Categorie: Nieuws

Het schooljaar is weer volop aan de gang. Hoog tijd om de regionale principes rond educatief verlof even op een rijtje te zetten.

Waarover gaat het?

Betaald educatief verlof geeft de werknemer het recht om een erkende opleiding te volgen en om daarvoor een bepaalde tijd afwezig te zijn van het werk met behoud van loon. Niet elke opleiding geeft recht op educatief verlof. De opleiding moet daarentegen niet noodzakelijk verband houden met het werk dat de werknemer uitoefent bij zijn werkgever.

Vlaanderen heeft dit verlof omgedoopt tot ‘opleidingsverlof’. Om te weten welke regio bevoegd is voor dit type verlof dien je te kijken waar de vestiging gelegen is waar je werknemer tewerkgesteld is, zoals het vermeld wordt op de DmfA aangifte voor de RSZ. De woonplaats van de werknemer, of de plaats waar hij/zij de opleiding volgt zijn dus niet bepalend voor het recht op educatief verlof.

In deze nieuwsbrief lichten we het systeem en de regionale verschillen toe en bespreken we de nieuwigheden voor dit schooljaar. We beperken ons in de nieuwsbrief tot de drie grootste regio’s.

Voor welke werknemers?

Voor elke werknemer uit de privésector die voltijds werkt. Ook bepaalde deeltijdse werknemers hebben hier recht op.

Geldt dit voor alle opleidingen?

Neen. Enkel erkende opleidingen komen in aanmerking, maar deze erkenningen zijn niet in elke regio dezelfde.

Via onderstaande linken kan je nagaan of een opleiding erkend is in de regio waarin jouw werknemer tewerkgesteld is.

Vlaanderen
Brussel
Wallonië
Duitstalige gemeenschap

De opleiding moet normaal gezien minstens 32 uur duren.

In Vlaanderen mag de werknemer voor het schooljaar 2022-2023 verschillende opleidingen of modules bij verschillende opleidingsverstrekkers – die op zich niet aan 32 uur komen – samentellen om aan deze minimumvoorwaarde te voldoen.

Kan de werkgever de aanvraag weigeren?

Neen, het is een recht voor de werknemer om educatief verlof op te nemen en de werkgever kan dit niet weigeren. De planning van de dagen van de afwezigheden moet wel gebeuren in samenspraak met de werkgever.

Hoeveel uur verlof kan de werknemer aanvragen?

Dit hangt af van de specifieke opleiding die de werknemer volgt.

Er zijn maxima bepaald die afhangen van de opleiding die wordt gevolgd en die per gewest verschillen.

In Vlaanderen is het maximum aantal uren opleidingsverlof bepaald op 125 uren per schooljaar.

Voor het schooljaar 2021-2022 werd het gemeenschappelijk initiatiefrecht ingevoerd. Deze maatregel wordt verlengd voor het schooljaar 2022-2023. Als de werknemer een opleiding volgt op voorstel van de werkgever en als de werknemer ook een opleiding volgt op eigen initiatief, wordt het opleidingsverlof in Vlaanderen opgetrokken tot 250 uur. Maximaal 125 uur wordt toegekend voor een opleiding die de werknemer op eigen initiatief volgt en maximaal 125 uur wordt toegekend voor een opleiding op voorstel van de werkgever.

Hoe vraagt de werknemer dit verlof aan?

De werknemer moet ten laatste op 31 oktober aan de werkgever een bewijs van inschrijving overhandigen. Bij verandering van werkgever of bij een inschrijving voor een opleiding in de loop van het jaar, dient dit attest binnen de 15 dagen na inschrijving of verandering van werkgever bezorgd te worden.

Wanneer de werknemer een opleiding volgt in Brussel of Wallonië, dient hij/zij driemaandelijks een getuigschrift aan zijn/haar werkgever te bezorgen waaruit blijkt dat de werknemer de lessen nauwgezet volgt. In Vlaanderen dient de werknemer geen attest van nauwgezetheid meer te overhandigen aan de werkgever. Het is de instelling waar de werknemer de opleiding volgt die de aanwezigheid van de werknemer online zal registreren. Wanneer de werknemer de lessen niet nauwgezet volgt en dus meer verlof genomen heeft dan hij/zij recht heeft, dan zal hij/zij bij een volgende opleiding minder opleidingsverlof krijgen.

Wanneer moet dit verlof opgenomen worden?

In Wallonië en Brussel dient de werknemer dit verlof op te nemen tussen het begin en het einde van het schooljaar. In Vlaanderen heeft de werknemer iets meer tijd: hier kunnen de dagen afwezigheid opgenomen worden vanaf de dag voor de start van de opleiding en tot twee dagen na de einddatum van de opleiding, of na het laatste examen.

Wie betaalt dit?

De werknemer die afwezig is in het kader van de opleiding krijgt zijn/haar loon doorbetaald door de werkgever, maar deze laatste kan dat begrenzen tot 3.170 € bruto per maand voor voltijdse werknemers. Dit is het cijfer voor schooljaar 2022-2023.

De werkgever kan een deel van dit betaalde loon terugvorderen van de Waalse, Brusselse of Vlaamse overheid, afhankelijk van de regio waar de werknemer is tewerkgesteld. De werkgever kan per uur afwezigheid 21,30 € terugbetaald krijgen door de betrokken regionale overheid. Dit bedrag is al enkele jaren ongewijzigd, en wij verwachten niet dat dit zal veranderen voor 2022-2023.

De termijnen om het dossier tot terugbetaling in te dienen zijn strikt en verschillen per regio:

• Het Brusselse gewest: De dossiers moeten worden ingediend tussen 1 september en 31 december van het schooljaar volgend op het schooljaar waarvoor terugbetaling gevraagd wordt. Dus om de terugbetaling te verkrijgen voor de uren afwezigheid van de werknemers voor het schooljaar 2022-2023, moet het dossier ten laatste op 31 december 2023 worden ingediend.
• Het Waalse gewest: Het dossier tot terugbetaling kan worden ingediend tot 31 maart van het schooljaar volgend op het schooljaar waarvoor terugbetaling gevraagd wordt. Dat betekent dat dossiers voor het schooljaar 2022-2023 kunnen ingediend worden tot 31 maart 2024.
• Het Vlaamse gewest: Hier hebt u maar 3 maanden de tijd na de start van de opleiding. Indien uw werknemer in september 2022 zijn opleiding begonnen is in het kader van het Vlaams opleidingsverlof, dan dient u bijgevolg de terugvordering in te dienen vóór december 2022.

Wat kan Pro-Pay voor u doen?

Pro-Pay kan de aanvraagdossiers om een (gedeeltelijke) terugbetaling van het loon te bekomen voor u indienen bij de bevoegde overheid.

Contacteer uw Payroll Business Partner voor meer informatie.

Elk jaar in januari worden de lonen van de werknemers die onder paritair comité 200 (PC 200) vallen aangepast aan de levensduurte. In België wordt dit de indexering van de lonen genoemd.

Deze indexering is het systeem waarbij de lonen gekoppeld zijn aan de evolutie van het afgevlakte gezondheidsindexcijfer. Het maandelijkse loon wordt verhoogd met een percentage op basis van de inflatie van het voorbije kalenderjaar. Het indexatiesysteem van PC 200 is van toepassing op alle werknemers die onder dit paritair comité vallen.

Met deze nieuwsbrief willen wij u graag informeren dat de hoge inflatie van de voorbije maanden zal leiden tot een historisch hoge indexering in januari 2023. Door de automatische loonindexering zal de loonkost voor de werkgever sterk stijgen.

Op basis van de huidige vooruitzichten zal het indexpercentage voor de maand januari 2023 ongeveer 10,47% bedragen.

In oktober en november zullen wij u nogmaals een indexprognose meegeven. Ten laatste begin januari 2023 delen we u het definitieve indexpercentage mee.

Werknemers die structureel en regelmatig thuiswerken kunnen daarvoor een forfaitaire kostenvergoeding ontvangen van hun werkgever. Het maximumbedrag van deze kostenvergoeding werd op 01.09.2022 verhoogd van 140,15 EUR per maand naar 142,95 EUR per maand.

Verhoging bureauvergoeding

Aangezien de kosten verbonden aan het thuiswerk relatief klein en moeilijk bewijsbaar zijn, aanvaarden de RSZ en de fiscus dat men deze kosten forfaitair raamt. De forfaitaire bureauvergoeding is onder andere bedoeld om kosten voor verwarming, elektriciteit, water, verzekeringen, kantoorbenodigdheden en versnaperingen te dekken.

De RSZ heeft in haar tussentijdse administratieve instructies meegedeeld dat de bureauvergoeding opnieuw geïndexeerd werd. Het maximumbedrag van 140,15 EUR per maand dat van toepassing was van 01.06.2022 tot en met 31.08.2022 werd met ingang van 01.09.2022 verhoogd naar 142,95 EUR per maand.

De fiscus had in zijn circulaire van 26.02.2021 reeds aangegeven dat hij het bedrag van de bureauvergoeding zoals vastgesteld door de RSZ zal volgen, alsook de evolutie van dit bedrag. Het bedrag van 142,95 EUR is dus vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen.

Het bedrag van 142,95 EUR per maand is een maximumbedrag. Het is dus niet verplicht om dit maximumbedrag toe te kennen, maar het staat u vrij om het bedrag te verhogen tot 142,95 EUR per maand vanaf 01.09.2022.

We willen u er ook aan herinneren dat er voor thuiswerkers een schriftelijke overeenkomst dient opgesteld te worden, in principe ten laatste op het moment dat de werknemer begint met het thuiswerk. In dit geschrift moeten bepaalde verplichte vermeldingen worden opgenomen, zoals de plaats waar de werknemer zal telewerken, de manier waarop de kosten zullen worden vergoed, etc.

Andere kostenvergoedingen voor thuiswerk

Bovenop de bureauvergoeding kan de werkgever ook nog de volgende zaken forfaitair vergoeden:

• 20 EUR per maand indien de werknemer zijn/haar privé-internetverbinding gebruikt voor professionele doeleinden.
• 20 EUR per maand indien de werknemer zijn/haar eigen pc gebruikt voor professionele doeleinden.
  OF 10 EUR per maand (5 EUR per item) voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm en printer/scanner (en dit gedurende een maximale termijn van 3 jaar). Let wel op, deze vergoeding kan niet gecumuleerd worden met de het forfait van 20 EUR per maand voor het gebruik van de eigen pc.

Deze vergoedingen werden niet verhoogd: de maximumbedragen blijven dus hetzelfde.

Uiteraard kunnen de forfaitaire bedragen enkel worden toegekend indien de bureau- en internetkosten niet reeds op een andere manier vergoed worden aan de werknemer.

Actiepunt

Informeer uw Payroll Business Partner indien u de forfaitaire bureauvergoeding wenst te verhogen.

Werknemers die beroepsverplaatsingen maken met hun eigen wagen kunnen van hun werkgever een terugbetaling krijgen van de gemaakte kosten.

Het is niet nodig om het juiste bedrag van deze kosten te bewijzen, aangezien de overheid een maximum forfaitair bedrag per kilometer heeft vastgelegd dat aanvaard wordt als kost eigen aan de werkgever. De terugbetaling van kosten is vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen indien het maximumbedrag per kilometer niet wordt overschreden.

Dit bedrag wordt jaarlijks aangepast.

Het nieuwe bedrag dat van toepassing is van 1 juli 2022 tot en met 30 juni 2023 bedraagt € 0,4170 per kilometer.

Ter herinnering: het bedrag dat van toepassing was van 1 juli 2021 tot en met 30 juni 2022 bedroeg € 0,3707 per kilometer. Er is dus sprake van een stijging tegenover het vorige bedrag.

Een bijkomende voorwaarde is dat het aantal afgelegde kilometers per jaar niet abnormaal hoog mag zijn (maximum 24.000 km per jaar). Als het aantal kilometers hoger ligt, moet hiervan bewijs geleverd worden.

Dit bedrag is een maximumbedrag. Werkgevers kunnen zonder problemen een lagere vergoeding per kilometer toepassen. Een hogere vergoeding per kilometer is ook mogelijk, maar dan ligt de bewijslast bij de werkgever en de werknemer. Zij moeten bewijzen dat de betaalde vergoeding overeenkomt met de reële kostprijs.

Werknemers die structureel en regelmatig thuiswerken kunnen daarvoor een forfaitaire kostenvergoeding ontvangen van hun werkgever. Het maximumbedrag van deze kostenvergoeding is op 01.06.2022 verhoogd van € 137,40 naar € 140,15 per maand.

Tot nu toe accepteerde de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) dat thuiswerkers onder bepaalde voorwaarden een bedrag kregen gelijk aan 10% van het brutoloon als kostenvergoeding voor het thuiswerk. Vanaf 01.06.2022 dooft deze regeling uit.

Verhoging bureauvergoeding

Aangezien de kosten verbonden aan het thuiswerk relatief klein en moeilijk bewijsbaar zijn, aanvaarden de RSZ en de fiscus dat men deze kosten forfaitair raamt. De forfaitaire bureauvergoeding is onder andere bedoeld om kosten voor verwarming, elektriciteit, water, verzekeringen, kantoorbenodigdheden en versnaperingen te dekken.

De RSZ heeft in haar tussentijdse administratieve instructies meegedeeld dat de bureauvergoeding opnieuw geïndexeerd wordt. Het maximumbedrag van € 137,40 per maand dat van toepassing was van 01.04.2022 tot en met 31.05.2022 werd met ingang van 01.06.2022 verhoogd naar € 140,15 per maand.

De fiscus had in zijn circulaire van 26.02.2021 reeds aangegeven dat hij het bedrag van de bureauvergoeding zoals vastgesteld door de RSZ zal volgen, alsook de evolutie van dit bedrag. Het bedrag van € 140,15 is dus vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen.

Het bedrag van € 140,15 per maand is een maximumbedrag. Het is dus niet verplicht om dit maximumbedrag toe te kennen, maar het staat u vrij om het bedrag te verhogen tot € 140,15 per maand vanaf 01.06.2022.

We willen u er ook aan herinneren dat er voor thuiswerkers een schriftelijke overeenkomst dient opgesteld te worden, in principe ten laatste op het moment dat de werknemer begint met het thuiswerk. In dit geschrift moeten bepaalde verplichte vermeldingen worden opgenomen, zoals de plaats waar de werknemer zal telewerken, de manier waarop de kosten zullen worden vergoed, etc.

Andere kostenvergoedingen voor thuiswerk

Bovenop de bureauvergoeding kan de werkgever ook nog de volgende zaken forfaitair vergoeden:

• € 20 per maand indien de werknemer zijn/haar privé-internetverbinding gebruikt voor professionele doeleinden.
• € 20 per maand indien de werknemer zijn/haar eigen pc gebruikt voor professionele doeleinden. OF € 10 per maand (€ 5 per item) voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm en printer/scanner (en dit gedurende een maximale termijn van 3 jaar). Let wel op, deze vergoeding kan niet gecumuleerd worden met de het forfait van € 20 per maand voor het gebruik van de eigen pc.

Deze vergoedingen werden niet verhoogd: de maximumbedragen blijven dus hetzelfde.

Uiteraard kunnen de forfaitaire bedragen enkel worden toegekend indien de bureau- en internetkosten niet reeds op een andere manier vergoed worden aan de werknemer.

Wijziging standpunt RSZ 10%-regeling voor thuiswerkers

Als alternatief voor de forfaitaire burauvergoeding, was het voor werkgevers mogelijk om onder bepaalde voorwaarden gebruik te maken van de zogenaamde “10%-regeling”. In het kader van de “10%-regeling” aanvaardde de RSZ dat thuiswerkers een forfaitaire bureauvergoeding gelijk aan 10% van het brutoloon kregen, weliswaar beperkt tot het deel dat betrekking had tot het thuiswerk.

De RSZ heeft in haar laatste administratieve instructies haar standpunt gewijzigd: vanaf 01.06.2022 kan deze 10%-regeling enkel nog verder toegekend worden aan thuiswerkers die reeds vóór deze datum deze 10%-regeling genoten, én voor zover het gedeelte thuiswerk niet verandert (“uitdoofscenario”). Voor de situaties die niet voldoen aan deze voorwaarden, kan de 10%-regeling niet toegepast worden vanaf 01.06.2022.

Actiepunt

Informeer uw Payroll Business Partner indien u de forfaitaire bureauvergoeding wenst te verhogen.

Naar aanleiding van de coronacrisis heeft de regering beslist om sommige uren die je als student gewerkt hebt, niet mee te tellen in het jaarlijkse contingent van 475 uur. Welke uren zijn dit en wat betekent dit? En wat zijn de voorwaarden voor studentenarbeid?

Hoog tijd om de basisprincipes van studentenarbeid even op een rijtje te zetten voor de aanvang van de zomer.

Wie komt er in aanmerking voor studentenarbeid?

Een student moet minstens 16 jaar oud zijn (15 jaar indien hij/zij de eerste twee jaar van het secundair onderwijs heeft gevolgd) en onderwijs met een voltijds leerplan volgen. Iemand die een avondcursus volgt komt dus niet in aanmerking voor studentenwerk.

Een student die zijn/haar studies beëindigt in juni en zijn/haar diploma behaalt, kan nog tot en met 30 september van dat jaar werken met een studentenovereenkomst.

De student mag maximum 12 ononderbroken maanden werken.

Lagere solidariteitsbijdrage voor studenten en contingent van 475 uur

Studentenarbeid is onder bepaalde voorwaarden vrijgesteld van gewone sociale zekerheidsbijdragen (ca. 28% voor de werkgever en 13,07% voor de werknemer). Indien aan de volgende voorwaarden voldaan is, is de studentenarbeid louter aan een veel lagere solidariteitsbijdrage (5,42% voor de werkgever en 2,71% voor de student) onderworpen:

• De student is tewerkgesteld in het kader van een voorafgaandelijk gesloten schriftelijke studentenovereenkomst die de wettelijk verplichte vermeldingen bevat. De studentenovereenkomst is steeds een overeenkomst van bepaalde duur (maximum 12 maanden).
• De student werkt maximum 475 uur tijdens het kalenderjaar (het contingent van 475 uur). Indien de student méér werkt dan 475 uur, is vanaf het 476ste uur de solidariteitsbijdrage niet langer van toepassing, maar zullen gewone sociale zekerheidsbijdragen (zoals voor een gewone werknemer) verschuldigd zijn.

De student kan zijn/haar aantal gewerkte uren opzoeken op Student@work. Daar kan de student een attest met het aantal beschikbare uren downloaden. Wij raden aan om dit vooraf bij de student op te vragen zodat u zeker weet hoeveel uur de student nog aan de voordelige solidariteitsbijdrage bij u kan werken.

• De student mag alleen werken tijdens periodes waarin hij/zij niet verplicht aanwezig moet zijn in de onderwijsinstelling.
• De werkgever heeft vóór aanvang van de studentenarbeid een bijzondere Dimona-aangifte voor studenten gedaan. Indien u wenst dat uw Payroll Business Partner deze aangifte doet, licht hem of haar dan minstens twee werkdagen voor de aanvang van de overeenkomst in.

Loon en arbeidsvoorwaarden

U moet minstens het minimumloon, zoals dat voor uw andere werknemers vastgesteld en van toepassing is in de sector (of op het niveau van de onderneming indien er gunstiger regels werden overeengekomen), betalen aan de student, tenzij de sector zelf in een uitzondering voorziet voor studenten. Dat laatste is bijvoorbeeld het geval in PC 200 (aanvullend paritair comité voor bedienden), waar specifieke minimumlonen voor studenten bestaan.

Op de tewerkstelling van studenten zijn in algemene zin dezelfde arbeidsrechtelijke regels van toepassing als op de tewerkstelling van een gewone werknemer. Zo moeten studenten bijvoorbeeld ook een kopie van het arbeidsreglement ontvangen bij hun indiensttreding. Toch zijn er enkele uitzonderingen op dit algemeen principe. Zo bevat de arbeidsovereenkomst van studenten een proefperiode van 3 dagen; mogen studenten minder dan 1/3 van de wekelijkse arbeidsduur werken (bij een 38 uren week, betekent dit dat studenten minder mogen werken dan 13 uur per week) en is nachtarbeid in de meeste gevallen verboden voor minderjarigen.

Inschrijvingsbewijs

Als werkgever moet u kunnen aantonen dat de tewerkgestelde persoon wel degelijk student is. De RSZ vereist dan ook dat u een inschrijvingsbewijs voor het lopende school- of academiejaar kan voorleggen op hun verzoek.

Om die reden raden wij dan ook ten sterkste aan om aan de student een kopie van zijn inschrijvingsbewijs te vragen vóór de start van zijn overeenkomst en dit te bewaren.

Uitbreiding contingent 475 uur in Q1 en Q2 2022 naar aanleiding van de coronacrisis

Zoals hierboven aangegeven kan een student maximum 475 uur per kalenderjaar aan de lage solidariteitsbijdrage werken. Om het mogelijk te maken jobstudenten in te zetten om de verhoogde werkdruk wegens het tekort aan arbeidskrachten door coronabesmettingen aan te pakken, heeft de regering beslist om de uren die een student presteert tijdens Q1 en/of Q2 van 2022 (dus van 1 januari 2021 tot 30 juni 2021) niet (volledig) mee te laten tellen voor het contingent van 475 uur per jaar. De regeling verschilt naargelang het gaat om studentenarbeid in de zorg- en onderwijssector, of in andere sectoren.

In kalenderjaar 2022 wordt er voorzien in een volledige neutralisatie van de uren die een student presteert in Q1 en Q2 in de zorgsector en/of in het onderwijs. Deze regel geldt ook voor studenten die via een uitzendkantoor in de zorg of het onderwijs werken. Opgelet: de maatregel omtrent de volledige neutralisatie in Q2 moet nog in een officiële tekst worden gegoten!

In alle overige sectoren wordt de eerste 45 uur die een student presteert tijdens Q1 van kalenderjaar 2022 niet meegeteld voor het contingent van 475 uur.

Op jaarbasis zullen sommige studenten dus meer dan 475 uur kunnen werken aan de lage solidariteitsbijdrage. De overige bovenstaande principes blijven geldig (Dimona, schriftelijke studentenovereenkomst, etc).

Wat moet u doen als werkgever?

Vóór de indiensttreding van een student:

• Opvragen inschrijvingsbewijs en attest Student@work
• Studentenovereenkomst ondertekenen
• Dimona-aangifte doen – informeer Pro-Pay!

Bij indiensttreding: de student een afschrift van het arbeidsreglement bezorgen en hem/haar vragen hem om een ontvangstbewijs te ondertekenen.

Kosten eigen aan de werkgever “onkostenvergoedingen” worden ofwel terugbetaald op basis van werkelijke kosten (via bewijsstukken) ofwel op basis van een (maandelijkse) forfaitaire som. Tot en met inkomstenjaar 2021, moesten deze vergoedingen vermeld worden op de fiscale fiche, maar in de meeste gevallen zonder vermelding van de corresponderende bedragen.

Vanaf inkomstenjaar 2022, moeten de bedragen van alle kosten aangegeven worden op de fiscale fiche 281.10. Dit is dus een goed moment om de onkostenvergoedingen in uw onderneming onder de loep te nemen.

In deze nieuwsbrief bespreken we de belangrijkste aandachtspunten van deze uitgebreide ficheverplichting.

Ruimere verplichting vanaf inkomstenjaar 2022

Er zijn twee types van terugbetaling van een kost eigen aan de werkgever :

1. Terugbetaling op basis van een forfaitaire onkostenvergoeding, d.w.z. een vast bedrag per maand. De forfaitaire onkostenvergoeding wordt opgesplitst naargelang deze is gebaseerd op:

“ernstige normen”, d.w.z. forfaitaire bedragen die :

• de overheid zelf aan haar ambtenaren toekent en daarom door de fiscus aanvaard worden indien aan bepaalde voorwaarden voldaan is (bijvoorbeeld: de forfaitaire kilometervergoeding voor professionele verplaatsingen, dagvergoedingen voor binnenlandse en buitenlandse dienstreizen, de thuiswerkvergoeding gelijk aan 134,71 €/maand in geval van structureel telewerk); ofwel
• door de werkgever zijn bepaald op basis van een voldoende onderbouwd dossier. De werkgever heeft gedurende een voldoende lange periode onkosten bijgehouden om op basis van het gemiddelde daarvan een maandelijks forfait te bepalen. Idealiter herhaalt de werkgever deze stap regelmatig zodat het forfait verantwoord blijft. Het is echter aangeraden om het bedrag van dit type onkosten voorafgaand voor te leggen aan de fiscus zodat de werkgever een ruling kan verkrijgen. Op die manier heeft de werkgever zekerheid dat het bedrag van de forfaitaire onkostenvergoeding aanvaardbaar is voor de fiscus.

“niet-ernstige normen”: hieronder vallen de onkostenvergoedingen die niet volgens ernstige normen zijn vastgesteld. Bijvoorbeeld: een representatievergoeding zonder achterliggend dossier dat de bedragen staaft.

! De fiscus en de RSZ zitten niet altijd op dezelfde lijn, dus er moet geverifieerd worden of de RSZ de bedragen eveneens aanvaardt. Zo zal de fiscus eventueel een representatievergoeding aanvaarden zonder ruling met een goed onderbouwd dossier, maar de RSZ heeft recent haar standpunt gewijzigd en aanvaardt momenteel niet langer een representatievergoeding zonder ruling.

2. Terugbetaling werkelijke kosten op basis van bewijsstukken “expense notes”, bijvoorbeeld: terugbetaling door de werkgever aan de werknemer van de kosten van een zakenlunch of een hotel voor een zakenreis.

Tot en met inkomstenjaar 2021, moesten alleen bedragen voor forfaitaire onkostenvergoedingen niet gebaseerd op ernstige normen vermeld worden op het belastingformulier 281.10. Voor alle types onkostenvergoedingen, zagen de verplichtingen er zo uit :

Vanaf inkomstenjaar 2022, moet het bedrag van de werkelijke onkostenvergoedingen en alle forfaitaire onkostenvergoedingen aangegeven worden via de fiscale fiche 281.10.

Bovenstaande tabel wijzigt als volgt vanaf inkomstenjaar 2022 :

Over welke onkostenvergoedingen gaat het?

Vanaf inkomstenjaar 2022 moeten alle bedragen van kosten eigen aan de werkgever op de fiscale fiche 281.10 opgenomen worden (kosten voor zakenlunch, kosten voor zakenreis, thuiswerkvergoeding etc…), ongeacht het gaat over forfaitaire kosten of werkelijke kosten.

Gevolgen

De onkostenvergoedingen waarvan wij op de hoogte zijn, moeten nog gekwalificeerd worden onder één van bovenstaande categorieën. Uw payroll business partner zal u eerstdaags contacteren en u een overzicht bezorgen van de onkostenvergoedingen waarvan wij op de hoogte zijn, zodat u ons kan informeren of de kosten beschouwd dienen te worden als werkelijke kosten of vastgesteld zijn op basis van (niet-)ernstige normen.

Wat betreft het opstellen van de fiches voor 2022 :

• Indien alle kosten eigen aan de werkgever al verwerkt worden via de payroll, zijn wij op de hoogte van deze bedragen en kunnen we deze automatisch meenemen voor de fiscale fiche volgend jaar. U hoeft niets te doen behalve ons voorafgaand meedelen onder welke categorie deze onkosten vallen (zie hierboven).
• Indien u geen onkosten of alleen forfaitaire onkosten via de payroll doorgeeft, moet u aan Pro-Pay apart de bedragen van de (werkelijke) onkosten doorgeven alsook de kwalificatie van deze kosten als werkelijke kost of als forfaitaire kost volgens ernstige of niet-ernstige normen. Het volstaat dat u deze informatie bezorgt aan uw Payroll Business Partner wanneer wij de nodige informatie opvragen voor het opstellen voor de fiscale fiches van 2022.
  Aangezien bovenstaande verplichting ingaat vanaf inkomstenjaar 2022, zullen wij de gegevens over de ons onbekende onkosten voor het eerst moeten ontvangen begin 2023. Wij zullen u hierover tijdig contacteren.
  

! Op deze manier zal de fiscus algemeen een beter beeld krijgen over welke onkosten u binnen de onderneming terugbetaalt. Dit kan leiden tot meer gerichte controles van de fiscus, dus maak van deze gelegenheid gebruik om te verifiëren of u de terugbetaling van alle onkosten (forfaitaire én werkelijke) die u toekent, kan rechtvaardigen.

Sancties in geval van niet-naleving

Indien de bedragen niet vermeld worden op de fiscale fiche 281.10, hangen de sancties af van het type kosten :

• “Vaste” forfaitaire onkostenvergoeding: fiscus kan weigeren dat de kosten worden afgetrokken worden als professionele kost en/of de toeslag geheime commissielonen van 309 % toepassen.
• “Variabele” werkelijke kosten: de fiscus kan een administratieve boete opleggen. De aftrekbaarheid zal echter niet geweigerd worden, noch kan de toeslag geheime commissielonen toegepast worden.

! Actiepunten

• Bezorg uw Payroll Business Partner in antwoord op het overzicht dat u zal ontvangen, de correcte kwalificatie van de toegekende onkostenvergoeding(en) die wij via payroll voor u verwerken.
• Indien u bepaalde onkostenvergoedingen toekent buiten de payroll, moet u deze bedragen goed bijhouden zodat u ons begin 2023 de nodige gegevens kan bezorgen.
• Maak een analyse binnen uw onderneming of de (forfaitaire) terugbetaling van onkosten gerechtvaardigd is.

In onze newsletter van 10 april 2019 informeerden wij u over de mogelijkheid om een mobiliteitsbudget toe te kennen aan uw werknemers. Het mobiliteitsbudget is de mogelijkheid die de werkgever aan de werknemer biedt om zijn bedrijfswagen of zijn recht op een bedrijfswagen in te ruilen voor een budget. De werknemer mag dat budget vrij besteden in 3 pijlers, rekening houdend met het aanbod dat de werkgever voorziet in die pijlers.

In het Belgisch Staatsblad van 3 december 2021 verscheen een wet die enkele wijzigingen aanbrengt aan dit mobiliteitsbudget. Bovendien publiceerde de fiscus enkele circulaires die deze wijzigingen bespreken. Wij vatten in deze nieuwbrief de voornaamste wijzigingen voor u samen.

Toepassingsgebied

De principes blijven hetzelfde: de werkgever kiest om het mobiliteitsbudget al dan niet aan te bieden aan de werknemer en de werknemer is vrij om al dan niet op het aanbod van de werkgever in te gaan.

Nieuw: Vanaf 1 januari 2022 dient de werknemer geen wachttijd meer te doorlopen. Voordien diende de werknemer op het moment van de aanvraag minimum 3 maanden en in de 36 maanden voorafgaand aan de aanvraag, minimum 12 maanden over een bedrijfswagen te beschikken of ervoor in aanmerking komen. Of een werknemer al dan niet in aanmerking komt voor een bedrijfswagen moet afgeleid worden uit het bedrijfswagenbeleid van de werkgever (bv een policy over de bedrijfswagens).

De werkgever moet wel nog gedurende 36 maanden voorafgaand aan het budget ononderbroken bedrijfswagens hebben aangeboden. Voor startende werkgevers geldt deze voorwaarde niet. Wel moeten zij op het ogenblik van de invoering van het mobiliteitsbudget minstens één bedrijfswagen ter beschikking stellen van minstens één werknemer.

Hoe wordt dit budget bepaald?

De invoering van een mobiliteitsbudget mag geen extra kosten opleveren voor de werkgever.

Het budget dat beschikbaar zal zijn voor de werknemer komt overeen met de reële jaarlijkse werkgeverskost van de bedrijfswagen die men inruilt. Dit is niet alleen de jaarlijkse bruto kostprijs van de ingeleverde bedrijfswagen of de bedrijfswagen waarvoor de werknemer in aanmerking komt, maar omvat ook de fiscale en parafiscale lasten, de brandstofkosten, de solidariteitsbijdrage, verzekeringen, …, met andere woorden de “Total Cost of Ownership (TCO)”. Het budget zal dus voor iedere werknemer anders zijn, in functie van de wagen die wordt ingeruild en het brandstofverbruik van de werknemer.

Nieuw: Vanaf 1 januari 2022 dient het mobiliteitsbudget minimum € 3.000 en maximum € 16.000 per jaar te bedragen. Maximum 1/5 van het totale brutoloon van de werknemer mag worden begroot als mobiliteitsbudget.

Wat kan de werknemer met dit budget allemaal doen?

De werknemer kan zijn bedrijfswagen inruilen voor :

• Pijler 1 : een milieuvriendelijkere wagen.

Nieuw: Vanaf 1 januari 2026 mag dit enkel nog een bedrijfswagen zonder CO2-uitstoot zijn. Deze wagen ondergaat dezelfde fiscale en sociale behandeling als een klassieke bedrijfswagen.

• Pijler 2 : duurzame vervoersmiddelen en diensten zoals (elektrische) fietsen, steps, abonnementen en tickets voor openbaar vervoer, collectief vervoer of een deeloplossing, …

Nieuw: Sinds 1 januari 2022 is de werkgever verplicht om minstens een aanbod te doen in deze pijler!

Nieuw: De mogelijkheden in deze pijler werden sinds 1 januari 2022 uitgebreid en omvatten nu ook de mogelijkheid om dit budget te besteden aan:

• financieringskosten voor o.m. fietsleningen, stallingskosten voor de fiets, elektrische motorfiets en uitrusting ter verhoging van de zichtbaarheid;
• abonnementen en tickets voor alle verplaatsingen met het openbaar vervoer voor zowel de werknemer als zijn inwonende gezinsleden;
• parkeerkosten die de werknemer maakt om van openbaar vervoer gebruik te maken;
• een voetgangerspremie aan de werknemer die te voet of met een step, skateboard,.. naar het werk komt. Het maximum toe te kennen bedrag is gelijk aan de maximum fietsvergoeding (momenteel 0,25 €/km). Deze voetgangerspremie kan enkel worden toegekend in het kader van het mobiliteitsbudget.

De mogelijkheid om huurgelden en intresten van hypothecaire leningen te betalen met dit budget bestond reeds voor werknemers wiens woonplaats gelegen is op maximum 5 km van de normale plaats van tewerkstelling. Dit wordt nu uitgebreid naar 10 kilometer en ook kapitaalsaflossingen van hypothecaire leningen komen nu in aanmerking.

Deze pijler is vrijgesteld van sociale en fiscale lasten. De werkgever bepaalt welke diensten en vervoersmiddelen hij in deze pijler onderbrengt.

• Pijler 3 : restsaldo in cash. Wanneer er op het einde van het jaar nog geld over is, wordt dat in één keer uitbetaald, ten laatste samen met het loon van januari van het daaropvolgende jaar. Het is dus niet mogelijk om in de loop van het jaar voorschotten uit te betalen. Dit bedrag is onderworpen aan een bijzondere werknemersbijdrage van 38,07%. De werkgever betaalt geen sociale zekerheidsbijdrage op dit saldo.

Actiepunt: in het kader van de wens naar flexibiliteit van de werknemers alsook een meer milieuvriendelijk mobiliteitsbeleid, kan het uitgebreide mobiliteitsbudget een interessante oplossing zijn voor u. Aarzel niet met ons contact op te nemen voor meer informatie.

Telewerk niet langer verplicht, noch aanbevolen

In onze nieuwsbrief van 17.02.2022 deelden we u mee dat telewerk vanaf 18.02.2022 niet langer verplicht was in België, maar wel nog aanbevolen. Ondertussen werd in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd dat telewerk niet langer aanbevolen is sinds 07.03.2022.

Tijdelijke werkloosheid wegens overmacht: verlenging tot en met 30.06.2022 en nieuwe vorm van tijdelijke werkloosheid in het kader van de oorlog in Oekraïne

De regering heeft beslist om de vereenvoudigde procedure voor de tijdelijke werkloosheid “Corona”(“coronawerkloosheid”) te verlengen tot en met 30.06.2022. Dit werd ondertussen bevestigd door de RVA.

Meer informatie over de voorwaarden voor werkgevers die gebruik wensen te maken van coronawerkloosheid vindt u terug in onze nieuwsbrief van 09.11.2020.

Daarnaast heeft de regering beslist dat bedrijven die gevolgen ondervinden van de economische sancties in het kader van de oorlog in Oekraïne, vanaf 01.04.2022 tot en met 30.06.2022 gebruik kunnen maken van dezelfde vereenvoudigde procedure als voor coronawerkloosheid. Redenen om van dit type tijdelijke werkloosheid wegens overmacht gebruik te maken, zijn onder andere: het gebrek aan grondstoffen, het wegvallen van een deel van de afzetmarkt, het moeten beperken van de productie wegens dure energieprijzen, etc. Net zoals bij de coronawerkloosheid kan het hier gaan om een volledige of een gedeeltelijke schorsing van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst.

Voor het stelsel van tijdelijke werkloosheid wegens overmacht door de oorlog in Oekraïne gelden dezelfde modaliteiten als voor het stelsel van coronawerkloosheid. We herinneren u eraan dat u als werkgever de volgende stappen dient te ondernemen indien u beroep doet op één van deze vormen van tijdelijke werkloosheid:

Informeer uw werknemers schriftelijk voor de aanvang van de tijdelijke werkloosheid over:

• de periode van de werkloosheid;
• het aantal dagen waarop de werknemer tijdelijk werkloos is en in geval van gedeeltelijke werkloosheid, ook het aantal dagen waarop de werknemer wel arbeidsprestaties levert.

​Laat uw Payroll Business Partner weten op welk type tijdelijke werkloosheid (“Corona” of “Oekraïne”) u beroep doet alsook welke dagen de werknemers zullen werken en welke dagen ze werkloos zijn.

Pro-Pay zorgt voor de nodige elektronische aangiftes van deze werkloosheidsdagen zodat de RVA weet op welke uitkering de werknemer recht heeft.

Tot nu toe konden nieuwe werkgevers in België die een eerste werknemer in dienst namen, voor deze werknemer genieten van een quasi volledige vrijstelling van de sociale zekerheidsbijdragen gedurende de volledige periode van de tewerkstelling van die eerste werknemer. Dit wordt de ‘doelgroepvermindering eerste aanwerving’ genoemd.

Het doel van de doelgroepvermindering eerste aanwerving was om startende ondernemingen te ondersteunen en om meer jobs te creëren. Uit onderzoeken blijkt dat deze steunmaatregel weinig effect had. Daarom werd er een nieuwe wet gepubliceerd die de doelgroepvermindering eerste aanwerving grondig wijzigt.

Veranderingen

Plafond

De werkgeversbijdrage voor de sociale zekerheid bedraagt voor een bediende ongeveer 25% van het brutoloon. Werkgevers waren tot nu toe deze bijdrage niet verschuldigd voor een eerst aangeworven werknemer. Vanaf 01.01.2022 zal het bedrag van de vermindering voor de eerste aanwerving echter geplafonneerd worden op € 4.000 per kwartaal. Deze doelgroepvermindering mag wel nog onbeperkt in de tijd worden toegepast.

Opgelet, er is geen overgangsperiode voorzien voor de nieuwe regeling. Lopende verminderingen voor eerste aanwervingen die tot nu toe quasi de volledige vrijstelling genoten, gaan vanaf 01.01.2022 over naar het forfait.

In de praktijk heeft de nieuwe regeling enkel gevolgen voor bruto maandlonen van minstens € 5.333 per maand. Voor een bediende die maximum 5.333 € bruto per maand verdient, zal de werkgever geen sociale zekerheidsbijdragen moeten betalen. Voor bedienden met een hoger bruto maandloon zal de werkgever wel sociale bijdragen moeten betalen op het deel boven de vrijstelling van € 4.000. Dit wordt duidelijk op basis van het volgend voorbeeld.

Voorbeeld: Een bediende verdient € 5.333 bruto per maand. Dit is € 16.000 per kwartaal. We nemen vervolgens 25% van 16.000. Dit is € 4.000. De eerste € 4.000 is vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen.

Indien u een werknemer heeft met een doelgroepvermindering eerste aanwerving, hoeft u zelf geen actie te ondernemen. Wij zullen het plafond automatisch voor u berekenen. Indien het salaris van de werknemer, waarvoor u op dit moment de doelgroepvermindering geniet, het loonplafond van € 5.333 overschrijdt, houd er dan rekening mee dat uw loonkost zal stijgen.

Begrippen

De nieuwe wet definieert ook het begrip ‘nieuwe werkgever’. Een nieuwe werkgever is een werkgever die nog nooit, of ten minste 12 opeenvolgende maanden voorafgaand aan de indienstneming van de eerste werknemer, niet onderworpen is geweest aan de Belgische sociale zekerheid. De onderneming mag bovendien niet met een andere onderneming behoren tot eenzelfde zogenaamde ‘technische bedrijfseenheid’.

Ook het begrip ‘technische bedrijfseenheid’ wordt vanaf nu expliciet gedefinieerd. Twee of meerdere ondernemingen vormen samen een technische bedrijfseenheid wanneer er een aantoonbare sociale band is (minstens 1 gemeenschappelijk persoon in de ondernemingen) én wanneer er een socio-economische verwevenheid is (dit wordt beoordeeld op basis van activiteiten, plaats, cliënteel, materiaal, personeelsbeheer, etc.).

Tweede tot en met zesde aanwerving

Werkgevers hebben recht op een doelgroepvermindering voor de eerste 6 werknemers die in dienst worden genomen. De doelgroepverminderingen voor de tweede tot en met de zesde aanwerving blijven ongewijzigd. Voor deze werknemers genieten de werkgevers van een forfaitaire vermindering die geldt voor bepaalde duur.

Overzicht

Tot slot geven we nog een kort overzicht van de doelgroepverminderingen vanaf 01.01.2022. De volgende bedragen zijn vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen aan werkgeverszijde.