Categorie: Nieuws

Met de naderende deadline voor de omzetting van de EU-richtlijn loontransparantie, moeten werkgevers zich voorbereiden op de vereisten van deze richtlijn.

In deze nieuwsbrief bespreken we de essentie van deze richtlijn en welke stappen u nu al kan ondernemen om zich goed voor te bereiden op de aanstaande veranderingen.

Wat de minimumlonen betreft, houdt de recente wet van 17 december 2024 al een gedeeltelijke omzetting in van de Richtlijn 2022/2041 betreffende toereikende minimumlonen in de Europese Unie. Voor het overige is de Richtlijn nog niet omgezet naar Belgisch recht, waardoor er nog een aantal onduidelijkheden zijn.

! Denemarken heeft in 2022, nadat de richtlijn door Europa was aangenomen, een zaak aanhangig heeft gemaakt bij het Hof van Justitie van de Europese Unie, met als argument dat de richtlijn in strijd is met het Verdrag betreffende de Werking van de Europese Unie. De advocaat-generaal adviseerde begin dit jaar om de richtlijn nietig te verklaren. De uitspraak van het Hof en de gevolgen voor de toekomstige Europese regelgeving worden dit jaar verwacht.

1. Gelijke beloning en de loonkloof

Zowel op EU-niveau als in de Belgische wetgeving bestaan er reeds regels die het recht op gelijke beloning waarborgen en discriminatie tussen mannen en vrouwen trachten te bestrijden.

Toch blijkt uit cijfers dat er anno 2025 nog steeds een aanzienlijke loonkloof tussen mannen en vrouwen bestaat in de lidstaten. De EU-richtlijn heeft als doel om de bestaande regels beter af te dwingen en het recht op gelijke beloning makkelijker te controleren en handhaven.

2. Rapportageverplichting volgens de huidige Belgische wetgeving

Ook wat betreft de meer specifieke punten uit de loontransparantierichtlijn bestaat er op nationaal niveau al wetgeving voor sommige werkgevers. De wet van 22 april 2012 ter bestrijding van de loonkloof legt een rapportageverplichting op, wat een van de belangrijkste elementen van de EU-richtlijn is. In de praktijk is dit voornamelijk een formaliteit: werkgevers moeten om de twee jaar een formulier invullen waarin ze de loonkloof rapporteren, maar daaruit vloeien niet noodzakelijk concrete acties voort.

3. Essentiële aspecten van de EU-loontransparantierichtlijn voor werkgevers: informatie – en rapportageverplichting

Het doel van deze richtlijn is duidelijk: de loonkloof tussen mannen en vrouwen wegwerken. De richtlijn legt hierbij de nadruk op informatieverplichtingen en de rapportering over de genderloonkloof en stelt een aantal minimumvereisten op. Dit betekent dat de Belgische wetgeving minstens de verplichtingen moet overnemen zoals bepaald in de richtlijn of verregaandere maatregelen kan uitwerken.

De richtlijn is zowel van toepassing in de publieke als privésector, op alle werknemers met een arbeidsovereenkomst maar ook op sollicitanten. Elke werkgever die minstens één werknemer in dienst heeft zal aan minstens één van deze verplichtingen moeten voldoen.

Ten eerste bestaat er een informatieverplichting ten opzichte van zowel sollicitanten als werknemers.

De belangrijke aandachtspunten zijn:

• Het meedelen van het aanvangsloon. Dit mag een loonvork zijn. Deze verplichting geldt al vóór een sollicitant langskomt;
• Het verbod op de vraag naar het huidige loon van de sollicitant;
• Het gebruik van genderneutrale vacatures en functiebenamingen en het verbod op het gebruik van discriminerende wervingsprocessen;
• Gemakkelijke toegang tot criteria voor het bepalen van de beloning, beloningsniveaus en beloningsontwikkeling voor werknemers (werkgevers met minder dan 50 werknemers kunnen uitgesloten worden wat betreft de beloningsontwikkeling);
• Recht op informatie over individueel beloningsniveau en naar geslacht uitgesplitste gemiddelde beloningsniveaus van werknemers uit dezelfde categorie;
• Jaarlijks actief informeren van de werknemers over bovenstaand recht op informatie;
• Het verbod op beperking voor werknemers om hun beloning bekend te maken. Dergelijke clausules moeten verdwijnen uit arbeidsovereenkomsten, arbeidsreglementen en andere documenten.

Naast de informatieverplichting bepaalt de richtlijn ook een rapportageverplichting. Bedrijven met meer dan 50 werknemers moeten volgens de huidige Belgische wetgeving nu al algemene loonkloofcijfers rapporteren in België, maar de richtlijn verplicht werkgevers dat er binnen de verschillende looncategorieën van werknemers gerapporteerd wordt, ook wat betreft de aanvullende looncomponenten.

De looncategorieën bundelen werknemers die “gelijke” of “gelijkwaardige” arbeid verrichten. Dat laatste wordt gedefinieerd aan de hand van vier criteria: vaardigheden, inspanningen, verantwoordelijkheden en omstandigheden.

Er bestaat hierbij een recht voor werknemers, werknemersvertegenwoordigers, arbeidsinspecties en andere bevoegde instellingen voor gelijke behandeling om verduidelijking te vragen. In dat geval is de werkgever verplicht om binnen een redelijke termijn te antwoorden en een oplossing te zoeken als beloningsverschillen volgens gender niet gerechtvaardigd zijn door objectieve en genderneutrale criteria.

Afhankelijk van het aantal werknemers geldt er een andere deadline voor deze rapportageverplichting.

4. Wat kan u doen als werkgever ter voorbereiding op de richtlijn?

U kunt als werkgever al een aantal stappen zetten ter voorbereiding.

Pro-Pay kan u begeleiden met de volgende stappen:

• Evalueren van uw rekruteringsproces:
• Geen vragen stellen over huidig loon en aanvangsloon reeds meedelen voor het gesprek;
• Genderneutrale vacatures en functiebenamingen gebruiken;
• Evalueren van huidige rekruteringsprocessen, zorgen dat deze niet-discriminerend zijn;
• Trainen van rekruteringspersoneel;
• Investeren in benchmarkoefeningen.

• Evalueren van praktijken binnen de onderneming:
• Clausules in verband met vertrouwelijkheid van beloning in de arbeidsovereenkomsten en arbeidsreglement screenen;
• Evalueren van criteria die worden gebruikt voor het bepalen van beloning, niveaus en ontwikkeling, ook voor de aanvullende en variabele looncomponenten.
• Plannen voorleggen aan werknemersvertegenwoordigers (indien van toepassing);
• HR-personeel en managers trainen.

• (Voor werkgevers met meer dan 100 werknemers) Voorbereiden van rapportageverplichting:
• Berekening van bestaande beloningsverschillen op ondernemingsniveau en per categorie van werknemers;
• Mogelijke rechtvaardigingen voor vastgestelde beloningsverschillen in kaart brengen;
• Het opstellen van een actieplan om ongerechtvaardigde beloningsverschillen weg te werken.

Aarzel niet om ons te contacteren voor meer informatie en begeleiding via legal@pro-pay.be.

Het einde van het kalenderjaar lonkt en collega’s maken afspraken over de vakantie tussen kerst en nieuw. Sommige collega’s dromen intussen al van hun bestemming voor de zomervakantie in 2026, maar de overijverige collega’s aan het einde van de gang hebben geen tijd om hun vakantie op te nemen… De hoogste tijd dus om enkele veel gestelde vragen rond vakantie te beantwoorden.

Vakantiedagen opbouwen en opnemen. Hoe zit het nu weer?

Volgens de Belgische vakantiewetgeving bouwt een werknemer vakantierechten op basis van zijn prestaties in het voorgaande kalenderjaar. Het kalenderjaar waarin de werknemer zijn vakantie opneemt wordt het vakantiejaar genoemd. Het voorafgaande kalenderjaar, waarin de vakantierechten worden opgebouwd, is het vakantiedienstjaar.

Diezelfde wetgeving bepaalt dat een werknemer zijn wettelijke vakantiedagen dient op te nemen voor het einde van het vakantiejaar. Met andere woorden: de werknemer heeft de verplichting om tegen 31 december 2025 alle wettelijke vakantie op te nemen die hij in 2024 heeft opgebouwd.

Mijn werknemer vraagt of hij vakantiedagen kan overdragen naar volgend jaar. Mag dat?

Vakantiedagen overdragen is volgens de letter van de wet niet toegestaan en een werknemer die niet al zijn vakantiedagen opneemt is deze bijgevolg kwijt. Een bediende kan zijn werkgever dus niet vragen om de niet-opgenomen vakantiedagen uit te betalen.

Voor arbeiders liggen de zaken anders: zij ontvangen hun vakantiegeld van de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie en dit vakantiegeld blijft verworven, ook als ze niet al hun vakantiedagen opnemen.

In de praktijk wordt er in veel Belgische ondernemingen toegestaan dat op vraag van de werknemer, een beperkt aantal wettelijke vakantiedagen kan worden overgedragen, die dan binnen een bepaalde termijn opgenomen moeten worden.

Ter herinnering, sinds vakantiejaar 2024 kunnen wettelijke vakantiedagen wél overgedragen worden omwille van een langdurige afwezigheid te wijten aan een (arbeids)ongeval of beroepsziekte, arbeidsongeschiktheid, moederschapsrust, geboorteverlof, profylactisch verlof, adoptieverlof, pleegzorgverlof of een pleegouderverlof.

! Het moet wel gaan om overmacht, waarbij de werknemer onmogelijk nog zijn vakantiedagen kan opnemen in 2025. Het gaat bijvoorbeeld niet om het geval waarin de werkgever tegen het einde van de jaar een werknemer, die in de loop van het jaar zes maanden ziek was, weigert om zijn vakantiedagen nog te laten opnemen. Echter, wanneer een werknemer bijvoorbeeld arbeidsongeschikt is van bijvoorbeeld 3 november 2025 tot en met 17 januari 2026, is hij in de onmogelijkheid om zijn wettelijke vakantiedagen nog op te nemen in 2025.

De niet-opgenomen vakantie moet in deze gevallen van schorsing worden toegekend binnen de 24 maanden die op het einde van het vakantiejaar volgen.

Het vakantiegeld voor de niet-opgenomen dagen wordt uiterlijk op 31 december van het betrokken vakantiejaar uitbetaald aan bedienden. Arbeiders behouden hun vakantiegeld via de vakantiekas.

Wat zijn de mogelijke gevolgen voor mij als werkgever indien niet alle vakantiedagen werden opgenomen?

Als werkgever heb je de plicht om ervoor te zorgen dat je werknemers hun vakantie opnemen. Het niet nakomen van deze verplichting kan gesanctioneerd worden met administratieve en zelfs strafrechtelijke geldboetes.

In de praktijk dien je ervoor te zorgen dat je je werknemers voldoende informeert over het feit dat ze tijdig hun openstaande vakantiedagen dienen op te nemen. Indien je werknemer, ondanks jouw waarschuwingen, toch beslist om niet al zijn dagen op te nemen, dan loop je geen risico op de hierboven vermelde sancties.

Mijn onderneming kent de werknemers bovenop hun wettelijke vakantie ook extralegale vakantiedagen toe. Wat zegt de wetgeving dáárover?

De wetgeving voorziet niet in een wettelijk kader voor extralegale vakantiedagen. Dat betekent concreet dat je als werkgever zelf de spelregels hierover bepaalt en bijgevolg kan vastleggen dat bovenwettelijke vakantiedagen overgedragen kunnen worden. Deze spelregels worden best in het arbeidsreglement vastgelegd.

Eindverrekening aftrek vakantieattest in december voor nieuwe bedienden sinds 2024

Zoals uitgelegd in onze newsletter is de procedure voor de aftrek van enkel vakantiegeld voor nieuwe bedienden gewijzigd in 2024. Sinds 2024 gebeurt die aftrek in twee fasen, waarbij in december de eindverrekening van het enkel vakantiegeld gebeurt, rekening houdend met de bedragen van het enkel vakantiegeld vermeld op het vakantieattest, verminderd met de bedragen die al in mindering werden gebracht gedurende het jaar.

Het resultaat van deze eindverrekening kan een teruggave of een bijkomende aftrek zijn. Dit zal duidelijk zijn in de loonbrief van de maand december.

Hoe kan ik het overzicht bewaren over de resterende vakantiedagen van mijn werknemers?

Indien je HR-afdeling geen eigen kalender heeft om de vakantierechten van werknemers bij te houden, dan kan Pro-Pay je helpen met een handige tool. Your Easy Absence Planner (YEAP) kan je helpen bij het beheer van alle afwezigheden, inclusief alle soorten vakantie. Het is immers belangrijk om ook andere afwezigheden correct te rapporteren met het oog op jouw wettelijke verplichtingen als werkgever en het recht van de werknemer op bepaalde uitkeringen.

Met YEAP wordt het overzicht krijgen of houden op de vakantietellers van je werknemers heel eenvoudig.

Actie!

• Bezorg je werknemers een overzicht van hun openstaande wettelijke vakantiedagen.
• Herinner hen nog eens aan de regels in verband met de opname en overdracht van vakantiedagen.
• Indien dat nog niet gebeurd is: bepaal de regels rond de opname en overdracht van extralegale vakantiedagen, bij voorkeur in het arbeidsreglement.

2025 loop stilaan ten einde. Met het nieuwe jaar in zicht, kijken sommigen al vooruit naar de vakantieplanning voor 2026. Hieronder vindt u een overzicht van de wettelijke feestdagen voor 2026, samen met een korte herinnering aan de geldende regels rond vervangingsdagen.

Wettelijke feestdagen in 2026

Wetgeving

Werknemers in de privésector mogen in principe niet werken op een feestdag.

Als een feestdag samenvalt met een zondag of met een gewoonlijke inactiviteitsdag in de onderneming (meestal een zaterdag), moet deze feestdag vervangen worden door een andere dag die samenvalt met een gewone werkdag. De werkgever moet echter voor die feestdagen wel loon betalen.
De feestdagen die in de loop van 2026 samenvallen met een inactiviteitsdag zijn in de hierboven vermelde lijst in het vet aangeduid. De werknemer heeft in 2026 recht op twee vervangingsdagen, met name voor OLV Hemelvaart (15 augustus) en Allerheiligen (1 november).

De wet van 4 januari 1974 bepaalt de regels voor het vastleggen van de vervangingsdagen. In theorie is het Paritair Comité bevoegd voor het bepalen van deze vervangingsdagen, maar in de praktijk gebeurt het zelden dat het PC deze beslissing neemt. Indien het Paritair Comité geen beslissing heeft genomen vóór 1 oktober 2025, is het aan de onderneming om deze vervangingsdag vast te leggen voor 2026. De onderneming kan dat doen op één van de volgende vier manieren:

• Via de ondernemingsraad;
• Indien er geen ondernemingsraad is in het bedrijf, via een akkoord met de vakbondsafvaardiging;
• Indien er noch een ondernemingsraad noch een vakbondsafvaardiging is, via een onderling akkoord tussen de werkgever en alle werknemers;
• Indien er geen akkoord kan bekomen worden voor het hele bedrijf, kan er een individuele overeenkomst tussen werkgever en elke werknemer opgemaakt worden.

Indien er geen vervangingsdag kan vastgelegd worden op één van de hierboven vermelde wijzen, dan valt de vervangingsdag automatisch op de eerstvolgende werkdag na de feestdag (meestal een maandag).

De werkgever moet zijn werknemers informeren over de vervangingsdagen voor 2026 via aanplakking van een gedateerd en ondertekend bericht in de lokalen van de onderneming, en dit vóór 15 december 2025. U kan een voorbeeld van zo’n document bekomen bij uw payroll business partner.

Elk jaar in januari worden de lonen van de werknemers die onder paritair comité 200 (PC 200) vallen aangepast aan de levensduurte. In België wordt dit de indexatie van de lonen genoemd.

Deze indexatie houdt in dat de lonen gekoppeld zijn aan de evolutie van het afgevlakte gezondheidsindexcijfer. Het maandelijkse loon wordt verhoogd met een percentage op basis van de inflatie van het voorbije kalenderjaar. Het indexatiesysteem van PC 200 is van toepassing op alle werknemers die onder dit paritair comité vallen.

Op basis van de huidige vooruitzichten zal het indexpercentage voor de maand januari 2026 ongeveer 2,13 % bedragen.

Ten laatste begin januari 2026 delen we u het definitieve indexpercentage mee.

Werknemers die beroepsverplaatsingen maken met hun eigen wagen kunnen van hun werkgever een terugbetaling krijgen van de gemaakte kosten.

Het is niet nodig om het juiste bedrag van deze kosten te bewijzen, aangezien de overheid een maximum forfaitair bedrag per kilometer heeft vastgelegd dat aanvaard wordt als kost eigen aan de werkgever (“kilometervergoeding”). Deze kilometervergoeding is vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen indien het maximumbedrag per kilometer niet wordt overschreden.

Het nieuwe bedrag dat van toepassing is vanaf 1 oktober 2025 tot en met 31 december 2025 is 0,4312 EUR per kilometer.

Ter herinnering: het bedrag dat van toepassing was van 1 juli 2025 tot en met 30 september 2025 bedroeg 0,4309 EUR per kilometer. Er is dus sprake van een lichte stijging tegenover het vorige bedrag.

Het is alternatief mogelijk om te kiezen voor de jaarlijkse indexering van de kilometervergoeding. Een werkgever kan dus kiezen tussen de driemaandelijkse geïndexeerde bedragen of het jaarlijks geïndexeerd bedrag, dat 0,4449 EUR bedraagt voor de periode van 1 juli 2025 tot en met 30 juni 2026. In het laatste geval moet de werkgever dus hetzelfde bedrag behouden gedurende de hele periode.

Een bijkomende voorwaarde is dat het aantal afgelegde kilometers per jaar niet abnormaal hoog mag zijn (maximum 24.000 km per jaar). Als het aantal kilometers hoger ligt, moet hiervan bewijs geleverd worden.

Deze driemaandelijkse en jaarlijkse geïndexeerde bedragen zijn maximumbedragen. Werkgevers kunnen zonder problemen een lagere vergoeding per kilometer toepassen. Een hogere vergoeding per kilometer is ook mogelijk, maar dan ligt de bewijslast bij de werkgever en de werknemer. Zij moeten bewijzen dat de betaalde vergoeding overeenkomt met de reële kostprijs.

Sinds 4 maart 2022 geeft de Europese Unie tijdelijke bescherming aan Oekraïense onderdanen die voor 24 februari 2022 in Oekraïne verbleven.

De termijn waarvoor de tijdelijke bescherming wordt geboden, wordt jaarlijks verlengd en is in juli 2025 verlengd tot 4 maart 2027.

Derdelanders die in België verblijven op basis van tijdelijke bescherming kunnen zonder werkvergunning aan de slag voor werkgevers in België. Dit is gunstig voor werkgevers: zij hoeven immers geen single permit aan te vragen voordat ze een werknemer met tijdelijke bescherming in dienst kunnen nemen. Als deze werknemers van plan zijn zich duurzaam te vestigen in België, kan het interessant zijn om als werkgever toch een single permit aan te vragen voor deze werknemers.

Immers, wanneer er een eind komt aan de tijdelijke beschermingsregeling zullen deze werknemers worden verwacht terug te keren naar hun land of zal de werkgever op dat moment een single permit moeten aanvragen.

Door het aanvragen van een single permit verandert het statuut van de werknemer van tijdelijke beschermde naar arbeidsmigrant. Het statuut van arbeidsmigrant heeft als voordeel dat de jaren die men met dit statuut in België werkt, meetellen voor het verkrijgen van een verblijfsrecht van onbepaalde duur in België. Met een verblijfsrecht van onbepaalde duur is men vrijgesteld van arbeidskaart/single permit. Een verblijfsrecht van onbepaalde duur creëert bovendien de mogelijkheid tot het aanvragen van de Belgische nationaliteit.

Het omschakelen naar het statuut van arbeidsmigrant brengt geen risico’s met zich mee voor de werknemer. Als niet langer wordt voldaan aan de voorwaarden voor het statuut van arbeidsmigrant, bijvoorbeeld door werkeloosheid, kan de Oekraïense onderdaan opnieuw een beroep doen op het statuut van tijdelijke bescherming dat hij of zij eerder had (zolang die bescherming van toepassing is).

Pro-Pay staat tot uw beschikking voor al uw immigratievragen met betrekking tot tewerkstelling van buitenlandse werknemers en kan de single permitaanvragen voor uw bedrijf verzorgen. Voor meer info, kunt u contact opnemen met legal@propay.be.

Een werkgever die een buitenlandse werknemer met nationaliteit van buiten de EU wil tewerkstellen in België moet hiervoor in principe voorafgaand aan de tewerkstelling een gecombineerde vergunning (single permit) aanvragen.

Daarentegen, indien de buitenlandse kandidaat al in België woont en werkt, zal de werkgever zich eerst moeten vergewissen of de kandidaat eventueel is vrijgesteld van een single permit, in welk geval de kandidaat meteen in dienst kan worden genomen.

Voor het geval een single permit moet worden aangevraagd, moet de aanvraag twee stadia doorlopen, namelijk bij het gewest waarin de werknemer tewerk zal worden gesteld, gevolgd door de Dienst Vreemdelingenzaken van het Ministerie van Binnenlandse zaken.

Eenmaal de gecombineerde vergunning is goedgekeurd, en na het verkrijgen van een D visum in geval de werknemer niet in België woont, kan de buitenlandse kandidaat in dienst worden genomen. Indien de kandidaat in België woont en werkt, kan dit al zodra het gewest de toelating tot tewerkstelling heeft afgegeven.

Dat gezegd zijnde, brengt de single permit aangevraagd door de werkgever een aantal verplichtingen met zich mee voor de werkgever die al eens over het hoofd worden gezien.

De werkgever moet :

• een nieuwe toelating tot arbeid aanvragen als de plaats van tewerkstelling wijzigt
• ervoor zorgen dat het loon wordt uitbetaald overeenkomstig de barema’s die gelden voor de sector en functieniveau of overeenkomstig het minimumloon dat geldt voor de categorie waarin de single permit wordt aangevraagd.
• de bevoegde overheid op de hoogte brengen bij verbreking van de arbeidsovereenkomst en bij elke betekenisvolle wijziging van de arbeidsvoorwaarden die gevolgen kan hebben op de geldigheid van de toelating tot tewerkstelling.
  Nadat de werkgever melding heeft gemaakt van de verbreking van de arbeidsovereenkomst zal de single permit worden ingetrokken door het gewest met een gemotiveerde beslissing. De ex-werknemer zal van de intrekking op de hoogte worden gebracht via de gemeente waar hij verblijft.
  In principe kan de houder van de single permit vanaf dat moment dan nog drie maanden in België blijven wonen, zodat hij/zij de gelegenheid krijgt om een nieuwe werkgever te vinden. In geval van ontslag door de werkgever kan hij/zij onder bepaalde voorwaarden ook aanspraak maken op een werkeloosheidsuitkering. Indien de werkgever de gewestelijke overheid niet in kennis stelt van de verbreking van de arbeidsovereenkomst, zal de gewestelijke overheid de toelating niet kunnen intrekken. Hierdoor behoudt de ex-werknemer zijn single permit, tot het moment dat deze vervalt. De toelating tot arbeid vervalt dus niet door het loutere feit dat er een einde aan de arbeidsovereenkomst is gekomen.

Ook voor de werknemer zijn er rechten en plichten verbonden aan de single permit:

• De werknemer heeft het recht om met de single permit te werken voor de werkgever die de single permit voor hem of haar heeft aangevraagd. Na verloop van enkele jaren kan de werknemer een gecombineerde vergunning van onbepaalde duur aanvragen.
  
• Als deze aanvraag wordt goedgekeurd, krijgt de werknemer een elektronische verblijfskaart A met vermelding ‘arbeidsmarkt: onbeperkt’. Het verblijfsrecht van de werknemer blijft dan nog beperkt en voorwaardelijk, maar er hoeft dan niet langer een nieuwe gecombineerde vergunning te worden aangevraagd indien de werknemer van werkgever wil veranderen. Dit is gunstig voor de werknemer en voor de werkgever die een houder van een single permit voor onbepaalde duur in dienst wil nemen. Voor de werkgever die een single permit heeft aangevraagd voor de werknemer kan het negatieve gevolgen hebben voor de retentie van de werknemer.
  De voorwaarden voor een gecombineerde vergunning voor onbepaalde duur verschillen per gewest.
  
• Bij verhuizing binnen België dient de werknemer de gemeente op de hoogte te stellen van zijn nieuwe adres en zijn verblijfskaart te laten updaten. Bij definitief vertrek uit België dient de werknemer zich uit te schrijven uit de gemeente.
  

Pro-Pay staat tot uw beschikking voor al uw immigratievragen met betrekking tot tewerkstelling van buitenlandse werknemers en kan de single permitaanvragen voor uw bedrijf verzorgen. Voor meer info, kunt u contact opnemen met legal@propay.be.

De kosten die een werknemer oploopt tijdens een beroepsmatig verblijf in het buitenland, kunnen op forfaitaire wijze vergoed worden door de werkgever. De aanvaarde forfaitaire bedragen in de zogenaamde “landenlijst” werden op 14 juli 2025 aangepast en deze aangepaste bedragen zijn met ingang van 1 augustus 2025 van toepassing. In deze nieuwsbrief bespreken we de modaliteiten van de toekenning van dergelijke vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen.

Wat zijn buitenlandse dienstreizen?

Er zijn twee categorieën van buitenlandse dienstreizen:

• Categorie 1 “korte buitenlandse dienstreis”: een werknemer verblijft in opdracht van de werkgever in het buitenland gedurende een periode van minimaal 10 uur en maximaal 30 kalenderdagen;
• Categorie 2 “lange buitenlandse dienstreis: een werknemer verblijft in opdracht van de werkgever in het buitenland gedurende een periode van meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen.

! De betrokken werknemers moeten hoofdzakelijk een sedentaire beroepsactiviteit uitoefenen en het loon dat ze ontvangen tijdens de buitenlandse dienstreis moet belastbaar zijn in België.

Welke vergoedingen bestaan er en welke kosten dekken deze?

Forfaitaire verblijfskostenvergoedingen zijn bedoeld om kleine uitgaven die de werknemer gedurende zijn dienstreis zou maken te vergoeden. Het gaat onder andere om lunch- en dinerkosten, snack- en drankkosten, plaatselijke vervoerkosten en telefonische communicatiekosten. De werknemer moet hiervoor geen (schriftelijk) bewijs leveren aan zijn werkgever. Het bedrag wordt forfaitair vastgelegd.

Hotel- (met ontbijt-), reis- en brandstofkosten worden niet gedekt door deze verblijfskostenvergoeding. Deze kosten kunnen uiteraard worden vergoed bij afgifte van schriftelijk bewijs in de vorm van onder andere tickets en bonnen. Voor logementskosten kan overigens ook voor een forfait geopteerd worden, maar dit komt in de praktijk minder voor.

Er bestaan twee types van aanvaarde forfaits:

• Een forfaitaire vergoeding gelijk aan 37,18 EUR/dag, ongeacht de bestemming van de dienstreis en ongeacht de duur (categorie 1 en 2).
• Een forfaitaire vergoeding volgens een landenlijst. In die landenlijst worden de aanvaarde forfaits per land en per categorie bepaald. De bedragen op de landenlijst zijn gewoonlijk hoger dan het vaste bedrag van 37,18 EUR/dag.

Er is voorzien dat deze landenlijst elk jaar wordt aangepast, maar de laatste aanpassing dateerde van 2023. De nieuwe aangepaste bedragen kan u consulteren via deze link.

Voorwaarden

De kosten kunnen alleen in de vorm van een forfaitaire vergoeding worden toegekend als deze kosten nog niet via een onkostennota worden vergoed en als de werknemer deze kosten niet als zakelijke kosten opgeeft in zijn belastingaangifte.

Verder gelden de volgende voorwaarden:

• De bedragen kunnen worden gebruikt voor elke volledige dag afwezigheid (= een dag tussen twee overnachtingen tijdens de dienstreizen) en voor dienstreizen waarbij de werknemer dezelfde dag terugkeert, maar meer dan 10 uur afwezig is geweest.
  
• Voor reizen van meer dan 24 uur moet het bedrag voor de dagen van vertrek en aankomst met 50 % worden verminderd.
  
• Indien de maaltijdkosten al worden betaald door de werkgever, wordt de dagelijkse vergoeding verminderd met 35 % voor de lunch en 45 % voor het diner.
  
• Indien kleine onkosten (vb. snacks, parkingkosten, fooien, enz.) apart worden terugbetaald door de werkgever, dient de dagelijkse vergoeding verminderd te worden met 20%.
  
• Indien de werknemer recht heeft op maaltijdcheques, moet de werkgeversbijdrage aan de maaltijdcheque in mindering gebracht worden van de dagelijkse vergoeding.
  

Onder de voorwaarden uiteengezet in deze nieuwsbrief, maken de forfaitaire dagvergoedingen een kost eigen aan de werkgever uit. Zowel de RSZ als de fiscus aanvaarden daarom dat deze vergoedingen vrijgesteld zijn van sociale zekerheidsbijdragen, resp. belastingen.

Pro-Pay heeft een tool ontwikkeld die u in staat stelt om zelf eenvoudig de vergoedingen voor buitenlande vergoedingen te berekenen, rekening houdend met bovenstaande principes. Contacteer ons via tax@pro-pay.be indien u hiervoor een prijsofferte wenst te ontvangen.

! De forfaitaire bedragen zijn maximum forfaits. Het staat u vrij om een lager forfait toe te kennen of deze kosten alternatief te vergoeden op basis van bewijsstukken. ! De forfaitaire bedragen moeten vermeld worden op de fiche 281.10. Meer informatie met betrekking tot deze rapporteringsverplichting, kunt u in onze newsletter terugvinden.

Het schooljaar trekt zich weer op gang. Hoog tijd om de regionale principes rond educatief verlof even op een rijtje te zetten.

Waarover gaat het?

Betaald educatief verlof geeft de werknemer het recht om een erkende opleiding te volgen en om daarvoor een bepaalde tijd afwezig te zijn van het werk met behoud van loon. Niet elke opleiding geeft recht op educatief verlof. De opleiding moet daarentegen niet noodzakelijk verband houden met het werk dat de werknemer uitoefent bij zijn werkgever.

Vlaanderen heeft dit verlof omgedoopt tot ‘opleidingsverlof’. Om te weten welke regio bevoegd is voor dit type verlof dien je te kijken waar de vestiging gelegen is waar je werknemer tewerkgesteld is, zoals het vermeld wordt op de DmfA aangifte voor de RSZ. De woonplaats van de werknemer, of de plaats waar hij/zij de opleiding volgt, is dus niet bepalend voor het recht op educatief verlof.

In deze nieuwsbrief lichten we het systeem en de regionale verschillen toe en bespreken we de nieuwigheden van dit schooljaar 2025 – 2026. We beperken ons in de nieuwsbrief tot de drie grootste regio’s: Vlaanderen, Brussel en Wallonië.

Voor welke werknemers?

Voor elke werknemer uit de privésector die voltijds werkt. Ook bepaalde deeltijdse werknemers hebben hier recht op.

In Vlaanderen dienen de werknemers sinds dit schooljaar minstens 80% te werken en gemiddeld 28 uur per week om recht te hebben op Vlaams Opleidingsverlof.

Geldt dit voor alle opleidingen?

Neen. Enkel erkende opleidingen komen in aanmerking, maar deze erkenningen zijn niet in elke regio dezelfde.

Via onderstaande linken kan je nagaan of een opleiding erkend is in de regio waarin jouw werknemer tewerkgesteld is.

• Vlaanderen: https://www.vlaanderen.be/opleidingsdatabank
• Brussel: https://economie-werk.brussels/educatief-verlof-opleiding
• Wallonië: https://emploi.wallonie.be/home/formation/conge-education-paye.html

De opleiding moet normaal gezien minstens 3 studiepunten omvatten of minstens 32 uur duren.

In Vlaanderen mag de werknemer verschillende opleidingen of modules bij eenzelfde opleidingsverstrekker – die op zich niet aan 32 uur komen – samentellen om aan deze minimumvoorwaarde te voldoen.

Kan de werkgever de aanvraag weigeren?

Neen, het is een recht voor de werknemer om educatief verlof op te nemen en de werkgever kan dit niet weigeren. De planning van de dagen van de afwezigheden moet wel gebeuren in samenspraak met de werkgever.

Hoeveel uur verlof kan de werknemer aanvragen?

Dit hangt af van de specifieke opleiding die de werknemer volgt.

Er zijn maxima bepaald die afhangen van de opleiding die wordt gevolgd en die per gewest verschillen.

Het maximum aantal uren educatief verlof in Brussel is toegenomen voor bepaalde De regeling voorziet in de mogelijkheid van zogenaamde verhogingen. Bijvoorbeeld: een taalopleiding geeft recht op maximaal 80 uren educatief verlof per schooljaar in Brussel. Deze grens kan opgetrokken worden naar 130 uren indien de werknemer er bijvoorbeeld voor kiest om één van de landstalen of gebarentaal te studeren.

In Vlaanderen is het maximum aantal uren opleidingsverlof bepaald op 125 uren per schooljaar. In Vlaanderen bestaat het gemeenschappelijk initiatiefrecht waarbij de werknemer een dubbel persoonlijk maximum heeft, omdat de werknemer een opleiding volgt op voorstel van de werkgever en ook een opleiding volgt op eigen initiatief.

Hoe vraagt de werknemer dit verlof aan?

Voor opleidingen die per schooljaar georganiseerd worden moet de werknemer ten laatste op 31 oktober aan de werkgever een bewijs van inschrijving overhandigen. Bij verandering van werkgever of bij een inschrijving voor een opleiding in de loop van het jaar, dient dit attest binnen de 15 dagen na inschrijving of verandering van werkgever bezorgd te worden.

Wanneer de werknemer een opleiding volgt in Brussel of Wallonië, dient hij/zij driemaandelijks een getuigschrift aan zijn/haar werkgever te bezorgen waaruit blijkt dat de werknemer de lessen nauwgezet volgt. In Vlaanderen dient de werknemer geen attest van nauwgezetheid meer te overhandigen aan de werkgever. Het is de instelling waar de werknemer de opleiding volgt die de aanwezigheid van de werknemer online zal registreren. Wanneer de werknemer de lessen niet nauwgezet volgt en dus meer verlof genomen heeft dan hij/zij recht heeft, dan zal hij/zij bij een volgende opleiding minder opleidingsverlof krijgen.

Wanneer moet dit verlof opgenomen worden?

In Wallonië en Brussel dient de werknemer dit verlof op te nemen tussen het begin en het einde van het schooljaar. In Vlaanderen heeft de werknemer iets meer tijd: hier kunnen de dagen afwezigheid opgenomen worden vanaf de dag voor de start van de opleiding en tot twee dagen na de einddatum van de opleiding, of na het laatste examen.

Wie betaalt dit?

De werknemer die afwezig is in het kader van de opleiding krijgt zijn/haar loon doorbetaald door de werkgever, maar deze laatste kan dat begrenzen tot 3.714 EUR bruto per maand (bedrag voor schooljaar 2025-2026) voor voltijdse werknemers. Dit bedrag wordt jaarlijks in september geïndexeerd.

De werkgever kan een deel van dit betaalde loon terugvorderen van de Waalse, Brusselse of Vlaamse overheid, afhankelijk van de regio waar de werknemer is tewerkgesteld:

• Brussel: 22,07 EUR per uur afwezigheid wegens educatief verlof.
• Wallonië: 21,30 EUR per uur afwezigheid wegens educatief verlof.
• Vlaanderen: 14,91 EUR per uur afwezigheid wegens VOV.

De termijnen om het dossier tot terugbetaling in te dienen zijn strikt en verschillen per regio:

• Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest: De dossiers moeten worden ingediend tussen 1 september en 31 december van het schooljaar volgend op het schooljaar waarvoor terugbetaling gevraagd wordt. Dus om de terugbetaling te verkrijgen voor de uren afwezigheid van de werknemers voor het schooljaar 2025-2026, moet het dossier ten laatste op 31 december 2026 worden ingediend.
  
• Het Waalse Gewest: Het dossier tot terugbetaling kan worden ingediend tot 31 maart van het schooljaar volgend op het schooljaar waarvoor terugbetaling gevraagd wordt. Dat betekent dat dossiers voor het schooljaar 2025-2026 kunnen ingediend worden tot 31 maart 2027.
  Dossiers voor het schooljaar 2024 – 2025 kunnen ingediend worden tot 31 maart 2026.
  
• Het Vlaamse Gewest: Hier hebt u maar 3 maanden de tijd na de start van de opleiding. Indien uw werknemer in september 2025 zijn opleiding begonnen is in het kader van het Vlaams opleidingsverlof, dan dient u bijgevolg de terugvordering in te dienen vóór december 2025.
  

Wat kan Pro-Pay voor u doen?

Pro-Pay kan de aanvraagdossiers om een (gedeeltelijke) terugbetaling van het loon te bekomen voor u indienen bij de bevoegde overheid.

Contacteer uw Payroll Business Partner voor meer informatie.

In onze nieuwsflits van april, hebben we u ingelicht over het laatste uitstel tot 1 september 2025 van de registratie van opleidingen in de Federal Learning Account («FLA»). Een wet werd gepubliceerd die de deadline opnieuw uitstelt tot 1 januari 2026. Hieronder dus een nieuwe stand van zaken.

Even ter herhaling: voor dit nieuwe uitstel moest elke werkgever ten laatste op 1 september 2025 in de FLA alle opleidingen registreren die werknemers gevolgd hebben sinds 1 januari 2024.

Uitstel van de FLA en verplichtingen van de werkgevers

De registratie in de FLA is dus uitgesteld tot 1 januari 2026. Tot die datum hebben werkgevers de keuze om:

• De opleidingen die gevolgd werden vanaf 1 januari 2024 te blijven registreren in de FLA;

of

• Deze opleidingen bij te houden in een individuele opleidingsrekening. Dit is een papieren of elektronisch formulier waarin het opleidingskrediet van de werknemer wordt bijgehouden

Voor meer informatie over de opleidingsrekening en de formaliteiten die gerespecteerd moeten worden bij de opmaak verwijzen wij naar onze nieuwsbrief.

Naar een vervanging van de FLA?

De federale regering heeft het voornemen bekendgemaakt om de FLA te vervangen door een «eenvoudiger administratief systeem». Tot op heden hebben we geen idee hoe dit er zal uitzien maar we volgen dit van nabij op en houden u op de hoogte.

Opgelet: de eventuele vervanging van de FLA heeft geen invloed op het individuele opleidingsrecht en ontheft de betrokken werkgevers er niet van om een jaarlijks opleidingsplan op te maken. Voor meer informatie hierover verwijzen we naar onze nieuwsbrieven van 12 maart 2024 en 21 oktober 2024.

Indien u vragen heeft over uw verplichtingen met betrekking tot de FLA, aarzel dan niet om ons te contacteren via legal@propay.be.