Buitenlandse werknemers die geen onderdaan zijn van de Europese Economische Ruimte (EER), hebben een arbeidskaart of een gecombineerde vergunning nodig om op het Belgische grondgebied te mogen werken, tenzij zij hiervan vrijgesteld zijn.

De bevoegdheid voor de toekenning van een arbeidskaart of een gecombineerde vergunning werd geregionaliseerd. Elk gewest kan bijgevolg zijn eigen voorwaarden bepalen voor de toekenning van een arbeidskaart/gecombineerde vergunning. Vlaanderen heeft met ingang van 1 mei 2024 zijn regels met betrekking tot gecombineerde vergunningen gewijzigd. De belangrijkste wijzigingen zijn de volgende:

1. Uitbreiding weigerings- en intrekkingsgronden

Een toelating tot arbeid kan in Vlaanderen op basis van bepaalde gronden ingetrokken of geweigerd worden om misbruik tegen te gaan. Daarbij wordt in Vlaanderen een onderscheid gemaakt tussen facultatieve en verplichte weigerings- en intrekkingsgronden. De nieuwe regels breiden deze weigerings- en intrekkingsgronden verder uit. Zo zal het bijvoorbeeld mogelijk zijn dat een toelating tot arbeid geweigerd wordt indien de werkgever onvoldoende economische of maatschappelijke activiteiten uitoefent die de tewerkstelling van buitenlandse werknemers verantwoordt of indien de onderneming minder dan drie jaar geleden is opgericht of geen personeelsleden in dienst heeft. Vooral voor start-ups betekent dit dat het moeilijker zal worden om onderdanen van een derde land aan te werven in de beginjaren van de onderneming.

2. Categorieën

Tenzij een bepaalde vrijstelling toegepast kan worden, moet de buitenlandse werknemer tot een bepaalde categorie behoren om een toelating te krijgen tot arbeid in Vlaanderen. Per categorie gelden bepaalde voorwaarden en procedures. Hieronder kan u een kort overzicht terugvinden van de nieuwe regels met betrekking tot de categorieën die in de praktijk het meeste voorkomen.

a. Hooggeschoolden

Om onder de categorie “hooggeschoolde” te vallen moet er aan twee voorwaarden voldaan zijn:

• Het bruto jaarloon van de werknemer moet tijdens zijn/haar tewerkstelling in België voldoen aan een bepaalde loondrempel:
• Voor werknemers die 30 jaar zijn of ouder bedraagt deze drempel 48.912 EUR bruto (bedrag voor 2025).
• Voor werknemers jonger dan 30 jaar geldt een verlaagde loondrempel van 39.129,60 EUR bruto, wat overeenstemt met 80% van de loondrempel voor werknemers van 30 jaar en ouder

• De werknemer moet ten minste kwalificatieniveau 5 (bachelorsdiploma) kunnen aantonen. Onder de oude regelgeving was vereist dat het om een opleiding van minstens 3 jaar ging, maar deze voorwaarde werd nu geschrapt.

b. Middengeschoolde functies

Voor deze categorie gelden twee voorwaarden:

• Er is voor de betrokken functie een structureel tekort aan geschikte werknemers op de arbeidsmarkt. Er geldt een wettelijk vermoeden dat deze voorwaarde vervuld is indien de functie voorkomt op de lijst met middengeschoolde functies die nu uiterlijk om de twee jaar herzien wordt.
• De aanvraag wordt gedaan door een in België gevestigde werkgever. Een detachering vanuit een buitenlandse onderneming is dus niet mogelijk voor middengeschoolde functies.

Onder de nieuwe regelgeving moeten voortaan ook bijkomende stukken worden voorgelegd bij een aanvraag onder deze categorie.

c. Categorie “overige”

Indien de werknemer niet onder een van de andere categorieën ondergebracht kan worden, kan een in België gevestigde werkgever een toelating tot arbeid aanvragen onder de categorie “overige”.

Bij deze categorie geldt er geen vermoeden van een tekort op de arbeidsmarkt. In het verleden moest er bijgevolg in de praktijk een arbeidsmarktonderzoek worden uitgevoerd door de VDAB om onder deze categorie te kunnen vallen. Dit betekende dat er een vacature in gedeeld beheer op de VDAB-website geplaatst moest worden, gedurende minstens 6 weken, voordat een aanvraag onder deze categorie kon worden ingediend.

Onder de nieuwe regels moet een aanvraag onder deze categorie voldoen aan de volgende voorwaarden:

• De functie moet voorkomen op de knelpuntberoepenlijst die jaarlijks door de VDAB gepubliceerd wordt.
• De functie vereist een kwalificatie van niveau 2,3 of 4.
• De vacature moet minimaal 9 weken binnen een periode van 4 maanden voorafgaand aan de aanvraag gepubliceerd zijn op de platformen van VDAB en EURES. De publicatie op EURES gebeurt automatisch indien de vacature op het platform van de VDAB werd geplaatst.
• Bij de publicatie van de vacature vraagt de werkgever actieve bemiddeling door de VDAB. Dit houdt in dat de VDAB actief op zoek gaat naar geschikte kandidaten voor de betreffende functie.

Bovendien moeten er nu ook bijkomende stukken voorgelegd worden bij een aanvraag onder deze categorie.

3. Slechts één toelating tot arbeid

Er wordt nu expliciet opgenomen dat een werknemer voor eenzelfde periode slechts één toelating tot arbeid kan krijgen.

Een belangrijke uitzondering op dit principe is dat werknemers die reeds een gecombineerde vergunning hebben, daarnaast een flexi-job kunnen uitoefenen. In dat geval moet er wel voldaan zijn aan de algemene voorwaarden om een flexi-job uit te oefenen, waarbij onder andere vereist wordt dat de betrokken werknemer minstens 4/5de moet werken bij de eerste werkgever.

! Actiepunten: Controleer of bestaande immigratiedossiers aan de nieuwe voorwaarden voldoen of laat een audit uitvoeren door een expert om na te gaan of alle voorwaarden vervuld zijn.

Voor verdere vragen neem gerust contact op met onze juridische afdeling op het volgende e-mailadres: legal@pro-pay.be.

De loonnorm (= de maximale loonkostontwikkeling) wordt om de twee jaar vastgelegd en bepaalt hoeveel de loonkosten in België maximaal kunnen stijgen en fungeert tegelijkertijd als een soort van omkadering van het tweejaarlijks loonoverleg in de sectoren en ondernemingen.

Alhoewel de loonnorm voor 2025-2026 momenteel nog niet gekend is, vestigen we met deze nieuwsbrief graag nog eens de aandacht op de niet-recurrente resultaatsgebonden bonussen en de winstpremie. Beide soorten premies worden niet in rekening gebracht op de loonnorm. U kan deze premies dus toekennen, ook al is de loonnorm nog niet gekend of mag in uw onderneming de loonkost niet meer stijgen.

De niet-recurrente resultaatsgebonden bonus

De Belgische wetgeving voorziet in een collectief bonussysteem verbonden aan de resultaten van de onderneming dat op fiscaal vlak een gunstige behandeling geniet. De wettelijke basis voor deze bonus is de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 90.

Welk voordeel biedt deze premie?

De cao 90 premie is niet onderworpen aan bedrijfsvoorheffing, is fiscaal aftrekbaar als bedrijfskost en komt niet in aanmerking voor bv. de berekening van de opzeggingsvergoeding en het vakantiegeld.

De premie is wel onderworpen aan een bijzondere werkgeversbijdrage voor de sociale zekerheid van 33% en een solidariteitsbijdrage van 13,07% aan werknemerszijde.

Is er een maximumbedrag voorzien?

Ja, het voordeel mag niet groter zijn dan een bepaald jaarlijks geïndexeerd grensbedrag:

• Sociale maximumgrens = € 4.164 (bedrag 2025) per werknemer per kalenderjaar. Op dit bedrag wordt een solidariteitsbijdrage van 13,07% ingehouden aan werknemerszijde.
• Fiscale maximumgrens = € 3.622 (bedrag 2025) vrijgesteld van belastingen.
  

Welke voorwaarden moeten vervuld zijn om deze premie toe te kennen?

– Het is een collectief voordeel, onderworpen aan de vervulling van vooraf bepaalde collectieve resultaten of doelstellingen;

– De resultaten of doelstellingen moeten gelden voor een onderneming, voor een groep van ondernemingen of voor een welomschreven groep van werknemers;

– De resultaten of doelstellingen zijn duidelijk aflijnbaar, transparant, definieerbaar/meetbaar en verifieerbaar. In de praktijk merken we dat vooral doelstellingen die gelinkt zijn aan cijfers (controle op basis van boekhoudkundige documenten) aanvaard worden. Voorbeelden van doelstellingen zijn: het behalen van een concreet omzetcijfer gedurende de referteperiode, het doen dalen van de foutenmarge, de vermeerdering van het aantal klanten, ….

– Het behalen van de resultaten of doelstellingen moet onzeker zijn op het ogenblik van het invoeren van het bonusplan

– Het bonusplan moet voldoen aan bepaalde formaliteiten zoals het opmaken van een toetredingsakte of het afsluiten van een cao. U dient hiervoor een verplicht modelformulier te gebruiken! Pro-Pay kan u bijstaan om dit formulier correct in te vullen.

! Indien u een plan wenst op te maken voor het volledige kalenderjaar 2025, dient dit plan ten laatste op 30 april 2025 te zijn neergelegd bij de FOD WASO.

De winstpremie

Deze premie maakt het mogelijk om een deel of het geheel van de winst toe te kennen aan de werknemers en geniet op fiscaal vlak en op het vlak van sociale zekerheid een gunstige behandeling. Net zoals de niet-recurrente resultaatsgebonden premie heeft deze premie een collectief karakter.

Welk voordeel biedt deze premie?

Deze premie is niet onderworpen aan werkgeversbijdragen voor de sociale zekerheid.
De werknemer zal wel 13,07% solidariteitsbijdrage betalen en bedrijfsvoorheffing aan een vast percentage van 7%.

Is er een maximumbedrag voorzien?

Er is geen maximumbedrag voorzien, maar het totaal uit te keren bedrag mag niet hoger zijn dan 30% van de totale bruto loonmassa van het boekjaar. Noteer ook dat de winstpremie niet aftrekbaar is als beroepskost in de vennootschapsbelasting.

Welke voorwaarden moeten vervuld zijn om deze premie toe te kennen?

– De onderneming is onderworpen aan de Belgische vennootschapsbelasting of aan de belasting voor niet-inwoners;

– Toekenning enkel op basis van (een deel van) de winst;

– Indien de werkgever een identiek bedrag of een identiek percentage toekent aan alle werknemers, volstaat een beslissing van de Algemene Vergadering en een schriftelijke mededeling door de werkgever;

– Indien de werkgever verschillende winstpremies wenst toe te kennen aan verschillende categorieën van werknemers, zal ook een toetredingsakte of ondernemings-cao nodig zijn;

– De werkgever kan bepalen dat werknemers die werden ontslagen om dringende redenen en/of werknemers die zelf ontslag gegeven hebben en de onderneming hebben verlaten tijdens het boekjaar, worden uitgesloten van deze premie;

– De werkgever kan ook rekening houden met het tewerkstellingsregime van de werknemers en kan ervoor kiezen om bepaalde inactiviteitsperiodes van de werknemers tijdens het boekjaar niet mee te tellen bij de bepaling van de premie.

Welke premie toekennen aan uw werknemers?

Welke premie u het beste toekent aan uw werknemers hangt af van wat u juist wenst te belonen.

Wilt u deze premie koppelen aan het behalen van bepaalde doelstellingen of liever niet? Wilt u alle werknemers belonen of enkel een bepaalde categorie? Of wenst u misschien beide premies te combineren? Ook dat is mogelijk.

Indien uw onderneming in België niet onderworpen is aan de vennootschapsbelasting of belasting voor niet-inwoners, is de toekenning van de winstpremie niet mogelijk. Het invoeren van een niet-recurrente resultaatsgebonden bonus kan wel.

Aarzel niet om ons te contacteren voor meer informatie en begeleiding via legal@pro-pay.be.

In onze nieuwsflits van oktober hebben we u ingelicht over de verplichtingen met betrekking tot de Federal Learning Account (“FLA”) en hoe wij u daarbij kunnen helpen. Op 20 december 2024 werd een wet gepubliceerd die deze verplichtingen tijdelijk uitstelt. Hieronder dus een nieuwe stand van zaken.

Even ter herhaling: voor de publicatie van deze wet moest elke werkgever ten laatste op 30 november 2024 in de FLA alle opleidingen registreren die werknemers gevolgd hebben tussen 1 januari en 30 september 2024. Vanaf 1 december 2024, moest de werkgever elke gevolgde opleiding ten laatste binnen één maand na elk kwartaal registreren.

! De nieuwe wet stelt deze deadline uit naar 1 april 2025. Tot die datum hebben werkgevers de keuze om:

• De opleidingen die gevolgd werden vanaf 1 januari 2024 te blijven registreren in de FLA;

OF

• Deze opleidingen bij te houden in een individuele opleidingsrekening. Dit is een papieren of elektronisch formulier waarin het opleidingskrediet van de werknemer wordt bijgehouden.

Voor meer informatie over de opleidingsrekening en de formaliteiten die gerespecteerd moeten worden bij de opmaak verwijzen wij naar onze nieuwsbrief.

Actiepunt?

Hoewel de deadline is uitgesteld, raden wij aan om de opleidingen die vanaf 1 januari 2024 zijn gevolgd in de FLA te blijven registreren. Op deze manier bent u zeker dat alles tijdig geregistreerd is tegen de nieuwe deadline. Bovendien zal de individuele opleidingsrekening vanaf 1 april 2025 normaal gezien opnieuw verdwijnen.

Indien u vragen heeft over onze dienstverlening met betrekking tot de FLA of de hieraan verbonden tarieven, aarzel dan niet om ons te contacteren via legal@propay.be.

Werknemers die beroepsverplaatsingen maken met hun eigen wagen kunnen van hun werkgever een terugbetaling krijgen van de gemaakte kosten.

Het is niet nodig om het juiste bedrag van deze kosten te bewijzen, aangezien de overheid een maximum forfaitair bedrag per kilometer heeft vastgelegd dat aanvaard wordt als kost eigen aan de werkgever (“kilometervergoeding”). Deze kilometervergoeding is vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen indien het maximumbedrag per kilometer niet wordt overschreden.

Het nieuwe bedrag dat van toepassing is vanaf 1 januari 2025 tot en met 31 maart 2025 bedraagt 0,4290 EUR per kilometer.

Ter herinnering: het bedrag dat van toepassing was van 1 oktober 2024 tot en met 31 december 2024 bedroeg 0,4293 EUR per kilometer. Er is dus sprake van een lichte daling tegenover het vorige bedrag.

Het is alternatief mogelijk om te kiezen voor de jaarlijkse indexering van de kilometervergoeding. Een werkgever kan dus kiezen tussen de driemaandelijkse geïndexeerde bedragen of het jaarlijks geïndexeerd bedrag, dat 0,4415 EUR bedraagt voor de periode van 1 juli 2024 tot 30 juni 2025. In het laatste geval moet de werkgever dus hetzelfde bedrag behouden gedurende de hele periode.

Een bijkomende voorwaarde is dat het aantal afgelegde kilometers per jaar niet abnormaal hoog mag zijn (maximum 24.000 km per jaar). Als het aantal kilometers hoger ligt, moet hiervan bewijs geleverd worden.

Deze driemaandelijkse en jaarlijkse geïndexeerde bedragen zijn maximumbedragen. Werkgevers kunnen zonder problemen een lagere vergoeding per kilometer toepassen. Een hogere vergoeding per kilometer is ook mogelijk, maar dan ligt de bewijslast bij de werkgever en de werknemer. Zij moeten bewijzen dat de betaalde vergoeding overeenkomt met de reële kostprijs.

Elk jaar in januari worden de lonen van de werknemers die onder paritair comité 200 (PC 200) vallen aangepast aan de levensduurte. In België wordt dit de indexering van de lonen genoemd.

Deze indexering is het systeem waarbij de lonen gekoppeld zijn aan de evolutie van het afgevlakte gezondheidsindexcijfer. Het maandelijkse loon wordt verhoogd met een percentage op basis van de inflatie van het voorbije kalenderjaar. Het indexatiesysteem van PC 200 is van toepassing op alle werknemers die onder dit paritair comité vallen.

Het definitieve indexpercentage bedraagt 3,58%. Concreet betekent dit dat de brutolonen op 1 januari 2025 met 3,58% stijgen.

Dit betekent verder ook dat de jaarlijkse premie betaalbaar in juni 2025 (voor zover niet omgezet in een gelijkwaardig voordeel) 323,69 EUR zal bedragen.

Buitenlandse werknemers die geen onderdaan zijn van de Europese Economische Ruimte (EER), hebben een arbeidskaart of een gecombineerde vergunning nodig om op het Belgische grondgebied te mogen werken, tenzij zij hiervan vrijgesteld zijn.

De bevoegdheid voor de toekenning van een arbeidskaart of een gecombineerde vergunning werd geregionaliseerd. Elk gewest kan bijgevolg zijn eigen voorwaarden bepalen voor de toekenning van een arbeidskaart/gecombineerde vergunning. Zij bepalen dus ook elk de loonvoorwaarden die van toepassing kunnen zijn voor de toekenning van een arbeidskaart/gecombineerde vergunning in hun respectievelijke regio (Brussels Hoofdstedelijk Gewest, Waals Gewest en Vlaams Gewest).

In de loop van 2024 hebben alle gewesten hun regels met betrekking tot arbeidskaarten/gecombineerde vergunningen gewijzigd. In het Brussels Hoofdstedelijk Gewest wordt sinds 1 oktober 2024 voor de minimum bruto loongrenzen gewerkt met bruto maandlonen in plaats van bruto jaarlonen (zie ook nieuwsbrief met betrekking tot de nieuwe immigratieregels in Brussel).

Vanaf 1 januari 2025 zijn de volgende minimum bruto loongrenzen van toepassing voor de categorie van hooggeschoolde werknemers en leidinggevend personeel die in België willen werken en de werknemers die een Europese blauwe kaart willen aanvragen:

Naast deze loongrenzen moet ook aan andere voorwaarden voldaan zijn opdat de werknemer in aanmerking komt voor een arbeidskaart/gecombineerde vergunning.

Aarzel niet om onze juridische dienst te contacteren voor meer informatie over immigratie via het volgende email adres: legal@pro-pay.be.

De referentie-CO2-uitstoot voor inkomstenjaar 2025 is gepubliceerd

De referentie-CO2-uitstoot is een cruciale factor voor het correct berekenen van het voordeel van alle aard voor bedrijfswagens. Zoals ook in voorgaande jaren het geval was, zijn de referentie-CO2-uitstoten opnieuw gedaald.

Wat betekent dit concreet? Een daling van de referentie-CO2-uitstoot heeft als gevolg dat het voordeel van alle aard voor eenzelfde wagen stijgt.

Ter herinnering: belastbaar voordeel bedrijfswagen

Wanneer de onderneming een bedrijfswagen ter beschikking stelt aan haar werknemers, ontstaat er een belastbaar voordeel van alle aard indien de werknemers deze bedrijfswagen ook voor privédoeleinden gebruiken.

Sinds 1 januari 2012 wordt het voordeel van alle aard bedrijfswagen als volgt berekend:

(Cataloguswaarde wagen x leeftijdscoëfficiënt) x 6/7 x CO2-percentage

De leeftijd van de wagen beïnvloedt de cataloguswaarde. Men kijkt hier naar de periode verstreken sinds de eerste inschrijving van het voertuig.

Het CO2-percentage is een variabel percentage dat afhankelijk is van de CO2-uitstoot van de bedrijfswagen in kwestie.

Referentie-CO2-uitstoot voor de berekening van het CO2-percentage

Het CO2-percentage wordt bepaald door de CO2-uitstoot van de betrokken wagen te vergelijken met de referentie-CO2-uitstoot. Voor 2025 zijn de referentie-CO2-uitstoten als volgt vastgesteld:

• 71 g/km voor voertuigen met een benzine-, lpg- of aardgasmotor;
• 59 g/km voor voertuigen met een dieselmotor.

Het CO2-basispercentage bedraagt 5,5% voor de bovengenoemde referentie CO2-uitstoten. Wanneer de CO2-uitstoot van de wagen hoger of lager ligt dan de referentie-CO2-uitstoot, wordt het basispercentage respectievelijk verhoogd of verlaagd met 0,1% per gram CO2.

Het CO2-percentage is onderworpen aan een minimum van 4% en een maximum van 18%.

Vergelijking met voorgaande jaren

In 2024 bedroegen de referentie-CO2-uitstoten respectievelijk 78 g/km voor voertuigen met een benzine, lpg- of aardgasmotor en 65 g/km voor dieselvoertuigen. Het jaar daarvoor, in 2023, waren deze waarden 82 g/km en 67 g/km.

Cijfervoorbeeld

An heeft een bedrijfswagen Mercedes-Benz ter waarde van EUR 33.695 met een dieselmotor en CO2-uitstoot van 108 g/km.

• 2025 voordeel alle aard: 252,71 EUR per maand.
• 2024 voordeel van alle aard: 238,27 EUR per maand.

Dat betekent een stijging van het voordeel van alle aard van 6% vergeleken met dezelfde nieuwe dieselwagen in 2024.

Nota: In dit voorbeeld werd abstractie gemaakt van de leeftijdscoëfficiënt.

Inwerkingtreding

De nieuwe referentie-CO2-uitstoten zijn van toepassing op voordelen van alle aard voor bedrijfswagens die vanaf 1 januari 2025 worden berekend.

Moet ik als onderneming actie ondernemen?

Het voordeel van alle aard voor bedrijfswagen wordt automatisch correct berekend, rekening houdend met de nieuwe referentie-CO2-uitstoot. Er is dus geen specifieke actie vereist. Bij een wijziging van bedrijfswagen tijdens het jaar is het echter belangrijk om uw Payroll Business Partner onmiddellijk op de hoogte te stellen.

Waar gaat het over?

Een nieuwe rapporteringsverplichting is ingevoerd om het voordeel van de bedrijfsfiets aan te geven op de fiscale fiches vanaf 1 januari 2024.

Deze nieuwe rapporteringsverplichting vloeit voort uit de Circulaire 2024/C/22 van 28 maart 2024, uitgevaardigd door de Belgische fiscale administratie.

Ter herinnering (1): fiche 281.10 / 281.20

De fiscale fiche 281.10 (voor werknemers) / fiche 281.20 (voor bedrijfsleiders) geeft een jaaroverzicht weer van het loon, maar ook van kostenvergoedingen en toegekende voordelen van alle aard.

De fiscale fiche over inkomstenjaar 2024 moet in principe ten laatste eind februari 2025 worden ingediend (deadline en modelfiche zijn nog te communiceren door de FOD Financiën). Pro-Pay begint de opmaak hiervan voor te bereiden in januari 2025.

Ter herinnering (2): vrijstelling voordeel bedrijfsfiets

Een bedrijfsfiets wordt ter beschikking gesteld aan de werknemer (of bedrijfsleider) en is eigendom van de onderneming of wordt geleased door de onderneming.

Indien aan bepaalde voorwaarden is voldaan, geldt er een belastingvrijstelling van het voordeel van de bedrijfsfiets.

De belastingvrijstelling kan enkel worden genoten door degenen van wie de beroepskosten in de aangifte personenbelasting forfaitair worden bepaald (wat betekent dat de werknemer/bedrijfsleider zijn werkelijke beroepskosten niet bewijst in de belastingaangifte).

Er verandert dus niets aan de payroll, het gaat louter om een bijkomende toevoeging aan de fiscale fiche.

Fiscale fiche in 2025: opnemen van het voordeel van de bedrijfsfiets

Het voordeel van de bedrijfsfiets moet vanaf inkomstenjaar 2024 volledig worden gerapporteerd op de fiscale fiche.

Het voordeel van de bedrijfsfiets dat moet vermeld worden op de fiscale fiche, dient gewaardeerd te worden aan de werkelijke waarde voor de verkrijger van het voordeel.

De werkelijke waarde is de besparing die de werknemer/bedrijfsleider realiseert doordat de fiets gratis ter beschikking wordt gesteld door de onderneming.

De Belgische fiscale administratie heeft in haar Circulaire 2024/C/22 gepreciseerd welke elementen in rekening moeten worden gebracht bij het bepalen van de werkelijke waarde (namelijk: de aard, grootte en waarde van het aanbod).

Het voordeel zal uiteraard variëren afhankelijk van de waarde van de fiets en accessoires, evenals de kosten van de aangeboden diensten. In elk geval is dit steeds inclusief btw.

Het is aan de onderneming om het voordeel voor elk geval afzonderlijk te bepalen op basis van de feitelijke omstandigheden, en om de werkelijke waarde voor de verkrijger vast te stellen, zodat het overeenstemt met de door hem gerealiseerde besparing.

In eerste instantie kan u bij uw fietsleasemaatschappij of fietsverkoper terecht om de werkelijke waarde van de bedrijfsfiets te bepalen. Daarnaast kan uw boekhouder u bijstaan om te helpen bij het bepalen van de werkelijke waarde.

Uitzondering: mobiliteitsbudget

Wanneer de fiets wordt toegekend aan de werknemer in het kader van het wettelijk mobiliteitsbudget, dient het voordeel van de bedrijfsfiets niet te worden opgenomen op de fiscale fiche. In dit geval dient op de fiscale fiche wel het totaalbedrag van het mobiliteitsbudget van het betrokken jaar te worden vermeld, dus de som van de drie pijlers.

Tijd voor actie!

Zoals elk jaar zal uw payroll business partner u in de loop van januari 2025 contacteren om de benodigde informatie te verzamelen voor de opmaak van de fiscale fiche.

Op dat moment zal u ons ook moeten informeren over de werkelijke waarde van bedrijfsfiets.

Het is dus van belang om nu al deze informatie te verzamelen.

Commerciële contracten die uw onderneming afsluit met haar klanten waarop het Belgische recht van toepassing is, worden grotendeels beheerst door de regels van het Burgerlijk Wetboek.

Vanaf 1 januari 2025 voert boek 6 van het Burgerlijk Wetboek een belangrijke hervorming door op het gebied van aansprakelijkheid. Klanten van uw onderneming kunnen vanaf dan uw ‘hulppersonen’ – waaronder uw werknemers, freelancers, bestuurders en onderaannemers – rechtstreeks aansprakelijk te stellen in geval van contractuele schendingen. Terwijl voorheen (t.e.m. 31 december 2024) alleen uw onderneming aansprakelijk kon worden gesteld, stelt deze hervorming deze hulppersonen nu bloot aan buitencontractuele claims van uw klanten.

Deze nieuwe regeling is echter aanvullend, wat betekent dat bedrijven deze risico’s kunnen beperken door specifieke vrijstellingsclausules op te nemen in hun contracten en algemene voorwaarden. Door uw contracten aan te passen, kunt u uw team m.a.w. beschermen en voorkomen dat uw klanten directe actie tegen hen ondernemen. We raden u dan ook aan om uw algemene voorwaarden aan te passen om ervoor te zorgen dat deze exoneratie wordt toegevoegd, idealiter nog voordat de nieuwe wetgeving van kracht wordt.

Daarnaast raden wij u aan om uw verzekeringsmakelaar te contacteren om na te gaan of uw huidige beroepsaansprakelijkheidsverzekering al uw hulppersonen dekt, of uw verzekering ook claims dekt die rechtstreeks gericht worden aan hulppersonen en welke kosten er al dan niet gedekt worden (bv kosten voor juridische bijstand aan de hulppersoon).

Pro-Pay kan u assisteren om uw contracten aan te passen om te vermijden dat uw hulppersonen buitencontractueel aansprakelijk worden gesteld. U kan hiervoor contact opnemen door te mailen naar het volgende e-mailadres: legal@pro-pay.be.

Het einde van het kalenderjaar lonkt en collega’s maken afspraken over de vakantie tussen kerst en nieuw. Sommige collega’s dromen intussen al van hun bestemming voor de zomervakantie in 2025, maar de overijverige collega’s aan het einde van de gang hebben geen tijd om hun vakantie op te nemen… De hoogste tijd dus om enkele veel gestelde vragen rond vakantie te beantwoorden.

Vakantiedagen opbouwen en opnemen. Hoe zit het nu weer?

Volgens de Belgische vakantiewetgeving bouwt een werknemer vakantierechten op basis van zijn prestaties in het voorgaande kalenderjaar. Het kalenderjaar waarin de werknemer zijn vakantie opneemt wordt het vakantiejaar genoemd. Het voorafgaande kalenderjaar, waarin de vakantierechten worden opgebouwd, is het vakantiedienstjaar.

Diezelfde wetgeving bepaalt dat een werknemer zijn wettelijke vakantiedagen dient op te nemen voor het einde van het vakantiejaar. Met andere woorden: de werknemer heeft de verplichting om tegen 31 december 2024 alle wettelijke vakantie op te nemen die hij in 2023 heeft opgebouwd.

Mijn werknemer vraagt of hij vakantiedagen kan overdragen naar volgend jaar. Mag dat?

Vakantiedagen overdragen is volgens de letter van de wet niet toegestaan en een werknemer die niet al zijn vakantiedagen opneemt is deze bijgevolg kwijt. Een bediende kan zijn werkgever dus niet vragen om de niet-opgenomen vakantiedagen uit te betalen.

Voor arbeiders liggen de zaken anders: zij ontvangen hun vakantiegeld van de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie en dit vakantiegeld blijft verworven, ook als ze niet al hun vakantiedagen opnemen.

In de praktijk wordt er in veel Belgische ondernemingen toegestaan dat op vraag van de werknemer, een beperkt aantal wettelijke vakantiedagen kan worden overgedragen, die dan binnen een bepaalde termijn opgenomen moeten worden.

Vanaf vakantiejaar 2024 kunnen wettelijke vakantiedagen in een beperkt aantal gevallen wél overgedragen worden.

Hoe werkt het nieuw systeem van overdracht van vakantie in geval van langdurige schorsing en onmogelijkheid om de wettelijke vakantiedagen op te nemen?

Wanneer een werknemer vakantiedagen niet kan opnemen tegen 31 december 2024 omwille van een langdurige afwezigheid te wijten aan een (arbeids)ongeval of beroepsziekte, arbeidsongeschiktheid, moederschapsrust, geboorteverlof, profylactisch verlof, adoptieverlof, pleegzorgverlof of een pleegouderverlof, moet de werknemer deze dagen kunnen overdragen.

• ! Het moet wel degelijk gaan om overmacht, waarbij de werknemer onmogelijk nog zijn vakantiedagen kan opnemen in 2024. Het gaat bijvoorbeeld niet om het geval waarin de werkgever tegen het einde van de jaar een werknemer, die in de loop van het jaar zes maanden ziek was, weigert om zijn vakantiedagen nog te laten opnemen. Echter, wanneer een werknemer bijvoorbeeld arbeidsongeschikt is van bijvoorbeeld 3 november 2024 tot en met 17 januari 2025, is hij in de onmogelijkheid om zijn wettelijke vakantiedagen nog op te nemen in 2024.

De niet-opgenomen vakantie moet in deze gevallen van schorsing worden toegekend binnen de 24 maanden die op het einde van het vakantiejaar volgen.

Het vakantiegeld voor de niet-opgenomen dagen wordt uiterlijk op 31 december van het betrokken vakantiejaar uitbetaald aan bedienden. Arbeiders behouden hun vakantiegeld via de vakantiekas.

Wat zijn de mogelijke gevolgen voor mij als werkgever indien niet alle vakantiedagen werden opgenomen?

Als werkgever heb je de plicht om ervoor te zorgen dat je werknemers hun vakantie opnemen. Het niet nakomen van deze verplichting kan gesanctioneerd worden met administratieve en zelfs strafrechtelijke geldboetes.

In de praktijk dien je ervoor te zorgen dat je je werknemers voldoende informeert over het feit dat ze tijdig hun openstaande vakantiedagen dienen op te nemen. Indien je werknemer, ondanks jouw waarschuwingen, toch beslist om niet al zijn dagen op te nemen, dan loop je geen risico op de hierboven vermelde sancties.

Mijn onderneming kent de werknemers bovenop hun wettelijke vakantie ook extralegale vakantiedagen toe. Wat zegt de wetgeving dáárover?

De wetgeving voorziet niet in een wettelijk kader voor extralegale vakantiedagen. Dat betekent concreet dat je als werkgever zelf de spelregels hierover bepaalt en bijgevolg kan vastleggen dat bovenwettelijke vakantiedagen overgedragen kunnen worden. Deze spelregels worden best in het arbeidsreglement vastgelegd.

Nieuw sinds 2024: eindverrekening aftrek vakantieattest in december voor nieuwe bedienden

Zoals uitgelegd in onze newsletter is de procedure voor de aftrek van enkel vakantiegeld voor nieuwe bedienden gewijzigd in 2024. Sinds 2024 gebeurt die aftrek in twee fasen:

1. Gedurende het jaar: telkens wanneer een bediende een vakantiedag opgebouwd bij zijn vorige werkgever, opneemt bij zijn nieuwe werkgever, zal de bediende zijn normaal vast loon ontvangen, maar met een aftrek van 90% van het vast loon voor de opgenomen vakantiedagen gedurende die maand.
   
2. December: eindverrekening van het enkel vakantiegeld, rekening houdend met de bedragen van het enkel vakantiegeld vermeld op het vakantieattest, verminderd met de bedragen die al in mindering werden gebracht gedurende het jaar.

Het resultaat van deze eindverrekening kan een teruggave of een bijkomende aftrek zijn. Dit zal duidelijk zijn in de loonbrief van de maand december.

Hoe kan ik het overzicht bewaren over de resterende vakantiedagen van mijn werknemers?

Indien je HR-afdeling geen eigen kalender heeft om de vakantierechten van werknemers bij te houden, dan kan Pro-Pay je helpen met een handige tool. Your Easy Absence Planner (YEAP) kan je helpen bij het beheer van alle afwezigheden, inclusief alle soorten vakantie. Het is immers belangrijk om ook andere afwezigheden correct te rapporteren met het oog op jouw wettelijke verplichtingen als werkgever en het recht van de werknemer op bepaalde uitkeringen.

Met YEAP wordt het overzicht krijgen of houden op de vakantietellers van je werknemers heel eenvoudig.

Actie!

• Bezorg je werknemers een overzicht van hun openstaande wettelijke vakantiedagen.
• Herinner hen nog eens aan de regels in verband met de opname en overdracht van vakantiedagen.
• Indien dat nog niet gebeurd is: bepaal de regels rond de opname en overdracht van extralegale vakantiedagen, bij voorkeur in het arbeidsreglement.