De sociale partners bereikten gisteren een akkoord om de tijdelijke werkloosheid wegens corona gelijk te stellen voor de opbouw van de jaarlijkse vakantie van 2021. Nu is het wachten op de omzetting van deze intentie in een regelgevend kader. In deze nieuwsbrief leest u alvast hoe het weer zit met de opbouw, opname en overdracht van vakantie in het algemeen en in deze tijden in het bijzonder op basis van de huidige stand van zaken.

Vakantiedagen opbouwen en opnemen. Hoe zit het nu weer?

Volgens de Belgische vakantiewetgeving bouwt een werknemer vakantierechten op op basis van zijn prestaties in het voorgaande kalenderjaar. Het kalenderjaar waarin de werknemer zijn vakantie opneemt wordt het vakantiejaar genoemd. Het voorafgaande kalenderjaar, waarin de vakantierechten worden opgebouwd, is het vakantiedienstjaar.

Diezelfde wetgeving bepaalt dat een werknemer zijn wettelijke vakantiedagen dient op te nemen vóór het einde van het vakantiejaar. Met andere woorden: de werknemer heeft de verplichting om tegen 31 december 2020 alle wettelijke vakantie op te nemen die hij in 2019 heeft opgebouwd.

… maar wat dan met de vakantierechten voor volgend jaar, rekening houdend met de COVID-19 crisis?

Een vraag die vele werknemers zich nu al stellen gaat over de impact van tijdelijke werkloosheidsdagen op de vakantierechten die zij nu opbouwen in vakantiedienstjaar 2020 voor vakantiejaar 2021.

De dagen tijdelijke werkloosheid wegens overmacht corona (coronawerkloosheid) waarvan vele werkgevers gebruik hebben gemaakt, moeten voor de periode van 01.02.2020 – 30.06.2020 gelijkgesteld worden met gewerkte dagen voor de opbouw van vakantie. Werknemers verliezen dus geen vakantierechten voor die periode naar aanleiding van coronawerkloosheid.

Er is helaas nog geen duidelijkheid of deze gelijkstelling verlengd zal worden vanaf 1.07.2020. Wij houden u hiervan op de hoogte. Vanzelfsprekend staat het de werkgever steeds vrij om alle dagen coronawerkloosheid zelf gelijk te stellen aan gewerkte dagen.

Dagen van economische werkloosheid worden overigens wel volledig gelijkgesteld.

Naar aanleiding van de COVID-19 crisis vraagt mijn werknemer of hij vakantiedagen kan overdragen naar volgend jaar. Mag dat?

Vakantiedagen overdragen is volgens de letter van de wet niet toegestaan en een werknemer die niet al zijn vakantiedagen opneemt is deze bijgevolg kwijt. Een bediende kan zijn werkgever dus niet vragen om de niet-opgenomen vakantiedagen uit te betalen. Deze regel is niet veranderd naar aanleiding van de COVID-19 crisis: de wetgever heeft (nog) geen wetswijziging doorgevoerd die werknemers zou toelaten om hun wettelijke vakantie over te dragen naar 2021. Wij houden u vanzelfsprekend op de hoogte indien dit in de loop van het najaar verandert.

Voor arbeiders liggen de zaken anders: zij ontvangen hun vakantiegeld van de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie en dit vakantiegeld blijft verworven, ook als ze niet al hun vakantiedagen opnemen.

In de praktijk wordt er in veel Belgische ondernemingen toegestaan dat een beperkt aantal wettelijke vakantiedagen kan worden overgedragen, die dan binnen een bepaalde termijn opgenomen moeten worden.

Wat zijn de mogelijke gevolgen voor mij als werkgever indien niet alle vakantiedagen werden opgenomen?

Als werkgever heb je de plicht om ervoor te zorgen dat je werknemers hun vakantie opnemen. Het niet nakomen van deze verplichting kan gesanctioneerd worden met administratieve en zelfs strafrechtelijke geldboetes.

In de praktijk dien je ervoor te zorgen dat je je werknemers voldoende informeert over het feit dat ze tijdig hun openstaande vakantiedagen dienen op te nemen. Indien je werknemer, ondanks jouw waarschuwingen, toch beslist om niet al zijn dagen op te nemen, dan loop je geen risico op de hierboven vermelde sancties.

Wat als het voor mijn werknemer niet mogelijk is om zijn vakantie op te nemen?

Indien de arbeidsovereenkomst van je werknemer geschorst was, bv. door een langdurige ziekte of indien je werknemer door een overmachtssituatie zijn vakantie niet kón opnemen, dan moet je als werkgever het saldo van de niet-opgenomen wettelijke vakantiedagen uitbetalen. Het feit dat de werknemer langdurig tijdelijk werkloos is geweest, wordt niet beschouwd als een overmachtssituatie.

Mijn onderneming kent de werknemers bovenop hun wettelijke vakantie ook extralegale vakantiedagen toe. Wat zegt de wetgeving dáárover?

De wetgeving voorziet niet in een wettelijk kader voor extralegale vakantiedagen. Dat betekent concreet dat je als werkgever zelf de spelregels hierover bepaalt en bijgevolg kan vastleggen dat bovenwettelijke vakantiedagen overgedragen kunnen worden. Deze spelregels worden best in het arbeidsreglement vastgelegd.

Hoe kan ik het overzicht bewaren over de resterende vakantiedagen van mijn werknemers?

Indien je HR afdeling geen eigen kalender heeft om de vakantierechten van werknemers bij te houden, dan kan Pro-Pay je helpen met een handige tool. Your Easy Absence Planner (YEAP) kan je helpen bij het beheer van alle afwezigheden, inclusief alle soorten vakantie. Het is immers belangrijk om ook andere afwezigheden correct te rapporteren met het oog op jouw wettelijke verplichtingen als werkgever en het recht van de werknemer op bepaalde uitkeringen.

Met YEAP wordt het overzicht krijgen of houden op de vakantietellers van je werknemers heel eenvoudig.

Actie!

• Bezorg je werknemers een overzicht van hun openstaande wettelijke vakantiedagen.
• Herinner hen nog eens aan de regels in verband met de opname en overdracht van vakantiedagen.
• Indien dat nog niet gebeurd is: bepaal de regels rond de opname en overdracht van extralegale vakantiedagen, bij voorkeur in het arbeidsreglement.

In het kader van de huidige COVID-19 crisis keurde de Belgische regering in juli enkele nieuwe steunmaatregelen goed.

Gelet op de frequentie van het aantal regeringsbeslissingen vestigen wij er graag de aandacht op dat deze nieuwsbrief de stand van zaken op 6 augustus 2020 weergeeft.
Wij informeren u vanzelfsprekend opnieuw indien verdere maatregelen worden genomen.

Vereenvoudiging erkenning als onderneming in moeilijkheden of herstructurering

Ondernemingen kunnen eenvoudiger een erkenning als onderneming in moeilijkheden of in herstructurering verkrijgen. Met die erkenning kunnen ondernemingen genieten van bijkomende steunmaatregelen zoals arbeidsduurvermindering, coronatijdskrediet en coronaloopbaanvermindering (zie hieronder).

De gemotiveerde aanvraag tot erkenning moet ingediend worden bij de FOD WASO.

! Alleen ondernemingen met jaarrekeningen neergelegd bij de Nationale Bank van België kunnen een aanvraag tot erkenning als onderneming in moeilijkheden doen.

Indien u als onderneming in moeilijkheden wilt erkend worden om beroep te kunnen doen op één van onderstaande maatregelen, gelieve dan contact op te nemen met ons juridisch departement via legal@pro-pay.be.

Arbeidsduurvermindering

Vanaf 1 juli 2020 hebben ondernemingen erkend als onderneming in moeilijkheden of in herstructurering, de mogelijkheid om de arbeidsduur van hun werknemers tijdelijk te verminderen.

De arbeidsduur moet met een vierde of een vijfde verminderd worden via een wijziging van het arbeidsreglement/invoering van een ondernemingscao. De werkgever kan eveneens een vierdagenweek invoeren.

Werkgevers die gebruikmaken van deze maatregel kunnen genieten van een forfaitaire vermindering van RSZ-bijdragen. Het bedrag hangt af van de procentuele aanpassing van de arbeidsduur.

Werknemers hebben tijdens de tijdelijke arbeidsduurvermindering recht op een gedeeltelijke looncompensatie ten laste van de werkgever.

Voltijdse werknemers van wie de arbeidsduur wordt verlaagd, blijven arbeidsrechtelijk en op vlak van socialezekerheidsrechten voltijdse werknemers.

Coronatijdskrediet en coronalandingsbaan

Werknemers die tewerkgesteld zijn in een onderneming erkend als in herstructurering of in moeilijkheden kunnen:

• Coronatijdskrediet opnemen. Dit is een nieuwe vorm van tijdskrediet die bestaat naast het gewone tijdskrediet. Periodes van coronatijdskrediet zullen dus niet worden afgetrokken van de maximumduur van het gewone tijdskrediet. Betrokken werknemers kunnen hun prestaties halftijds of met 1/5de verminderen.
• Coronalandingsbaan opnemen voor zover zij minstens 55 jaar zijn en minstens 25 jaar beroepsverleden hebben. Op die manier kunnen oudere werknemers hun prestaties halftijds of met 1/5de verminderen.

Werknemers zullen de gewoonlijke uitkering voor respectievelijk tijdskrediet en landingsbanen ontvangen, voor zover zij voldoen aan alle voorwaarden. Er is dus geen verhoogde uitkering zoals voor het corona-ouderschapsverlof.

In onze nieuwsbrief van 19 juni 2020 informeerden wij u dat de huidige vorm van tijdelijke werkloosheid wegens overmacht omwille van corona loopt tot en met 31 augustus 2020.

Onder bepaalde voorwaarden kan de tijdelijke werkloosheid wegens overmacht corona verdergezet worden vanaf 1 september 2020. Ondernemingen die hiervoor niet in aanmerking komen kunnen gebruik maken van een aangepast type van economische werkloosheid, met name een “overgangs” economische werkloosheid.

Wij bespreken beide systemen in deze nieuwsbrief, alsook andere ad hoc gevallen van tijdelijke werkloosheid wegens overmacht.

Deze nieuwsbrief geeft de stand van zaken op 6 augustus 2020 weer.

Verderzetting soepele tijdelijke werkloosheid corona onder voorwaarden: “coronawerkloosheid 2.0”

De eenvoudige tijdelijke werkloosheid overmacht corona (hierna: coronawerkloosheid) kan verder toegepast worden door ondernemingen die hard getroffen zijn door de COVID-19 crisis of ondernemingen in een hard getroffen sector. Aangezien de Minister van Werk de hard getroffen sectoren nog niet gedefinieerd heeft, raadt de RVA alle betrokken ondernemingen aan om zich te beroepen op het criterium ‘hard getroffen onderneming’.

Ondernemingen met minstens 20% tijdelijke werkloosheid in het tweede kwartaal van 2020 worden beschouwd als hard getroffen. Indien u twijfelt of u voldoet aan deze voorwaarde, gelieve dan contact op te nemen met uw Payroll Business Partner.

De werkgever moet de aanvraag voor deze coronawerkloosheid 2.0 vooraf doen via een nieuw formulier C106A-CORONA-HGO bij de dienst Tijdelijke werkloosheid van het RVA-kantoor dat voor de onderneming bevoegd is. De RVA voorziet hiervoor geen termijn, maar raadt aan om dit zo snel mogelijk te doen. Indien de werkgever een positief antwoord krijgt, kan hij verder coronawerkloosheid toepassen.

Naast dit nieuwe formulier dient de werkgever de werknemer(s) voorafgaandelijk schriftelijk te informeren over de periode en het aantal dagen van coronawerkloosheid, zoals omschreven in onze nieuwsbrief van 16 juli 2020.

De overige modaliteiten van de coronawerkloosheid blijven dezelfde, zoals omschreven in onze nieuwsbrief van 8 april 2020. Gelieve Pro-Pay dus tijdig te verwittigen indien u van dit regime gebruik wenst te maken.

Nieuwe vorm van tijdelijke werkloosheid: “overgangs” economische werkloosheid

Een aantal werkgevers zal zich niet kunnen beroepen op de verlengde coronawerkloosheid, maar is wel economisch getroffen door de COVID-19 crisis. Zij kunnen vanaf 1 september 2020 eventueel gebruik maken van het systeem van economische werkloosheid dat is aangepast aan de huidige crisissituatie.

Indien gebruik gemaakt wordt van deze regeling, mag de werkgever het werk dat normaal verricht wordt door de werkloze werknemers niet uitbesteden aan derden (zoals bij coronawerkloosheid).

De voorwaarden voor economische werkloosheid zijn anders voor arbeiders dan voor bedienden.

Arbeiders

Voor de arbeiders blijft de vroegere (relatief eenvoudige) procedure voor economische werkloosheid van toepassing. Dit systeem is anders dan dat van de coronawerkloosheid.

Er zijn 3 wijzen waarop de economische werkloosheid kan geregeld worden voor arbeiders:

• Volledige schorsing: er wordt geen enkele arbeidsdag gepresteerd. De maximumduur van dit systeem wordt tijdelijk opgetrokken van 4 weken naar 8 weken.
• Gedeeltelijke arbeid grote schorsing: er zijn minder dan 3 arbeidsdagen per week voorzien, ofwel minder dan 1 arbeidsweek op 2 weken. De maximumduur van dit systeem wordt tijdelijk opgetrokken van 3 maanden naar 18 weken.
• Gedeeltelijke arbeid kleine schorsing: er zijn minstens 3 arbeidsdagen per week voorzien, ofwel minstens 1 arbeidsweek op 2 weken. Deze regeling kan voor maximum 12 maanden gebruikt worden.

Wanneer de maximumduur van de schorsing bereikt is moet de werkgever eerst een volledige werkweek invoeren vooraleer hij opnieuw een regeling kan aanvragen. U bent dus niet beperkt tot bovenstaande maximumduur, indien de werknemers tussen twee schorsingsregelingen door eerst een volledige werkweek werken.

In tegenstelling tot de coronawerkloosheid moet de arbeider eerst zijn inhaalrustdagen uitputten vooraleer hij tijdelijk werkloos kan worden gesteld. Het gaat o.m. om inhaalrust voor overuren en werk op zon- en feestdagen: inhaalrust toegekend in het kader van arbeidsduurvermindering wordt hier niet bedoeld.

De werkgever dient aan de economisch werkloos gestelde arbeider per werkloosheidsdag een supplement bovenop de werkloosheidsuitkeringen te betalen. Het minimumbedrag hiervan hangt af van het bevoegde paritaire comité.

Daarnaast moeten de werkgevers onder meer de volgende formaliteiten naleven:

• De arbeiders minstens 7 kalenderdagen voor de aanvang van de werkloosheid informeren door middel van een aanplakking in de onderneming, of via een individuele kennisgeving;
• Een C3.2A-controleformulier afleveren aan elke arbeider die economisch werkloos wordt gesteld. De arbeider gebruikt dit formulier om zijn werkloosheidsuitkering aan te vragen bij zijn uitbetalingsinstelling;
• Een validatieboek (op papier of elektronisch) invullen;
• Een ASR-scenario 2 en een ASR-scenario 5 uitvoeren.

Pro-Pay kan u bijstaan bij deze formaliteiten.

! Opgelet, het is mogelijk dat er op het niveau van uw sector specifieke en/of bijkomende modaliteiten worden voorzien in een sector-cao met betrekking tot economische werkloosheid.

Bedienden

De economische werkloosheid voor bedienden is minder flexibel dan de coronawerkloosheid.

Er zijn 2 types economische werkloosheid mogelijk voor bedienden:

• Volledige werkloosheid: er wordt geen enkele arbeidsdag meer gepresteerd. De maximumduur wordt tijdelijk opgetrokken van 16 weken naar 24 weken.
• Gedeeltelijke werkloosheid: er worden minstens 2 arbeidsdagen per week gepresteerd. In tegenstelling tot de coronawerkloosheid is het dus niet mogelijk dat de bediende slechts 1 van zijn werkweekdagen werkloos is. De maximumduur wordt tijdelijk opgetrokken van 26 weken naar 34 weken.

Voor de bedienden moet de werkgever verder een ondernemingsplan opstellen met de volgende vermeldingen:

• Bewijs van een substantiële daling van minimum 10% van de omzet of productie in vergelijking met hetzelfde kwartaal van 2019;
• De werkgever biedt de bediende 2 vormingsdagen aan per maand.
  De bediende is niet verplicht om in te gaan op deze vorming. De vormingsdag kan gepland worden op een werkloosheidsdag (gedekt door een werkloosheidsuitkering) of op een werkdag (betaald door de werkgever).
• Het bedrag van het dagelijks supplement dat de werkgever verplicht is om te betalen aan de bedienden. Het minimumbedrag wordt bepaald op sectorniveau.

Dit plan moet neergelegd worden bij de griffie van de Algemene Directie van de Collectieve Arbeidsbetrekkingen.

! In tegenstelling tot bij coronawerkloosheid moet de bediende eerst zijn inhaalrustdagen uitputten vooraleer hij tijdelijk werkloos kan worden gesteld. Het gaat o.m. om inhaalrust voor overuren en werk op zon- en feestdagen: inhaalrust toegekend in het kader van arbeidsduurvermindering wordt hier niet bedoeld.

Daarnaast moeten de werkgevers onder meer de volgende formaliteiten naleven:

• Een formulier C106A-CORONA-OVERGANGSSTELSEL sturen naar de dienst tijdelijke werkloosheid van het bevoegde RVA-kantoor. De RVA zal controleren of de werkgever voldoet aan de voorwaarden. Ten vroegste 14 dagen na verzending van het formulier C106A kunnen de bedienden geïnformeerd worden;
• De bedienden ten minste 7 kalenderdagen voor de eerste voorziene werkloosheidsdag inlichten over de geplande economische werkloosheid via aanplakking in de onderneming of individuele kennisgeving;
• Een C3.2A-controleformulier afleveren aan elke bediende die economisch werkloos wordt gesteld. De bediende gebruikt dit formulier om zijn werkloosheiduitkering aan te vragen bij zijn uitbetalingsinstelling;
• Het validatieboek (op papier of elektronisch) invullen;
• Een ASR-scenario 2 en een ASR-scenario 5 uitvoeren.

Pro-Pay kan u bijstaan bij deze formaliteiten.

! Opgelet, het is mogelijk dat er op het niveau van uw sector specifieke en/of bijkomende modaliteiten worden voorzien in een sector-cao met betrekking tot economische werkloosheid.

Andere ad hoc gevallen van tijdelijke werkloosheid wegens overmacht

Indien de werkgever geen hard getroffen onderneming is, maar hij tijdelijke werkloosheid wegens overmacht wenst in te roepen omwille van een andere reden, dient deze opnieuw meerdere formaliteiten na te leven:

• De reden van overmacht melden via de elektronische toepassing op www.socialsecurity.be;
• Een C3.2A-controleformulier afleveren aan de betrokken werknemer;
• Een ASR-scenario 2 en een ASR-scenario 5 uitvoeren.

Pro-Pay kan u bijstaan bij deze formaliteiten.

Een werknemer kan bijvoorbeeld tijdelijk werkloos worden gesteld wegens overmacht omdat hij over een quarantainegetuigschrift beschikt en geen telewerk kan verrichten.

! Volgens de meest recente instructies van de RVA hebben werknemers die op reis vertrekken naar een regio die code rood heeft bij vertrek en die bij terugkomst in quarantaine moeten gaan en niet kunnen telewerken, geen recht op een tijdelijke werkloosheidsuitkering wegens overmacht. Aangezien een dergelijke reis verboden is door de overheid, aanvaardt de RVA dit niet als overmacht. De werknemer zal dan noch loon, noch een werkloosheidsuitkering ontvangen.

Aandachtspunt: Ga na welk systeem van toepassing kan zijn op uw onderneming indien u verder gebruik wenst te maken van tijdelijke werkloosheid voor uw werknemers vanaf 1 september 2020 en begin tijdig aan de voorbereidingen.

Werknemers die door hun werkgever tijdelijk worden uitgezonden om in een andere Europese lidstaat te gaan werken zijn onderworpen aan de bepalingen van de Europese Detacheringsrichtlijn. Deze richtlijn bepaalt dat een “harde kern” van minimum arbeidsvoorwaarden van de ontvangststaat van toepassing wordt bovenop het recht dat van toepassing is in de zendstaat. België was bij de omzetting in lokale wetgeving (de wet van 5 maart 2002) reeds verdergegaan dan wat de richtlijn oplegde.

Midden 2018 werd deze richtlijn gewijzigd waardoor er meer lokale wetgeving dan enkel een harde kern van de ontvangststaat van toepassing zou zijn. Ook voor de detachering van uitzendkrachten worden bijkomende verplichtingen opgelegd. De lidstaten dienden deze richtlijn om te zetten in lokale wetgeving tegen 30 juli 2020. Recent werd in België de wetswijziging hiertoe goedgekeurd.

Deze wijzigingen gaan in vanaf 30 juli 2020.

1. Wijziging wet betreffende arbeids-en loonvoorwaarden in geval van detachering van werknemers naar België

De krachtlijnen van de gewijzigde wet zijn de volgende:

• Indien de detachering minder dan 12 maanden duurt, moet de werkgever alle arbeids-en loonvoorwaarden naleven die strafrechtelijk gesanctioneerd worden en voortvloeien uit wettelijke bepalingen en algemeen verbindend verklaarde cao’s met uitzondering van de aanvullende pensioenregelingen;
• Na de periode van 12 maanden (! verlengbaar tot 18 maanden door middel van een gemotiveerde kennisgeving verstrekt aan de FOD WASO), hebben gedetacheerde werknemers daarbovenop recht op alle wettelijke arbeids-en loonvoorwaarden die niet strafrechtelijk gesanctioneerd zijn (zoals bijvoorbeeld gewaarborgd loon) uitgezonderd:
• De regels met betrekking tot het sluiten en beëindiging van de arbeidsovereenkomst;
• Aanvullende pensioenregelingen.

• Aangezien in België veel arbeidsrechtelijke bepalingen reeds strafrechtelijk gesanctioneerd waren, verandert deze wijziging in de praktijk niet zo veel.
  
  ! Indien de werkgever een gedetacheerde werknemer vervangt door een andere gedetacheerde werknemer die op dezelfde plaats dezelfde taak uitvoert, worden de tewerkstellingsperiodes van elke afzonderlijke, betrokken gedetacheerde werknemer bij elkaar opgeteld voor het bepalen van de periode van 12 maanden.
• Toeslagen of vergoedingen voor reis-, maaltijd- en verblijfskosten voor werknemers die beroepshalve van huis zijn die voortvloeien uit algemeen verbindend verklaarde collectieve arbeidsovereenkomsten moeten slechts aan naar België gedetacheerde werknemers worden toegekend voor reizen van en naar hun gewone werkplaats in België of wanneer zij door hun werkgever tijdelijk vanuit die gewone werkplaats naar een andere werkplaats worden gezonden.
• De toeslagen die rechtstreeks verbonden zijn aan de detachering worden zoals voordien gezien als deel van het loon voor zover zij niet worden betaald ter vergoeding van werkelijke kosten (zoals reis-, maaltijd- of verblijfkosten).
  
  Indien niet kan worden vastgesteld welke onderdelen van de toeslag werkelijke kosten dekken en welke effectief loon vormen, wordt het volledige bedrag van de toeslag beschouwd als een onkostenvergoeding. De toeslag zal dan niet in aanmerking worden genomen om te bepalen of het vereiste loon wordt betaald.

Bovenstaande wijzigingen zijn tijdelijk nog niet van toepassing op de wegvervoersector.

2. Wijzigingen specifiek voor gebruik van uitzendkrachten

Door de detacheringsrichtlijn werd ook de wet van 24 juli 1987 betreffende de tijdelijke arbeid, de uitzendarbeid en het ter beschikking stellen van werknemers gewijzigd. Indien u gebruik maakt van buitenlandse uitzendkrachten, heeft u vanaf 30 juli de volgende verplichtingen:

• Indien een uitzendkracht vanuit een ander land naar België wordt gedetacheerd, moet de Belgische gebruiker het uitzendkantoor schriftelijk (op papier of elektronisch) informeren over de toepasselijke arbeids-en tewerkstellingsvoorwaarden in de onderneming (arbeidstijd, overwerk, pauze, rusttijden, nachtarbeid, vakantie, feestdagen, loon, bescherming van een aantal categorieën werknemers, gelijke behandeling en discriminatie).
• De Belgische gebruiker van de uitzendkrachten moet het (het Belgische of buitenlandse) uitzendkantoor voorafgaand schriftelijk informeren indien de uitzendkracht in een andere EER-lidstaat of Zwitserland zal werken. Deze wijziging is tijdelijk nog niet van toepassing op de wegvervoersector.

3. Strafsancties

Het niet naleven van de arbeids-en loonvoorwaarden werd vanzelfsprekend reeds gesanctioneerd in het Sociaal Strafwetboek.

De niet-naleving van de nieuwe informatieverplichtingen i.v.m. uitzendkrachten wordt vanaf 30 juli 2020 bestraft met een sanctie van niveau 2 (strafrechtelijke geldboete van 400 tot 4.000 EUR of een administratieve geldboete van 200 tot 2.000 EUR per werknemer met een maximum van 100).

Nieuw is ook dat een buitenlandse dienstverlener zich bij een inbreuk op de detacheringsregels kan beroepen op verzachtende omstandigheden indien de relevante arbeids-en loonvoorwaarden niet op de website van de FOD WASO worden vermeld.

In deze nieuwsbrief bespreken we een nieuwe en eenmalige vorm van verloning van werknemers die vrij van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen kan toegekend worden, met name de consumptiecheque. Deze cheque werd door de Belgische overheid geïntroduceerd met als doel enkele zwaar getroffen sectoren te steunen.

Voorwaarden

Zoals u ongetwijfeld weet heeft de huidige COVID-19 crisis een bijzonder zware impact op de horeca- cultuur- en sportsector en op kleine handelszaken die langer dan een maand de deuren moesten sluiten. Om deze sectoren te steunen introduceert de Belgische regering een nieuwe cheque die éénmalig, tot en met 31 december 2020, kan uitgereikt worden voor gebruik in voormelde sectoren.

De cheque kan vrij van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen kan worden toegekend voor zover voldaan is aan onderstaande voorwaarden:

• De cheque mag niet worden verleend ter vervanging of omzetting van loon, premies of andere voordelen, al dan niet onderworpen aan sociale zekerheidsbijdragen;
• De toekenning van de cheque moet vervat zijn in een collectieve arbeidsovereenkomst op het niveau van de sector of de onderneming of, voor ondernemingen zonder vakbondsafvaardiging, in een individuele overeenkomst met de werknemers;
• De cheque mag een maximale waarde van € 10 hebben en de werkgever mag aan een werknemer maximaal € 300 aan cheques toekennen.
• De cheque mag noch geheel noch gedeeltelijk in geld omgeruild worden;
• De cheque wordt op naam van de werknemer afgeleverd.
• De cheque is slechts geldig tot en met 7 juni 2021.

De toekenning van de consumptiecheque kan gebeuren door één van de erkende uitgevers van andere types van cheques zoals maaltijdcheques maar kan ook door de werkgever zelf. Op dit moment is het nog niet mogelijk om deze cheque elektronisch toe te kennen maar wetgeving daarover is mogelijk nog op komst.

Aandachtspunten

Indien u consumptiecheques wenst toe te kennen aan u werknemers, leef dan de bovenstaande voorwaarden na zodat u deze vrij van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen kan toekennen. Pro-Pay kan u een model van overeenkomst bezorgen waarin de toekenningsvoorwaarden van de consumptiecheque worden opgesomd.

In het licht van de Covid-19 crisis werden niet-essentiële bedrijven tot 4 mei verplicht door de overheid om hun werknemers thuis te laten werken indien de functie dit toeliet. Dit telewerk kon gebeuren zonder dat de werkgever hiervoor een formele telewerkovereenkomst moest afsluiten met de werknemer.

Sinds 4 mei is het weer mogelijk om de werknemers te laten werken in de onderneming, al blijft telewerk wel de norm. Indien u eraan denkt om uw werknemers in de toekomst verder te laten telewerken op structurele basis, zijn er een aantal aandachtspunten waar u best rekening mee houdt. Daarnaast heeft de fiscus in een recente circulaire, details bekend gemaakt over de voorwaarden op een forfaitaire kostenvergoeding toe te kennen voor dit telewerk. In deze nieuwsbrief bespreken we kort de formaliteiten rond het telewerk en de nieuwe spelregels rond de forfaitaire vergoeding.

Formaliteiten structureel telewerk

Zoals in de inleiding reeds vermeld, is telewerk niet langer verplicht door de overheid maar blijft het de norm. Waar er bij het verplichte telewerk een gedoogbeleid was van de overheid wat de regelgeving betreft rond telewerken dient men zich intussen de vraag stellen of er bij aanhoudend en structureel telewerk binnen de onderneming geen rekening dient gehouden te worden met dit wetgevend kader.

De wettelijke definitie van een telewerker is een werknemer die in het kader van een arbeidsovereenkomst op regelmatige basis zijn werk uitvoert buiten de bedrijfslocatie met gebruikmaking van informatie-technologie, terwijl deze werkzaamheden ook op de bedrijfslocatie van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd. Sommige categorieën van werknemers zijn expliciet uitgesloten van telewerk zoals bvb. de handelsvertegenwoordigers en werknemers die in een satellietkantoor van de werkgever werken. Belangrijk is op te merken dat telewerk op vrijwillige basis gebeurt, zowel aan werkgevers – als aan werknemerskant.

Voor telewerkers dient een schriftelijke overeenkomst te worden opgesteld, in principe op het moment dat de werknemer begint met het telewerk. In dit geschrift worden bepaalde verplichte vermeldingen opgenomen zoals de frequentie van het telewerk, de plaats waar de werknemer zal telewerken en de manier waarop de kosten zullen worden vergoed.

De werkgever dient ook de benodigde apparatuur ter beschikking te stellen van de telewerker en ze te onderhouden, tenzij wordt overeengekomen dat de werknemer zijn eigen materiaal zal gebruiken.

Kostenvergoeding

Wat de kosten betreft die aan het telewerk zijn verbonden, is de werkgever verplicht om de kosten van de verbindingen en de communicatie aan de werknemer te vergoeden.

Daarnaast staat het de werkgever ook vrij om andere kosten verbonden aan het telewerk te vergoeden. Denk maar aan de kosten voor elektriciteit en verwarming, kleine kantoorbenodigdheden, printermateriaal etc.

Deze vergoeding kan op verschillende manieren gebeuren. Eén ervan is de toekenning van een forfaitaire bureauvergoeding. Wij verwijzen daarvoor naar onze nieuwsbrief van 15 april 2020: Verhoging bureaukosten.

Wat deze bureaukosten betreft hanteerde de fiscus, in tegenstelling tot de RSZ, tot voor kort geen forfaitaire vergoeding. Daar is met een circulaire van 14 juli 2020 verandering in gekomen. Bij regelmatig en structureel telewerk kan ook op fiscaal vlak de forfaitaire vergoeding van € 129,48 per maand gehanteerd worden zonder dat de werkgever daarvoor een ruling dient aan te vragen. Let wel: de fiscus stelt als voorwaarde voor deze vergoeding dat alle werknemers, zonder onderscheid in functie, dezelfde vergoeding dienen te ontvangen.

Bovenop dit bedrag van maximum € 129,48 per maand kan de werkgever ook nog de volgende zaken forfaitair vergoeden:

• €20 per maand indien de werknemer zijn/haar eigen pc gebruikt voor professionele doeleinden;
• €20 per maand indien de werknemer zijn/haar privé-internetverbinding gebruikt voor professionele doeleinden.

Uiteraard kunnen deze forfaitaire bedragen enkel worden toegekend indien de bureau- en internetkosten niet op een andere manier vergoed worden aan de werknemer.

Aandachtspunten

Wij raden u aan om na te gaan of er binnen uw onderneming sprake is van structureel telewerk en of u daarvoor de juiste formaliteiten naleeft en de nodige afspraken heeft gemaakt over de vergoeding van de kosten verbonden met dit telewerk.

Zoals reeds gecommuniceerd in onze nieuwsbrief van 19 juni blijft de bijzondere vorm van tijdelijke werkloosheid corona-overmacht (hierna “coronawerkloosheid”) bestaan tot en met 31 augustus 2020. Er is nog geen nieuws over een mogelijke algemene verlenging.

Een besluit van de regering heeft echter nieuwe formaliteiten geïntroduceerd voor het informeren van de werknemers over de coronawerkloosheid. Deze formaliteiten zijn van toepassing vanaf 13 juli 2020.

Nieuwe formaliteiten

Vanaf 13 juli 2020 moet de werkgever de werknemer individueel informeren, uiterlijk op de dag vóór de datum van inwerkingtreding van de gedeeltelijke of volledige coronawerkloosheid (en in ieder geval voordat de werknemer zich naar het werk begeeft), over:

• De periode van coronawerkloosheid;
• Het aantal dagen waarop de werknemer tijdelijk werkloos is en in geval van gedeeltelijke coronawerkloosheid, het aantal dagen waarop de werknemer wel arbeidsprestaties levert.

Op voorwaarde dat elke werknemer duidelijk op de hoogte is van de arbeidsregeling die op hem van toepassing is, kan deze kennisgeving ook collectief gebeuren indien de coronawerkloosheid op meerdere mensen betrekking heeft.

De werkgever moet de werknemers ook informeren over de formaliteiten die zij moeten vervullen om een werkloosheidsuitkering te verkrijgen.

Indien de werkgever een ondernemingsraad heeft, of, bij gebrek daaraan, een vakbondsafvaardiging, dan moet hij deze op de hoogte brengen van de beslissing over de coronawerkloosheid.

Voor werknemers die reeds in coronawerkloosheid waren voor 13 juli moet er geen nieuwe kennisgeving gedaan worden. Echter, telkens wanneer de werkgever het aantal voorziene werkloosheidsdagen verhoogt of wanneer hij overgaat van een regeling van gedeeltelijke arbeid naar een volledige schorsing van de arbeidsovereenkomst, moet hij bovenstaande formaliteiten verrichten.

Als de werkgever na de kennisgeving van coronawerkloosheid toch een beroep wil doen op de werknemer, dan kan de coronawerkloosheid worden ingetrokken of geschorst.

De werkgever die de formaliteiten voor de kennisgeving niet naleeft, is verplicht om de werknemer zijn normale loon te betalen voor de volledige periode die voorafgaat aan het vervullen van deze formaliteiten.

Verbod tewerkstelling studenten of derden in de plaats van een tijdelijke werkloze

Indien een werkgever werknemers in coronawerkloosheid zet, mag hij het gewoonlijk werk van de betrokken werknemers niet uitbesteden aan derden of studenten. Hierop is één uitzondering: namelijk wanneer voor de werknemer coronawerkloosheid wordt ingeroepen omdat hij verplicht in quarantaine wordt geplaatst. In dat geval mag de werkgever dit werk wél uitbesteden aan derden/studenten.

Gelieve te noteren dat aan de werknemer die in quarantaine wordt geplaatst, een medisch getuigschrift kan worden afgeleverd met die vermelding.

Indien de werkgever zich niet houdt aan dit verbod, moet hij de werknemers het gewone loon betalen voor de dagen waarop hij het werk van de werknemers heeft uitbesteed aan derden/ studenten.

Overgangsmaatregel van coronawerkloosheid naar economische werkloosheid

Aangezien het systeem van tijdelijke werkloosheid corona-overmacht voor de meeste ondernemingen in principe stopt op 31 augustus 2020, heeft de regering een overgangsregeling voorzien: bedrijven zullen vanaf september niet langer beroep kunnen doen op tijdelijke werkloosheid wegens overmacht, maar wel op een vereenvoudigde vorm van economische werkloosheid.

Over deze vorm van economische ‘overgangswerkloosheid’ informeren wij u binnenkort.

Zoals u weet waren veel werkgevers ten gevolge van de COVID-19 crisis genoodzaakt om hun werknemers in tijdelijke werkloosheid corona-overmacht (hierna: “coronawerkloosheid”) te stellen. Dit type schorsing van de arbeidsovereenkomst kan echter niet te onderschatten gevolgen hebben voor bepaalde loonelementen. Daarom hebben bepaalde sectoren het initiatief genomen om deze gevolgen te beperken door het afsluiten van collectieve arbeidsovereenkomsten. Dat is onder meer het geval in paritair comité 226. Deze nieuwsbrief heeft als doel om u in te lichten over de bij cao getroffen maatregelen die de impact op bepaalde loonelementen wensen te beperken.

Eindejaarspremie

In paritair comité 226 wordt jaarlijks op het einde van het jaar een eindejaarspremie betaald aan de werknemers die in dienst zijn op het ogenblik dat de premie betaald wordt en die effectief het hele kalenderjaar in dienst zijn geweest bij de onderneming.

Bepaalde gebeurtenissen waarbij de arbeidsovereenkomst wordt geschorst worden gelijkgesteld aan effectief gewerkte dagen. Wat de coronawerkloosheid betreft was dat aanvankelijk niet het geval, met als gevolg dat het bedrag van de eindejaarspremie verminderd diende te worden naar rato van het aantal dagen coronawerkloosheid in het kalenderjaar. Om dat te vermijden voorziet een collectieve arbeidsovereenkomst dat de dagen coronawerkloosheid in de periode van 13 maart tot en met 30 juni 2020 gelijkgesteld zijn aan gewerkte dagen. De dagen coronawerkloosheid in die periode zullen dus geen effect hebben op het bedrag van de eindejaarspremie.

De werkgever draagt de kost voor deze gelijkgestelde dagen wegens coronawerkloosheid, maar kan een tussenkomst genieten van het Sociaal Fonds van de sector. Deze tussenkomst zal betaald worden in het eerste trimester van 2021, onder de volgende voorwaarden:

• De tussenkomst van het Sociaal Fonds is begrensd tot €10 per dag coronawerkloosheid;
• De aanvraag tot tussenkomst dient ingediend te worden door middel van een formulier dat door het Sociaal Fonds ter beschikking wordt gesteld. Om geldig te zijn dient de aanvraag bij het Fonds toe te komen per e-mail, ten laatste op 31 juli 2020.

Het aanvraagformulier kan u downloaden op de website van het Sociaal Fonds: Sociaal-fonds/aanvraag-forfaitaire-tussenkomst-jaarpremie

Indien nodig, aarzel dan niet de hulp in te roepen van uw Payroll Business Partner bij het invullen van dit document.

Ecocheques

December is in PC 226 eveneens de maand waarin de ecocheques worden toegekend door de werkgever. Om na te gaan of een werknemer recht heeft op het volledige bedrag van de ecocheques (€250) dient men rekening te houden met de prestaties van de werknemer tussen 1 januari 2020 en 31 december 2020 (referteperiode). Bepaalde afwezigheden van de werknemer zijn gelijkgesteld met effectief gewerkte dagen, terwijl andere dat niet zijn. De periode van coronawerkloosheid was aanvankelijk niet gelijkgesteld met gewerkte dagen voor de berekening van het recht op ecocheques, met een negatieve impact als gevolg.

Binnen het paritair comité is men ook wat dit punt betreft tussengekomen, aangezien bij collectieve arbeidsovereenkomst is voorzien dat de dagen van coronawerkloosheid in de periode van 13 maart 2020 tot en met 30 juni 2020 gelijkgesteld zijn met effectief gewerkte dagen. De impact van de coronawerkloosheid op de ecocheques wordt op die manier beperkt.

De sectorale verlofdagen

Bij collectieve arbeidsovereenkomst is ten slotte voorzien in de overdracht van sectorale verlofdagen die vallen in een periode van coronawerkloosheid. Deze dagen worden overgedragen naar een later te bepalen datum volgens het gebruik in de onderneming en bij afwezigheid daarvan, in onderling akkoord tussen werkgever en werknemer.

De betrokken dagen zijn op dit moment 2 april (Goede Vrijdag) en 11 juli in het Nederlandstalig landsgedeelte, daar het stelsel van de coronawerkloosheid verlengd werd tot en met 31 augustus 2020. Indien zou blijken dat de coronawerkloosheid nogmaals wordt verlengd, dan kunnen bijvoorbeeld ook 27 september in het Franstalig landsgedeelte en 2 november (Allerzielen) betrokken sectorale dagen zijn. Wij vestigen uw aandacht op het feit dat er op dit ogenblik nog geen bevestiging is of het systeem van coronawerkloosheid verlengd zal worden. Het is daarom nog niet zeker welke sectorale verlofdagen overgedragen dienen te worden naar een later tijdstip.

Werknemers die beroepsverplaatsingen maken met hun eigen wagen kunnen van hun werkgever een terugbetaling krijgen van de gemaakte kosten.

Het is niet nodig om het juiste bedrag van deze kosten te bewijzen, aangezien de overheid een maximum forfaitair bedrag per kilometer heeft vastgelegd dat aanvaard wordt als kost eigen aan de werkgever. De terugbetaling van kosten is vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen indien het maximumbedrag per kilometer niet wordt overschreden.

Dit bedrag wordt jaarlijks aangepast.

Het nieuwe bedrag dat van toepassing is van 1 juli 2020 tot en met 30 juni 2021 bedraagt €0,3542 per kilometer.

Ter herinnering: het bedrag dat van toepassing was van 1 juli 2019 tot en met 30 juni 2020 bedroeg €0,3653 per kilometer. Er is dus sprake van een daling tegenover het vorige bedrag.

Een bijkomende voorwaarde is dat het aantal afgelegde kilometers per jaar niet abnormaal hoog mag zijn (maximum 24.000 km per jaar). Als het aantal kilometers hoger ligt, moet hiervan bewijs geleverd worden.

Dit bedrag is een maximumbedrag. Werkgevers kunnen zonder problemen een lagere vergoeding per kilometer toepassen. Een hogere vergoeding per kilometer is ook mogelijk, maar dan ligt de bewijslast bij de werkgever en de werknemer. Zij moeten bewijzen dat de uitbetaalde vergoeding overeenkomt met de reële kostprijs.

In onze nieuwsbrief van 13 mei ll. lieten we u weten dat er een wetsvoorstel was aangenomen waardoor de opzeggingstermijn voortaan zou geschorst worden tijdens een periode van tijdelijke werkloosheid overmacht corona (hierna “coronawerkloosheid”).

Afgelopen maandag, 22 juni, is deze wet gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad en ze is vanaf die dag ook van kracht.

Opzeggingstermijn en schorsing van de opzeggingstermijn

De nieuwe wet bepaalt dat:

• De opzeggingstermijn die de werkgever betekent geschorst wordt tijdens de coronawerkloosheid, hetgeen inhoudt dat de opzeggingstermijn verlengd wordt met de dagen dat de werknemer in tijdelijke werkloosheid was.
• Voor opzeggingstermijnen die reeds lopende waren op 22 juni betekent dit dat de opzeggingstermijn tot 22 juni niet wordt geschorst, maar dat vanaf 22 juni de opzeggingstermijn wél wordt geschorst. Er is dus geen retroactieve werking, zoals eerst was aangekondigd.
• Er is één uitzondering op voormelde regel: voor de opzeggingstermijnen die begonnen zijn vóór 1 maart 2020, verandert er niets. Deze opzeggingstermijnen worden niet geschorst tijdens de coronawerkloosheid, ook niet na 22 juni.

Actiepunten

• Kijk voor werknemers in tijdelijke werkloosheid voor wie reeds een opzeggingstermijn betekend werd na vanaf wanneer de opzegging loopt en of er met een schorsing van de termijn rekening moet gehouden worden.
• Voor nieuwe ontslagen die de werkgever betekent aan een werknemer in tijdelijke werkloosheid waarbij een opzeggingstermijn moet gepresteerd worden, geldt vanaf nu een schorsing voor de dagen coronawerkloosheid.