Op 6 december 2024 is de Wet Private Opsporing (kortweg “WPO”) gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Deze wet vervangt de Detectivewet van 19 juli 1991 die verouderd was. In deze nieuwsbrief bespreken we de WPO en waarom deze een grotere impact heeft op personeelsdiensten dan de Detectivewet. Naar aanleiding van deze wet raden wij u aan om specifieke punten op vlak van informatieverzameling en controle van sollicitanten en werknemers (opnieuw) onder de loep te nemen. In deze nieuwsbrief geven wij u hiertoe concrete aandachtspunten.

Wat is een “activiteit van private opsporing”?

Activiteiten van private opsporing zijn activiteiten die:

(1) uitgevoerd worden door een natuurlijke persoon;
(2) in opdracht van een opdrachtgever;
(3) die bestaan uit het verzamelen van inlichtingen verkregen door de verwerking van informatie over natuurlijke of rechtspersonen of over de toedracht van de door hen begane feiten; en
(4) die als doel hebben om de verzamelde inlichtingen te bezorgen aan de opdrachtgever om diens belangen in het kader van een effectief of mogelijk conflict te vrijwaren of om verdwenen personen of verloren of gestolen goederen op te sporen.

Binnen HR gaat dit bijvoorbeeld om een onderzoek naar een feit gepleegd door een werknemer op basis waarvan de werkgever beslist om over te gaan tot een disciplinaire sanctie of de beëindiging van de arbeidsovereenkomst.

De WPO sluit bepaalde activiteiten uit van het toepassingsgebied, waarbij er twee in het bijzonder relevant zijn voor HR:

1. Activiteiten uitgeoefend voor rekening van de opdrachtgever ter uitvoering van wettelijke verplichtingen of opdrachten, die zelf niet private opsporing als doel hebben, bijvoorbeeld preventieadviseurs die een onderzoek voeren na een (in)formeel verzoek tot psychosociale interventie.

2. HR-medewerkers die informatie opzoeken over een sollicitant op het internet, bij vroegere werkgevers of bij de door de sollicitant opgegeven referentiepersonen (zie verder).

Valt een personeelsdienst onder het toepassingsgebied van de wet?

Wanneer een personeelsdienst structureel voor de eigen werkgever activiteiten van private opsporing uitoefent of zich als zodanig bekendmaakt, kwalificeert deze als een “interne dienst voor private opsporing” en valt deze binnen het toepassingsgebied van de wet. Structureel betekent dat de activiteit behoort tot de taken van minstens één werknemer.

Er is echter discussie of personeelsdiensten die slecht occasioneel activiteiten van private opsporing verrichten ook onder het toepassingsgebied van de wet vallen.

Zolang deze discussie niet is uitgeklaard, raden wij aan om de regels van de WPO veiligheidshalve als good practice toe te passen. In het licht van deze nieuwe wet raden we ook aan om na te gaan of andere aspecten van uw HR-beleid, met betrekking tot het opvragen en onderzoeken van informatie over sollicitanten en werknemers, in overeenstemming zijn met de toepasselijke regelgeving. Hieronder een kort overzicht van de meeste relevante regels in de WPO en andere relevante regelgeving.

Het opvragen en onderzoeken van informatie over sollicitanten

1. Welke informatie kan je opvragen tijdens een sollicitatie?

Met het oog op het recht op privacy van de sollicitant, mag tijdens een sollicitatieprocedure enkel de informatie worden opgevraagd die noodzakelijk is voor de selectie van de sollicitant. Het opvragen van gevoelige gegevens, zoals het gerechtelijke verleden en de gezondheid van de sollicitant, is in principe verboden, tenzij een wettelijke uitzondering van toepassing is.

2. Informatie opzoeken op het internet, bij de vroegere werkgever of bij referentiepersonen

Ook al is dergelijk onderzoek uitgesloten van het toepassingsgebied van de WPO, zijn er in het kader van de privacywetgeving toch een aantal aandachtspunten.

Bij een referentieonderzoek blijft het principe gelden dat dit noodzakelijk moet zijn voor de selectieprocedure. Werkgevers mogen niet systematisch informatie gegeven door de sollicitanten bij derden controleren en moeten eerst verduidelijking vragen aan de sollicitant zelf. Daarnaast is hiervoor toestemming van de sollicitant vereist, onder meer met betrekking tot de reden voor het verzamelen van de gegevens en over de personen die geraadpleegd worden. De sollicitant moet ook altijd op de hoogte worden gebracht wanneer informatie wordt opgevraagd.

Het controleren, opvragen en onderzoeken van informatie over werknemers

1. Reglement rond private opsporing

De werknemers moeten ervan op de hoogte zijn dat er activiteiten van private opsporing uitgevoerd kunnen worden. De WPO voorziet dan ook dat de toelating en modaliteiten van private onderzoeken opgenomen moeten worden in een reglement (bijvoorbeeld in een cao, bijlage bij het arbeidsreglement of een beslissing van de ondernemingsraad). We raden aan om het reglement op te nemen in een policy gezien dit meer flexibiliteit biedt.

De wet voorziet een termijn van 2 jaar om dit reglement op te stellen, wat betekent dat dit reglement tegen 16 december 2026 opgesteld zal moeten worden. Tijdens de overgangsperiode kan men geldig zonder reglement activiteiten van private opsporing uitvoeren, al zal men de andere bepalingen van de WPO wel al moeten naleven. Indien er tegen 16 december 2026 geen reglement opgesteld is en men na deze datum een privaat onderzoekt uitvoert, zullen alle bevindingen uit dit privaat onderzoek als nietig worden beschouwd.

2. Interviews

De regels rond interviews in de WPO leiden niet tot de nietigheid van de bevindingen indien ze niet nageleefd worden, maar we raden toch aan ze als good practice te volgen bij het ondervragen van werknemers. Volgens de WPO mag een ondervraging alleen plaatsvinden met voorafgaande toestemming van en specifieke informatie aan de betrokken werknemer.
Na de ondervraging moet een schriftelijk verslag worden opgemaakt. Als de ondervraging wordt opgenomen, is expliciete toestemming van de werknemer vereist, die ook recht heeft op een gratis kopie van de opname.

3. Controle van de werknemers

Werkgevers kunnen hun werknemers op verschillende manieren controleren, zoals het controleren van professioneel e-mail- en internetgebruik, het opnemen van professionele telefoongesprekken, camerabewaking op de werkplek of het volgen van bedrijfswagens via geolokalisatie. Bij het opstellen van een beleid met betrekking tot deze vormen van controle van de werknemers moet er steeds rekening gehouden met de volgende drie principes:

• Finaliteit: de controle en monitoring moet steeds een rechtmatig doel hebben op basis van reglementering en de GBA.
• Evenredigheid: Controle mag niet verder gaan dan strikt noodzakelijk en moet de privacy van werknemers maximaal respecteren.
• Transparantie: Werknemers moeten duidelijk geïnformeerd worden over alle aspecten van de controle. Dit kan in principe via een policy, het arbeidsreglement of de arbeidsovereenkomst.

Bij sommige vormen van controle is ook bijkomend overleg, een voorafgaande voorlichting of zelfs de toestemming van de werknemers nodig.

! Actiepunten:

• Let op met welke informatie je opvraagt tijdens sollicitaties. Informeer de sollicitant, en vraag indien nodig diens toestemming, indien je wenst over te gaan tot een referentieonderzoek of controle van de sociale media van de sollicitant.
• Stel een reglement op voor de werknemers waarin duidelijk bepaald wordt dat activiteiten van private opsporing uitgevoerd kunnen worden en wat de modaliteiten ervan zijn.
• Houd als good practice rekening met de regels in de WPO over interviews.

Als je werknemers controleert via camerabewaking, e-mailcontrole, etc., kijk dan na of er voldaan werd aan de verplichtingen voor consultatie en informatie, en of toestemming van de werknemers vereist is.

Indien u vragen heeft over dit onderwerp, aarzel niet om ons te contacteren via legal@pro-pay.be.

Werknemers die beroepsverplaatsingen maken met hun eigen wagen kunnen van hun werkgever een terugbetaling krijgen van de gemaakte kosten.

Het is niet nodig om het juiste bedrag van deze kosten te bewijzen, aangezien de overheid een maximum forfaitair bedrag per kilometer heeft vastgelegd dat aanvaard wordt als kost eigen aan de werkgever (“kilometervergoeding”). Deze kilometervergoeding is vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen indien het maximumbedrag per kilometer niet wordt overschreden.

Het nieuwe bedrag dat van toepassing is vanaf 1 april 2025 tot en met 30 juni 2025 is 0,4320 EUR per kilometer.

Ter herinnering: het bedrag dat van toepassing was van 1 januari 2025 tot en met 31 maart 2025 bedroeg 0,4290 EUR per kilometer. Er is dus sprake van een lichte stijging tegenover het vorige bedrag.

Het is alternatief mogelijk om te kiezen voor de jaarlijkse indexering van de kilometervergoeding. Een werkgever kan dus kiezen tussen de driemaandelijkse geïndexeerde bedragen of het jaarlijks geïndexeerd bedrag, dat 0,4415 EUR bedraagt voor de periode van 1 juli 2024 tot en met 30 juni 2025. In het laatste geval moet de werkgever dus hetzelfde bedrag behouden gedurende de hele periode.

Een bijkomende voorwaarde is dat het aantal afgelegde kilometers per jaar niet abnormaal hoog mag zijn (maximum 24.000 km per jaar). Als het aantal kilometers hoger ligt, moet hiervan bewijs geleverd worden.

Deze driemaandelijkse en jaarlijkse geïndexeerde bedragen zijn maximumbedragen. Werkgevers kunnen zonder problemen een lagere vergoeding per kilometer toepassen. Een hogere vergoeding per kilometer is ook mogelijk, maar dan ligt de bewijslast bij de werkgever en de werknemer. Zij moeten bewijzen dat de betaalde vergoeding overeenkomt met de reële kostprijs.

Werknemers die structureel en regelmatig thuiswerken kunnen daarvoor een forfaitaire kostenvergoeding ontvangen van hun werkgever. Het maximumbedrag van deze kostenvergoeding werd op 01.03.2025 verhoogd van 154,74 EUR per maand naar 157,83 EUR per maand.

Verhoging bureauvergoeding

Aangezien de kosten verbonden aan het thuiswerk relatief klein en moeilijk bewijsbaar zijn, aanvaarden de RSZ en de fiscus dat men deze kosten forfaitair raamt. De forfaitaire bureauvergoeding is onder andere bedoeld om kosten voor verwarming, elektriciteit, water, verzekeringen, kantoorbenodigdheden en versnaperingen te dekken.

De RSZ heeft in haar tussentijdse administratieve instructies meegedeeld dat de bureauvergoeding opnieuw geïndexeerd werd. Het maximumbedrag van 154,74 EUR per maand werd met ingang van 01.03.2025 verhoogd naar 157,83 EUR per maand.

De fiscus volgt het bedrag van de bureauvergoeding zoals vastgesteld door de RSZ, alsook de evolutie van dit bedrag. Het bedrag van 157,83 EUR is dus vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen.

Het bedrag van 157,83 EUR per maand is een maximumbedrag. Het is dus niet verplicht om dit maximumbedrag toe te kennen, maar het staat u vrij om het bedrag te verhogen tot 157,83 EUR per maand vanaf 01.03.2025.

We willen u er ook aan herinneren dat er voor thuiswerkers een schriftelijke overeenkomst dient opgesteld te worden, in principe ten laatste op het moment dat de werknemer begint met het thuiswerk. In dit geschrift moeten bepaalde verplichte vermeldingen worden opgenomen, zoals de plaats waar de werknemer zal telewerken, de manier waarop de kosten zullen worden vergoed, etc.

Andere kostenvergoedingen voor thuiswerk

Bovenop de bureauvergoeding kan de werkgever ook nog de volgende zaken forfaitair vergoeden:

• 20 EUR per maand indien de werknemer zijn/haar privé-internetverbinding gebruikt voor professionele doeleinden.
  
• 20 EUR per maand indien de werknemer zijn/haar eigen pc gebruikt voor professionele doeleinden.
  OF 10 EUR per maand (5 EUR per item) voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm en printer/scanner (en dit gedurende een maximale termijn van 3 jaar). Let wel op, deze vergoeding kan niet gecumuleerd worden met de het forfait van 20 EUR per maand voor het gebruik van de eigen pc.

Deze vergoedingen werden niet verhoogd: de maximumbedragen blijven dus hetzelfde.

Uiteraard kunnen de forfaitaire bedragen enkel worden toegekend indien de bureau- en internetkosten niet reeds op een andere manier vergoed worden aan de werknemer.

Actiepunt

Informeer uw Payroll Business Partner indien u de forfaitaire bureauvergoeding wenst te verhogen. De verhoging is niet verplicht.

Op 1 februari 2025 worden de tarieven van de trein (NMBS/SNCB) verhoogd. We delen in deze nieuwsbrief mee wat deze tariefverhogingen voor u als werkgever betekenen.

Allereerst herhalen we in een notendop de algemene regels die bepalen of u als werkgever verplicht dient tussen te komen in de kosten verbonden aan de woon-werkverplaatsing van uw werknemers:

1. Voor werknemers die met het openbaar vervoer naar het werk komen is de werkgever verplicht om een bijdrage te betalen vanaf de 1e kilometer. Voor alle werkgevers geldt een minimum tussenkomst die werd vastgelegd op het niveau van de Nationale Arbeidsraad (NAR). Binnen de NAR werd een collectieve arbeidsovereenkomst afgesloten die voorziet in een tussenkomst door de werkgever op basis van forfaitaire bedragen. Deze bedragen werden aangepast door de collectieve arbeidsovereenkomst nr.19/11 van 8 april 2024. Deze collectieve arbeidsovereenkomst voerde ook een systeem in van automatische verhoging van de forfaitaire werkgeversbijdrage wanneer de prijzen van NMBS- vervoerbewijzen stijgen.
   
2. Voor werknemers die naar het werk komen met de fiets is de werkgever verplicht een fietsvergoeding te betalen. Sinds 1 mei 2023 moeten werkgevers die vallen onder een sector die geen cao heeft gesloten over fietsvergoedingen of werkgevers die geen bedrijfs-cao hebben gesloten, een door de NAR opgelegde fietsvergoeding toekennen waarvan het geïndexeerde basisbedrag 0,29 EUR (geïndexeerd bedrag 2025) per kilometer bedraagt.
   
   De fietsvergoeding is tot een bepaalde hoogte vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen. Sinds 1 januari 2025 bedraagt het maximaal vrijgesteld bedrag 0,36 EUR per kilometer. Bovendien werd het jaarlijkse plafond van 2.500 EUR sinds 1 januari 2025 verhoogd naar 3.610 EUR. Het gedeelte van de jaarlijkse fietsvergoeding dat het plafond overschrijdt, zal onderworpen worden aan sociale zekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing.
   
3. Voor werknemers die naar het werk komen met een eigen vervoersmiddel (bv. auto) dient nagekeken te worden of er op sectorvlak een tussenkomst voorzien is.

Zoals u hieronder kan lezen hebben de tariefverhogingen van de openbare vervoersmaatschappijen niet op elke werkgever een impact.

Trein

De NMBS verhoogde met ingang van 1 februari 2025 de tarieven van treintickets met 2,91%. De tarieven van treinabonnementen zijn verhoogd met 3,03%. Of u deze prijsstijging mee betaalt als werkgever, hangt af van het paritair comité (sector) waaronder uw onderneming valt en de collectieve arbeidsovereenkomsten die werden afgesloten in dit paritair comité:

• Uw sector bepaalt niets over de tussenkomst in het woon-werkverkeer of verwijst naar de algemene minimumregeling die werd uitgewerkt door de NAR -> Uw bijdrage is verhoogd op basis van de bedragen van de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 19/11 van 8 april 2024 en zal automatisch worden verhoogd wanneer de treintarieven stijgen.
  
• Uw sector voorziet dat de tussenkomst van de werkgever gelijk is aan een percentage van de werkelijke treintarieven ->Uw tussenkomst zal stijgen.
  
• U maakt gebruik van een derdebetalersregeling waarbij u als werkgever 80% van de werkelijke prijs van het treinabonnement aan de treinmaatschappij betaalt en de overheid de overige 20% betaalt -> Uw tussenkomst zal stijgen.

Metro, tram, bus, waterbus

Komt uw werknemer met de metro, tram, bus of waterbus naar het werk? Kijk eerst en vooral of uw sector iets heeft bepaald voor deze terugbetaling.

Als uw sector niets bepaalt, dan zullen de prijsstijgingen een impact hebben op uw tussenkomst in het woon-werkverkeer, en dit afhankelijk van welke onderstaande regeling van toepassing is:

1. Is de prijs van het vervoersbewijs afhankelijk van de afstand? Dan wordt de werkgeversbijdrage berekend op basis van de forfaitaire vastgestelde bedragen van het door de trein georganiseerde vervoer, maar de bijdrage is begrensd tot 75% van de werkelijke vervoerprijs.
   
2. Staat de prijs van het vervoersbewijs los van de afstand? De bijdrage van de werkgever bedraagt 71,80% van de werkelijke vervoerprijs, met als maximum de forfaitaire bijdrage voorzien voor de trein voor een afstand tot 7 kilometer.

CAO nr. 19/11 schrapte de vereiste minimumafstand van 5 kilometer.

Privévervoer

Komt uw werknemer met de eigen wagen of te voet naar het werk? Een verplichte tussenkomst in het privévervoer is niet voorzien door de NAR. Daarom is de tussenkomst van de werkgever voor privévervoer vaak sectoraal of op ondernemingsniveau geregeld. Als uw sector verwijst naar de forfaitaire bedragen van het door de trein georganiseerde vervoer, dan zal uw werkgeversbijdrage niet verhogen. Sommige sectoren verwijzen echter naar een percentage van de werkelijke kostprijs van de treintarieven. In dit geval zal de tussenkomst van de werkgever in het woon-werkverkeer wel stijgen.

Komt uw werknemer met de fiets naar het werk? Dan zullen de prijsstijgingen van de NMBS geen impact hebben op uw tussenkomst in het woon-werkverkeer.

Gecombineerd gemeenschappelijk openbaar vervoer

Uw werknemer combineert de trein met één of meerdere andere vormen van openbaar vervoer? Controleer eerst en vooral de regelingen in uw sector.

Als uw sector niets bepaalt en als er slechts één vervoerbewijs afgeleverd is voor de hele afstand, dan wordt de bijdrage van de werkgever berekend op basis van de vastgestelde forfaitaire bedragen van het door de trein georganiseerde vervoer. Indien er meerdere vervoerbewijzen worden afgeleverd, moet voor elk vorm van openbaar vervoer afzonderlijk de werkgeversbijdrage berekend worden. Deze werkgeversbijdragen moeten worden samengeteld.

Actiepunt

Indien uw bijdrage voor het woon-werkverkeer van uw werknemers stijgt, zullen wij automatisch voor u de correcte bijdrage berekenen. Zijn er echter wijzigingen in de wijze waarop uw werknemer naar het werk komt? Vergeet je Payroll Business Partner niet tijdig te informeren!

Sinds de Arbeidsdeal moeten werkgevers met minstens 20 werknemers jaarlijks een formeel opleidingsplan opstellen.

Meer informatie over wat er in dit opleidingsplan moet staan, kan teruggevonden worden in onze vorige nieuwsbrief.

Het ontwerp van het opleidingsplan moet elk jaar ten laatste op 15 maart gedeeld worden met de ondernemingsraad, of bij gebrek daaraan de vakbondsafvaardiging, of bij gebrek daaraan de werknemers. Het finale opleidingsplan moet ten laatste op 31 maart opgesteld worden.

Zodra het finale opleidingsplan opgesteld is, moet het elektronisch worden neergelegd via de applicatie https://www.transfer.werk.belgie.be/.

! De verplichting om een jaarlijks opleidingsplan op te stellen en neer te leggen staat los van de verplichting om de opleidingen van werknemers te registreren in de Federal Learning Account (of, tot 31 maart 2025, in een individuele opleidingsrekening).

Deadlines

1. Opleidingsplannen voor de jaren 2023 en 2024: moeten ten laatste op 1 maart 2025 neergelegd worden.
2. Toekomstige opleidingsplannen: moeten binnen de maand na de inwerkingtreding van het plan neergelegd worden.
   
   Indien de bovenvermelde deadlines met betrekking tot het opstellen van het opleidingsplan worden nageleefd, moet het opleidingsplan voor 2025 ten laatste op 30 april 2025 neergelegd worden.

Indien u vragen heeft over dit onderwerp, aarzel dan niet om ons te contacteren via legal@pro-pay.be.

Buitenlandse werknemers die geen onderdaan zijn van de Europese Economische Ruimte (EER), hebben een arbeidskaart of een gecombineerde vergunning nodig om op het Belgische grondgebied te mogen werken, tenzij zij hiervan vrijgesteld zijn.

De bevoegdheid voor de toekenning van een arbeidskaart of een gecombineerde vergunning werd geregionaliseerd. Elk gewest kan bijgevolg zijn eigen voorwaarden bepalen voor de toekenning van een arbeidskaart/gecombineerde vergunning. Vlaanderen heeft met ingang van 1 mei 2024 zijn regels met betrekking tot gecombineerde vergunningen gewijzigd. De belangrijkste wijzigingen zijn de volgende:

1. Uitbreiding weigerings- en intrekkingsgronden

Een toelating tot arbeid kan in Vlaanderen op basis van bepaalde gronden ingetrokken of geweigerd worden om misbruik tegen te gaan. Daarbij wordt in Vlaanderen een onderscheid gemaakt tussen facultatieve en verplichte weigerings- en intrekkingsgronden. De nieuwe regels breiden deze weigerings- en intrekkingsgronden verder uit. Zo zal het bijvoorbeeld mogelijk zijn dat een toelating tot arbeid geweigerd wordt indien de werkgever onvoldoende economische of maatschappelijke activiteiten uitoefent die de tewerkstelling van buitenlandse werknemers verantwoordt of indien de onderneming minder dan drie jaar geleden is opgericht of geen personeelsleden in dienst heeft. Vooral voor start-ups betekent dit dat het moeilijker zal worden om onderdanen van een derde land aan te werven in de beginjaren van de onderneming.

2. Categorieën

Tenzij een bepaalde vrijstelling toegepast kan worden, moet de buitenlandse werknemer tot een bepaalde categorie behoren om een toelating te krijgen tot arbeid in Vlaanderen. Per categorie gelden bepaalde voorwaarden en procedures. Hieronder kan u een kort overzicht terugvinden van de nieuwe regels met betrekking tot de categorieën die in de praktijk het meeste voorkomen.

a. Hooggeschoolden

Om onder de categorie “hooggeschoolde” te vallen moet er aan twee voorwaarden voldaan zijn:

• Het bruto jaarloon van de werknemer moet tijdens zijn/haar tewerkstelling in België voldoen aan een bepaalde loondrempel:
• Voor werknemers die 30 jaar zijn of ouder bedraagt deze drempel 48.912 EUR bruto (bedrag voor 2025).
• Voor werknemers jonger dan 30 jaar geldt een verlaagde loondrempel van 39.129,60 EUR bruto, wat overeenstemt met 80% van de loondrempel voor werknemers van 30 jaar en ouder

• De werknemer moet ten minste kwalificatieniveau 5 (bachelorsdiploma) kunnen aantonen. Onder de oude regelgeving was vereist dat het om een opleiding van minstens 3 jaar ging, maar deze voorwaarde werd nu geschrapt.

b. Middengeschoolde functies

Voor deze categorie gelden twee voorwaarden:

• Er is voor de betrokken functie een structureel tekort aan geschikte werknemers op de arbeidsmarkt. Er geldt een wettelijk vermoeden dat deze voorwaarde vervuld is indien de functie voorkomt op de lijst met middengeschoolde functies die nu uiterlijk om de twee jaar herzien wordt.
• De aanvraag wordt gedaan door een in België gevestigde werkgever. Een detachering vanuit een buitenlandse onderneming is dus niet mogelijk voor middengeschoolde functies.

Onder de nieuwe regelgeving moeten voortaan ook bijkomende stukken worden voorgelegd bij een aanvraag onder deze categorie.

c. Categorie “overige”

Indien de werknemer niet onder een van de andere categorieën ondergebracht kan worden, kan een in België gevestigde werkgever een toelating tot arbeid aanvragen onder de categorie “overige”.

Bij deze categorie geldt er geen vermoeden van een tekort op de arbeidsmarkt. In het verleden moest er bijgevolg in de praktijk een arbeidsmarktonderzoek worden uitgevoerd door de VDAB om onder deze categorie te kunnen vallen. Dit betekende dat er een vacature in gedeeld beheer op de VDAB-website geplaatst moest worden, gedurende minstens 6 weken, voordat een aanvraag onder deze categorie kon worden ingediend.

Onder de nieuwe regels moet een aanvraag onder deze categorie voldoen aan de volgende voorwaarden:

• De functie moet voorkomen op de knelpuntberoepenlijst die jaarlijks door de VDAB gepubliceerd wordt.
• De functie vereist een kwalificatie van niveau 2,3 of 4.
• De vacature moet minimaal 9 weken binnen een periode van 4 maanden voorafgaand aan de aanvraag gepubliceerd zijn op de platformen van VDAB en EURES. De publicatie op EURES gebeurt automatisch indien de vacature op het platform van de VDAB werd geplaatst.
• Bij de publicatie van de vacature vraagt de werkgever actieve bemiddeling door de VDAB. Dit houdt in dat de VDAB actief op zoek gaat naar geschikte kandidaten voor de betreffende functie.

Bovendien moeten er nu ook bijkomende stukken voorgelegd worden bij een aanvraag onder deze categorie.

3. Slechts één toelating tot arbeid

Er wordt nu expliciet opgenomen dat een werknemer voor eenzelfde periode slechts één toelating tot arbeid kan krijgen.

Een belangrijke uitzondering op dit principe is dat werknemers die reeds een gecombineerde vergunning hebben, daarnaast een flexi-job kunnen uitoefenen. In dat geval moet er wel voldaan zijn aan de algemene voorwaarden om een flexi-job uit te oefenen, waarbij onder andere vereist wordt dat de betrokken werknemer minstens 4/5de moet werken bij de eerste werkgever.

! Actiepunten: Controleer of bestaande immigratiedossiers aan de nieuwe voorwaarden voldoen of laat een audit uitvoeren door een expert om na te gaan of alle voorwaarden vervuld zijn.

Voor verdere vragen neem gerust contact op met onze juridische afdeling op het volgende e-mailadres: legal@pro-pay.be.

De loonnorm (= de maximale loonkostontwikkeling) wordt om de twee jaar vastgelegd en bepaalt hoeveel de loonkosten in België maximaal kunnen stijgen en fungeert tegelijkertijd als een soort van omkadering van het tweejaarlijks loonoverleg in de sectoren en ondernemingen.

Alhoewel de loonnorm voor 2025-2026 momenteel nog niet gekend is, vestigen we met deze nieuwsbrief graag nog eens de aandacht op de niet-recurrente resultaatsgebonden bonussen en de winstpremie. Beide soorten premies worden niet in rekening gebracht op de loonnorm. U kan deze premies dus toekennen, ook al is de loonnorm nog niet gekend of mag in uw onderneming de loonkost niet meer stijgen.

De niet-recurrente resultaatsgebonden bonus

De Belgische wetgeving voorziet in een collectief bonussysteem verbonden aan de resultaten van de onderneming dat op fiscaal vlak een gunstige behandeling geniet. De wettelijke basis voor deze bonus is de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 90.

Welk voordeel biedt deze premie?

De cao 90 premie is niet onderworpen aan bedrijfsvoorheffing, is fiscaal aftrekbaar als bedrijfskost en komt niet in aanmerking voor bv. de berekening van de opzeggingsvergoeding en het vakantiegeld.

De premie is wel onderworpen aan een bijzondere werkgeversbijdrage voor de sociale zekerheid van 33% en een solidariteitsbijdrage van 13,07% aan werknemerszijde.

Is er een maximumbedrag voorzien?

Ja, het voordeel mag niet groter zijn dan een bepaald jaarlijks geïndexeerd grensbedrag:

• Sociale maximumgrens = € 4.164 (bedrag 2025) per werknemer per kalenderjaar. Op dit bedrag wordt een solidariteitsbijdrage van 13,07% ingehouden aan werknemerszijde.
• Fiscale maximumgrens = € 3.622 (bedrag 2025) vrijgesteld van belastingen.
  

Welke voorwaarden moeten vervuld zijn om deze premie toe te kennen?

– Het is een collectief voordeel, onderworpen aan de vervulling van vooraf bepaalde collectieve resultaten of doelstellingen;

– De resultaten of doelstellingen moeten gelden voor een onderneming, voor een groep van ondernemingen of voor een welomschreven groep van werknemers;

– De resultaten of doelstellingen zijn duidelijk aflijnbaar, transparant, definieerbaar/meetbaar en verifieerbaar. In de praktijk merken we dat vooral doelstellingen die gelinkt zijn aan cijfers (controle op basis van boekhoudkundige documenten) aanvaard worden. Voorbeelden van doelstellingen zijn: het behalen van een concreet omzetcijfer gedurende de referteperiode, het doen dalen van de foutenmarge, de vermeerdering van het aantal klanten, ….

– Het behalen van de resultaten of doelstellingen moet onzeker zijn op het ogenblik van het invoeren van het bonusplan

– Het bonusplan moet voldoen aan bepaalde formaliteiten zoals het opmaken van een toetredingsakte of het afsluiten van een cao. U dient hiervoor een verplicht modelformulier te gebruiken! Pro-Pay kan u bijstaan om dit formulier correct in te vullen.

! Indien u een plan wenst op te maken voor het volledige kalenderjaar 2025, dient dit plan ten laatste op 30 april 2025 te zijn neergelegd bij de FOD WASO.

De winstpremie

Deze premie maakt het mogelijk om een deel of het geheel van de winst toe te kennen aan de werknemers en geniet op fiscaal vlak en op het vlak van sociale zekerheid een gunstige behandeling. Net zoals de niet-recurrente resultaatsgebonden premie heeft deze premie een collectief karakter.

Welk voordeel biedt deze premie?

Deze premie is niet onderworpen aan werkgeversbijdragen voor de sociale zekerheid.
De werknemer zal wel 13,07% solidariteitsbijdrage betalen en bedrijfsvoorheffing aan een vast percentage van 7%.

Is er een maximumbedrag voorzien?

Er is geen maximumbedrag voorzien, maar het totaal uit te keren bedrag mag niet hoger zijn dan 30% van de totale bruto loonmassa van het boekjaar. Noteer ook dat de winstpremie niet aftrekbaar is als beroepskost in de vennootschapsbelasting.

Welke voorwaarden moeten vervuld zijn om deze premie toe te kennen?

– De onderneming is onderworpen aan de Belgische vennootschapsbelasting of aan de belasting voor niet-inwoners;

– Toekenning enkel op basis van (een deel van) de winst;

– Indien de werkgever een identiek bedrag of een identiek percentage toekent aan alle werknemers, volstaat een beslissing van de Algemene Vergadering en een schriftelijke mededeling door de werkgever;

– Indien de werkgever verschillende winstpremies wenst toe te kennen aan verschillende categorieën van werknemers, zal ook een toetredingsakte of ondernemings-cao nodig zijn;

– De werkgever kan bepalen dat werknemers die werden ontslagen om dringende redenen en/of werknemers die zelf ontslag gegeven hebben en de onderneming hebben verlaten tijdens het boekjaar, worden uitgesloten van deze premie;

– De werkgever kan ook rekening houden met het tewerkstellingsregime van de werknemers en kan ervoor kiezen om bepaalde inactiviteitsperiodes van de werknemers tijdens het boekjaar niet mee te tellen bij de bepaling van de premie.

Welke premie toekennen aan uw werknemers?

Welke premie u het beste toekent aan uw werknemers hangt af van wat u juist wenst te belonen.

Wilt u deze premie koppelen aan het behalen van bepaalde doelstellingen of liever niet? Wilt u alle werknemers belonen of enkel een bepaalde categorie? Of wenst u misschien beide premies te combineren? Ook dat is mogelijk.

Indien uw onderneming in België niet onderworpen is aan de vennootschapsbelasting of belasting voor niet-inwoners, is de toekenning van de winstpremie niet mogelijk. Het invoeren van een niet-recurrente resultaatsgebonden bonus kan wel.

Aarzel niet om ons te contacteren voor meer informatie en begeleiding via legal@pro-pay.be.

In onze nieuwsflits van oktober hebben we u ingelicht over de verplichtingen met betrekking tot de Federal Learning Account (“FLA”) en hoe wij u daarbij kunnen helpen. Op 20 december 2024 werd een wet gepubliceerd die deze verplichtingen tijdelijk uitstelt. Hieronder dus een nieuwe stand van zaken.

Even ter herhaling: voor de publicatie van deze wet moest elke werkgever ten laatste op 30 november 2024 in de FLA alle opleidingen registreren die werknemers gevolgd hebben tussen 1 januari en 30 september 2024. Vanaf 1 december 2024, moest de werkgever elke gevolgde opleiding ten laatste binnen één maand na elk kwartaal registreren.

! De nieuwe wet stelt deze deadline uit naar 1 april 2025. Tot die datum hebben werkgevers de keuze om:

• De opleidingen die gevolgd werden vanaf 1 januari 2024 te blijven registreren in de FLA;

OF

• Deze opleidingen bij te houden in een individuele opleidingsrekening. Dit is een papieren of elektronisch formulier waarin het opleidingskrediet van de werknemer wordt bijgehouden.

Voor meer informatie over de opleidingsrekening en de formaliteiten die gerespecteerd moeten worden bij de opmaak verwijzen wij naar onze nieuwsbrief.

Actiepunt?

Hoewel de deadline is uitgesteld, raden wij aan om de opleidingen die vanaf 1 januari 2024 zijn gevolgd in de FLA te blijven registreren. Op deze manier bent u zeker dat alles tijdig geregistreerd is tegen de nieuwe deadline. Bovendien zal de individuele opleidingsrekening vanaf 1 april 2025 normaal gezien opnieuw verdwijnen.

Indien u vragen heeft over onze dienstverlening met betrekking tot de FLA of de hieraan verbonden tarieven, aarzel dan niet om ons te contacteren via legal@propay.be.

Werknemers die beroepsverplaatsingen maken met hun eigen wagen kunnen van hun werkgever een terugbetaling krijgen van de gemaakte kosten.

Het is niet nodig om het juiste bedrag van deze kosten te bewijzen, aangezien de overheid een maximum forfaitair bedrag per kilometer heeft vastgelegd dat aanvaard wordt als kost eigen aan de werkgever (“kilometervergoeding”). Deze kilometervergoeding is vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen indien het maximumbedrag per kilometer niet wordt overschreden.

Het nieuwe bedrag dat van toepassing is vanaf 1 januari 2025 tot en met 31 maart 2025 bedraagt 0,4290 EUR per kilometer.

Ter herinnering: het bedrag dat van toepassing was van 1 oktober 2024 tot en met 31 december 2024 bedroeg 0,4293 EUR per kilometer. Er is dus sprake van een lichte daling tegenover het vorige bedrag.

Het is alternatief mogelijk om te kiezen voor de jaarlijkse indexering van de kilometervergoeding. Een werkgever kan dus kiezen tussen de driemaandelijkse geïndexeerde bedragen of het jaarlijks geïndexeerd bedrag, dat 0,4415 EUR bedraagt voor de periode van 1 juli 2024 tot 30 juni 2025. In het laatste geval moet de werkgever dus hetzelfde bedrag behouden gedurende de hele periode.

Een bijkomende voorwaarde is dat het aantal afgelegde kilometers per jaar niet abnormaal hoog mag zijn (maximum 24.000 km per jaar). Als het aantal kilometers hoger ligt, moet hiervan bewijs geleverd worden.

Deze driemaandelijkse en jaarlijkse geïndexeerde bedragen zijn maximumbedragen. Werkgevers kunnen zonder problemen een lagere vergoeding per kilometer toepassen. Een hogere vergoeding per kilometer is ook mogelijk, maar dan ligt de bewijslast bij de werkgever en de werknemer. Zij moeten bewijzen dat de betaalde vergoeding overeenkomt met de reële kostprijs.

Elk jaar in januari worden de lonen van de werknemers die onder paritair comité 200 (PC 200) vallen aangepast aan de levensduurte. In België wordt dit de indexering van de lonen genoemd.

Deze indexering is het systeem waarbij de lonen gekoppeld zijn aan de evolutie van het afgevlakte gezondheidsindexcijfer. Het maandelijkse loon wordt verhoogd met een percentage op basis van de inflatie van het voorbije kalenderjaar. Het indexatiesysteem van PC 200 is van toepassing op alle werknemers die onder dit paritair comité vallen.

Het definitieve indexpercentage bedraagt 3,58%. Concreet betekent dit dat de brutolonen op 1 januari 2025 met 3,58% stijgen.

Dit betekent verder ook dat de jaarlijkse premie betaalbaar in juni 2025 (voor zover niet omgezet in een gelijkwaardig voordeel) 323,69 EUR zal bedragen.