Op 6 december 2024 is de Wet Private Opsporing (kortweg “WPO”) gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Deze wet vervangt de Detectivewet van 19 juli 1991 die verouderd was. In deze nieuwsbrief bespreken we de WPO en waarom deze een grotere impact heeft op personeelsdiensten dan de Detectivewet. Naar aanleiding van deze wet raden wij u aan om specifieke punten op vlak van informatieverzameling en controle van sollicitanten en werknemers (opnieuw) onder de loep te nemen. In deze nieuwsbrief geven wij u hiertoe concrete aandachtspunten.
Wat is een “activiteit van private opsporing”?
Activiteiten van private opsporing zijn activiteiten die:
(1) uitgevoerd worden door een natuurlijke persoon;
(2) in opdracht van een opdrachtgever;
(3) die bestaan uit het verzamelen van inlichtingen verkregen door de verwerking van informatie over natuurlijke of rechtspersonen of over de toedracht van de door hen begane feiten; en
(4) die als doel hebben om de verzamelde inlichtingen te bezorgen aan de opdrachtgever om diens belangen in het kader van een effectief of mogelijk conflict te vrijwaren of om verdwenen personen of verloren of gestolen goederen op te sporen.
Binnen HR gaat dit bijvoorbeeld om een onderzoek naar een feit gepleegd door een werknemer op basis waarvan de werkgever beslist om over te gaan tot een disciplinaire sanctie of de beëindiging van de arbeidsovereenkomst.
De WPO sluit bepaalde activiteiten uit van het toepassingsgebied, waarbij er twee in het bijzonder relevant zijn voor HR:
1. Activiteiten uitgeoefend voor rekening van de opdrachtgever ter uitvoering van wettelijke verplichtingen of opdrachten, die zelf niet private opsporing als doel hebben, bijvoorbeeld preventieadviseurs die een onderzoek voeren na een (in)formeel verzoek tot psychosociale interventie.
2. HR-medewerkers die informatie opzoeken over een sollicitant op het internet, bij vroegere werkgevers of bij de door de sollicitant opgegeven referentiepersonen (zie verder).
Valt een personeelsdienst onder het toepassingsgebied van de wet?
Wanneer een personeelsdienst structureel voor de eigen werkgever activiteiten van private opsporing uitoefent of zich als zodanig bekendmaakt, kwalificeert deze als een “interne dienst voor private opsporing” en valt deze binnen het toepassingsgebied van de wet. Structureel betekent dat de activiteit behoort tot de taken van minstens één werknemer.
Er is echter discussie of personeelsdiensten die slecht occasioneel activiteiten van private opsporing verrichten ook onder het toepassingsgebied van de wet vallen.
Zolang deze discussie niet is uitgeklaard, raden wij aan om de regels van de WPO veiligheidshalve als good practice toe te passen. In het licht van deze nieuwe wet raden we ook aan om na te gaan of andere aspecten van uw HR-beleid, met betrekking tot het opvragen en onderzoeken van informatie over sollicitanten en werknemers, in overeenstemming zijn met de toepasselijke regelgeving. Hieronder een kort overzicht van de meeste relevante regels in de WPO en andere relevante regelgeving.
Het opvragen en onderzoeken van informatie over sollicitanten
1. Welke informatie kan je opvragen tijdens een sollicitatie?
Met het oog op het recht op privacy van de sollicitant, mag tijdens een sollicitatieprocedure enkel de informatie worden opgevraagd die noodzakelijk is voor de selectie van de sollicitant. Het opvragen van gevoelige gegevens, zoals het gerechtelijke verleden en de gezondheid van de sollicitant, is in principe verboden, tenzij een wettelijke uitzondering van toepassing is.
2. Informatie opzoeken op het internet, bij de vroegere werkgever of bij referentiepersonen
Ook al is dergelijk onderzoek uitgesloten van het toepassingsgebied van de WPO, zijn er in het kader van de privacywetgeving toch een aantal aandachtspunten.
Bij een referentieonderzoek blijft het principe gelden dat dit noodzakelijk moet zijn voor de selectieprocedure. Werkgevers mogen niet systematisch informatie gegeven door de sollicitanten bij derden controleren en moeten eerst verduidelijking vragen aan de sollicitant zelf. Daarnaast is hiervoor toestemming van de sollicitant vereist, onder meer met betrekking tot de reden voor het verzamelen van de gegevens en over de personen die geraadpleegd worden. De sollicitant moet ook altijd op de hoogte worden gebracht wanneer informatie wordt opgevraagd.
Het controleren, opvragen en onderzoeken van informatie over werknemers
1. Reglement rond private opsporing
De werknemers moeten ervan op de hoogte zijn dat er activiteiten van private opsporing uitgevoerd kunnen worden. De WPO voorziet dan ook dat de toelating en modaliteiten van private onderzoeken opgenomen moeten worden in een reglement (bijvoorbeeld in een cao, bijlage bij het arbeidsreglement of een beslissing van de ondernemingsraad). We raden aan om het reglement op te nemen in een policy gezien dit meer flexibiliteit biedt.
De wet voorziet een termijn van 2 jaar om dit reglement op te stellen, wat betekent dat dit reglement tegen 16 december 2026 opgesteld zal moeten worden. Tijdens de overgangsperiode kan men geldig zonder reglement activiteiten van private opsporing uitvoeren, al zal men de andere bepalingen van de WPO wel al moeten naleven. Indien er tegen 16 december 2026 geen reglement opgesteld is en men na deze datum een privaat onderzoekt uitvoert, zullen alle bevindingen uit dit privaat onderzoek als nietig worden beschouwd.
2. Interviews
De regels rond interviews in de WPO leiden niet tot de nietigheid van de bevindingen indien ze niet nageleefd worden, maar we raden toch aan ze als good practice te volgen bij het ondervragen van werknemers. Volgens de WPO mag een ondervraging alleen plaatsvinden met voorafgaande toestemming van en specifieke informatie aan de betrokken werknemer.
Na de ondervraging moet een schriftelijk verslag worden opgemaakt. Als de ondervraging wordt opgenomen, is expliciete toestemming van de werknemer vereist, die ook recht heeft op een gratis kopie van de opname.
3. Controle van de werknemers
Werkgevers kunnen hun werknemers op verschillende manieren controleren, zoals het controleren van professioneel e-mail- en internetgebruik, het opnemen van professionele telefoongesprekken, camerabewaking op de werkplek of het volgen van bedrijfswagens via geolokalisatie. Bij het opstellen van een beleid met betrekking tot deze vormen van controle van de werknemers moet er steeds rekening gehouden met de volgende drie principes:
- Finaliteit: de controle en monitoring moet steeds een rechtmatig doel hebben op basis van reglementering en de GBA.
- Evenredigheid: Controle mag niet verder gaan dan strikt noodzakelijk en moet de privacy van werknemers maximaal respecteren.
- Transparantie: Werknemers moeten duidelijk geïnformeerd worden over alle aspecten van de controle. Dit kan in principe via een policy, het arbeidsreglement of de arbeidsovereenkomst.
Bij sommige vormen van controle is ook bijkomend overleg, een voorafgaande voorlichting of zelfs de toestemming van de werknemers nodig.
! Actiepunten:
- Let op met welke informatie je opvraagt tijdens sollicitaties. Informeer de sollicitant, en vraag indien nodig diens toestemming, indien je wenst over te gaan tot een referentieonderzoek of controle van de sociale media van de sollicitant.
- Stel een reglement op voor de werknemers waarin duidelijk bepaald wordt dat activiteiten van private opsporing uitgevoerd kunnen worden en wat de modaliteiten ervan zijn.
- Houd als good practice rekening met de regels in de WPO over interviews.
Als je werknemers controleert via camerabewaking, e-mailcontrole, etc., kijk dan na of er voldaan werd aan de verplichtingen voor consultatie en informatie, en of toestemming van de werknemers vereist is.
Indien u vragen heeft over dit onderwerp, aarzel niet om ons te contacteren via legal@pro-pay.be.
