Categorie: Nieuws

Wanneer werknemers hun bedrijfswagen ook voor privéverplaatsingen mogen gebruiken, is de werkgever een CO2-solidariteitsbijdrage verschuldigd aan de RSZ. Om bij te dragen aan de vergroening van het wagenpark, zal deze “CO2-bijdrage” vanaf 1 juli 2023 toenemen. Daarnaast zal de fiscale aftrekbaarheid van de bedrijfswagens verminderen (voor elektrische bedrijfswagens) en uitdoven (voor wagens met een verbrandingsmotor).

In deze nieuwsbrief bespreken wij de verhoging van de solidariteitsbijdrage voor bedrijfswagens besteld vanaf 1 juli 2023.

Hoe wordt de solidariteitsbijdrage nu berekend?

Er wordt een formule gebruikt om te berekenen hoeveel deze solidariteitsbijdrage bedraagt. Deze formule verschilt afhankelijk van het brandstoftype van het voertuig.

Vervolgens wordt het bedrag vermenigvuldigd met de indexeringscoëfficiënt, aangezien er elk jaar op 1 januari een indexering plaatsvindt. Voor 2023 is de indexeringscoëfficiënt gelijk aan 1,5046.

De berekening ziet er voor het jaar 2023 als volgt uit:

• Dieselvoertuigen: [[(CO2-uitstoot x 9 €) – 600] / 12] x 1,5046;
• Benzinevoertuigen: [[(CO2-uitstoot x 9 €) – 768] / 12] x 1,5046;
• Voertuigen op LPG, CNG of methaangas: [[(CO2-uitstoot x 9 €) – 990] / 12] x 1,5046.

De minimum solidariteitsbijdrage bedraagt momenteel 20,83 € (geïndexeerd: 31,34 €).

Voor elektrische wagens wordt de minimum solidariteitsbijdrage vermenigvuldigd met de indexeringscoëfficiënt. Voor het jaar 2023 bedraagt de solidariteitsbijdrage dus 20,83 € x 1,5046 = 31,34 €.

Wat gebeurt er vanaf 1 juli 2023?

Op bedrijfswagens aangekocht, gehuurd of geleased vanaf 1 juli 2023 zal er een hogere solidariteitsbijdrage moeten worden betaald. De datum van de bestelling op de bestelbon is bepalend. In geval van leasing/huur is de datum van de leasing/huurovereenkomst bepalend. Het resultaat van de berekening volgens bovenvermelde formule zal vermenigvuldigd worden met een factor. Deze factor zal stijgen als volgt:

• Vermenigvuldiging met factor 2,25 vanaf 1 juli 2023 tot en met 31 december 2024;
• Vermenigvuldiging met factor 2,75 vanaf 1 januari 2025 tot en met 31 december 2025;
• Vermenigvuldiging met factor 4,00 vanaf 1 januari 2026 tot en met 31 december 2026;
• Vermenigvuldiging met factor 5,50 vanaf 1 januari 2027.

Verhoogde minimumbijdrage vanaf 1 januari 2025

De minimumsolidariteitsbijdrage zal ook verhoogd worden. Deze verhoging zal pas ingaan vanaf 1 januari 2025.

Het gaat om een niet-geïndexeerd bedrag, met een minimum van:

• 23,41 € vanaf 1 januari 2025;
• 25,99 € vanaf 1 januari 2026;
• 28,57 € vanaf 1 januari 2027;
• 31,15 € vanaf 1 januari 2028.

Deze bedragen moeten dus nog geïndexeerd worden aangezien de indexatie voor deze datums in de toekomst nog niet beschikbaar is.

Uitzondering voor elektrische bedrijfswagens

Voor elektrisch aangedreven voertuigen wordt de solidariteitsbijdrage berekend volgens bovengenoemde formule, zonder vermenigvuldiging met een factor.

De verhoogde minimumsolidariteitsbijdrage geldt wel voor elektrische wagens, met dezelfde minimumbedragen als voor niet-elektrische wagens.

De impact van deze wijziging is voor elektrische bedrijfswagens dus vrij beperkt en pas merkbaar vanaf 1 januari 2025. Voor de andere types bedrijfswagens zal de verhoging al impact hebben voor bedrijfswagens besteld vanaf 1 juli 2023.

Actiepunt

! Bezorg uw Payroll Business Partner de datum van bestelbon of de datum van de leasingovereenkomst (indien het gaat om een leasing) wanneer u uw werknemer een bedrijfswagen toekent. Dit is essentieel voor een correcte verwerking in de payroll.

De zomervakantie staat voor de deur, dus het is hoog tijd om de basisprincipes van studentenarbeid even op een rijtje te zetten.

Wie komt er in aanmerking voor studentenarbeid?

Een student moet minstens 16 jaar oud zijn (15 jaar indien hij/zij de eerste twee jaar van het secundair onderwijs heeft gevolgd) en onderwijs met een voltijds leerplan volgen. Iemand die een avondcursus volgt komt dus niet in aanmerking voor studentenwerk.

Een student die zijn/haar studies beëindigt in juni en zijn/haar diploma behaalt, kan nog tot en met 30 september van dat jaar werken met een studentenovereenkomst.

Een student die echter tijdens het academiejaar zijn/haar studies beëindigt, wordt niet langer als een student beschouwd en kan geen studentenovereenkomst meer afsluiten, zelfs indien hij/zij niet onmiddellijk zijn/haar diploma ontvangt.

De student mag maximum 12 ononderbroken maanden werken.

Lagere solidariteitsbijdrage voor studenten en contingent van 600 uur

Studentenarbeid is onder bepaalde voorwaarden vrijgesteld van gewone sociale zekerheidsbijdragen (ca. 28% voor de werkgever en 13,07% voor de werknemer). Indien aan de volgende voorwaarden voldaan is, is de studentenarbeid louter aan een veel lagere solidariteitsbijdrage (5,42% voor de werkgever en 2,71% voor de student) onderworpen:

• De student is tewerkgesteld in het kader van een voorafgaandelijk gesloten schriftelijke studentenovereenkomst die de wettelijk verplichte vermeldingen bevat. De studentenovereenkomst is steeds een overeenkomst van bepaalde duur (maximum 12 maanden).
• In onze nieuwsbrief van 27/01/2023 kon u lezen dat studenten vanaf 1 januari 2023 600 uren per jaar mogen werken om de lagere solidariteitsbijdragen te genieten (het contingent van 600 uur). Voorheen bedroeg dit jaarplafond 475 uur. Deze maatregel is geldig in de kalenderjaren 2023 en 2024. In 2024 zal men evalueren of men het contingent van 600 uur ook zal aanhouden voor de volgende jaren. Indien de student méér werkt dan 600 uur, is vanaf het 601ste uur de solidariteitsbijdrage niet langer van toepassing, maar zullen gewone sociale zekerheidsbijdragen (zoals voor een gewone werknemer) verschuldigd zijn. De student kan zijn/haar aantal gewerkte uren opzoeken op Student@work. Daar kan de student een attest met het aantal beschikbare uren downloaden. Wij raden aan om dit vooraf bij de student op te vragen zodat u zeker weet hoeveel uur de student nog aan de voordelige solidariteitsbijdrage bij u kan werken.
• De student mag alleen werken tijdens periodes waarin hij/zij niet verplicht aanwezig moet zijn in de onderwijsinstelling.
• De werkgever heeft vóór aanvang van de studentenarbeid een bijzondere Dimona-aangifte voor studenten gedaan. Indien u wenst dat uw Payroll Business Partner deze aangifte doet, licht hem of haar dan minstens twee werkdagen voor de aanvang van de overeenkomst in.

Loon en arbeidsvoorwaarden

U moet minstens het minimumloon, zoals dat voor uw andere werknemers vastgesteld en van toepassing is in de sector (of op het niveau van de onderneming indien er gunstiger regels werden overeengekomen), betalen aan de student, tenzij de sector zelf in een uitzondering voorziet voor studenten. Dat laatste is bijvoorbeeld het geval in PC 200 (aanvullend paritair comité voor bedienden), waar specifieke minimumlonen voor studenten bestaan.

Op de tewerkstelling van studenten zijn in algemene zin dezelfde arbeidsrechtelijke regels van toepassing als op de tewerkstelling van een gewone werknemer. Zo moeten studenten bijvoorbeeld ook een kopie van het arbeidsreglement ontvangen bij hun indiensttreding.

Toch zijn er enkele uitzonderingen op dit algemeen principe. Zo bevat de arbeidsovereenkomst van studenten een proefperiode van 3 dagen; mogen studenten minder dan 1/3 van de wekelijkse arbeidsduur werken (bij een 38 uren week, betekent dit dat studenten minder mogen werken dan 13 uur per week) en is nachtarbeid in de meeste gevallen verboden voor minderjarigen.

Inschrijvingsbewijs

Als werkgever moet u kunnen aantonen dat de tewerkgestelde persoon wel degelijk student is. De RSZ vereist dan ook dat u een inschrijvingsbewijs voor het lopende school- of academiejaar kan voorleggen op hun verzoek.

Om die reden raden wij dan ook ten sterkste aan om aan de student een kopie van zijn inschrijvingsbewijs te vragen vóór de start van zijn overeenkomst en dit te bewaren.

Uitbreiding contingent 600 uur in Q1 2023 voor de zorgsector

Zoals hierboven aangegeven kan een student maximum 600 uur per kalenderjaar aan de lage solidariteitsbijdrage werken.

Tijdens de coronacrisis wilde de regering het mogelijk maken jobstudenten in te zetten om de verhoogde werkdruk in de zorgsector aan te pakken. Daarom werd er beslist om de uren die een student presteerde in de zorgsector tijdens o.a. het jaar 2022 niet mee te laten tellen voor het contingent. Er werd beslist om deze maatregelen te verlengen voor het eerste kwartaal van 2023. Studentenarbeid gepresteerd in de zorgsector tijdens het eerste kwartaal van 2023 wordt dus niet aangerekend op het jaarplafond van 600 uur.

Op jaarbasis zullen sommige studenten dus meer dan 600 uur kunnen werken aan de lage solidariteitsbijdrage. De overige bovenstaande principes blijven geldig (Dimona, schriftelijke studentenovereenkomst, etc.).

Wat moet u doen als werkgever?

Vóór de indiensttreding van een student:

• Opvragen inschrijvingsbewijs en attest Student@work
• Studentenovereenkomst ondertekenen
• Dimona-aangifte doen – informeer Pro-Pay!

Bij indiensttreding: de student een afschrift van het arbeidsreglement bezorgen en hem/haar vragen om een ontvangstbewijs te ondertekenen.

We hebben u reeds gemeld dat de loonnorm 2023 (= de maximale loonkostontwikkeling) voor de jaren 2023 en 2024 werd vastgelegd op 0% hetgeen betekent dat de lonen niet meer kunnen stijgen bovenop indexeringen en baremieke verhogingen. Deze loonnorm geldt tegelijkertijd als een kader voor het tweejaarlijks loonoverleg in de sectoren en ondernemingen.

Omdat er ondernemingen zijn die in 2022 heel mooie resultaten hebben geboekt en hun werknemers iets extra willen toekennen, heeft de regering nu een nieuwe premie in het leven geroepen, de koopkrachtpremie.

Waarover gaat het?

De koopkrachtpremie kan worden toegekend door werkgevers die in 2022 een hoge winst of een uitzonderlijk hoge winst gemaakt hebben.

De begrippen “hoge winst” en “uitzonderlijk hoge winst” werden niet gedefinieerd door de regering. Het komt nu aan de sectoren toe om deze begrippen tijdens de momenteel lopende sectoronderhandelingen te bepalen.

Wanneer de sector dit heeft bepaald, zullen de ondernemingen die een “hoge winst” of “uitzonderlijk hoge winst” hebben behaald, deze premie moeten/mogen toekennen volgens de modaliteiten bepaald door de sector.

Slechts wanneer de sectoren hierover geen afspraken hebben gemaakt, kan deze premie ook via een individuele overeenkomst worden toegekend aan de werknemers.

! Omdat er momenteel onderhandelingen bezig zijn in de verschillende sectoren, raden wij aan om voorlopig nog niet over te gaan tot toekenning van deze premie, maar te wachten op de afloop van de onderhandelingen. U riskeert als onderneming immers een herkwalificatie van de premie in een bruto loonvoordeel indien u niet aan de voorwaarden van de sectorale collectieve arbeidsovereenkomst voldoet.

Deze premie wordt toegekend in de vorm van consumptiecheques en bedraagt maximum € 500 voor de ondernemingen met hoge winsten en maximum € 750 voor ondernemingen met uitzonderlijke hoge winsten. Of dit bedrag of een lager bedrag wordt toegekend, maakt ook onderdeel uit van de onderhandelingen in de sectoren.

De koopkrachtpremie is voor de werknemer vrijgesteld van belastingen en van sociale zekerheidsbijdragen. Voor de werkgever is er een bijzondere patronale sociale zekerheidsbijdrage verschuldigd van 16,5 %. Deze premie is ook fiscaal aftrekbaar.

De premie kan worden toegekend vanaf 1 juni 2023 tot en met 31 december 2023 en kan worden uitgegeven tot en met 31 december 2024.

Wij houden u verder op de hoogte van zodra we meer nieuws hebben.

(van links naar rechts: David Alen, Geert Van Hoye, Erik Van den Eynde)

Na 22 jaar treedt Geert Van Hoye, stichter van Pro-Pay, af als CEO om voorzitter te worden van onze Raad van Bestuur. David Alen, die als partner al jaren zeer nauw samenwerkt met Geert, neemt zijn rol over. Erik Van den Eynde volgt David Alen op als Chief Operations Officer.

“Ik heb het volste vertrouwen in David. Hij begrijpt onze visie, en het engagement dat we naar onze klanten én onze medewerkers toe aangaan. Meer nog: hij heeft elke stap in het proces zelf mee uitgetekend.” – Geert Van Hoye

Pro-Pay groeide over de laatste 30 jaar uit van een start-up met een missie tot een bloeiend bedrijf met meer dan 45 werknemers en klanten over de hele wereld. We hebben ingezet op innovatie en sterke technologie, en dat blijven we ook doen.

“Deze evolutie komt allerminst als een verrassing voor het Pro-Pay team, en heeft dan ook geen enkele impact op onze werking. We hebben geweldige, toegewijde medewerkers en garanderen continuïteit voor onze klanten.” – Geert Van Hoye

Geert blijft in beeld bij Pro-Pay. Als voorzitter van de Raad van Bestuur werkt hij actief mee aan een vlotte transitie, en blijft hij meebouwen aan het succes van ons bedrijf.

Werknemers die beroepsverplaatsingen maken met hun eigen wagen kunnen van hun werkgever een terugbetaling krijgen van de gemaakte kosten.

Het is niet nodig om het juiste bedrag van deze kosten te bewijzen, aangezien de overheid een maximum forfaitair bedrag per kilometer heeft vastgelegd dat aanvaard wordt als kost eigen aan de werkgever (“kilometervergoeding”). Deze kilometervergoeding is vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen indien het maximumbedrag per kilometer niet wordt overschreden.

Zoals u in onze nieuwsbrief van 16 december 2022 kon lezen, wordt de kilometervergoeding niet langer per jaar geïndexeerd, maar per kwartaal. Het nieuwe bedrag dat van toepassing is vanaf 1 april 2023 tot en met 30 juni 2023 bedraagt € 0,4246 per kilometer.

Ter herinnering: het bedrag dat van toepassing was van 1 januari 2023 tot en met 31 maart 2023 bedroeg € 0,4259 per kilometer. Er is dus sprake van een daling tegenover het vorige bedrag.

Een bijkomende voorwaarde is dat het aantal afgelegde kilometers per jaar niet abnormaal hoog mag zijn (maximum 24.000 km per jaar). Als het aantal kilometers hoger ligt, moet hiervan bewijs geleverd worden.

Dit bedrag is een maximumbedrag. Werkgevers kunnen zonder problemen een lagere vergoeding per kilometer toepassen. Een hogere vergoeding per kilometer is ook mogelijk, maar dan ligt de bewijslast bij de werkgever en de werknemer. Zij moeten bewijzen dat de betaalde vergoeding overeenkomt met de reële kostprijs.

De kosten die een werknemer oploopt tijdens een beroepsmatig verblijf in het buitenland, kunnen op forfaitaire wijze vergoed worden door de werkgever. De aanvaarde forfaitaire bedragen in de zogenaamde “landenlijst” werden op 15 februari 2023 aangepast. In deze nieuwsbrief bespreken we de modaliteiten van de toekenning van dergelijke vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen.

Wat zijn buitenlandse dienstreizen?

Er zijn twee categorieën van buitenlandse dienstreizen:

• Categorie 1 “korte buitenlandse dienstreis”: een werknemer verblijft in opdracht van de werkgever in het buitenland gedurende een periode van minimaal 10 uur en maximaal 30 kalenderdagen;
• Categorie 2 “lange buitenlandse dienstreis: een werknemer verblijft in opdracht van de werkgever in het buitenland gedurende een periode van meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen.

! De betrokken werknemers moeten hoofdzakelijk een sedentaire beroepsactiviteit uitoefenen.

Welke vergoedingen bestaan er en welke kosten dekken deze?

Forfaitaire verblijfskostenvergoedingen zijn bedoeld om kleine uitgaven die de werknemer gedurende zijn dienstreis zou maken te vergoeden. Het gaat onder andere om lunch- en dinerkosten, snack- en drankkosten, plaatselijke vervoerkosten en telefonische communicatiekosten. De werknemer moet hiervoor geen (schriftelijk) bewijs leveren aan zijn werkgever. Het bedrag wordt forfaitair vastgelegd.

Hotel-, reis- en brandstofkosten worden niet gedekt door deze verblijfskostenvergoeding. Deze kosten kunnen uiteraard worden vergoed bij afgifte van schriftelijk bewijs in de vorm van onder andere tickets en bonnen. Voor logementskosten kan overigens ook voor een forfait geopteerd worden, maar dit komt in de praktijk minder voor.

Er bestaan twee types van aanvaarde forfaits:

• Een forfaitaire vergoeding gelijk aan 37,18 €/dag, ongeacht de bestemming van de dienstreis en ongeacht de duur (categorie 1 en 2).
• Een forfaitaire vergoeding volgens een landenlijst. In die landenlijst worden de aanvaarde forfaits per land en per categorie bepaald. De bedragen op de landenlijst zijn gewoonlijk hoger dan het vaste bedrag van 37,18 €/dag. Er is voorzien dat deze landenlijst elk jaar wordt aangepast, maar de laatste aanpassing dateerde van 2018. Op 15 februari 2023 werden de nieuwe aangepaste bedragen bekendgemaakt. U kan ze consulteren via deze link.

Voorwaarden

De kosten kunnen alleen in de vorm van een forfaitaire vergoeding worden toegekend als deze kosten nog niet via een onkostennota worden vergoed en als de werknemer deze kosten niet als zakelijke kosten opgeeft in zijn belastingaangifte.

Verder gelden de volgende voorwaarden:

• De bedragen kunnen worden gebruikt voor elke volledige dag afwezigheid (= een dag tussen twee overnachtingen tijdens de dienstreizen) en voor dienstreizen waarbij de werknemer dezelfde dag terugkeert, maar meer dan 10 uur afwezig is geweest.
• Voor reizen van meer dan 24 uur moet het bedrag voor de dagen van vertrek en aankomst met 50 % worden verminderd.
• Indien de maaltijdkosten al worden betaald door de werkgever, wordt de dagelijkse vergoeding verminderd met 35 % voor de lunch en 45 % voor het diner.

Onder de voorwaarden uiteengezet in deze nieuwsbrief, maken de forfaitaire dagvergoedingen een kost eigen aan de werkgever uit. De fiscus aanvaardt daarom dat deze vergoedingen vrijgesteld zijn van belastingen, en wij verwachten dat de RSZ deze redenering ook zal toepassen wat betreft de vrijstelling van sociale zekerheidsbijdragen.

! De forfaitaire bedragen zijn maximum forfaits. Het staat u vrij om een lager forfait toe te kennen of deze kosten alternatief te vergoeden op basis van bewijsstukken.

Vanaf 1 februari 2023 zijn er een aantal wijzigingen opgetreden voor de werknemers die vanaf die datum een tijdskrediet aanvragen.

De wijzigingen betreffen enkel het recht op uitkeringen. Aan het recht om het tijdskrediet te nemen – desgevallend zonder uitkeringen – wijzigt niets. Het tijdskrediet “landingsbanen- einde loopbaan” wijzigt evenmin.

In deze nieuwsbrief lichten we u de wijzigingen toe.

Tijdskrediet met motief “zorg voor een kind”

• Bij voltijds tijdskrediet: de leeftijd van het kind voor wie de werknemer tijdskrediet kan nemen, wordt verlaagd van 8 jaar naar 5 jaar vanaf 1 februari 2023. Het kind van de werknemer mag dus maximum 5 jaar oud zijn op het moment van de aanvang van deze voltijdse schorsing.

! De leeftijd van 8 jaar blijft behouden voor halftijds of 1/5 tijdskrediet met uitkeringen.

• Het recht op uitkeringen wordt vanaf 1 februari 2023 verlaagd van 51 maanden naar 48 maanden voor het tijdskrediet “zorgen voor een kind” voor alle vormen (voltijds, halftijds en 1/5). Dit betekent concreet dat het wel mogelijk is om 51 maanden tijdskrediet te krijgen voor het motief “zorgen voor een kind” maar dat de werknemer slechts 48 maanden een uitkering kan krijgen. Deze bepaling is ook van toepassing op de werknemer die reeds voor 1 februari 2023 tijdskrediet had opgenomen maar op 1 februari 2023 nog geen 30 maanden tijdskrediet heeft opgenomen.
• Vanaf 1 juni 2023 zal de werknemer ook een anciënniteit bij de werkgever moeten hebben van 36 maanden in plaats van de huidige 24 maanden om recht te hebben op uitkeringen. Deze nieuwe anciënniteitsvoorwaarde is niet van toepassing wanneer het tijdskrediet wordt opgenomen onmiddellijk volgend op het ouderschapsverlof.

Alle vormen van tijdkrediet met motief

Naast het tijdskrediet met motief “zorgen voor een kind” zijn er nog andere vormen van tijdskrediet met motief zoals het volgen van een erkende opleiding en zorgen voor een zwaar ziek gezins – of familielid.

Voor alle vormen van tijdskrediet met uitkering, inclusief het motief “zorgen voor een kind” zijn de volgende wijzigingen van toepassing:

De tewerkstellingsvoorwaarde bij de werkgever wordt opgetrokken:

• voor een voltijds tijdskrediet zal de werknemer gedurende de 12 maanden die voorafgaan aan de schriftelijke kennisgeving aan de werkgever, voltijds moeten tewerkgesteld zijn of gedurende 24 maanden deeltijds.
• voor een halftijds tijdskrediet zal de werknemer gedurende de 12 maanden die voorafgaan aan de schriftelijke kennisgeving aan de werkgever, voltijds moeten tewerkgesteld zijn in plaats de huidige ¾ tewerkstelling.
• voor het 1/5 tijdskrediet wijzigt er niets: hier was reeds een voltijdse tewerkstelling nodig.

De maximumperiode blijft 51 maanden voor de andere zorgmotieven – behalve voor het motief “zorgen voor een kind” (48 maanden) en het motief “het volgen van een erkende opleiding” (36 maanden).

De verhoogde uitkeringen bij voltijds en halftijds tijdskrediet voor werknemers die minimum 5 jaar anciënniteit hadden bij de werkgever, worden geschrapt.

Daarentegen worden vanaf 1 juli 2023 enkele uitkeringen verhoogd (thematisch verlof voor de zorg van een kind en 1/5 gemotiveerd tijdskrediet) voor alleenstaande werknemers met kinderen.

Thematische verloven

Werknemers die ouder zijn dan 50 jaar, kregen in het kader van een thematisch verlof (ouderschapsverlof, verlof voor medische bijstand, palliatief verlof) een verhoogde uitkering. Deze verhoogde uitkeringen worden afgeschaft.

Actiepunten

• Zorg ervoor dat uw werknemer die tijdskrediet aanvraagt, goed nakijkt of hij/zij voldoet aan de nieuwe voorwaarden opdat hij/zij recht heeft op tijdskrediet met uitkeringen.
• Maak een bijlage aan de arbeidsovereenkomst op om het nieuwe uurrooster en de (eventuele) impact op de andere arbeidsvoorwaarden vast te leggen.

Aarzel niet om ons te contacteren voor meer informatie via legal@pro-pay.be.

Eind vorig jaar informeerden we u in een nieuwsbrief over het nieuwe recht op deconnectie.

Naar aanleiding daarvan, moesten werkgevers die 20 of meer werknemers tewerkstellen de volgende drie modaliteiten uitwerken in het arbeidsreglement of in een ondernemingscao uiterlijk op 1 januari 2023:

1. De praktische modaliteiten van het recht van de werknemer om niet bereikbaar te zijn buiten zijn of haar werkrooster.
2. De richtlijnen voor het gebruik van de digitale hulpmiddelen opdat de rusttijden, de vakantie, het privéleven en het familieleven van de werknemer gewaarborgd blijven.
3. De vormings- en sensibiliseringsacties, zowel voor werknemers als leidinggevenden, over het verstandig gebruik van digitale hulpmiddelen en de risico’s die verbonden zijn aan overmatige connectie.

De FOD WASO heeft echter gecommuniceerd dat werkgevers een uitstel kregen van 3 maanden. Ten laatste op 1 april 2023 moet het aangepast arbeidsreglement ingevoerd zijn in de onderneming.

! Actiepunt

Check of u het arbeidsreglement moet wijzigen. Let op, in het kader van de arbeidsdeal moeten ook andere maatregelen verplicht in het arbeidsreglement (of in een ondernemings-cao) opgenomen worden, los van het aantal werknemers in de onderneming.

Contacteer ons legal team via legal@propay.be voor meer informatie.

Vanaf 1 mei 2023 zullen alle werknemers uit de privésector die met de fiets naar het werk komen, recht hebben op een fietsvergoeding. Dit was toe nu toe nog niet in alle sectoren het geval. Een algemener recht op een fietsvergoeding wordt nu vastgelegd in een nieuwe collectieve arbeidsovereenkomst, cao nr. 164. In deze nieuwsbrief bespreken wij welke impact dit heeft en op welke ondernemingen deze nieuwe nationale cao van toepassing is.

Welke vergoeding?

Om de woon-werkverplaatsing met de fiets aan te moedigen, hebben de werknemers van de betrokken ondernemingen, vanaf 1 mei 2023 recht hebben op een fietsvergoeding van € 0,27 per kilometer.

Deze vergoeding is sociaal en fiscaal vrijgesteld en zal jaarlijks geïndexeerd worden. De werkgever moet een fietsvergoeding toekennen tot een maximale afstand van 40 kilometer per dag (20 kilometer heen en 20 kilometer terug).

Welke ondernemingen?

De nationale cao nr. 164 is in principe van toepassing op alle ondernemingen maar is suppletief. Dit betekent dat bestaande sector-en ondernemingscao’s die reeds een specifieke fietsvergoeding toekennen, van toepassing blijven.

Op dit moment zijn er verschillende sectoren en ondernemingen die hierover reeds een cao hebben afgesloten. Deze bestaande cao’s over de fietsvergoeding blijven onveranderd door de invoering van de nieuwe cao, zelfs indien de fietsvergoeding lager is dan € 0,27 per kilometer. Zo blijft bijvoorbeeld de lagere fietsvergoeding van het aanvullend paritair comité nr. 100 voor de arbeiders en nr. 200 voor de bedienden van toepassing.

Verder is er nog een overgangsbepaling voor de paritaire comités die sinds 1 januari 2020 voor het eerst zijn samengesteld, zoals het paritair comité nr. 335. Werkgevers in deze sector moeten deze vergoeding nog niet toekennen tussen 1 mei 2023 en 31 december 2023, om de sector de kans te geven om hierover zelf nog een sectorale cao af te sluiten.

Voorwaarden

Om recht te hebben op de fietsvergoeding bepaald door de NAR, moet de werknemer de fiets regelmatig gebruiken voor woon-werkverplaatsingen. Bijvoorbeeld: de werknemer gaat één keer per week met de fiets naar het werk, of de werknemer gaat tijdens een bepaalde periode dagelijks met de fiets naar het werk.

Hetzelfde (deel van een) traject kan uiteraard niet dubbel vergoed worden. Indien een werknemer bijvoorbeeld reeds een voltijds jaarabonnement voor de trein heeft, kan hij geen fietsvergoeding meer ontvangen indien hij voor datzelfde traject af en toe met de fiets naar het werk komt.

Ten slotte dient de werknemer een verklaring op erewoord te ondertekenen waarin het aantal kilometers van het traject en het aantal dagen vermeld staat.

Actiepunt

Indien het in uw sector tot nu toe niet verplicht was om een fietsvergoeding te geven, zal u dit vanaf 1 mei 2023 in principe wél moeten doen. Vraag in dat geval aan uw werknemer die regelmatig met de fiets komt om een verklaring op erewoord te ondertekenen en informeer uw Payroll Business Partner maandelijks over de fietsvergoeding.

Werknemers die beroepsverplaatsingen maken met hun eigen wagen kunnen van hun werkgever een terugbetaling krijgen van de gemaakte kosten.

Het is niet nodig om het juiste bedrag van deze kosten te bewijzen, aangezien de overheid een maximum forfaitair bedrag per kilometer heeft vastgelegd dat aanvaard wordt als kost eigen aan de werkgever (“kilometervergoeding”). Deze kilometervergoeding is vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen indien het maximumbedrag per kilometer niet wordt overschreden.

Zoals u in onze nieuwsbrief van 16 december 2022 kon lezen, wordt de kilometervergoeding niet langer per jaar geïndexeerd, maar per kwartaal. Het nieuwe bedrag dat van toepassing is van 1 januari 2023 tot en met 31 maart 2023 bedraagt € 0,4259 per kilometer.

Ter herinnering: het bedrag dat van toepassing was van 1 oktober 2022 tot en met 31 december 2022 bedroeg € 0,4201 per kilometer. Er is dus sprake van een stijging tegenover het vorige bedrag.

Een bijkomende voorwaarde is dat het aantal afgelegde kilometers per jaar niet abnormaal hoog mag zijn (maximum 24.000 km per jaar). Als het aantal kilometers hoger ligt, moet hiervan bewijs geleverd worden.

Dit bedrag is een maximumbedrag. Werkgevers kunnen zonder problemen een lagere vergoeding per kilometer toepassen. Een hogere vergoeding per kilometer is ook mogelijk, maar dan ligt de bewijslast bij de werkgever en de werknemer. Zij moeten bewijzen dat de betaalde vergoeding overeenkomt met de reële kostprijs.