Auteur: ibizz

Elk jaar in januari worden de lonen van de werknemers die onder paritair comité 200 (PC 200) vallen aangepast aan de levensduurte. In België wordt dit de indexering van de lonen genoemd.

Deze indexering is het systeem waarbij de lonen gekoppeld zijn aan de evolutie van het afgevlakte gezondheidsindexcijfer. Het maandelijkse loon wordt verhoogd met een percentage op basis van de inflatie van het voorbije kalenderjaar. Het indexatiesysteem van PC 200 is van toepassing op alle werknemers die onder dit paritair comité vallen.

Het definitieve indexpercentage bedraagt 2,21%. Concreet betekent dit dat de brutolonen op 1 januari 2026 met 2,21% stijgen.

Dit betekent verder ook dat de jaarlijkse premie betaalbaar in juni 2026 (voor zover niet omgezet in een gelijkwaardig voordeel) 330,84 € zal bedragen.

In onze nieuwsbrief van 22 december 2025 gaven wij een overzicht van de aanpassingen aan het bijzonder belastingstelsel voor ingekomen belastingplichtigen en ingekomen onderzoekers die per 1 januari 2025 retroactief werden doorgevoerd op fiscaal vlak.

Zopas heeft de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid tussentijdse instructies gepubliceerd waarin bevestigd wordt dat de fiscale aanpassingen momenteel niet volledig geïmplementeerd zullen worden op sociaal zekerheidsrechtelijk vlak.

Er zal dus een verschil zijn tussen de sociaal zekerheidsrechtelijke en fiscale behandeling van een ingekomen belastingplichtige of onderzoeker. Dit is alleen relevant voor werknemers die onderworpen zijn aan Belgische sociale zekerheid.

Schematisch kan dit verschil als volgt voorgesteld worden:

Het hoeft geen betoog dat dit verschil bijkomende complexiteit op het vlak van loonadministratie oplevert voor de ingekomen belastingplichtige of onderzoeker die onderworpen is aan Belgische sociale zekerheid.

Tijd voor actie!

Stuur een e-mail naar tax@propay.be indien:

• U meer informatie wenst te ontvangen over het bijzonder belastingstelsel;
• U hulp wenst bij het opstellen en indienen van de (speciale) aanvraag voor het bijzonder belastingstatuut;
• U hulp wenst bij het re-evalueren van bestaande bezoldigingspakketten en/of arbeidsovereenkomsten.

Zoals reeds vermeld in onze eerdere nieuwsbrief werd per 1 januari 2022 een bijzonder belastingstelsel voor ingekomen belastingplichtigen en ingekomen onderzoekers ingevoerd om de loonkosten voor de onderneming te verlagen voor haar in België werkzame werknemers/bedrijfsleiders die in aanmerking komen.

Dit bijzonder belastingregime heeft zijn nut reeds bewezen maar de regering is van oordeel dat een verdere verfijning aangewezen is.

Bijgevolg worden retroactief, met ingang van 1 januari 2025, de volgende aanpassingen doorgevoerd:

De betrokken ingekomen belastingplichtige moet een bruto bezoldiging ontvangen van meer dan 70.000 EUR (in plaats van 75.000 EUR) voor diensten geleverd in België tijdens een kalenderjaar.

1. Deze drempel wordt pro rata berekend in geval van onvolledige jaren (start-/einddatum van de Belgische tewerkstelling in de loop van het kalenderjaar).
2. De onderneming mag de betrokken persoon een sociaal zekerheidsvrije en belastingvrije vergoeding (de zogenaamde ‘kosten eigen aan de werkgever’) betalen gelijk aan maximaal 35% (in plaats van 30%) van de bruto bezoldiging.
3. De maximumgrens van 90.000 EUR voor kosten eigen aan de werkgever wordt afgeschaft. Er is dus geen plafond meer.

De verlaging van de bruto bezoldiging leidt tot een verbreding van het toepassingsgebied.

Voor personen die sinds 1 januari 2025 in België actief zijn en die door de aanpassing alsnog kunnen genieten van dit bijzonder belastingregime wordt een speciale aanvraagtermijn voorzien. Deze bedraagt drie maanden te rekenen vanaf de 10de dag volgend op de publicatie van de wetswijziging in het Belgisch Staatsblad

Tijd voor actie!

Stuur een e-mail naar tax@propay.be indien:

• U meer informatie wenst te ontvangen over het bijzonder belastingstelsel;
• U hulp wenst bij het opstellen en indienen van de (speciale) aanvraag voor het bijzonder belastingstatuut;
• U hulp wenst bij het re-evalueren van bestaande bezoldigingspakketten en/of arbeidsovereenkomsten.

Het sociaal overleg vindt in België plaats op 3 niveaus: interprofessioneel/federaal, sectoraal en binnen de onderneming. De afgelopen maanden werden op federaal en interprofessioneel niveau de loonnorm en verschillende tewerkstellingsmaatregelen vastgelegd die de basis vormen voor de sectorale onderhandelingen.

Binnen PCs 116 en 207 werden deze onderhandelingen intussen gevoerd, wat resulteerde in een protocol van sectorakkoord voor de jaren 2025 – 2026 (geldig van 01.01.2025 tot en met 31.12.2026). We bezorgen u hierbij een overzicht van de belangrijkste beslissingen in uw sector voor het komende jaar.

1. Lonen

Het bruto minimum ervaringsmaandloon wordt verhoogd met 17,333 EUR voor baremieke bedienden vanaf 01.01.2026.

Voor arbeiders wordt het bruto minimum aanvangsuurloon verhoogd met 0,10 EUR vanaf 01.01.2026. Hetzelfde geldt voor het bruto minimumuurloon voor arbeiders vanaf 12 maanden anciënniteit.

2. Koopkracht

De volgende maatregelen worden voorzien:

1. Ploegenpremies

Vanaf 01.01.2026 worden de sectorale minimale ploegenpremies voor arbeiders verhoogd naar 0,95 EUR bruto/uur voor de vroege en de late shift en naar 3,10 EUR bruto/uur voor de nachtshift.

1. Maaltijdcheques

Op voorwaarde dat de wetgeving volledig wordt geïmplementeerd (niet enkel de verhoging van de nominale waarde van de maaltijdcheques tot 10 EUR en de uitzondering op de loonnorm, maar ook de verhoogde aftrek in de vennootschapsbelasting die nog op zich laat wachten) geldt het volgende vanaf 01.04.2026 in ondernemingen die op bedrijfsniveau geen cao’s afsluiten over de lonen (= “niet-geconventioneerde ondernemingen”):

• Ofwel: er worden reeds maaltijdcheques toegekend -> verhoging van de werkgeversbijdrage met 2 EUR.
  
• Ofwel: er worden nog geen maaltijdcheques toegekend -> invoering met een werkgeversbijdrage van 2 EUR en een werknemersbijdrage van 1,09 EUR.
  

Deze regels zijn van toepassing op alle arbeiders en baremieke bedienden met uitzondering van studenten en niet-sedentaire werknemers die een maaltijdvergoeding ontvangen, alsmede werknemers van niet-geconventioneerde ondernemingen die beschikken over een bedrijfsrestaurant met werkgeverstussenkomst (tenzij deze werknemers op ondernemingsvlak reeds genieten van maaltijdcheques).

Ondernemingen kunnen de werkgeversbijdrage bij maaltijdcheques al verhogen of maaltijdcheques toekennen vanaf 01.01.2026. In dat geval wordt het bedrag van de verhoging of invoering in mindering gebracht op de hiervoor vermelde bedragen.

Actiepunt: informeer uw Payroll Business Partner indien u de nominale waarde van de maaltijdcheque reeds voor 01.04.2026 wenst te verhogen.

3. Flexijobs

In de mate dat de flexijob-regelgeving zou worden uitgebreid tot alle sectoren, wordt dit in principe uitgesloten. Evenwel behouden ondernemingen het recht om desbetreffend een akkoord af te sluiten maar dit kan enkel indien er een syndicale delegatie of vertegenwoordigers van de vakorganisaties aanwezig zijn in de onderneming.

4. Zwangerschap en borstvoedingsverlof

Vanaf 01.01.2026 wordt de bestaanszekerheidsvergoeding bij verplichte werkverwijdering (volledige schorsing) in het kader van zwangerschap en borstvoeding verhoogd naar 18 EUR per niet gewerkte dag.

5. Werkbaar werk

Teneinde de overgang van volcontinu, wisselende 3 ploegen of vaste nacht naar een dagfunctie financieel te ondersteunen wordt de CAO rond werkbaar werk vanaf 01.07.2026 uitgebreid naar werknemers met 35 jaar anciënniteit (zij behouden hun ploegenpremie gedurende 9 maanden). De andere modaliteiten blijven onveranderd van toepassing.

6. Bestaanszekerheid bij ontslag om economische of technische redenen of redenen van structurele aard

Vanaf 01.01.2026 wordt de vergoedingsregeling die bestaat voor arbeiders uitgebreid naar baremieke bedienden. Concreet betekent dit dat ook baremieke bedienden recht hebben op een bijkomende vergoeding ten laste van de werkgever wanneer zij om hoger vermelde redenen ontslagen worden.

7. Drempel syndicale afvaardiging voor arbeiders en baremieke bedienden

Vanaf 01.01.2026 wordt in ondernemingen die minimaal 25 en maximaal 29 arbeiders, resp. baremieke bedienden tellen, enkel een syndicale afvaardiging opgericht indien 50%+1 (met afronding naar 13 indien de uitkomst 13,5 is) van de arbeiders, resp. baremieke bedienden dit schriftelijk aanvraagt. De aanvraag moet gericht worden aan de voorzitter van het PC.

8. Tijdskrediet

De bestaande regimes van tijdskrediet met zorgmotief 51 maanden en opleiding 36 maanden worden verlengd tot 30.06.2027.

9. Aanvullende vergoeding bij 1/5e en ½ landingsbanen

Arbeiders en baremieke bedienden die aan de voorwaarden van de CAO van 29.06.2023 voldeden, kunnen ook in 2025 blijven genieten van een maandelijkse aanvullende vergoeding van 40 EUR ten laste van de werkgever (all-in kost).

Vanaf 2026 geldt het volgende (onder voorbehoud van meer gunstige bepalingen op ondernemingsvlak):

• Het bedrag van de maandelijkse aanvullende vergoeding wordt verhoogd naar 80 EUR bruto voor arbeiders een (niet-)baremieke bedienden die RVA uitkering ontvangen in het kader van een 1/5e ladingsbaan, en die minstens 60 jaar zijn en in de onderneming een anciënniteit van minstens 5 jaar hebben. De aanvullende vergoeding vervalt van zodra er 12 opeenvolgende maanden geen effectieve prestatie is geleverd.
  
• Hetzelfde regime geldt, onder dezelfde voorwaarden, ook voor halftijdse landingsbanen.
  
• De leeftijd van 60 jaar wordt verlaagd naar 55 jaar voor zware beroepen.
  

Actiepunt: informeer uw Payroll Business Partner indien u meer gunstige regelingen invoert in de onderneming.

10. Eindeloopbaan

Voor zolang dit fiscaal gefaciliteerd blijft, ontvangen arbeiders en baremieke bedienden uit niet-geconventioneerde ondernemingen op het einde van de loopbaan (dus ter gelegenheid van hun (vervroegd) pensioen) een netto premie van minimum 40 EUR per jaar anciënniteit met een maximum van 1.000 EUR:

• Op voorwaarde dat zij ofwel in de loop van de laatste 10 jaar gedurende 5 jaar in wisselende ploegen of in vaste nacht hebben gewerkt, ofwel in de loop van de laatste 15 jaar gedurende 7 jaar in wisselende ploegen of vaste nacht hebben gewerkt.
  
• Er moet enkel een saldo uitbetaald worden indien zij ter gelegenheid van hun (vervroegd) pensioen reeds andere geldelijke voordelen verkrijgen op basis van wat geldt in de onderneming.
  

11. Leeftijdsdag

Vanaf 01.07.2026 wordt (onder voorbehoud van meer gunstige bepalingen op ondernemingsvlak) de leeftijdsdag verruimd naar 2 leeftijdsdagen voor werknemers vanaf 60 jaar op voorwaarde dat:

• De gemiddelde arbeidsduur op jaarbasis 38 uur bedraagt.
  
• Deze werknemers geen aanspraak kunnen maken op alle anciënniteitsdagen (en met dien verstande dat de som van leeftijds- en anciënniteitsdagen niet meer dan 3 kan zijn).
  

Actiepunt: informeer uw Payroll Business Partner indien u meer gunstige regeling invoert op ondernemingsvlak.

12. Mobiliteit

Vanaf 01.07.2026 zal de werkgever niet alleen bijdragen in de kostprijs van een treinabonnement maar ook, na voorlegging van de nodige bewijsstukken, in de kostprijs van een maandabonnement op de NMBS-parking. De werkgeverskost kan maximaal 30 EUR per maand bedragen en wordt geproratiseerd in functie van de abonnementsformule.

Actiepunt: informeer uw Payroll Business Partner indien u moet bijdragen in de parkingkosten.

Het Koninklijk Besluit van 10 november 2025, dat voorziet in een verhoging van het maximumbedrag van de maaltijdcheques, werd eindelijk gepubliceerd op 17 november 2025. Op basis van dit besluit zal de maximale dagelijkse werkgeversbijdrage voor de maaltijdcheques stijgen van 6,91 EUR naar 8,91 EUR vanaf 1 januari 2026. Dit resulteert in een maximale nominale waarde van 10 EUR per maaltijdcheque.

Deze verhoging van 2 EUR van de werkgeversbijdrage is vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing, waardoor het een sociaal en fiscaal aantrekkelijk voordeel is voor zowel werkgevers als werknemers.

Tegelijkertijd heeft de regering een wetsontwerp ingediend (waarvan de goedkeuring op donderdag 20 november 2025 en de publicatie nog later dit jaar verwacht wordt) dat voorziet in een uitsluiting van de verhoging van de waarde van de maaltijdcheques van de loonnorm voor 2025–2026. Dit betekent dat de verhoging van de maaltijdcheques niet wordt aangerekend op de loonnorm voor de periode van 1 januari tot 31 december 2026. Na afloop van deze periode zal de afwijking niet langer van toepassing zijn.

Een mogelijke verhoging, geen automatische verhoging

Belangrijk om weten is dat deze verhoging niet automatisch van toepassing zal zijn op alle werkgevers. Opdat dit effectief kan worden toegepast, moet er een collectieve arbeidsovereenkomst (CAO) op het niveau van het paritair comité (PC) of op ondernemingsniveau dit voorzien.

Werkgevers die niet onder dergelijke collectieve overeenkomst vallen, kunnen ervoor kiezen hun huidige bijdrage te behouden. Het gaat dus niet om een algemene verplichting, maar om een mogelijkheid. Weinig sectoren voorzien momenteel in een verplichting tot toekenning van maaltijdcheques.

Ongewijzigde (para)fiscale voorwaarden

Om te kunnen genieten van de (para)fiscale vrijstelling, moeten de klassieke voorwaarden nog steeds gerespecteerd worden: de maaltijdcheques moeten toegekend worden voor elke effectief gepresteerde werkdag. Ze worden op elektronische wijze toegekend via een erkende dienstverlener en de servicekosten gelieerd aan hun beheer blijven ten laste van de werkgever.

Vennootschapsbelasting

Met betrekking tot de vennootschapsbelasting, was het aftrekbare bedrag per maaltijdcheque tot nu toe vastgesteld op 2 EUR. Het wetsvoorstel, dat voorziet in een verhoging van het aftrekbare bedrag van 2 EUR naar 4 EUR in geval van verhoging van de werkgeversbijdrage tot 8,91 EUR, is op dit moment geblokkeerd in afwachting van een akkoord over andere fiscale maatregelen.

En wat met de ecocheques en cultuurcheques?

Er werd gesproken over de mogelijkheid om de ecocheques en cultuurcheques af te schaffen, maar tot nu toe is er geen wetsontwerp gepubliceerd en is er geen officiële bevestiging gegeven. Het is dus te vroeg om het verdwijnen van deze cheques aan te kondigen.

Actiepunt

Indien uw bedrijf de waarde van de maaltijdcheques toegekend aan de werknemers wenst te verhogen, willen we u vriendelijk vragen om uw Payroll Business Partner hiervan op voorhand op de hoogte te brengen.

Voor deze wijziging is het opstellen van een bijlage bij de arbeidsovereenkomst vereist. Deze bijlage moet formeel worden bekrachtigd en ondertekend worden door de werknemer(s).

Met de naderende deadline voor de omzetting van de EU-richtlijn loontransparantie, moeten werkgevers zich voorbereiden op de vereisten van deze richtlijn.

In deze nieuwsbrief bespreken we de essentie van deze richtlijn en welke stappen u nu al kan ondernemen om zich goed voor te bereiden op de aanstaande veranderingen.

Wat de minimumlonen betreft, houdt de recente wet van 17 december 2024 al een gedeeltelijke omzetting in van de Richtlijn 2022/2041 betreffende toereikende minimumlonen in de Europese Unie. Voor het overige is de Richtlijn nog niet omgezet naar Belgisch recht, waardoor er nog een aantal onduidelijkheden zijn.

! Denemarken heeft in 2022, nadat de richtlijn door Europa was aangenomen, een zaak aanhangig heeft gemaakt bij het Hof van Justitie van de Europese Unie, met als argument dat de richtlijn in strijd is met het Verdrag betreffende de Werking van de Europese Unie. De advocaat-generaal adviseerde begin dit jaar om de richtlijn nietig te verklaren. De uitspraak van het Hof en de gevolgen voor de toekomstige Europese regelgeving worden dit jaar verwacht.

1. Gelijke beloning en de loonkloof

Zowel op EU-niveau als in de Belgische wetgeving bestaan er reeds regels die het recht op gelijke beloning waarborgen en discriminatie tussen mannen en vrouwen trachten te bestrijden.

Toch blijkt uit cijfers dat er anno 2025 nog steeds een aanzienlijke loonkloof tussen mannen en vrouwen bestaat in de lidstaten. De EU-richtlijn heeft als doel om de bestaande regels beter af te dwingen en het recht op gelijke beloning makkelijker te controleren en handhaven.

2. Rapportageverplichting volgens de huidige Belgische wetgeving

Ook wat betreft de meer specifieke punten uit de loontransparantierichtlijn bestaat er op nationaal niveau al wetgeving voor sommige werkgevers. De wet van 22 april 2012 ter bestrijding van de loonkloof legt een rapportageverplichting op, wat een van de belangrijkste elementen van de EU-richtlijn is. In de praktijk is dit voornamelijk een formaliteit: werkgevers moeten om de twee jaar een formulier invullen waarin ze de loonkloof rapporteren, maar daaruit vloeien niet noodzakelijk concrete acties voort.

3. Essentiële aspecten van de EU-loontransparantierichtlijn voor werkgevers: informatie – en rapportageverplichting

Het doel van deze richtlijn is duidelijk: de loonkloof tussen mannen en vrouwen wegwerken. De richtlijn legt hierbij de nadruk op informatieverplichtingen en de rapportering over de genderloonkloof en stelt een aantal minimumvereisten op. Dit betekent dat de Belgische wetgeving minstens de verplichtingen moet overnemen zoals bepaald in de richtlijn of verregaandere maatregelen kan uitwerken.

De richtlijn is zowel van toepassing in de publieke als privésector, op alle werknemers met een arbeidsovereenkomst maar ook op sollicitanten. Elke werkgever die minstens één werknemer in dienst heeft zal aan minstens één van deze verplichtingen moeten voldoen.

Ten eerste bestaat er een informatieverplichting ten opzichte van zowel sollicitanten als werknemers.

De belangrijke aandachtspunten zijn:

• Het meedelen van het aanvangsloon. Dit mag een loonvork zijn. Deze verplichting geldt al vóór een sollicitant langskomt;
• Het verbod op de vraag naar het huidige loon van de sollicitant;
• Het gebruik van genderneutrale vacatures en functiebenamingen en het verbod op het gebruik van discriminerende wervingsprocessen;
• Gemakkelijke toegang tot criteria voor het bepalen van de beloning, beloningsniveaus en beloningsontwikkeling voor werknemers (werkgevers met minder dan 50 werknemers kunnen uitgesloten worden wat betreft de beloningsontwikkeling);
• Recht op informatie over individueel beloningsniveau en naar geslacht uitgesplitste gemiddelde beloningsniveaus van werknemers uit dezelfde categorie;
• Jaarlijks actief informeren van de werknemers over bovenstaand recht op informatie;
• Het verbod op beperking voor werknemers om hun beloning bekend te maken. Dergelijke clausules moeten verdwijnen uit arbeidsovereenkomsten, arbeidsreglementen en andere documenten.

Naast de informatieverplichting bepaalt de richtlijn ook een rapportageverplichting. Bedrijven met meer dan 50 werknemers moeten volgens de huidige Belgische wetgeving nu al algemene loonkloofcijfers rapporteren in België, maar de richtlijn verplicht werkgevers dat er binnen de verschillende looncategorieën van werknemers gerapporteerd wordt, ook wat betreft de aanvullende looncomponenten.

De looncategorieën bundelen werknemers die “gelijke” of “gelijkwaardige” arbeid verrichten. Dat laatste wordt gedefinieerd aan de hand van vier criteria: vaardigheden, inspanningen, verantwoordelijkheden en omstandigheden.

Er bestaat hierbij een recht voor werknemers, werknemersvertegenwoordigers, arbeidsinspecties en andere bevoegde instellingen voor gelijke behandeling om verduidelijking te vragen. In dat geval is de werkgever verplicht om binnen een redelijke termijn te antwoorden en een oplossing te zoeken als beloningsverschillen volgens gender niet gerechtvaardigd zijn door objectieve en genderneutrale criteria.

Afhankelijk van het aantal werknemers geldt er een andere deadline voor deze rapportageverplichting.

4. Wat kan u doen als werkgever ter voorbereiding op de richtlijn?

U kunt als werkgever al een aantal stappen zetten ter voorbereiding.

Pro-Pay kan u begeleiden met de volgende stappen:

• Evalueren van uw rekruteringsproces:
• Geen vragen stellen over huidig loon en aanvangsloon reeds meedelen voor het gesprek;
• Genderneutrale vacatures en functiebenamingen gebruiken;
• Evalueren van huidige rekruteringsprocessen, zorgen dat deze niet-discriminerend zijn;
• Trainen van rekruteringspersoneel;
• Investeren in benchmarkoefeningen.

• Evalueren van praktijken binnen de onderneming:
• Clausules in verband met vertrouwelijkheid van beloning in de arbeidsovereenkomsten en arbeidsreglement screenen;
• Evalueren van criteria die worden gebruikt voor het bepalen van beloning, niveaus en ontwikkeling, ook voor de aanvullende en variabele looncomponenten.
• Plannen voorleggen aan werknemersvertegenwoordigers (indien van toepassing);
• HR-personeel en managers trainen.

• (Voor werkgevers met meer dan 100 werknemers) Voorbereiden van rapportageverplichting:
• Berekening van bestaande beloningsverschillen op ondernemingsniveau en per categorie van werknemers;
• Mogelijke rechtvaardigingen voor vastgestelde beloningsverschillen in kaart brengen;
• Het opstellen van een actieplan om ongerechtvaardigde beloningsverschillen weg te werken.

Aarzel niet om ons te contacteren voor meer informatie en begeleiding via legal@pro-pay.be.

Het einde van het kalenderjaar lonkt en collega’s maken afspraken over de vakantie tussen kerst en nieuw. Sommige collega’s dromen intussen al van hun bestemming voor de zomervakantie in 2026, maar de overijverige collega’s aan het einde van de gang hebben geen tijd om hun vakantie op te nemen… De hoogste tijd dus om enkele veel gestelde vragen rond vakantie te beantwoorden.

Vakantiedagen opbouwen en opnemen. Hoe zit het nu weer?

Volgens de Belgische vakantiewetgeving bouwt een werknemer vakantierechten op basis van zijn prestaties in het voorgaande kalenderjaar. Het kalenderjaar waarin de werknemer zijn vakantie opneemt wordt het vakantiejaar genoemd. Het voorafgaande kalenderjaar, waarin de vakantierechten worden opgebouwd, is het vakantiedienstjaar.

Diezelfde wetgeving bepaalt dat een werknemer zijn wettelijke vakantiedagen dient op te nemen voor het einde van het vakantiejaar. Met andere woorden: de werknemer heeft de verplichting om tegen 31 december 2025 alle wettelijke vakantie op te nemen die hij in 2024 heeft opgebouwd.

Mijn werknemer vraagt of hij vakantiedagen kan overdragen naar volgend jaar. Mag dat?

Vakantiedagen overdragen is volgens de letter van de wet niet toegestaan en een werknemer die niet al zijn vakantiedagen opneemt is deze bijgevolg kwijt. Een bediende kan zijn werkgever dus niet vragen om de niet-opgenomen vakantiedagen uit te betalen.

Voor arbeiders liggen de zaken anders: zij ontvangen hun vakantiegeld van de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie en dit vakantiegeld blijft verworven, ook als ze niet al hun vakantiedagen opnemen.

In de praktijk wordt er in veel Belgische ondernemingen toegestaan dat op vraag van de werknemer, een beperkt aantal wettelijke vakantiedagen kan worden overgedragen, die dan binnen een bepaalde termijn opgenomen moeten worden.

Ter herinnering, sinds vakantiejaar 2024 kunnen wettelijke vakantiedagen wél overgedragen worden omwille van een langdurige afwezigheid te wijten aan een (arbeids)ongeval of beroepsziekte, arbeidsongeschiktheid, moederschapsrust, geboorteverlof, profylactisch verlof, adoptieverlof, pleegzorgverlof of een pleegouderverlof.

! Het moet wel gaan om overmacht, waarbij de werknemer onmogelijk nog zijn vakantiedagen kan opnemen in 2025. Het gaat bijvoorbeeld niet om het geval waarin de werkgever tegen het einde van de jaar een werknemer, die in de loop van het jaar zes maanden ziek was, weigert om zijn vakantiedagen nog te laten opnemen. Echter, wanneer een werknemer bijvoorbeeld arbeidsongeschikt is van bijvoorbeeld 3 november 2025 tot en met 17 januari 2026, is hij in de onmogelijkheid om zijn wettelijke vakantiedagen nog op te nemen in 2025.

De niet-opgenomen vakantie moet in deze gevallen van schorsing worden toegekend binnen de 24 maanden die op het einde van het vakantiejaar volgen.

Het vakantiegeld voor de niet-opgenomen dagen wordt uiterlijk op 31 december van het betrokken vakantiejaar uitbetaald aan bedienden. Arbeiders behouden hun vakantiegeld via de vakantiekas.

Wat zijn de mogelijke gevolgen voor mij als werkgever indien niet alle vakantiedagen werden opgenomen?

Als werkgever heb je de plicht om ervoor te zorgen dat je werknemers hun vakantie opnemen. Het niet nakomen van deze verplichting kan gesanctioneerd worden met administratieve en zelfs strafrechtelijke geldboetes.

In de praktijk dien je ervoor te zorgen dat je je werknemers voldoende informeert over het feit dat ze tijdig hun openstaande vakantiedagen dienen op te nemen. Indien je werknemer, ondanks jouw waarschuwingen, toch beslist om niet al zijn dagen op te nemen, dan loop je geen risico op de hierboven vermelde sancties.

Mijn onderneming kent de werknemers bovenop hun wettelijke vakantie ook extralegale vakantiedagen toe. Wat zegt de wetgeving dáárover?

De wetgeving voorziet niet in een wettelijk kader voor extralegale vakantiedagen. Dat betekent concreet dat je als werkgever zelf de spelregels hierover bepaalt en bijgevolg kan vastleggen dat bovenwettelijke vakantiedagen overgedragen kunnen worden. Deze spelregels worden best in het arbeidsreglement vastgelegd.

Eindverrekening aftrek vakantieattest in december voor nieuwe bedienden sinds 2024

Zoals uitgelegd in onze newsletter is de procedure voor de aftrek van enkel vakantiegeld voor nieuwe bedienden gewijzigd in 2024. Sinds 2024 gebeurt die aftrek in twee fasen, waarbij in december de eindverrekening van het enkel vakantiegeld gebeurt, rekening houdend met de bedragen van het enkel vakantiegeld vermeld op het vakantieattest, verminderd met de bedragen die al in mindering werden gebracht gedurende het jaar.

Het resultaat van deze eindverrekening kan een teruggave of een bijkomende aftrek zijn. Dit zal duidelijk zijn in de loonbrief van de maand december.

Hoe kan ik het overzicht bewaren over de resterende vakantiedagen van mijn werknemers?

Indien je HR-afdeling geen eigen kalender heeft om de vakantierechten van werknemers bij te houden, dan kan Pro-Pay je helpen met een handige tool. Your Easy Absence Planner (YEAP) kan je helpen bij het beheer van alle afwezigheden, inclusief alle soorten vakantie. Het is immers belangrijk om ook andere afwezigheden correct te rapporteren met het oog op jouw wettelijke verplichtingen als werkgever en het recht van de werknemer op bepaalde uitkeringen.

Met YEAP wordt het overzicht krijgen of houden op de vakantietellers van je werknemers heel eenvoudig.

Actie!

• Bezorg je werknemers een overzicht van hun openstaande wettelijke vakantiedagen.
• Herinner hen nog eens aan de regels in verband met de opname en overdracht van vakantiedagen.
• Indien dat nog niet gebeurd is: bepaal de regels rond de opname en overdracht van extralegale vakantiedagen, bij voorkeur in het arbeidsreglement.

2025 loop stilaan ten einde. Met het nieuwe jaar in zicht, kijken sommigen al vooruit naar de vakantieplanning voor 2026. Hieronder vindt u een overzicht van de wettelijke feestdagen voor 2026, samen met een korte herinnering aan de geldende regels rond vervangingsdagen.

Wettelijke feestdagen in 2026

Wetgeving

Werknemers in de privésector mogen in principe niet werken op een feestdag.

Als een feestdag samenvalt met een zondag of met een gewoonlijke inactiviteitsdag in de onderneming (meestal een zaterdag), moet deze feestdag vervangen worden door een andere dag die samenvalt met een gewone werkdag. De werkgever moet echter voor die feestdagen wel loon betalen.
De feestdagen die in de loop van 2026 samenvallen met een inactiviteitsdag zijn in de hierboven vermelde lijst in het vet aangeduid. De werknemer heeft in 2026 recht op twee vervangingsdagen, met name voor OLV Hemelvaart (15 augustus) en Allerheiligen (1 november).

De wet van 4 januari 1974 bepaalt de regels voor het vastleggen van de vervangingsdagen. In theorie is het Paritair Comité bevoegd voor het bepalen van deze vervangingsdagen, maar in de praktijk gebeurt het zelden dat het PC deze beslissing neemt. Indien het Paritair Comité geen beslissing heeft genomen vóór 1 oktober 2025, is het aan de onderneming om deze vervangingsdag vast te leggen voor 2026. De onderneming kan dat doen op één van de volgende vier manieren:

• Via de ondernemingsraad;
• Indien er geen ondernemingsraad is in het bedrijf, via een akkoord met de vakbondsafvaardiging;
• Indien er noch een ondernemingsraad noch een vakbondsafvaardiging is, via een onderling akkoord tussen de werkgever en alle werknemers;
• Indien er geen akkoord kan bekomen worden voor het hele bedrijf, kan er een individuele overeenkomst tussen werkgever en elke werknemer opgemaakt worden.

Indien er geen vervangingsdag kan vastgelegd worden op één van de hierboven vermelde wijzen, dan valt de vervangingsdag automatisch op de eerstvolgende werkdag na de feestdag (meestal een maandag).

De werkgever moet zijn werknemers informeren over de vervangingsdagen voor 2026 via aanplakking van een gedateerd en ondertekend bericht in de lokalen van de onderneming, en dit vóór 15 december 2025. U kan een voorbeeld van zo’n document bekomen bij uw payroll business partner.

Elk jaar in januari worden de lonen van de werknemers die onder paritair comité 200 (PC 200) vallen aangepast aan de levensduurte. In België wordt dit de indexatie van de lonen genoemd.

Deze indexatie houdt in dat de lonen gekoppeld zijn aan de evolutie van het afgevlakte gezondheidsindexcijfer. Het maandelijkse loon wordt verhoogd met een percentage op basis van de inflatie van het voorbije kalenderjaar. Het indexatiesysteem van PC 200 is van toepassing op alle werknemers die onder dit paritair comité vallen.

Op basis van de huidige vooruitzichten zal het indexpercentage voor de maand januari 2026 ongeveer 2,13 % bedragen.

Ten laatste begin januari 2026 delen we u het definitieve indexpercentage mee.

Werknemers die beroepsverplaatsingen maken met hun eigen wagen kunnen van hun werkgever een terugbetaling krijgen van de gemaakte kosten.

Het is niet nodig om het juiste bedrag van deze kosten te bewijzen, aangezien de overheid een maximum forfaitair bedrag per kilometer heeft vastgelegd dat aanvaard wordt als kost eigen aan de werkgever (“kilometervergoeding”). Deze kilometervergoeding is vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen indien het maximumbedrag per kilometer niet wordt overschreden.

Het nieuwe bedrag dat van toepassing is vanaf 1 oktober 2025 tot en met 31 december 2025 is 0,4312 EUR per kilometer.

Ter herinnering: het bedrag dat van toepassing was van 1 juli 2025 tot en met 30 september 2025 bedroeg 0,4309 EUR per kilometer. Er is dus sprake van een lichte stijging tegenover het vorige bedrag.

Het is alternatief mogelijk om te kiezen voor de jaarlijkse indexering van de kilometervergoeding. Een werkgever kan dus kiezen tussen de driemaandelijkse geïndexeerde bedragen of het jaarlijks geïndexeerd bedrag, dat 0,4449 EUR bedraagt voor de periode van 1 juli 2025 tot en met 30 juni 2026. In het laatste geval moet de werkgever dus hetzelfde bedrag behouden gedurende de hele periode.

Een bijkomende voorwaarde is dat het aantal afgelegde kilometers per jaar niet abnormaal hoog mag zijn (maximum 24.000 km per jaar). Als het aantal kilometers hoger ligt, moet hiervan bewijs geleverd worden.

Deze driemaandelijkse en jaarlijkse geïndexeerde bedragen zijn maximumbedragen. Werkgevers kunnen zonder problemen een lagere vergoeding per kilometer toepassen. Een hogere vergoeding per kilometer is ook mogelijk, maar dan ligt de bewijslast bij de werkgever en de werknemer. Zij moeten bewijzen dat de betaalde vergoeding overeenkomt met de reële kostprijs.