijdelijk een mogelijkheid tot belastingbesparing, die in bovenstaand voorbeeld neerkomt op EUR 1.630,83.

Geïmpacteerde niet-inwoners kunnen nu reeds actie ondernemen, namelijk

• Ofwel door een formeel bezwaarschrift in te dienen, wat moet gebeuren binnen een termijn van één jaar na verzending van het aanslagbiljet,
• Ofwel door een verzoek tot ambtshalve ontheffing in te dienen, in welk geval de niet-inwoner/belastingplichtige een rechtzetting over de laatste vijf jaar kan vragen.

Aarzel niet om tax@propay.be te mailen indien u meer informatie wenst of assistentie nodig heeft.

Werknemers die beroepsverplaatsingen maken met hun eigen wagen kunnen van hun werkgever een terugbetaling krijgen van de gemaakte kosten. Anderzijds kunnen werknemers waaraan een elektrische bedrijfswagen ter beschikking gesteld wordt door de werkgever onder bepaalde voorwaarden een terugbetaling krijgen van de kosten voor de thuis “getankte” elektriciteit. Beide types van vergoeding worden op kwartaalbasis aangepast.

1. Kilometervergoeding eigen wagen

De overheid legt een maximum forfaitair bedrag per kilometer vast dat aanvaard wordt als kost eigen aan de werkgever (“kilometervergoeding”). Deze kilometervergoeding is vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen voor zover het aantal afgelegde kilometers per jaar niet abnormaal hoog mag zijn (maximum 24.000 km per jaar). Als het aantal kilometers hoger ligt, moet hiervan bewijs geleverd worden.

Het nieuwe maximumbedrag dat van toepassing is vanaf 1 april 2026 tot en met 30 juni 2026 is 0,4327 EUR per kilometer. Dit is quasi identiek aan het vorige bedrag (0,4326 EUR).

Het is alternatief mogelijk om te kiezen voor de jaarlijkse indexering van de kilometervergoeding. Een werkgever kan dus kiezen tussen de driemaandelijkse geïndexeerde bedragen of het jaarlijks geïndexeerd bedrag, dat 0,4449 EUR bedraagt voor de periode van 1 juli 2025 tot en met 30 juni 2026. In het laatste geval moet de werkgever dus hetzelfde bedrag behouden gedurende de hele periode.

De driemaandelijkse en jaarlijkse geïndexeerde bedragen zijn maximumbedragen. Werkgevers kunnen een lagere vergoeding per kilometer toepassen. Een hogere vergoeding per kilometer is ook mogelijk, maar dan moeten werkgever en werknemer bewijzen dat de betaalde vergoeding overeenkomt met de reële kostprijs.

2. Terugbetaling elektriciteit bedrijfswagen

Thuis “getankte” elektriciteit via een slimme laadpaal kan vrij van RSZ-bijdragen en belastingen terugbetaald worden aan de werknemer. De terugbetaling dient in regel te gebeuren op basis van het trimestrieel CREG-tarief dat geldt voor het gewest waarin de werknemer woont.

Voor de periode vanaf 1 april tot en met 30 juni 2026 zijn de tarieven als volgt:

• voor het Vlaams Gewest: 31,91 eurocent/kWh;
• voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest: 35,55 eurocent/kWh;
• voor het Waals Gewest: 36,36 eurocent/kWh.

De werkgever kan er alternatief voor kiezen om de thuis “getankte” elektriciteit terug te betalen zonder rekening te houden met de woonplaats van zijn werknemers. In dat geval is het maximaal vast tarief per kWh gelijk aan het laagste tarief dat geldt in één van de gewesten voor het betrokken kwartaal (het Vlaams Gewest voor dit kwartaal). Die keuze geldt voor het volledige kalenderjaar.

Zoals reeds vermeld in onze eerdere nieuwsbrief werden er eind 2025 bepaalde wijzigingen aangebracht aan het bijzonder belastingstelsel voor ingekomen belastingplichtigen en ingekomen onderzoekers en dit retroactief, met ingang van 1 januari 2025. De aanpassingen betroffen een verlaging van de minimaal vereiste bruto bezoldiging op jaarbasis van 75.000 EUR naar 70.000 EUR, een verhoging van het maximum percentage van de belastingvrije vergoeding (de zogenaamde ‘kosten eigen aan de werkgever’) van 30% naar 35% en de afschaffing van de maximumgrens van 90.000 EUR per jaar met betrekking tot de belastingvrije vergoeding.

Op 1 april 2026 hebben de Belgische belastingautoriteiten een administratieve circulaire gepubliceerd waarin zij nadere toelichting verschaffen omtrent de fiscale impact van deze retroactieve wijzigingen, als volgt:

1. Ingekomen belastingplichtigen en ingekomen onderzoekers die reeds het voordeel van het bijzonder belastingstelsel genoten voordat de wijzigingen werden doorgevoerd
   De werkgever en ingekomen belastingplichtige/onderzoeker kunnen de arbeidsovereenkomst met retroactief effect aanpassen teneinde de positieve impact van de verhoogde belastingvrije vergoeding te reflecteren, met name door het bruto loon te verminderen en het percentage van de belastingvrije vergoeding te verhogen.Het is evenwel noodzakelijk dat deze retroactieve aanpassing van de arbeidsovereenkomst wordt overeengekomen uiterlijk op 1 juli 2026 en dat de nodige aanpassingen in de loonadministratie over 2025 worden doorgevoerd (correctie fiche 281.10 en aangiften in de bedrijfsvoorheffing).Een aanpassing na deze datum zal niet aanvaard worden.
   
2. Ingekomen belastingplichtigen wiens arbeidsrelatie een aanvang nam tussen 1 januari 2025 en 9 januari 2026 maar die initieel niet in aanmerking kwamen voor het bijzonder belastingstelsel (jaarlijkse loongrens niet bereikt) maar die nu wel in aanmerking komen door de recente wetswijzigingen
   Een bijzondere aanvraagtermijn werd opengesteld voor deze bijzondere categorie (die verstrijkt op 9 april 2026) en, voor zover deze wordt gerespecteerd, kan hun arbeidsovereenkomst ook worden aangepast conform hetgeen onder punt 1 hiervoor is vermeld.
   

Voor de volledigheid, en zoals reeds aangegeven in onze afzonderlijke nieuwsbrief, zijn de hiervoor vermelde wijzigingen enkel van toepassing op belastingvlak, niet op het vlak van sociale zekerheid (zoals herhaald door de RSZ in de administratieve instructies voor kwartaal 1 2026).

! Tijd voor actie!

Stuur een e-mail naar tax@propay.be indien:

• U meer informatie wenst te ontvangen over het bijzonder belastingstelsel;
• U hulp wenst bij het opstellen en indienen van de (speciale) aanvraag voor het bijzonder belastingstelsel;
• U hulp wenst bij het re-evalueren van bestaande bezoldigingspakketten en/of het aanpassen van arbeidsovereenkomsten.

Het is inmiddels geen geheim meer dat de federale regering volop werkt aan de uitvoering van de maatregelen uit het regeerakkoord van 2025.

In onze nieuwsbrief van 19 januari 2026 gaven wij reeds een eerste overzicht van de geplande maatregelen voor 2026, en in het bijzonder de invoering van één uniform systeem van vrijwillige overuren, dat voorzien was voor 1 april 2026. De toepasselijke wetgeving laat voorlopig echter nog op zich wachten. De verwachting is dat deze pas eind april zal worden goedgekeurd, maar wel met terugwerkende kracht vanaf 1 april 2026.

Een uniform systeem

Ter herinnering: dit nieuwe systeem zal de “klassieke” vrijwillige overuren en de relance‑overuren bundelen tot één uniform systeem.

Voor meer informatie verwijzen wij naar onze nieuwsbrief van 19 januari 2026.

Wat u vanaf 1 april 2026 kan doen

In afwachting van de nieuwe wetgeving geldt vanaf 1 april 2026 in principe het volgende:

• maximaal 120 klassieke vrijwillige overuren per kalenderjaar;
• deze moeten worden uitbetaald met een overloontoeslag en ze zijn onderworpen aan RSZ-bijdragen en belastingen;
• hiervoor moet voorafgaandelijk een schriftelijke overeenkomst afgesloten worden die maximaal 6 maanden geldig is.

In tegenstelling tot de klassieke vrijwillige overuren waren de relance‑overuren een tijdelijke maatregel, die echter reeds meerdere keren werd verlengd. De huidige regels rond relance‑overuren werden voor de laatste keer verlengd tot 31 maart 2026.
Vanaf 1 april 2026 kunnen de huidige regels rond relance‑overuren dus niet meer worden toegepast.

In afwachting van de officiële publicatie van de wet die het nieuwe uniforme systeem invoert, kunnen werkgevers er wel voor kiezen om vanaf 1 april 2026 al een nieuwe overeenkomst af te sluiten op basis van het nieuwe systeem. Zolang de wet nog niet formeel is aangenomen, houdt dit een juridisch risico in, al lijkt dat eerder beperkt omdat de regelgeving vrijwel zeker retroactief zal gelden vanaf 1 april.

Wij brengen u uiteraard op de hoogte zodra de wet goedgekeurd en gepubliceerd is in het Belgisch Staatsblad.

Andere geplande wetswijzigingen

U vindt hieronder een overzicht van de andere geplande wetswijzigingen, die momenteel voorzien zijn voor 1 juni 2026:

• Vereenvoudiging van de regels inzake de opname van alle voltijdse uurroosters in het arbeidsreglement
• Hervorming van de minimale wekelijkse arbeidsduur voor deeltijdse werknemers: van 1/3e naar 1/10e
• Afschaffing van het verbod op nachtarbeid
• Beperking van de maximale opzeggingstermijn tot 52 weken
• CAO 90-bonus: verplichte elektronische neerlegging
• De beperking van de indexatie (de “centenindex”)

Daarnaast zou ook het systeem van flexi-jobs vanaf 1 april 2026 worden uitgebreid naar alle sectoren. Ook deze maatregel wordt uitgesteld. Wanneer dit precies in werking treedt, is nog niet zeker, al wordt voorlopig uitgegaan van 1 juli 2026.

Een van de voortdurende gevolgen van de COVID-19 crisis is de wens van veel werknemers om, minstens deeltijds, van thuis uit te kunnen werken. Wanneer de werknemer woont in hetzelfde land als dat waarin de werkgever gevestigd is, is het relatief eenvoudig om dit op punt te zetten. De situatie wordt echter enigszins complexer indien de werknemer in een ander land woont en deels telewerkt in het thuisland (in een zogenaamd thuiskantoor) en deels werkt in het land waar de werkgever gevestigd is. Een dergelijke situatie wordt aangemerkt als een informele gesplitste tewerkstelling.

Dit is een variant van de formele gesplitste tewerkstelling waarbij een werknemer in twee (of meer) verschillende landen werkt ten behoeve van twee (of meer) verschillende werkgevers.

Het fysiek presteren van arbeid in verschillende landen kan verregaande gevolgen hebben. Wij zetten hieronder de belangrijkste aandachtspunten uiteen.

1. Toepasselijke sociale zekerheid
   

Een gesplitste tewerkstelling houdt in dat een werknemer over langere tijd alternerend werkt in verschillende landen.

In een EU-context zal het sociaal zekerheidsregime van het thuisland van toepassing zijn indien de werknemer minstens 25% van de arbeidstijd spendeert in het thuisland. Dit kan ertoe leiden dat de werkgever die in een ander land is gevestigd, zich moet registreren bij de sociale zekerheidsadministratie van het thuisland van de werknemer.

Voor veel werkgevers vormt dit een hindernis. Met ingang van 1 juli 2023 is daarom een kaderakkoord afgesloten. Op grond van dit kaderakkoord kan een telewerker onderworpen blijven aan het sociaal zekerheidsregime van het land waar de werkgever gevestigd is, op voorwaarde dat hij minder dan 50% van de tijd telewerkt in het thuisland. Zie hierover ook onze nieuwsbrief over de inwerkingtreding van het kaderakkoord.

Indien de gesplitste tewerkstelling een derde land omvat, zal steeds nagegaan moeten worden of er een sociaal zekerheidsverdrag is afgesloten.

In het bevestigende geval (vb. de VS, Canada, enz.) zal er doorgaans bijgedragen moeten worden aan het sociaal zekerheidsstelsel van beide landen, in functie van de opsplitsing van de arbeidstijd en het loon over elk betrokken land.

Indien er geen sociaal zekerheidsverdrag met België is, kan de werkgever beslissen dat Belgische sociale zekerheid van toepassing blijft of kan eventueel het stelsel van de overzeese sociale zekerheid toegepast worden, maar moet ook steeds geverifieerd worden op lokaal niveau of de werknemer niet onderworpen is aan lokale sociale zekerheidsbijdragen.

! Verschillende Europese landen hebben een verplicht meldingssysteem voor werknemers die deeltijds op hun grondgebied komen werken en er geen sociale zekerheidsbijdragen betalen. Ga zeker na of het land waar je werknemer alternerend werkt zulk een meldingssysteem heeft. Zie hierover ook onze nieuwsbrief over de invoering van een meldingssysteem in Nederland.

1. Toepasselijk belastingregime
   

Wat betreft beroepsinkomsten, zijn werknemers in principe belastbaar op hun wereldwijde inkomen in het land waar zij fiscaal rijksinwoner zijn. Als uitzondering op deze regel, indien een werknemer fysiek aanwezig is in het land waar de werkgever gevestigd is en betaald wordt door zijn werkgever, zal deze belastingplichtig worden in het land van de werkgever.

Wij raden aan om elke situatie apart grondig te laten analyseren door een belastingspecialist. Indien de werknemer belastingplichtig wordt in het andere land, zal dit doorgaans ook implicaties hebben op het vlak van loonadministratie (inhoudingen en/of rapportering).

Specifiek in het kader van een informele gesplitste tewerkstelling (telewerk) stelt zich bijkomend de vraag of het thuiskantoor in het thuisland van de werknemer geacht kan worden een vaste inrichting van de werkgever te vormen, in welk geval er implicaties kunnen zijn op het vlak van vennootschapsbelasting. Ook hier zal gespecialiseerd belastingadvies nodig zijn.

1. Arbeidsongevallenverzekering
   

In het kader van een gesplitste tewerkstelling zal steeds nagegaan moeten worden of de werknemer voor elk onderdeel van de tewerkstelling en in elk land gedekt is of gedekt moet zijn door een arbeidsongevallenverzekering.

! Check vooraf even met uw arbeidsongevallenverzekeraar hoe één en ander gecoördineerd kan worden, en of er eventueel bijkomende formaliteiten/premies van toepassing zijn.

1. Toepasselijk arbeidsrecht
   

Partijen hebben in principe de vrije keuze welk arbeidsrecht van toepassing is op de arbeidsrelatie. Echter, er zijn grenzen aan deze rechtskeuze. Deze zijn gelinkt aan de plaats(en) waar de werknemer zijn activiteiten uitvoert en de lokale wetgeving die daar moet worden nageleefd. Het is raadzaam om dit op voorhand op te nemen met uw juridisch adviseur zodat de gesplitste tewerkstelling kan worden aangevat met de juiste contractuele documenten in de hand.

1. Immigratie
   

Indien de werknemer in een ander land gaat werken, moet tevens geverifieerd worden of hij het recht heeft om daar alternerend te werken. Het is raadzaam tijdig advies aan te vragen en indien nodig de procedure ruim op voorhand op te starten aangezien de doorlooptijd al gauw enkele weken of, zelfs, maanden kan duren.

Een analyse vanuit verschillende invalshoeken dringt zich op vooraleer een gesplitste tewerkstelling aangevat kan worden. Van bij de start dienen alle puzzelstukjes inderdaad juist in elkaar passen zodat er gaandeweg geen onaangename verrassingen opduiken die de werkgever(s) of de werknemer, of beiden, treffen.

In onze nieuwsbrief van 3 april 2025 informeerden we jullie over de publicatie van de Wet private opsporing (kortweg “WPO”) en de impact ervan op personeelsdiensten. Intussen zijn we bijna een jaar verder. Via deze nieuwsbrief willen we jullie daarom een stand van zaken meegeven en herinneren aan de naderende verplichtingen die in het kader van de WPO nageleefd moeten worden.

Valt een personeelsdienst die slechts occasioneel activiteiten van private opsporing uitvoert onder de wet?

In onze nieuwsbrief van vorig jaar hebben we kort de discussie besproken over de vraag of personeelsdiensten die slechts occasioneel activiteiten van private opsporing uitvoeren, onder het toepassingsgebied van de WPO vallen.

Er wordt vandaag over het algemeen aangenomen dat deze personeelsdiensten onder het toepassingsgebied van de WPO vallen. Met uitzondering van de vergunningsplicht moeten ook zij de bepalingen van de WPO naleven. Tegelijk blijft het wel onduidelijk of effectief alle verplichtingen, zoals het opstellen van bepaalde onderzoeksdocumenten, op deze personeelsdiensten van toepassing zijn.

Eerste rechtspraak over de wet private opsporing op de werkvloer

Dat het belangrijk is voor werkgevers om de bepalingen van de WPO na te leven, blijkt ook uit de eerste rechtspraak met betrekking tot de toepassing van de WPO op de werkvloer, die dateert van eind vorig jaar.

In deze zaak schakelde de werkgever een externe privaat onderzoeker in tijdens een onderzoek naar een ontslag om dringende reden van een beschermde werknemer. De rechter stelde echter vast dat de regels van de WPO tijdens dit onderzoek niet waren nageleefd. Het gevolg was dat zowel het onderzoek van de externe privaat onderzoeker als het resulterende onderzoeksrapport nietig werden verklaard en niet in de procedure mochten worden gebruikt. Zonder deze documenten kon de werkgever de dringende reden niet voldoende aantonen, waardoor de rechter in eerste aanleg uiteindelijk oordeelde dat deze niet bewezen was. In hoger beroep werd bevestigd dat het onderzoeksrapport van de privédetective buiten beschouwing moest blijven wegens schending van de WPO, maar oordeelde het hof dat er op basis van andere bewijsmiddelen wel sprake was van een dringende reden.

Wat betekent dit in de praktijk?

Rekening houdend met het bovenstaande, is het vandaag des te belangrijker om na te gaan of uw HR‑praktijken rond het opvragen en onderzoeken van informatie over sollicitanten en werknemers volledig in lijn zijn met de toepasselijke regelgeving. Wij verwijzen naar onze nieuwsbrief van 3 april 2025 voor een kort overzicht.

Daarnaast raden we aan om alle documenten die in het kader van de WPO vereist zijn, tijdig in orde te brengen.

Concreet houdt dit in de eerste plaats in dat het reglement rond private opsporing moet worden opgesteld. Ter herinnering: de WPO bepaalt dat de toelating en modaliteiten van private onderzoeken in zo’n reglement moeten worden opgenomen.

De wet voorziet hiervoor een termijn van twee jaar, waardoor de deadline 16 december 2026 is. Wordt er na die datum een privaat onderzoek uitgevoerd zonder dat er een reglement opgesteld werd, worden alle bevindingen uit dat privaat onderzoek automatisch als nietig beschouwd.

Voert u als werkgever effectief een privaat onderzoek uit, dan moeten er vaak bijkomende documenten opgesteld worden. Welke dat precies zijn, hangt af van wie het onderzoek uitvoert, bijvoorbeeld een externe privédetective of een interne medewerker, en van de concrete onderzoekshandelingen die worden uitgevoerd.

Wat kan Pro-Pay voor u doen?

Wij assisteren u graag bij het opstellen van de nodige documenten of het bezorgen van templates. Natuurlijk zijn wij ook beschikbaar om uw vragen over de WPO te beantwoorden.

Indien u vragen heeft over deze dienstverlening of de hieraan verbonden tarieven, aarzel niet om ons te contacteren via legal@propay.be.

Werknemers die structureel en regelmatig thuiswerken kunnen daarvoor een forfaitaire kostenvergoeding ontvangen van hun werkgever. Het maximumbedrag van deze kostenvergoeding werd op 1 maart 2026 verhoogd van 157,83 EUR per maand naar 160,99 EUR per maand.

Verhoging bureauvergoeding

Aangezien de kosten verbonden aan het thuiswerk relatief klein en moeilijk bewijsbaar zijn, aanvaarden de RSZ en de fiscus dat men deze kosten forfaitair raamt. De forfaitaire bureauvergoeding is onder andere bedoeld om kosten voor verwarming, elektriciteit, water, verzekeringen, kantoorbenodigdheden en versnaperingen te dekken.

De RSZ heeft in haar tussentijdse administratieve instructies meegedeeld dat de bureauvergoeding opnieuw geïndexeerd werd. Het maximumbedrag van 157,83 EUR per maand werd met ingang van 1 maart 2026 verhoogd naar 160,99 EUR per maand.

De fiscus volgt het bedrag van de bureauvergoeding zoals vastgesteld door de RSZ, alsook de evolutie van dit bedrag. Het bedrag van 160,99 EUR is dus vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen.

Het bedrag van 160,99 EUR per maand is een maximumbedrag. Het is dus niet verplicht om dit maximumbedrag toe te kennen, maar het staat u vrij om het bedrag te verhogen tot 160,99 EUR per maand vanaf 1 maart 2026.

We willen u er ook aan herinneren dat er voor thuiswerkers een schriftelijke overeenkomst dient opgesteld te worden, in principe ten laatste op het moment dat de werknemer begint met het thuiswerk. In dit geschrift moeten bepaalde verplichte vermeldingen worden opgenomen, zoals de plaats waar de werknemer zal telewerken, de manier waarop de kosten zullen worden vergoed, etc.

Andere kostenvergoedingen voor thuiswerk

Bovenop de bureauvergoeding kan de werkgever ook nog de volgende zaken forfaitair vergoeden:

• 20 EUR per maand indien de werknemer zijn/haar privé-internetverbinding gebruikt voor professionele doeleinden.
  
• 20 EUR per maand indien de werknemer zijn/haar eigen pc gebruikt voor professionele doeleinden.
  OF 10 EUR per maand (5 EUR per item) voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm en printer/scanner (en dit gedurende een maximale termijn van 3 jaar). Let wel op, deze vergoeding kan niet gecumuleerd worden met de het forfait van 20 EUR per maand voor het gebruik van de eigen pc.
  

Deze vergoedingen werden niet verhoogd: de maximumbedragen blijven dus hetzelfde.

Uiteraard kunnen de forfaitaire bedragen enkel worden toegekend indien de bureau- en internetkosten niet reeds op een andere manier vergoed worden aan de werknemer.

Actiepunt

Informeer uw Payroll Business Partner indien u de forfaitaire bureauvergoeding wenst te verhogen. De verhoging is niet verplicht.

Op 1 februari 2026 werden de tarieven van de trein (NMBS/SNCB) verhoogd. We delen in deze nieuwsbrief mee wat deze tariefverhogingen voor u als werkgever betekenen.

Allereerst herhalen we in een notendop de algemene regels die bepalen of u als werkgever verplicht dient tussen te komen in de kosten verbonden aan de woon-werkverplaatsing van uw werknemers:

1. Voor werknemers die met het openbaar vervoer naar het werk komen is de werkgever verplicht om een bijdrage te betalen vanaf de 1e kilometer. Voor alle werkgevers geldt een minimum tussenkomst die werd vastgelegd op het niveau van de Nationale Arbeidsraad (NAR). Binnen de NAR werd een collectieve arbeidsovereenkomst afgesloten die voorziet in een tussenkomst door de werkgever op basis van forfaitaire bedragen. Deze bedragen werden aangepast door de collectieve arbeidsovereenkomst nr.19/11 van 8 april 2024. Deze collectieve arbeidsovereenkomst voerde ook een systeem in van automatische verhoging van de forfaitaire werkgeversbijdrage wanneer de prijzen van NMBS- vervoerbewijzen stijgen.
   
2. Voor werknemers die naar het werk komen met de fiets is de werkgever verplicht een fietsvergoeding te betalen. Sinds 1 mei 2023 moeten werkgevers die vallen onder een sector die geen cao heeft gesloten over fietsvergoedingen of werkgevers die geen bedrijfs-cao hebben gesloten, een door de NAR opgelegde fietsvergoeding toekennen waarvan het geïndexeerde basisbedrag 0,30 EUR (geïndexeerd bedrag 2026) per kilometer bedraagt.
   De fietsvergoeding is tot een bepaalde hoogte vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen. Sinds 1 januari 2026 bedraagt het maximaal vrijgesteld bedrag 0,37 EUR per kilometer. Bovendien werd het jaarlijkse plafond van 2.500 EUR sinds 1 januari 2026 verhoogd naar 3.700 EUR (voor de berekening van de bedrijfsvoorheffing zal echter rekening gehouden worden met een bedrag van 3.690 EUR). Het gedeelte van de jaarlijkse fietsvergoeding dat het plafond overschrijdt, zal onderworpen worden aan sociale zekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing.
   
3. Voor werknemers die naar het werk komen met een eigen vervoersmiddel (bv. auto) dient nagekeken te worden of er op sectorvlak een tussenkomst voorzien is.
   

Zoals u hieronder kan lezen hebben de tariefverhogingen van de openbare vervoersmaatschappijen niet op elke werkgever een impact.

Trein

De NMBS verhoogde met ingang van 1 februari 2026 de tarieven van treintickets met 2,14%. De tarieven van treinabonnementen zijn verhoogd met 2,60%. Of u deze prijsstijging mee betaalt als werkgever, hangt af van het paritair comité (sector) waaronder uw onderneming valt en de collectieve arbeidsovereenkomsten die werden afgesloten in dit paritair comité:

• Uw sector bepaalt niets over de tussenkomst in het woon-werkverkeer of verwijst naar de algemene minimumregeling die werd uitgewerkt door de NAR: Uw bijdrage is verhoogd op basis van de bedragen van de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 19/11 van 8 april 2024 en zal automatisch worden verhoogd wanneer de treintarieven stijgen.
• Uw sector voorziet dat de tussenkomst van de werkgever gelijk is aan een percentage van de werkelijke treintarieven: Uw tussenkomst zal stijgen.
  
• U maakt gebruik van een derdebetalersregeling waarbij u als werkgever 80% van de werkelijke prijs van het treinabonnement aan de treinmaatschappij betaalt en de overheid de overige 20% betaalt: Uw tussenkomst zal stijgen.
  

Metro, tram, bus, waterbus

Komt uw werknemer met de metro, tram, bus of waterbus naar het werk? Kijk eerst en vooral of uw sector iets heeft bepaald voor deze terugbetaling.

Als uw sector niets bepaalt, dan zullen de prijsstijgingen een impact hebben op uw tussenkomst in het woon-werkverkeer, en dit afhankelijk van welke onderstaande regeling van toepassing is:

1. Is de prijs van het vervoersbewijs afhankelijk van de afstand? Dan wordt de werkgeversbijdrage berekend op basis van de forfaitaire vastgestelde bedragen van het door de trein georganiseerde vervoer, maar de bijdrage is begrensd tot 75% van de werkelijke vervoerprijs.
   
2. Staat de prijs van het vervoersbewijs los van de afstand? De bijdrage van de werkgever bedraagt 71,80% van de werkelijke vervoerprijs, met als maximum de forfaitaire bijdrage voorzien voor de trein voor een afstand tot 7 kilometer.
   

CAO nr. 19/11 schrapte de vereiste minimumafstand van 5 kilometer.

Privévervoer

Komt uw werknemer met de eigen wagen of te voet naar het werk? Een verplichte tussenkomst in het privévervoer is niet voorzien door de NAR. Daarom is de tussenkomst van de werkgever voor privévervoer vaak sectoraal of op ondernemingsniveau geregeld. Als uw sector verwijst naar de forfaitaire bedragen van het door de trein georganiseerde vervoer, dan zal uw werkgeversbijdrage niet verhogen. Sommige sectoren verwijzen echter naar een percentage van de werkelijke kostprijs van de treintarieven. In dit geval zal de tussenkomst van de werkgever in het woon-werkverkeer wel stijgen.

Komt uw werknemer met de fiets naar het werk? Dan zullen de prijsstijgingen van de NMBS geen impact hebben op uw tussenkomst in het woon-werkverkeer.

Gecombineerd gemeenschappelijk openbaar vervoer

Uw werknemer combineert de trein met één of meerdere andere vormen van openbaar vervoer? Controleer eerst en vooral de regelingen in uw sector.

Als uw sector niets bepaalt en als er slechts één vervoerbewijs afgeleverd is voor de hele afstand, dan wordt de bijdrage van de werkgever berekend op basis van de vastgestelde forfaitaire bedragen van het door de trein georganiseerde vervoer. Indien er meerdere vervoerbewijzen worden afgeleverd, moet voor elk vorm van openbaar vervoer afzonderlijk de werkgeversbijdrage berekend worden. Deze werkgeversbijdragen moeten worden samengeteld.

Actiepunt

Indien uw bijdrage voor het woon-werkverkeer van uw werknemers stijgt, zullen wij automatisch voor u de correcte bijdrage berekenen. Zijn er echter wijzigingen in de wijze waarop uw werknemer naar het werk komt? Vergeet je Payroll Business Partner niet tijdig te informeren!