Auteur: ibizz

Sinds 4 maart 2022 geeft de Europese Unie tijdelijke bescherming aan Oekraïense onderdanen die voor 24 februari 2022 in Oekraïne verbleven.

De termijn waarvoor de tijdelijke bescherming wordt geboden, wordt jaarlijks verlengd en is in juli 2025 verlengd tot 4 maart 2027.

Derdelanders die in België verblijven op basis van tijdelijke bescherming kunnen zonder werkvergunning aan de slag voor werkgevers in België. Dit is gunstig voor werkgevers: zij hoeven immers geen single permit aan te vragen voordat ze een werknemer met tijdelijke bescherming in dienst kunnen nemen. Als deze werknemers van plan zijn zich duurzaam te vestigen in België, kan het interessant zijn om als werkgever toch een single permit aan te vragen voor deze werknemers.

Immers, wanneer er een eind komt aan de tijdelijke beschermingsregeling zullen deze werknemers worden verwacht terug te keren naar hun land of zal de werkgever op dat moment een single permit moeten aanvragen.

Door het aanvragen van een single permit verandert het statuut van de werknemer van tijdelijke beschermde naar arbeidsmigrant. Het statuut van arbeidsmigrant heeft als voordeel dat de jaren die men met dit statuut in België werkt, meetellen voor het verkrijgen van een verblijfsrecht van onbepaalde duur in België. Met een verblijfsrecht van onbepaalde duur is men vrijgesteld van arbeidskaart/single permit. Een verblijfsrecht van onbepaalde duur creëert bovendien de mogelijkheid tot het aanvragen van de Belgische nationaliteit.

Het omschakelen naar het statuut van arbeidsmigrant brengt geen risico’s met zich mee voor de werknemer. Als niet langer wordt voldaan aan de voorwaarden voor het statuut van arbeidsmigrant, bijvoorbeeld door werkeloosheid, kan de Oekraïense onderdaan opnieuw een beroep doen op het statuut van tijdelijke bescherming dat hij of zij eerder had (zolang die bescherming van toepassing is).

Pro-Pay staat tot uw beschikking voor al uw immigratievragen met betrekking tot tewerkstelling van buitenlandse werknemers en kan de single permitaanvragen voor uw bedrijf verzorgen. Voor meer info, kunt u contact opnemen met legal@propay.be.

Een werkgever die een buitenlandse werknemer met nationaliteit van buiten de EU wil tewerkstellen in België moet hiervoor in principe voorafgaand aan de tewerkstelling een gecombineerde vergunning (single permit) aanvragen.

Daarentegen, indien de buitenlandse kandidaat al in België woont en werkt, zal de werkgever zich eerst moeten vergewissen of de kandidaat eventueel is vrijgesteld van een single permit, in welk geval de kandidaat meteen in dienst kan worden genomen.

Voor het geval een single permit moet worden aangevraagd, moet de aanvraag twee stadia doorlopen, namelijk bij het gewest waarin de werknemer tewerk zal worden gesteld, gevolgd door de Dienst Vreemdelingenzaken van het Ministerie van Binnenlandse zaken.

Eenmaal de gecombineerde vergunning is goedgekeurd, en na het verkrijgen van een D visum in geval de werknemer niet in België woont, kan de buitenlandse kandidaat in dienst worden genomen. Indien de kandidaat in België woont en werkt, kan dit al zodra het gewest de toelating tot tewerkstelling heeft afgegeven.

Dat gezegd zijnde, brengt de single permit aangevraagd door de werkgever een aantal verplichtingen met zich mee voor de werkgever die al eens over het hoofd worden gezien.

De werkgever moet :

• een nieuwe toelating tot arbeid aanvragen als de plaats van tewerkstelling wijzigt
• ervoor zorgen dat het loon wordt uitbetaald overeenkomstig de barema’s die gelden voor de sector en functieniveau of overeenkomstig het minimumloon dat geldt voor de categorie waarin de single permit wordt aangevraagd.
• de bevoegde overheid op de hoogte brengen bij verbreking van de arbeidsovereenkomst en bij elke betekenisvolle wijziging van de arbeidsvoorwaarden die gevolgen kan hebben op de geldigheid van de toelating tot tewerkstelling.
  Nadat de werkgever melding heeft gemaakt van de verbreking van de arbeidsovereenkomst zal de single permit worden ingetrokken door het gewest met een gemotiveerde beslissing. De ex-werknemer zal van de intrekking op de hoogte worden gebracht via de gemeente waar hij verblijft.
  In principe kan de houder van de single permit vanaf dat moment dan nog drie maanden in België blijven wonen, zodat hij/zij de gelegenheid krijgt om een nieuwe werkgever te vinden. In geval van ontslag door de werkgever kan hij/zij onder bepaalde voorwaarden ook aanspraak maken op een werkeloosheidsuitkering. Indien de werkgever de gewestelijke overheid niet in kennis stelt van de verbreking van de arbeidsovereenkomst, zal de gewestelijke overheid de toelating niet kunnen intrekken. Hierdoor behoudt de ex-werknemer zijn single permit, tot het moment dat deze vervalt. De toelating tot arbeid vervalt dus niet door het loutere feit dat er een einde aan de arbeidsovereenkomst is gekomen.

Ook voor de werknemer zijn er rechten en plichten verbonden aan de single permit:

• De werknemer heeft het recht om met de single permit te werken voor de werkgever die de single permit voor hem of haar heeft aangevraagd. Na verloop van enkele jaren kan de werknemer een gecombineerde vergunning van onbepaalde duur aanvragen.
  
• Als deze aanvraag wordt goedgekeurd, krijgt de werknemer een elektronische verblijfskaart A met vermelding ‘arbeidsmarkt: onbeperkt’. Het verblijfsrecht van de werknemer blijft dan nog beperkt en voorwaardelijk, maar er hoeft dan niet langer een nieuwe gecombineerde vergunning te worden aangevraagd indien de werknemer van werkgever wil veranderen. Dit is gunstig voor de werknemer en voor de werkgever die een houder van een single permit voor onbepaalde duur in dienst wil nemen. Voor de werkgever die een single permit heeft aangevraagd voor de werknemer kan het negatieve gevolgen hebben voor de retentie van de werknemer.
  De voorwaarden voor een gecombineerde vergunning voor onbepaalde duur verschillen per gewest.
  
• Bij verhuizing binnen België dient de werknemer de gemeente op de hoogte te stellen van zijn nieuwe adres en zijn verblijfskaart te laten updaten. Bij definitief vertrek uit België dient de werknemer zich uit te schrijven uit de gemeente.
  

Pro-Pay staat tot uw beschikking voor al uw immigratievragen met betrekking tot tewerkstelling van buitenlandse werknemers en kan de single permitaanvragen voor uw bedrijf verzorgen. Voor meer info, kunt u contact opnemen met legal@propay.be.

De kosten die een werknemer oploopt tijdens een beroepsmatig verblijf in het buitenland, kunnen op forfaitaire wijze vergoed worden door de werkgever. De aanvaarde forfaitaire bedragen in de zogenaamde “landenlijst” werden op 14 juli 2025 aangepast en deze aangepaste bedragen zijn met ingang van 1 augustus 2025 van toepassing. In deze nieuwsbrief bespreken we de modaliteiten van de toekenning van dergelijke vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen.

Wat zijn buitenlandse dienstreizen?

Er zijn twee categorieën van buitenlandse dienstreizen:

• Categorie 1 “korte buitenlandse dienstreis”: een werknemer verblijft in opdracht van de werkgever in het buitenland gedurende een periode van minimaal 10 uur en maximaal 30 kalenderdagen;
• Categorie 2 “lange buitenlandse dienstreis: een werknemer verblijft in opdracht van de werkgever in het buitenland gedurende een periode van meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen.

! De betrokken werknemers moeten hoofdzakelijk een sedentaire beroepsactiviteit uitoefenen en het loon dat ze ontvangen tijdens de buitenlandse dienstreis moet belastbaar zijn in België.

Welke vergoedingen bestaan er en welke kosten dekken deze?

Forfaitaire verblijfskostenvergoedingen zijn bedoeld om kleine uitgaven die de werknemer gedurende zijn dienstreis zou maken te vergoeden. Het gaat onder andere om lunch- en dinerkosten, snack- en drankkosten, plaatselijke vervoerkosten en telefonische communicatiekosten. De werknemer moet hiervoor geen (schriftelijk) bewijs leveren aan zijn werkgever. Het bedrag wordt forfaitair vastgelegd.

Hotel- (met ontbijt-), reis- en brandstofkosten worden niet gedekt door deze verblijfskostenvergoeding. Deze kosten kunnen uiteraard worden vergoed bij afgifte van schriftelijk bewijs in de vorm van onder andere tickets en bonnen. Voor logementskosten kan overigens ook voor een forfait geopteerd worden, maar dit komt in de praktijk minder voor.

Er bestaan twee types van aanvaarde forfaits:

• Een forfaitaire vergoeding gelijk aan 37,18 EUR/dag, ongeacht de bestemming van de dienstreis en ongeacht de duur (categorie 1 en 2).
• Een forfaitaire vergoeding volgens een landenlijst. In die landenlijst worden de aanvaarde forfaits per land en per categorie bepaald. De bedragen op de landenlijst zijn gewoonlijk hoger dan het vaste bedrag van 37,18 EUR/dag.

Er is voorzien dat deze landenlijst elk jaar wordt aangepast, maar de laatste aanpassing dateerde van 2023. De nieuwe aangepaste bedragen kan u consulteren via deze link.

Voorwaarden

De kosten kunnen alleen in de vorm van een forfaitaire vergoeding worden toegekend als deze kosten nog niet via een onkostennota worden vergoed en als de werknemer deze kosten niet als zakelijke kosten opgeeft in zijn belastingaangifte.

Verder gelden de volgende voorwaarden:

• De bedragen kunnen worden gebruikt voor elke volledige dag afwezigheid (= een dag tussen twee overnachtingen tijdens de dienstreizen) en voor dienstreizen waarbij de werknemer dezelfde dag terugkeert, maar meer dan 10 uur afwezig is geweest.
  
• Voor reizen van meer dan 24 uur moet het bedrag voor de dagen van vertrek en aankomst met 50 % worden verminderd.
  
• Indien de maaltijdkosten al worden betaald door de werkgever, wordt de dagelijkse vergoeding verminderd met 35 % voor de lunch en 45 % voor het diner.
  
• Indien kleine onkosten (vb. snacks, parkingkosten, fooien, enz.) apart worden terugbetaald door de werkgever, dient de dagelijkse vergoeding verminderd te worden met 20%.
  
• Indien de werknemer recht heeft op maaltijdcheques, moet de werkgeversbijdrage aan de maaltijdcheque in mindering gebracht worden van de dagelijkse vergoeding.
  

Onder de voorwaarden uiteengezet in deze nieuwsbrief, maken de forfaitaire dagvergoedingen een kost eigen aan de werkgever uit. Zowel de RSZ als de fiscus aanvaarden daarom dat deze vergoedingen vrijgesteld zijn van sociale zekerheidsbijdragen, resp. belastingen.

Pro-Pay heeft een tool ontwikkeld die u in staat stelt om zelf eenvoudig de vergoedingen voor buitenlande vergoedingen te berekenen, rekening houdend met bovenstaande principes. Contacteer ons via tax@pro-pay.be indien u hiervoor een prijsofferte wenst te ontvangen.

! De forfaitaire bedragen zijn maximum forfaits. Het staat u vrij om een lager forfait toe te kennen of deze kosten alternatief te vergoeden op basis van bewijsstukken. ! De forfaitaire bedragen moeten vermeld worden op de fiche 281.10. Meer informatie met betrekking tot deze rapporteringsverplichting, kunt u in onze newsletter terugvinden.

Het schooljaar trekt zich weer op gang. Hoog tijd om de regionale principes rond educatief verlof even op een rijtje te zetten.

Waarover gaat het?

Betaald educatief verlof geeft de werknemer het recht om een erkende opleiding te volgen en om daarvoor een bepaalde tijd afwezig te zijn van het werk met behoud van loon. Niet elke opleiding geeft recht op educatief verlof. De opleiding moet daarentegen niet noodzakelijk verband houden met het werk dat de werknemer uitoefent bij zijn werkgever.

Vlaanderen heeft dit verlof omgedoopt tot ‘opleidingsverlof’. Om te weten welke regio bevoegd is voor dit type verlof dien je te kijken waar de vestiging gelegen is waar je werknemer tewerkgesteld is, zoals het vermeld wordt op de DmfA aangifte voor de RSZ. De woonplaats van de werknemer, of de plaats waar hij/zij de opleiding volgt, is dus niet bepalend voor het recht op educatief verlof.

In deze nieuwsbrief lichten we het systeem en de regionale verschillen toe en bespreken we de nieuwigheden van dit schooljaar 2025 – 2026. We beperken ons in de nieuwsbrief tot de drie grootste regio’s: Vlaanderen, Brussel en Wallonië.

Voor welke werknemers?

Voor elke werknemer uit de privésector die voltijds werkt. Ook bepaalde deeltijdse werknemers hebben hier recht op.

In Vlaanderen dienen de werknemers sinds dit schooljaar minstens 80% te werken en gemiddeld 28 uur per week om recht te hebben op Vlaams Opleidingsverlof.

Geldt dit voor alle opleidingen?

Neen. Enkel erkende opleidingen komen in aanmerking, maar deze erkenningen zijn niet in elke regio dezelfde.

Via onderstaande linken kan je nagaan of een opleiding erkend is in de regio waarin jouw werknemer tewerkgesteld is.

• Vlaanderen: https://www.vlaanderen.be/opleidingsdatabank
• Brussel: https://economie-werk.brussels/educatief-verlof-opleiding
• Wallonië: https://emploi.wallonie.be/home/formation/conge-education-paye.html

De opleiding moet normaal gezien minstens 3 studiepunten omvatten of minstens 32 uur duren.

In Vlaanderen mag de werknemer verschillende opleidingen of modules bij eenzelfde opleidingsverstrekker – die op zich niet aan 32 uur komen – samentellen om aan deze minimumvoorwaarde te voldoen.

Kan de werkgever de aanvraag weigeren?

Neen, het is een recht voor de werknemer om educatief verlof op te nemen en de werkgever kan dit niet weigeren. De planning van de dagen van de afwezigheden moet wel gebeuren in samenspraak met de werkgever.

Hoeveel uur verlof kan de werknemer aanvragen?

Dit hangt af van de specifieke opleiding die de werknemer volgt.

Er zijn maxima bepaald die afhangen van de opleiding die wordt gevolgd en die per gewest verschillen.

Het maximum aantal uren educatief verlof in Brussel is toegenomen voor bepaalde De regeling voorziet in de mogelijkheid van zogenaamde verhogingen. Bijvoorbeeld: een taalopleiding geeft recht op maximaal 80 uren educatief verlof per schooljaar in Brussel. Deze grens kan opgetrokken worden naar 130 uren indien de werknemer er bijvoorbeeld voor kiest om één van de landstalen of gebarentaal te studeren.

In Vlaanderen is het maximum aantal uren opleidingsverlof bepaald op 125 uren per schooljaar. In Vlaanderen bestaat het gemeenschappelijk initiatiefrecht waarbij de werknemer een dubbel persoonlijk maximum heeft, omdat de werknemer een opleiding volgt op voorstel van de werkgever en ook een opleiding volgt op eigen initiatief.

Hoe vraagt de werknemer dit verlof aan?

Voor opleidingen die per schooljaar georganiseerd worden moet de werknemer ten laatste op 31 oktober aan de werkgever een bewijs van inschrijving overhandigen. Bij verandering van werkgever of bij een inschrijving voor een opleiding in de loop van het jaar, dient dit attest binnen de 15 dagen na inschrijving of verandering van werkgever bezorgd te worden.

Wanneer de werknemer een opleiding volgt in Brussel of Wallonië, dient hij/zij driemaandelijks een getuigschrift aan zijn/haar werkgever te bezorgen waaruit blijkt dat de werknemer de lessen nauwgezet volgt. In Vlaanderen dient de werknemer geen attest van nauwgezetheid meer te overhandigen aan de werkgever. Het is de instelling waar de werknemer de opleiding volgt die de aanwezigheid van de werknemer online zal registreren. Wanneer de werknemer de lessen niet nauwgezet volgt en dus meer verlof genomen heeft dan hij/zij recht heeft, dan zal hij/zij bij een volgende opleiding minder opleidingsverlof krijgen.

Wanneer moet dit verlof opgenomen worden?

In Wallonië en Brussel dient de werknemer dit verlof op te nemen tussen het begin en het einde van het schooljaar. In Vlaanderen heeft de werknemer iets meer tijd: hier kunnen de dagen afwezigheid opgenomen worden vanaf de dag voor de start van de opleiding en tot twee dagen na de einddatum van de opleiding, of na het laatste examen.

Wie betaalt dit?

De werknemer die afwezig is in het kader van de opleiding krijgt zijn/haar loon doorbetaald door de werkgever, maar deze laatste kan dat begrenzen tot 3.714 EUR bruto per maand (bedrag voor schooljaar 2025-2026) voor voltijdse werknemers. Dit bedrag wordt jaarlijks in september geïndexeerd.

De werkgever kan een deel van dit betaalde loon terugvorderen van de Waalse, Brusselse of Vlaamse overheid, afhankelijk van de regio waar de werknemer is tewerkgesteld:

• Brussel: 22,07 EUR per uur afwezigheid wegens educatief verlof.
• Wallonië: 21,30 EUR per uur afwezigheid wegens educatief verlof.
• Vlaanderen: 14,91 EUR per uur afwezigheid wegens VOV.

De termijnen om het dossier tot terugbetaling in te dienen zijn strikt en verschillen per regio:

• Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest: De dossiers moeten worden ingediend tussen 1 september en 31 december van het schooljaar volgend op het schooljaar waarvoor terugbetaling gevraagd wordt. Dus om de terugbetaling te verkrijgen voor de uren afwezigheid van de werknemers voor het schooljaar 2025-2026, moet het dossier ten laatste op 31 december 2026 worden ingediend.
  
• Het Waalse Gewest: Het dossier tot terugbetaling kan worden ingediend tot 31 maart van het schooljaar volgend op het schooljaar waarvoor terugbetaling gevraagd wordt. Dat betekent dat dossiers voor het schooljaar 2025-2026 kunnen ingediend worden tot 31 maart 2027.
  Dossiers voor het schooljaar 2024 – 2025 kunnen ingediend worden tot 31 maart 2026.
  
• Het Vlaamse Gewest: Hier hebt u maar 3 maanden de tijd na de start van de opleiding. Indien uw werknemer in september 2025 zijn opleiding begonnen is in het kader van het Vlaams opleidingsverlof, dan dient u bijgevolg de terugvordering in te dienen vóór december 2025.
  

Wat kan Pro-Pay voor u doen?

Pro-Pay kan de aanvraagdossiers om een (gedeeltelijke) terugbetaling van het loon te bekomen voor u indienen bij de bevoegde overheid.

Contacteer uw Payroll Business Partner voor meer informatie.

In onze nieuwsflits van april, hebben we u ingelicht over het laatste uitstel tot 1 september 2025 van de registratie van opleidingen in de Federal Learning Account («FLA»). Een wet werd gepubliceerd die de deadline opnieuw uitstelt tot 1 januari 2026. Hieronder dus een nieuwe stand van zaken.

Even ter herhaling: voor dit nieuwe uitstel moest elke werkgever ten laatste op 1 september 2025 in de FLA alle opleidingen registreren die werknemers gevolgd hebben sinds 1 januari 2024.

Uitstel van de FLA en verplichtingen van de werkgevers

De registratie in de FLA is dus uitgesteld tot 1 januari 2026. Tot die datum hebben werkgevers de keuze om:

• De opleidingen die gevolgd werden vanaf 1 januari 2024 te blijven registreren in de FLA;

of

• Deze opleidingen bij te houden in een individuele opleidingsrekening. Dit is een papieren of elektronisch formulier waarin het opleidingskrediet van de werknemer wordt bijgehouden

Voor meer informatie over de opleidingsrekening en de formaliteiten die gerespecteerd moeten worden bij de opmaak verwijzen wij naar onze nieuwsbrief.

Naar een vervanging van de FLA?

De federale regering heeft het voornemen bekendgemaakt om de FLA te vervangen door een «eenvoudiger administratief systeem». Tot op heden hebben we geen idee hoe dit er zal uitzien maar we volgen dit van nabij op en houden u op de hoogte.

Opgelet: de eventuele vervanging van de FLA heeft geen invloed op het individuele opleidingsrecht en ontheft de betrokken werkgevers er niet van om een jaarlijks opleidingsplan op te maken. Voor meer informatie hierover verwijzen we naar onze nieuwsbrieven van 12 maart 2024 en 21 oktober 2024.

Indien u vragen heeft over uw verplichtingen met betrekking tot de FLA, aarzel dan niet om ons te contacteren via legal@propay.be.

In 2025, na de federale verkiezingen van 2024 en de nota van de formateur, werd op 31 januari 2025 een regeerakkoord bereikt. Dit document heeft de politieke koers vastgelegd en bevatte verschillende belangrijke hervormingen inzake werk en de organisatie van de arbeidsmarkt.

Op 21 juli 2025, vlak voor het zomerreces, zette de regering De Wever een volgende stap met de goedkeuring van een ‘Zomerakkoord’. Dit pakket maatregelen verduidelijkt en vult de afspraken in het regeerakkoord aan. Sommige bepalingen werden reeds bevestigd in een Programmawet die is aangenomen, terwijl andere nog in wetteksten moeten worden gegoten, besproken en/of gestemd moeten worden in het parlement:

De volgende maatregelen zijn officieel in werking getreden na de publicatie van de Programmawet in het Belgisch Staatsblad:

• Plafonnering van patronale sociale zekerheidsbijdragen op hoge lonen: zoals aangekondigd in onze vorige nieuwsbrief voorziet de Programmawet dat de patronale sociale zekerheidsbijdragen worden geplafonneerd vanaf 1 juli 2025. Boven een loon van 85.000 EUR per kwartaal (bedrag onderhevig aan indexatie) hoeft de werkgever geen bijdragen meer te betalen. Met andere woorden: bijdragen zijn enkel verschuldigd op het gedeelte van het loon onder 85.000 EUR per kwartaal.
  
• Verlenging van relance-uren en vrijstelling van bedrijfsvoorheffing op overuren tot eind 2025, in afwachting van een structurele verhoging die nog moet worden uitgewerkt. Meer details over dit onderwerp vindt u terug in onze vorige nieuwsbrief.
  
• Werkloosheidsuitkeringen bij ontslagname: vroeger werden werknemers die zelf ontslag namen automatisch uitgesloten van werkloosheidsuitkeringen. De Programmawet voorziet dat werknemers die ontslag nemen vanaf 1 maart 2026 – onder bepaalde voorwaarden, met name inzake gewerkte dagen – recht hebben op een werkloosheidsuitkering, één keer per loopbaan en voor een maximale duur van zes maanden.
  

De volgende maatregelen zijn wel aangekondigd, maar nog niet officieel aangenomen. Er verandert voorlopig niets:

• Maaltijdcheques: optionele en geleidelijke verhoging van de maximale waarde van 8 EUR naar 10 EUR per dag vanaf 1 januari 2026. Hierover is nog geen ontwerptekst ingediend of opgesteld.
  
• Geleidelijke afschaffing van ecocheques: deze maatregel, die oorspronkelijk werd aangekondigd in het regeerakkoord van januari 2025, is sindsdien niet verder uitgewerkt.
  
• Het bijzonder belastingstelsel voor ingekomen belastingplichtigen en onderzoekers zal aantrekkelijker worden gemaakt.
  
• Maatregelen inzake arbeidsongeschiktheid, zoals de mogelijkheid om een re-integratietraject te starten vanaf de eerste dag van arbeidsongeschiktheid, beëindiging van de arbeidsovereenkomst wegens medische overmacht na zes maanden in plaats van negen maanden ononderbroken arbeidsongeschiktheid, de verplichting tot het voeren van een actief absenteïsmebeleid, enz.
  
• Verplicht mobiliteitsbudget: vanaf 1 januari 2026 zal elke werkgever die bedrijfswagens ter beschikking stelt, verplicht zijn ook een mobiliteitsbudget als alternatief aan te bieden. Dit zou echter niet gelden voor bedrijfswagens die deel uitmaken van een cafetariaplan of een loonruilregeling (“salary sacrifice”).
  
  Het regeerakkoord voorziet bovendien op termijn in een ‘algemeen’ mobiliteitsbudget voor elke werknemer, ongeacht of een bedrijfswagen wordt aangeboden.
  
  Voor deze twee maatregelen zijn er sinds het regeerakkoord nog geen concrete ontwikkelingen geweest.
  

Wij houden u op de hoogte zodra de officiële teksten worden gepubliceerd en de data van inwerkingtreding worden verduidelijkt.

Het Arizona regeerakkoord dat eind januari 2025 werd bereikt, voorziet in een structurele verhoging van het aantal vrijwillige overuren dat een werknemer kan presteren (360 uren per jaar), alsook in een vereenvoudiging van de formaliteiten. De implementatie van deze maatregel was voorzien voor 1 juli 2025 maar neemt meer tijd in beslag dan verwacht.

Bijgevolg voorziet de Programmawet die op 29 juli 2025 in het Belgisch Staatsblad werd gepubliceerd in een nieuwe tijdelijke verlenging van twee reeds bestaande maatregelen:

• De relance-uren, 120 vrijwillig te presteren netto overuren die bovenop de wettelijke 100 vrijwillige overuren komen, en die initieel werden ingevoerd als steunmaatregel tijdens de Covid 19 crisis werden opnieuw ingevoerd vanaf 1 juli 2023 tot 30 juni 2025.
• De gedeeltelijke vrijstelling bedrijfsvoorheffing voor overuren met toeslag werd verlengd.

Deze tijdelijke verlenging loopt zes maanden, van 1 juli 2025 tot en met 31 december 2025.

Relance-uren

Het verschil met gewone vrijwillige overuren

Een werknemer kan 100 vrijwillige overuren presteren per kalenderjaar (uitgebreid naar 120, maar voor de relance-uren wordt het basiscontingent van 100 overuren gehanteerd).

Relance-uren zijn 120 bijkomende vrijwillige overuren per jaar die bovenop deze gewone vrijwillige overuren kunnen gepresteerd worden. Ze verschillen echter op een aantal punten van de gewone vrijwillige overuren:

• Er bestaat geen interne overurengrens voor relance-uren.
• Er bestaat geen verplichte overloontoeslag op overwerk bij relance-uren. De werkgever kan het wel vrijwillig toekennen.
• Relance-uren worden netto toegekend, er zijn dus noch RSZ-bijdrage noch belastingen verschuldigd.
  

Toepassingsvoorwaarden

Zoals voor de gewone vrijwillige overuren, moeten werkgever en werknemer een voorafgaand schriftelijk akkoord sluiten over de relance-uren. Dit akkoord is maximaal 6 maanden geldig en moet daarna hernieuwd worden.

De grens van 120 relance-uren geldt voor het kalenderjaar 2025. Een werknemer die in de periode van 1 januari 2025 tot en met 30 juni 2025 reeds 120 relance-uren heeft gepresteerd, heeft zijn recht dus volledig uitgeput en kan niet opnieuw 120 relance-uren presteren in de periode van 1 juli 2025 tot en met 31 december 2025.

De relance-uren kunnen gepresteerd worden, ook al zijn de gewone vrijwillige overuren nog niet opgebruikt.

Ook voor relance-uren geldt een maximum dag- en weekgrens, namelijk 11 uur per dag en 50 uur per week.

Vrijstelling bedrijfsvoorheffing en sociale zekerheidsbijdragen

De relance-uren zijn vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing en sociale zekerheidsbijdragen. Dit zijn dus “netto” overuren.

Fiscaal gunstregime: gedeeltelijke vrijstelling van bedrijfsvoorheffing voor 180 overuren

Voor overuren die niet onder bovenstaand regime vallen (zoals bijvoorbeeld de gewone vrijwillige overuren), is er in principe wél een overloontoeslag verplicht. Voor dit type van overuren is er dan wel een gedeeltelijke vrijstelling van bedrijfsvoorheffing voor 130 overuren per kalenderjaar:

• Voor de werkgever: vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing van 41,25 % van het brutoloon dat als basis dient voor de berekening van het overloon en waarop een toeslag van 50 of 100% verschuldigd is.
• Voor de werknemer: vrijstelling van bedrijfsvoorheffing van 57,75 % van het brutoloon dat als basis dient voor de berekening van het overloon en waarop een toeslag van 50 of 100% verschuldigd is.

Voor 2021 tot en met juni 2023 werd dit aantal overuren tijdelijk opgetrokken naar 180 overuren per kalenderjaar. De gedeeltelijke vrijstelling werd opnieuw opgetrokken naar 180 overuren per kalenderjaar vanaf 1 juli 2023 tot en met 30 juni 2025, en deze laatste datum wordt nu verder verschoven naar 31 december 2025.

Uw Payroll Business Partner past dit automatisch toe indien van toepassing.

! Actiepunt: Indien u gebruik wenst te maken van de voordelige relance-uren, gelieve dit zo door te geven aan uw Payroll Business Partner en leef bovenstaande voorwaarden na. Uw Payroll Business Partner kan u een model van akkoord voor de werknemer bezorgen. Voor meer vragen over overuren kunt u steeds terecht bij ons juridisch departement. Wij zullen de evolutie rond de structurele invoering van de relance-uren opvolgen en u verder informeren.

1. Context

Wanneer een werkgever een elektrische bedrijfswagen ter beschikking stelt die privé wordt gebruikt door een werknemer, wordt dit gewaardeerd op basis van een forfaitair voordeel van alle aard (VAA). Dit VAA omvat ook:

• Publiek laden → met een laadpas die door de werkgever wordt verstrekt
• Laden op kantoor → de elektriciteit wordt betaald door de werkgever

Terugbetalingen van thuisladen worden in principe afzonderlijk van het VAA voor de wagen behandeld en belast op hun werkelijke waarde, hetzij als:

• Belastbare woon-werkvergoeding (met een basisvrijstelling van 500 € voor het inkomstenjaar 2025).
• Gewoon belastbaar loon (voor andere privéverplaatsingen).
• Of belastingvrije terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever (voor beroepsverplaatsingen).

Er bestaat echter een administratieve tolerantie die toelaat om de kosten voor thuisladen te integreren in het forfaitaire VAA — op voorwaarde dat aan alle onderstaande voorwaarden is voldaan — zodat er geen bijkomend VAA ontstaat voor het thuisladen.

2. Voorwaarden voor de opname van de elektriciteitskosten van het thuisladen in het forfaitaire voordeel van alle aard (VAA)

De volgende voorwaarden moeten van voldaan zijn:

1. Vereiste met betrekking tot laadpaal: de laadpaal moet door de werkgever ter beschikking zijn gesteld of een goedgekeurde eigen installatie van de werknemer zijn.
2. Monitoring: thuislaadpalen moeten over een specifiek communicatiesysteem beschikken om het verbruik te registreren. Dit moet controleerbaar zijn via: Een slimme laadpaal die het kWh-verbruik rechtstreeks aan de werkgever rapporteert,
   Of via een submeter specifiek voor het wagenverbruik.
   
3. Car policy: de terugbetaling van elektriciteitskosten moet expliciet worden vermeld in de car policy.
4. Werkelijke kosten: de terugbetaling moet gebaseerd zijn op de werkelijke elektriciteitskosten. Het bepalen van deze “werkelijke kost” is echter complex door variabele tarieven, zonnepanelen, thuisbatterijen, dynamische prijzen, enz. Hoe kan men in de praktijk toch tot een juiste vergoeding komen?

3. Administratieve tolerantie voor 2025: De referentietarieven van de CREG.

Gezien de complexiteit om de “werkelijke kost” van het thuisladen nauwkeurig te bepalen, werd in de circulaire van 5 december 2024 (2024/C/77) een forfaitaire regeling ingevoerd:

• In plaats van het bijhouden van de werkelijke kost, kunnen werkgevers een vast bedrag per kWh terugbetalen, met een plafond op basis van de kwartaalreferentietarieven van de CREG:

• De tarieven gelden per regio, afhankelijk van de woonplaats van de werknemer.
• Werkgevers kunnen er ook voor kiezen om één tarief toe te passen voor alle werknemers, ongeacht hun woonplaats. In dat geval geldt het laagste maximumbedrag.
• De referentietarieven van de CREG zijn maximumbedragen. De werkgever kan dus beslissen om een lager tarief toepassen.

4. Permanente verlenging van het gebruik van de referentietarieven van de CREG.

In de circulaire van 5 december 2024 werd vermeld dat deze tolerantie slechts gold tot en met 31 december 2025. De Minister voor Financiën gaf aan dat dit een tijdelijke maatregel was, in afwachting van technologisch geavanceerdere laadoplossingen.

Recent is dit standpunt gewijzigd. Op 17 juni 2025 publiceerde de FOD Financiën de circulaire 2025/C/38, waarin de tolerantie van 2025 permanent werd gemaakt.

Samenvatting

Elke elektrische bedrijfswagen die privé door een werknemer wordt gebruikt, wordt gewaardeerd volgens de regels voor het forfaitaire voordeel van alle aard.

Dit VAA omvat openbaar opladen, opladen op kantoor en thuisladen indien dit voorzien is in de car policy, gemeten en meegedeeld wordt aan de werkgever met een elektriciteitsmeter, en terugbetaald wordt op basis van de werkelijke kost waarvoor de CREG-tarieven permanent mogen worden gebruikt, tot de toepassing ervan zou worden ingetrokken.

Thuisladen valt NIET onder het VAA wanneer deze voorwaarden niet zijn vervuld.

Wilt u meer uitleg over de forfaitaire waardering van het belastbaar voordeel van de bedrijfswagen, de terugbetaling van elektriciteitskosten of heb je een meer algemene fiscale vraag? Neem gerust contact op via tax@propay.be.

Heeft u hulp nodig bij het opstellen of herzien van uw car policy? Neem dan contact met ons op via legal@propay.be.

In het Vlaams Regeerakkoord 2024-2029 zet Vlaanderen in op arbeidsmigratie van buiten de EU als sluitstuk voor een arbeidsmarktbeleid dat onder andere gericht is op het invullen van tekorten op de Vlaamse arbeidsmarkt. Hiervoor wordt de nadruk gelegd op hooggeschoolde kennismigratie en op een dynamische lijst van middengeschoolde knelpuntberoepen die een meerwaarde hebben voor de Vlaamse economie en samenleving.

Vlaanderen zet verder in op het vermijden van fraude en misbruik en op het verkorten van doorlooptijden bij de aanvragen voor gecombineerde vergunningen (single permits) voor hooggeschoolden.

Wat kunnen werkgevers in Vlaanderen die personeel van buiten de EU willen aantrekken concreet verwachten?

Grotere inzet op bestrijding van fraude en misbruik

Er zullen meer inspecteurs worden aangesteld bij de Vlaamse sociale inspectie.

De administratieve boetes bij inbreuken zullen worden verhoogd.

Er zal een systeem van data-gedreven fraude-detectie worden opgezet.

Nadruk op arbeidsmigratie van hooggeschoolden

Aanvragen voor gecombineerde vergunningen voor hooggeschoolden worden prioritair behandeld met een verwerkingstijd van maximaal 15 dagen door het Vlaams gewest.

Hooggeschoolden die een functie op een niveau uitoefenen waarvoor geen hooggeschoold diploma vereist is, komen niet langer in aanmerking voor een gecombineerde vergunning voor hooggeschoolden. Voor hen kan nog wel in andere categorieën een gecombineerde vergunning worden aangevraagd, maar daaraan zijn meer voorwaarden verbonden.

Strengere regels voor gecombineerde vergunningen in de categorieën ‘middengeschoolde knelpuntberoepen’ en ‘overige’

Gecombineerde vergunningen zullen alleen nog maar voor middengeschoolden kunnen worden aangevraagd, niet voor kortgeschoolden (VKS2). Een uitzondering hierop zijn de seizoenarbeiders.

In de categorie ‘overige’, moet de werkgever aantonen dat de vacature minimaal 9 weken is gepubliceerd in gedeeld beheer op de website van de VDAB en EURES in de periode van 4 maanden voorafgaand aan de aanvraag voor gecombineerde vergunning. Daarnaast wordt van de werkgever verwacht dat een uitgebreid dossier wordt overlegd met betrekking tot de geleverde inspanningen iemand in België te vinden, waarbij wordt gemotiveerd waarom kandidaten die zich aanboden niet geschikt zijn en waarom werkplekleren niet mogelijk Is.

Voor niet- EU onderdanen in een knelpuntberoep waarvoor een structureel tekort bestaat, blijft de mogelijkheid bestaan om een gecombineerde vergunning aan te vragen, maar slechts als het om middengeschoolde kandidaten gaat. De Vlaamse minister van Werk en Sociale Economie stelt hiervoor elke twee jaar een lijst op, waarop op dit moment 29 beroepen staan. Het gaat dan met name om beroepen in de sectoren bouw, vervoer, verzorging, onderhoud van voertuigen en machines, installatie en onderhoud van elektrische installaties en voeding.

Voor de knelpuntberoepen vermeld op de lijst van de minister hoeft men niet aan te tonen dat er geen geschikte kandidaat op de Belgische markt kan worden gevonden, waardoor voor deze knelpuntberoepen relatief eenvoudig een gecombineerde vergunning kan worden verkregen. Wel moet kwalificatie van de werknemer voor de specifieke functie worden aangetoond.

Betere informatieverstrekking aan arbeidsmigranten over hun rechten en plichten op de arbeidsmarkt en in de samenleving om hen zo te beschermen tegen uitbuiting en hun rechtspositie te verbeteren

Werkgevers zullen worden gesensibiliseerd om zorgvuldig om te gaan met de tewerkstelling van arbeidsmigranten en zullen worden gesanctioneerd bij vastgestelde overtreding.

Gezien de aanscherping van de Vlaamse migratieregels en het verhoogde toezicht, wordt het alsmaar belangrijker om zich goed te informeren bij het tewerkstellen van derdelanders in Vlaanderen.

Pro-Pay kan assisteren met het aanvragen van verschillende types gecombineerde vergunningen en arbeidskaarten voor niet-Europese werknemers.

Aarzel niet om ons te contacteren voor meer informatie en begeleiding via legal@propay.be.

Werknemers die beroepsverplaatsingen maken met hun eigen wagen kunnen van hun werkgever een terugbetaling krijgen van de gemaakte kosten.

Het is niet nodig om het juiste bedrag van deze kosten te bewijzen, aangezien de overheid een maximum forfaitair bedrag per kilometer heeft vastgelegd dat aanvaard wordt als kost eigen aan de werkgever (“kilometervergoeding”). Deze kilometervergoeding is vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen indien het maximumbedrag per kilometer niet wordt overschreden.

Het nieuwe bedrag dat van toepassing is vanaf 1 juli 2025 tot en met 30 september 2025 is 0,4309 EUR per kilometer.

Ter herinnering: het bedrag dat van toepassing was van 1 april 2025 tot en met 30 juni 2025 bedroeg 0,4320 EUR per kilometer. Er is dus sprake van een lichte daling tegenover het vorige bedrag.

Het is alternatief mogelijk om te kiezen voor de jaarlijkse indexering van de kilometervergoeding. Een werkgever kan dus kiezen tussen de driemaandelijkse geïndexeerde bedragen of het jaarlijks geïndexeerd bedrag, dat 0,4499 EUR bedraagt voor de periode van 1 juli 2025 tot en met 30 juni 2026. In het laatste geval moet de werkgever dus hetzelfde bedrag behouden gedurende de hele periode.

Een bijkomende voorwaarde is dat het aantal afgelegde kilometers per jaar niet abnormaal hoog mag zijn (maximum 24.000 km per jaar). Als het aantal kilometers hoger ligt, moet hiervan bewijs geleverd worden.

Deze driemaandelijkse en jaarlijkse geïndexeerde bedragen zijn maximumbedragen. Werkgevers kunnen zonder problemen een lagere vergoeding per kilometer toepassen. Een hogere vergoeding per kilometer is ook mogelijk, maar dan ligt de bewijslast bij de werkgever en de werknemer. Zij moeten bewijzen dat de betaalde vergoeding overeenkomt met de reële kostprijs.