Auteur: ibizz

Buitenlandse werknemers die geen onderdaan zijn van de Europese Economische Ruimte (EER), hebben een arbeidskaart of een gecombineerde vergunning nodig om op het Belgische grondgebied te mogen werken, tenzij zij hiervan vrijgesteld zijn.

De bevoegdheid voor de toekenning van een arbeidskaart of een gecombineerde vergunning werd geregionaliseerd en elk gewest kan zijn eigen voorwaarden bepalen voor de toekenning van een arbeidskaart/gecombineerde vergunning. Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest heeft zijn regels met betrekking tot gecombineerde vergunningen gewijzigd, met ingang van 1 oktober 2024. De belangrijkste wijzigingen zijn de volgende:

1. Nieuwe definitie van “loon”

Bepaalde categorieën werknemers moeten een minimumloon bereiken. Voorheen was de drempel een jaarlijks bedrag, dat niet alleen het vast loon omvatte, maar ook andere vergoedingen en voordelen, zoals vakantiegeld, dertiende maand, bedrijfswagen, maaltijdcheques, enz.

Het Gewest heeft nu de definitie van “loon” aangepast:

• De loongrens is nu een maandelijks bedrag, berekend op basis van een percentage van het gemiddelde maandelijkse brutoloon in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
  
• De enige bezoldiging die in aanmerking wordt genomen, komt overeen met Code 1 van de DMFA-aangifte (= driemaandelijkse aangifte bij de Belgische sociale zekerheid). De volgende looncomponenten vallen onder Code 1: vast maandloon, voordelen in natura zoals laptop, GSM, huisvesting en overuren bijvoorbeeld. Andere elementen zoals vakantiegeld, dertiende maand, enz. zijn dus uitgesloten van deze loongrens. Op basis hiervan heeft het Gewest nieuwe loongrenzen vastgesteld (zie hieronder).
  
• Werkgevers hoeven in het kader van jaarlijkse controles geen individuele rekeningen en loonfiches meer aan de autoriteiten te bezorgen, aangezien de controles via de sociale zekerheidsdatabase zullen worden uitgevoerd.

De nieuwe drempels voor de verschillende categorieën zijn de volgende:

De bedragen worden elk jaar automatisch aangepast op 1 januari.

! Dit geldt ook voor gedetacheerde werknemers, voor wie het totale bruto maandloon (Belgisch belastbaar salaris en buitenlandse sociale zekerheid) in aanmerking moet worden genomen. Aangezien er voor gedetacheerde werknemers geen DMFA-aangifte is, zal het Gewest de loongrenzen op individuele basis controleren.

Bovenstaande wijzigingen gelden voor elke aanvraag en verlenging vanaf 1 oktober 2024.

Volgens het Gewest zouden de meeste huidige gecombineerde vergunningen aan de nieuwe drempels moeten voldoen. Indien dit niet het geval is, zal het Gewest een pragmatische benadering volgen: zij zullen vooral nagaan of aan de andere voorwaarden is voldaan. Wij adviseren werkgevers echter om de maandlonen aan te passen aan de nieuwe drempels.

2. Nieuwe vereiste aanvraagdocumenten

Het Gewest heeft nu nieuwe documenten nodig voor bepaalde categorieën van gecombineerde vergunningen, nieuwe documenten zoals een beschrijving van de openstaande functie of een organigram van het bedrijf.

3. Publicatie van de vacature op de Actiris-website

Voortaan is het vereist om een vacature vijf weken op voorhand via de diensten van Actiris te publiceren en een bericht te verkrijgen van Actiris over het resultaat van deze stappen, waarin wordt aangegeven dat de functie niet kon worden ingevuld op de lokale arbeidsmarkt.

Deze specifieke procedure hoeft echter niet te worden gevolgd voor bepaalde categorieën (zoals hooggekwalificeerd personeel of ICT) of voor functies die op de knelpuntberoepenlijst van Actiris staan.

4. Gecombineerde vergunningen voor onbepaalde duur

Werknemers kunnen nu een gecombineerde vergunning voor onbepaalde duur aanvragen na 30 maanden een werkvergunning van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest te hebben gehad (was voorheen 4 jaar).

Stages worden nu meegeteld om de 30 maanden te bereiken.

5. Wijzigingen betreffende de Europese blauwe kaart

De nieuwe Brusselse wetgeving houdt rekening met de nieuwe “Richtlijn Europese Blauwe Kaart”.

Als gevolg hiervan:

• Wordt het gemakkelijker voor werknemers om van werkgever te veranderen;
  
• Is een hogere opleiding niet langer vereist voor werknemers in de ICT-sector. Beroepskwalificaties kunnen worden aangetoond door bewijs van beroepservaring (bijv. via een CV of opleiding).

6. Automatische intrekking van de werkvergunning bij beëindiging

In geval van beëindiging moest de werkgever voorheen het Gewest verzoeken de werkvergunning in te trekken. Dit zal nu automatisch gebeuren aangezien het Gewest toegang heeft tot de Dimona-aangiften.

! Actiepunten:

• Controleer de loongrenzen van uw werknemers met een gecombineerde vergunning in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest om ervoor te zorgen dat deze zijn afgestemd op de nieuwe regels
  
• Zorg ervoor dat uw rekruteringsteam op de hoogte is van de nieuwe drempels bij het rekruteren van buitenlands personeel dat een gecombineerde vergunning nodig heeft.
  
• Als u klant bent van het immigratieteam van Pro-Pay, zullen wij uw dossier de komende weken controleren en contact met u opnemen om onze bevindingen te bespreken.

Neem gerust contact op met onze juridische afdeling voor een second opinion over het comp & ben pakket van uw personeel of voor meer informatie op het volgende e-mailadres: legal@pro-pay.be.

Op 2 september 2024 is het Koninklijk Besluit in werking getreden dat de regels vastlegt rond de elektronische neerlegging van het jaarlijkse opleidingsplan. Tijd om kort even te herhalen wat het jaarlijks opleidingsplan is (zie ook onze meest recente nieuwsbrief over dit onderwerp) en wat deze verplichting tot elektronische neerlegging inhoudt.

Wat is het jaarlijks opleidingsplan?

Sinds de Arbeidsdeal zijn werkgevers met 20 of meer werknemers verplicht om jaarlijks een formeel opleidingsplan op te stellen.

Het formeel opleidingsplan moet het volgende bevatten:

• een overzicht van alle formele en informele opleidingen die in de onderneming aangeboden worden.
  
• de doelgroepen van werknemers voor wie deze opleidingen bestemd zijn, met een bijzondere aandacht voor personen uit risicogroepen (zoals pas ontslagen bedienden en bedienden ouder dan 45 jaar) alsook voor de gelijke behandeling van mannen en vrouwen.
  
• uitleg over hoe het opleidingsplan bijdraagt aan de algemene investeringen in opleidingen.

Het opleidingsplan moet jaarlijks uiterlijk tegen 31 maart opgesteld worden. Bijgevolg moet uw ondernemingsraad, of bij gebrek daaraan uw vakbondsafvaardiging, of bij gebrek daaraan uw werknemers, het ontwerp uiterlijk tegen 15 maart ontvangen.

Nieuwe verplichting: de elektronische neerlegging van het jaarlijks opleidingsplan

Voor de inwerkingtreding van dit Koninklijk Besluit was er nog niet bepaald bij welke ambtenaar het formeel opleidingsplan neergelegd moest worden. Daarom werd aanbevolen om het plan voorlopig in de onderneming te bewaren.

In het Koninklijk Besluit dat op 2 september 2024 in werking is getreden, werd de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (FOD WASO) aangewezen als de bevoegde ambtenaar voor de neerlegging.

De neerlegging moet online gebeuren via de applicatie https://www.transfer.werk.belgie.be/.

Deadlines?

• Opleidingsplannen voor de jaren 2023 en 2024: neerleggen uiterlijk 6 maanden na de inwerkingtreding van het Koninklijk Besluit, dus ten laatste 1 maart 2025.
  
• Toekomstige opleidingsplannen: neerleggen binnen de maand na de inwerkingtreding van het plan.

Indien u vragen heeft over dit onderwerp, aarzel dan niet om ons te contacteren via legal@pro-pay.be.

Aangezien 2024 stilaan ten einde loopt, willen wij u een overzicht van de wettelijke feestdagen bezorgen voor 2025, alsook een opfrissing van de regelgeving omtrent vervangingsdagen.

Wettelijke feestdagen in 2025

Wetgeving

Werknemers in de privésector mogen in principe niet werken op een feestdag.

Als een feestdag samenvalt met een zondag of met een gewoonlijke inactiviteitsdag in de onderneming (meestal een zaterdag), moet deze feestdag vervangen worden door een andere dag die samenvalt met een gewone werkdag. De werkgever moet echter voor die feestdagen wel loon betalen.
De feestdagen die in de loop van 2025 samenvallen met een inactiviteitsdag zijn in de hierboven vermelde lijst in het vet aangeduid. De werknemer heeft in 2025 recht op één vervangingsdag, met name voor Allerheiligen (1 november).

De wet van 4 januari 1974 bepaalt de regels voor het vastleggen van de vervangingsdagen. In theorie is het Paritair Comité bevoegd voor het bepalen van deze vervangingsdagen, maar in de praktijk gebeurt het zelden dat het PC deze beslissing neemt. Indien het Paritair Comité geen beslissing heeft genomen vóór 1 oktober 2024, is het aan de onderneming om deze vervangingsdag vast te leggen voor 2025. De onderneming kan dat doen op één van de volgende vier manieren:

• Via de ondernemingsraad;
  
• Indien er geen ondernemingsraad is in het bedrijf, via een akkoord met de vakbondsafvaardiging;
  
• Indien er noch een ondernemingsraad noch een vakbondsafvaardiging is, via een onderling akkoord tussen de werkgever en alle werknemers;
  
• Indien er geen akkoord kan bekomen worden voor het hele bedrijf, kan er een individuele overeenkomst tussen werkgever en elke werknemer opgemaakt worden.

Indien er geen vervangingsdag kan vastgelegd worden op één van de hierboven vermelde wijzen, dan valt de vervangingsdag automatisch op de eerstvolgende werkdag na de feestdag (meestal een maandag).

De werkgever moet zijn werknemers informeren over de vervangingsdagen voor 2025 via aanplakking van een gedateerd en ondertekend bericht in de lokalen van de onderneming, en dit vóór 15 december 2024. U kan een voorbeeld van zo’n document bekomen bij uw payroll business partner.

Elk jaar in januari worden de lonen van de werknemers die onder paritair comité 200 (PC 200) vallen aangepast aan de levensduurte. In België wordt dit de indexatie van de lonen genoemd.

Deze indexatie houdt in dat de lonen gekoppeld zijn aan de evolutie van het afgevlakte gezondheidsindexcijfer. Het maandelijkse loon wordt verhoogd met een percentage op basis van de inflatie van het voorbije kalenderjaar. Het indexatiesysteem van PC 200 is van toepassing op alle werknemers die onder dit paritair comité vallen.

Op basis van de huidige vooruitzichten zal het indexpercentage voor de maand januari 2025 ongeveer 3,52% bedragen.

Ten laatste begin januari 2025 delen we u het definitieve indexpercentage mee.

In kader van de nieuwe wetgeving over opleidingsrechten (zie onze meest recente newsletter), moeten ondernemingen voortaan de Federal Learning Account (“FLA”) invullen. In deze nieuwsbrief geven we u een stand van zaken en vertellen we u hoe wij u kunnen helpen bij het vervullen van deze verplichting.

Wat?

De Federal Learning Account (“FLA”) is een digitale webapplicatie die de uitoefening, het beheer en de registratie van het individueel opleidingsrecht en de sectorale opleidingsrechten moet vergemakkelijken.

! Deze digitale webapplicatie is verplicht van toepassing voor alle werkgevers ongeacht hun grootte – en voor alle werknemers.

In deze tool dient elke werkgever alle opleidingen te registreren die de werknemers volgen.

Sigedis, de partner van de overheid die deze FLA-tool beheert, zal eind november de opleidingsrechten aanvullen voor de werknemers voor wie op dat moment nog geen opleidingsrechten zijn ingevuld. Mogelijks bent u hierover reeds geïnformeerd door de RSZ via een bericht in uw e-Box.

Vanaf 2025 zal Sigedis automatisch de opleidingsrechten aanvullen, en dient u als werkgever deze enkel nog goed te keuren of te verbeteren.

Wanneer?

Ten laatste op 30 november 2024, dient elke werkgever de opleidingen die de werknemers van 1 januari tot en met 30 september 2024 hebben gevolgd, geregistreerd te hebben in de FLA. Dit betreft zowel de formele als de informele opleidingen, in zoverre ze rechtstreeks met het werk of de functie te maken hebben.

Vanaf 1 december 2024 moet de werkgever elke gevolgde opleiding ten laatste binnen 1 maand na elk kwartaal registreren.

Verplichtingen werkgever?

• Naast de registratie van de gevolgde opleidingen, moet de werkgever er ook voor zorgen dat de gegevens van de werknemers up-to-date zijn. Zo zal hij elke nieuwe werknemer moeten registreren binnen 60 kalenderdagen te rekenen vanaf de datum van de indiensttreding.
  
• Werknemers hebben gemakkelijk toegang tot deze tool door in te loggen via www.mycareer.be.
  
• Sigedis – de partner van de overheid die deze tool beheert – zal bij de indiensttreding van een nieuwe werknemer en vervolgens (minstens) één keer per jaar de werknemers informeren over deze FLA. Werknemers die nog geen gekend e-mailadres hebben bij de overheid, dienen deze informatie via de werkgever te krijgen via een standaarddocument dat zal worden voorzien door Sigedis.
  
• De werknemer kan aan de werkgever vragen om de gegevens die foutief zijn of niet in de FLA zijn weergegeven, recht te zetten.

Hoe registreren?

Registratie in de FLA kan op verschillende manieren, maar voor werkgevers met minder dan 50 werknemers, lijkt een manuele invoer de meest aangewezen manier.

Wat kan Pro-Pay doen voor u?

Voor werkgevers die niet meer dan 50 werknemers tewerkstellen, kunnen wij de opleidingen die de werknemers volgen, voor u invoeren in de FLA indien wij daarvoor van u een specifiek mandaat bij de RSZ krijgen. U bezorgt ons de opleidingsgegevens van alle werknemers via een Excel-template die wij u bezorgen. Wij doen vervolgens het nodige om deze gegevens in te voeren in de FLA.

Indien uw onderneming meer dan 50 werknemers heeft en u beschikt nog niet over een L&S-systeem, kunnen wij u in contact brengen met één van onze partners die samen met u een L&S-systeem kan ontwikkelen met automatische registratie in de FLA.

Indien u vragen heeft over deze dienstverlening of de hieraan verbonden tarieven, aarzel niet om ons te contacteren via legal@propay.be

Werknemers die beroepsverplaatsingen maken met hun eigen wagen kunnen van hun werkgever een terugbetaling krijgen van de gemaakte kosten.

Het is niet nodig om het juiste bedrag van deze kosten te bewijzen, aangezien de overheid een maximum forfaitair bedrag per kilometer heeft vastgelegd dat aanvaard wordt als kost eigen aan de werkgever (“kilometervergoeding”). Deze kilometervergoeding is vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen indien het maximumbedrag per kilometer niet wordt overschreden.

Het nieuwe bedrag dat van toepassing is vanaf 1 oktober 2024 tot en met 31 december 2024 bedraagt 0,4293 EUR per kilometer.

Ter herinnering: het bedrag dat van toepassing was van 1 juli 2024 tot en met 30 september 2024 bedroeg 0,4297 EUR per kilometer. Er is dus sprake van een lichte daling tegenover het vorige bedrag.

Het is alternatief mogelijk om te kiezen voor de jaarlijkse indexering van de kilometervergoeding. Een werkgever kan dus kiezen tussen de driemaandelijkse geïndexeerde bedragen of het jaarlijks geïndexeerd bedrag, dat 0,4415 EUR bedraagt voor de periode van 1 juli 2024 tot 30 juni 2025. In het laatste geval moet de werkgever dus hetzelfde bedrag behouden gedurende de hele periode.

Een bijkomende voorwaarde is dat het aantal afgelegde kilometers per jaar niet abnormaal hoog mag zijn (maximum 24.000 km per jaar). Als het aantal kilometers hoger ligt, moet hiervan bewijs geleverd worden.

Deze driemaandelijkse en jaarlijkse geïndexeerde bedragen zijn maximumbedragen. Werkgevers kunnen zonder problemen een lagere vergoeding per kilometer toepassen. Een hogere vergoeding per kilometer is ook mogelijk, maar dan ligt de bewijslast bij de werkgever en de werknemer. Zij moeten bewijzen dat de betaalde vergoeding overeenkomt met de reële kostprijs.

Het schooljaar is weer volop aan de gang. Hoog tijd om de regionale principes rond educatief verlof even op een rijtje te zetten.

Waarover gaat het?

Betaald educatief verlof geeft de werknemer het recht om een erkende opleiding te volgen en om daarvoor een bepaalde tijd afwezig te zijn van het werk met behoud van loon. Niet elke opleiding geeft recht op educatief verlof. De opleiding moet daarentegen niet noodzakelijk verband houden met het werk dat de werknemer uitoefent bij zijn werkgever.

Vlaanderen heeft dit verlof omgedoopt tot ‘opleidingsverlof’. Om te weten welke regio bevoegd is voor dit type verlof dien je te kijken waar de vestiging gelegen is waar je werknemer tewerkgesteld is, zoals het vermeld wordt op de DmfA aangifte voor de RSZ. De woonplaats van de werknemer, of de plaats waar hij/zij de opleiding volgt, is dus niet bepalend voor het recht op educatief verlof.

In deze nieuwsbrief lichten we het systeem en de regionale verschillen toe. We beperken ons in de nieuwsbrief tot de drie grootste regio’s: Vlaanderen, Brussel en Wallonië.

Voor welke werknemers?

Voor elke werknemer uit de privésector die voltijds werkt. Ook bepaalde deeltijdse werknemers hebben hier recht op.

Geldt dit voor alle opleidingen?

Neen. Enkel erkende opleidingen komen in aanmerking, maar deze erkenningen zijn niet in elke regio dezelfde.

Via onderstaande linken kan je nagaan of een opleiding erkend is in de regio waarin jouw werknemer tewerkgesteld is.

• Vlaanderen: https://www.vlaanderen.be/opleidingsdatabank
• Brussel: https://economie-werk.brussels/educatief-verlof-opleiding
• Wallonië: https://emploi.wallonie.be/home/formation/conge-education-paye.html

De opleiding moet normaal gezien minstens 3 studiepunten omvatten of minstens 32 uur duren.

In Vlaanderen mag de werknemer verschillende opleidingen of modules bij verschillende opleidingsverstrekkers – die op zich niet aan 32 uur komen – samentellen om aan deze minimumvoorwaarde te voldoen.

Kan de werkgever de aanvraag weigeren?

Neen, het is een recht voor de werknemer om educatief verlof op te nemen en de werkgever kan dit niet weigeren. De planning van de dagen van de afwezigheden moet wel gebeuren in samenspraak met de werkgever.

Hoeveel uur verlof kan de werknemer aanvragen?

Dit hangt af van de specifieke opleiding die de werknemer volgt.

Er zijn maxima bepaald die afhangen van de opleiding die wordt gevolgd en die per gewest verschillen.

Het maximum aantal uren educatief verlof in Brussel is toegenomen voor bepaalde De regeling voorziet in de mogelijkheid van zogenaamde verhogingen. Bijvoorbeeld: een taalopleiding geeft recht op maximaal 80 uren educatief verlof per schooljaar in Brussel. Deze grens kan opgetrokken worden naar 130 uren indien de werknemer er bijvoorbeeld voor kiest om één van de landstalen of gebarentaal te studeren.

In Vlaanderen is het maximum aantal uren opleidingsverlof bepaald op 125 uren per schooljaar. In Vlaanderen bestaat het gemeenschappelijk initiatiefrecht waarbij de werknemer een dubbel persoonlijk maximum heeft, omdat de werknemer een opleiding volgt op voorstel van de werkgever en ook een opleiding volgt op eigen initiatief.

Hoe vraagt de werknemer dit verlof aan?

Voor opleidingen die per schooljaar georganiseerd worden moet de werknemer ten laatste op 31 oktober aan de werkgever een bewijs van inschrijving overhandigen. Bij verandering van werkgever of bij een inschrijving voor een opleiding in de loop van het jaar, dient dit attest binnen de 15 dagen na inschrijving of verandering van werkgever bezorgd te worden.

Wanneer de werknemer een opleiding volgt in Brussel of Wallonië, dient hij/zij driemaandelijks een getuigschrift aan zijn/haar werkgever te bezorgen waaruit blijkt dat de werknemer de lessen nauwgezet volgt. In Vlaanderen dient de werknemer geen attest van nauwgezetheid meer te overhandigen aan de werkgever. Het is de instelling waar de werknemer de opleiding volgt die de aanwezigheid van de werknemer online zal registreren. Wanneer de werknemer de lessen niet nauwgezet volgt en dus meer verlof genomen heeft dan hij/zij recht heeft, dan zal hij/zij bij een volgende opleidingminder opleidingsverlof krijgen.

Wanneer moet dit verlof opgenomen worden?

In Wallonië en Brussel dient de werknemer dit verlof op te nemen tussen het begin en het einde van het schooljaar. In Vlaanderen heeft de werknemer iets meer tijd: hier kunnen de dagen afwezigheid opgenomen worden vanaf de dag voor de start van de opleiding en tot twee dagen na de einddatum van de opleiding, of na het laatste examen.

Wie betaalt dit?

De werknemer die afwezig is in het kader van de opleiding krijgt zijn/haar loon doorbetaald door de werkgever, maar deze laatste kan dat begrenzen tot € 3.641 bruto per maand (bedrag voor schooljaar 2024-2025) voor voltijdse werknemers. Dit bedrag wordt jaarlijks in september geïndexeerd.

De werkgever kan een deel van dit betaalde loon terugvorderen van de Waalse, Brusselse of Vlaamse overheid, afhankelijk van de regio waar de werknemer is tewerkgesteld.

In Vlaanderen en Wallonië kan de werkgever per uur afwezigheid € 21,30 terugbetaald krijgen door de betrokken regionale overheid.

Brussel heeft dit bedrag geïndexeerd naar € 22,07 per uur.

De termijnen om het dossier tot terugbetaling in te dienen zijn strikt en verschillen per regio:

• Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest: De dossiers moeten worden ingediend tussen 1 september en 31 december van het schooljaar volgend op het schooljaar waarvoor terugbetaling gevraagd wordt. Dus om de terugbetaling te verkrijgen voor de uren afwezigheid van de werknemers voor het schooljaar 2023-2024, moet het dossier ten laatste op 31 december 2024 worden ingediend.
  Voor het schooljaar 2024 – 2025, dient het dossier ten laatste op 31 december 2025 ingediend zijn.
  
• Het Waalse Gewest: Het dossier tot terugbetaling kan worden ingediend tot 31 maart van het schooljaar volgend op het schooljaar waarvoor terugbetaling gevraagd wordt. Dat betekent dat dossiers voor het schooljaar 2023-2024 kunnen ingediend worden tot 31 maart 2025.
  Dossiers voor het schooljaar 2024 – 2025 kunnen ingediend worden tot 31 maart 2026.
  
• Het Vlaamse Gewest: Hier hebt u maar 3 maanden de tijd na de start van de opleiding. Indien uw werknemer in september 2024 zijn opleiding begonnen is in het kader van het Vlaams opleidingsverlof, dan dient u bijgevolg de terugvordering in te dienen vóór december 2024.

Wat kan Pro-Pay voor u doen?

Pro-Pay kan de aanvraagdossiers om een (gedeeltelijke) terugbetaling van het loon te bekomen voor u indienen bij de bevoegde overheid.

Contacteer uw Payroll Business Partner voor meer informatie.

Werknemers die beroepsverplaatsingen maken met hun eigen wagen kunnen van hun werkgever een terugbetaling krijgen van de gemaakte kosten.

Het is niet nodig om het juiste bedrag van deze kosten te bewijzen, aangezien de overheid een maximum forfaitair bedrag per kilometer heeft vastgelegd dat aanvaard wordt als kost eigen aan de werkgever (“kilometervergoeding”). Deze kilometervergoeding is vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen indien het maximumbedrag per kilometer niet wordt overschreden.

Het nieuwe bedrag dat van toepassing is vanaf 1 juli 2024 tot en met 30 september 2024 bedraagt 0,4297 euro EUR per kilometer.

Ter herinnering: het bedrag dat van toepassing was van 1 april 2024 tot en met 30 juni 2024 bedroeg 0,4269 EUR per kilometer. Er is dus sprake van een stijging tegenover het vorige bedrag.

Het is alternatief mogelijk om te kiezen voor de jaarlijkse indexering van de kilometervergoeding. Een werkgever kan dus kiezen tussen de driemaandelijkse of de jaarlijkse indexering, die 0,4415 EUR bedraagt voor de periode van 1 juli 2024 tot 30 juni 2025. Ook voor de jaarlijkse indexering is er dus sprake van een stijging tegenover het vorige bedrag (0,4280 EUR). In het laatste geval moet de werkgever dus hetzelfde bedrag behouden gedurende de hele periode.

Een bijkomende voorwaarde is dat het aantal afgelegde kilometers per jaar niet abnormaal hoog mag zijn (maximum 24.000 km per jaar). Als het aantal kilometers hoger ligt, moet hiervan bewijs geleverd worden.

Deze driemaandelijkse en jaarlijkse geïndexeerde bedragen zijn maximumbedragen. Werkgevers kunnen zonder problemen een lagere vergoeding per kilometer toepassen. Een hogere vergoeding per kilometer is ook mogelijk, maar dan ligt de bewijslast bij de werkgever en de werknemer. Zij moeten bewijzen dat de betaalde vergoeding overeenkomt met de reële kostprijs.

Met eindelijk enkele warme dagen achter de rug worden we eraan herinnerd dat de zomervakantie voor de deur staat. Tijd dus om de basisprincipes van studentenarbeid opnieuw op een rijtje te zetten.

Wie komt er in aanmerking voor studentenarbeid?

Een student moet minstens 16 jaar oud zijn (15 jaar indien hij/zij de eerste twee jaar van het secundair onderwijs heeft gevolgd) en onderwijs met een voltijds leerplan volgen. Iemand die een avondcursus volgt komt dus niet in aanmerking voor studentenwerk.

Een student die zijn/haar studies beëindigt in juni en zijn/haar diploma behaalt, kan nog tot en met 30 september van dat jaar werken met een studentenovereenkomst.

Een student die echter tijdens het academiejaar zijn/haar studies beëindigt, wordt niet langer als een student beschouwd en kan geen studentenovereenkomst meer afsluiten, zelfs indien hij/zij niet onmiddellijk zijn/haar diploma ontvangt.

De student mag maximum 12 ononderbroken maanden werken bij dezelfde werkgever.

Lagere solidariteitsbijdrage voor studenten en contingent van 600 uur

Studentenarbeid is onder bepaalde voorwaarden vrijgesteld van gewone sociale zekerheidsbijdragen (ca. 28% voor de werkgever en 13,07% voor de werknemer). Indien aan de volgende voorwaarden voldaan is, is de studentenarbeid louter aan een veel lagere solidariteitsbijdrage (5,42% voor de werkgever en 2,71% voor de student) onderworpen:

• De student is tewerkgesteld in het kader van een voorafgaandelijk gesloten schriftelijke studentenovereenkomst die de wettelijk verplichte vermeldingen bevat. De studentenovereenkomst is steeds een overeenkomst van bepaalde duur (maximum 12 maanden).
• In onze nieuwsbrieven van 27/01/2023 en 16/06/2023 kon u reeds lezen dat studenten vanaf 1 januari 2023 600 uren per jaar mogen werken om de lagere solidariteitsbijdragen te genieten (het contingent van 600 uur). Voorheen bedroeg dit jaarplafond 475 uur. Deze maatregel is ook dit jaar nog van toepassing. Men zal dit jaar evalueren of men het contingent van 600 uur ook zal aanhouden voor de volgende jaren.

Indien de student méér werkt dan 600 uur, is vanaf het 601ste uur de solidariteitsbijdrage niet langer van toepassing, maar zullen gewone sociale zekerheidsbijdragen (zoals voor een gewone werknemer) verschuldigd zijn.

De student kan zijn/haar aantal gewerkte uren opzoeken op Student@work. Daar kan de student een attest met het aantal beschikbare uren downloaden. Wij raden aan om dit vooraf bij de student op te vragen zodat u zeker weet hoeveel uur de student nog aan de voordelige solidariteitsbijdrage bij u kan werken.

• De student mag alleen werken tijdens periodes waarin hij/zij niet verplicht aanwezig moet zijn in de onderwijsinstelling.
• De werkgever heeft vóór aanvang van de studentenarbeid een bijzondere Dimona-aangifte voor studenten gedaan. Indien u wenst dat uw Payroll Business Partner deze aangifte doet, licht hem of haar dan minstens twee werkdagen voor de aanvang van de overeenkomst in.

Loon en arbeidsvoorwaarden

U moet minstens het minimumloon, zoals dat voor uw andere werknemers vastgesteld en van toepassing is in de sector (of op het niveau van de onderneming indien er gunstiger regels werden overeengekomen), betalen aan de student, tenzij de sector zelf in een uitzondering voorziet voor studenten. Dat laatste is bijvoorbeeld het geval in PC 200 (aanvullend paritair comité voor bedienden), waar specifieke minimumlonen voor studenten bestaan.

Op de tewerkstelling van studenten zijn in algemene zin dezelfde arbeidsrechtelijke regels van toepassing als op de tewerkstelling van een gewone werknemer. Zo moeten studenten bijvoorbeeld ook een kopie van het arbeidsreglement ontvangen bij hun indiensttreding.

Toch zijn er enkele uitzonderingen op dit algemeen principe. Zo bevat de arbeidsovereenkomst van studenten een proefperiode van 3 dagen; mogen studenten minder dan 1/3 van de wekelijkse arbeidsduur werken (bij een 38 uren week, betekent dit dat studenten minder mogen werken dan 13 uur per week) en is nachtarbeid in de meeste gevallen verboden voor minderjarigen.

Inschrijvingsbewijs

Als werkgever moet u kunnen aantonen dat de tewerkgestelde persoon wel degelijk student is. De RSZ vereist dan ook dat u een inschrijvingsbewijs voor het lopende school- of academiejaar kan voorleggen op hun verzoek.

Om die reden raden wij dan ook ten sterkste aan om aan de student een kopie van zijn inschrijvingsbewijs te vragen vóór de start van zijn overeenkomst en dit te bewaren.

Wat moet u doen als werkgever?

Vóór de indiensttreding van een student:

• Opvragen inschrijvingsbewijs en attest Student@work
• Studentenovereenkomst ondertekenen
• Dimona-aangifte doen –> informeer Pro-Pay!

Bij indiensttreding: de student een afschrift van het arbeidsreglement bezorgen en hem/haar vragen om een ontvangstbewijs te ondertekenen.

Werknemers die structureel en regelmatig thuiswerken kunnen daarvoor een forfaitaire kostenvergoeding ontvangen van hun werkgever. Het maximumbedrag van deze kostenvergoeding werd op 01.06.2024 verhoogd van 151,70 EUR per maand naar 154,74 EUR per maand.

Verhoging bureauvergoeding

Aangezien de kosten verbonden aan het thuiswerk relatief klein en moeilijk bewijsbaar zijn, aanvaarden de RSZ en de fiscus dat men deze kosten forfaitair raamt. De forfaitaire bureauvergoeding is onder andere bedoeld om kosten voor verwarming, elektriciteit, water, verzekeringen, kantoorbenodigdheden en versnaperingen te dekken.

De RSZ heeft in haar tussentijdse administratieve instructies meegedeeld dat de bureauvergoeding opnieuw geïndexeerd werd. Het maximumbedrag van 151,70 EUR per maand werd met ingang van 01.06.2024 verhoogd naar 154,74 EUR per maand.

De fiscus volgt het bedrag van de bureauvergoeding zoals vastgesteld door de RSZ, alsook de evolutie van dit bedrag. Het bedrag van 154,74 EUR is dus vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen.

Het bedrag van 154,74 EUR per maand is een maximumbedrag. Het is dus niet verplicht om dit maximumbedrag toe te kennen, maar het staat u vrij om het bedrag te verhogen tot 154,74 EUR per maand vanaf 01.06.2024.

We willen u er ook aan herinneren dat er voor thuiswerkers een schriftelijke overeenkomst dient opgesteld te worden, in principe ten laatste op het moment dat de werknemer begint met het thuiswerk. In dit geschrift moeten bepaalde verplichte vermeldingen worden opgenomen, zoals de plaats waar de werknemer zal telewerken, de manier waarop de kosten zullen worden vergoed, etc.

Andere kostenvergoedingen voor thuiswerk

Bovenop de bureauvergoeding kan de werkgever ook nog de volgende zaken forfaitair vergoeden:

• 20 EUR per maand indien de werknemer zijn/haar privé-internetverbinding gebruikt voor professionele doeleinden.
• 20 EUR per maand indien de werknemer zijn/haar eigen pc gebruikt voor professionele doeleinden OF 10 EUR per maand (5 EUR per item) voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm en printer/scanner (en dit gedurende een maximale termijn van 3 jaar). Let wel op, deze vergoeding kan niet gecumuleerd worden met de het forfait van 20 EUR per maand voor het gebruik van de eigen pc.

Deze vergoedingen werden niet verhoogd: de maximumbedragen blijven dus hetzelfde.

Uiteraard kunnen de forfaitaire bedragen enkel worden toegekend indien de bureau- en internetkosten niet reeds op een andere manier vergoed worden aan de werknemer.

Actiepunt

Informeer uw Payroll Business Partner indien u de forfaitaire bureauvergoeding wenst te verhogen. De verhoging is niet verplicht.